在 Microsoft Teams 中管理记录和通知

了解连接 HubSpot 和 Microsoft Teams 后如何创建和管理记录与通知。

在 Microsoft Teams 中接收 HubSpot 通知

将Microsoft Teams应用程序连接到HubSpot并连接用户帐户后，您就可以在Microsoft Teams的HubSpot机器人中接收HubSpot通知。

要关闭发送到Microsoft Teams的所有通知、通知类型或特定通知，请执行以下操作

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至通知。
3. 单击其他 应用程序 选项卡。

• • 要在 Microsoft Teams 中关闭所有 HubSpot 通知，请在 "如何获得通知"部分单击以切换Microsoft Teams开关。
  • 要关闭特定通知类型，请在 "通知内容"部分单击以展开通知 主题，并清除不想接收的通知旁边的复选框 。

请注意： 通知可能会延迟 5 分钟。

将 HubSpot 公司和交易与 Microsoft Teams 频道相关联

将公司或交易记录与 Microsoft Teams 频道关联：

1. 导航到公司或交易记录：

• • 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 公司。
  • 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 交易。

2. 在右侧边栏的Microsoft Teams 卡中，单击关联 Microsoft Teams 频道。

3. 在弹出框中，单击 "选择团队"下拉菜单，选择要与 HubSpot 记录关联的团队。
4. 单击 "选择频道"下拉菜单，选择一个现有的 Microsoft Teams频道与 HubSpot 记录关联，或单击 "创建新的 MS Teams 频道"创建一个新频道。
5. 选择活动类型复选框，将这些警报同步到 Microsoft Teams 频道。您可以同步笔记、通话、电子邮件、任务和会议。

请注意：只有从CRM 中的记录或记录上 发送的电子邮件才会同步电子邮件的活动提醒。例如，使用HubSpot 销售扩展发送的电子邮件不会同步。

6. 单击 "关联渠道"。

关联后，您将收到关联 Microsoft Teams 频道的相关活动警报。您可以将多个记录与一个渠道关联。

使用 Microsoft Teams 工作流程操作

将 Microsoft Teams 连接到 HubSpot 后，就可以使用以下工作流程操作：

• 创建 Microsoft Teams 频道：创建一个新的 Microsoft Teams 频道。此操作在基于公司和交易的工作流中可用。
• 发送 Microsoft Teams 通知： 向 HubSpot 所有者和 Teams 频道发送通知。此操作适用于所有工作流类型，包括自定义对象。
• 将联系人添加到 Microsoft Teams 网络研讨会：自动将联系人注册到选定的 Microsoft Teams 网络研讨会。

请注意： 无法向Microsoft Teams 中的私人频道发送通知。

使用 Microsoft Teams 工作流程操作：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到自动化 > 工作流。
2. 单击工作流程名称。
3. 在工作流程编辑器中，单击+ 加号图标。
4. 在左侧面板中，选择Microsoft Teams 操作：

• • 要创建频道，请选择创建 Microsoft Teams 频道 操作。
    • 单击团队 下拉菜单，选择要创建频道的团队。
    • 在频道字段中，输入频道名称。
    • 单击隐私下拉菜单，选择频道的隐私设置。
    • 单击保存。

• • 要发送通知，请选择发送 Microsoft Teams 通知 操作。
    • 单击用户下拉菜单，选择要发送通知的用户。您也可以键入用户名，然后显示出来供选择。

    请注意：只有在Microsoft Teams中安装了HubSpot应用程序的用户才可以选择。了解有关在Microsoft Teams中添加HubSpot应用程序的更多信息。

    • 点击团队下拉菜单，选择要发送通知的团队。
    • 单击渠道下拉菜单，选择要发送通知的渠道。
    • 在 "消息"字段中，输入通知的消息。您可以使用星号加粗文本，使用下划线斜体，使用回车键换行来设置信息格式。
    • 要在通知中标记某人，请键入@，然后输入其Microsoft Teams 电子邮件地址。
    • 要在通知中包含超链接，请将超链接文本放在方括号中，然后在括号中输入 URL。例如，[HubSpot](www.hubspot.com)。
    • 如果还想将通知发送给记录所有者，请选择发送通知给记录所有者复选框。
    • 单击 "选择要包含在消息中的操作"下拉菜单，选择要包含在通知中的操作。
    • 单击保存。

通知将发送到工作流程操作中指定的 Microsoft Teams 频道。收到通知的用户可以单击任意操作按钮执行操作。该频道还会自动与交易或联系人记录关联，并可在记录中进行配置。

在 Microsoft Teams 中回复 HubSpot 对话

请注意：只有在安装集成时选择 "完全安装 "的情况下，此功能才可用。

连接HubSpot和Microsoft Teams后，您可以直接在Microsoft Teams频道中发送和接收HubSpot即时聊天、Facebook Messenger、WhatsApp、表单提交和收件箱消息。为此，具有账户访问或超级管理员权限的用户需要升级团队，以便在HubSpot对话中使用。每个团队都必须升级才能使用此功能。

升级 Microsoft 团队：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的settings设置图标。在左侧栏菜单中，导航到集成 > 连接的应用程序。
2. 单击Microsoft 团队。
3. 单击 "常规设置"选项卡并导航到 "全局设置"选项卡。
4. 在 "已连接的团队"部分，单击要升级的团队旁边的 "升级"。

要选择在会话收件箱中使用的团队，请执行以下操作

1. 回到 HubSpot 中的 Microsoft Teams 集成页面，单击 "通信"选项卡。
2. 在 "收件箱"选项卡上，查看您在 HubSpot 账户中创建的所有会话收件箱列表。
3. 在收件箱旁边，单击 "开 /关" 切换按钮 ， 在 Microsoft Teams 频道中直接发送和接收对话收件箱中的消息。
4. 单击 团队 下拉菜单选择 接收消息的团队 。
5. 单击 "频道" 下拉菜单，选择 接收消息的 Microsoft Team 频道 。

连接收件箱后，当你的 HubSpot 收件箱中有新消息时，Microsoft Teams 会自动通知你。除电子邮件和表单提交渠道类型外，您还可以直接从 Microsoft Teams 进行回复。