在 Microsoft Teams 中管理记录和通知
上次更新时间: 二月 13, 2025
了解连接 HubSpot 和 Microsoft Teams 后如何创建和管理记录与通知。
在 Microsoft Teams 中接收 HubSpot 通知
将Microsoft Teams应用程序连接到HubSpot并连接用户帐户后,您就可以在Microsoft Team的HubSpot机器人中接收HubSpot通知。
要关闭发送到Microsoft Teams的所有通知、通知类型或特定通知,请执行以下操作
- 在 HubSpot 帐户中,单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标。
- 在左侧边栏菜单中,导航至 "通知"。
- 单击 "其他 应用程序 "选项卡。
- 要在 Microsoft Teams 中关闭所有 HubSpot 通知,请单击以切换Microsoft Teams开关。
- 要关闭特定通知类型,请在 "您收到的通知 "部分,单击以展开通知 主题,并清除您不想接收的通知旁边的复选框 。
请注意: 通知可能会延迟 5 分钟。
将 HubSpot 公司和交易与 Microsoft Teams 频道相关联
将公司或交易记录与 Microsoft Teams 频道关联:
- 导航到公司或交易记录:
- 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 公司。
- 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 交易。
- 在右侧边栏的Microsoft Teams 卡中,单击关联 Microsoft Teams 频道。
- 在弹出框中,单击 "选择团队"下拉菜单,选择要与 HubSpot 记录关联的团队。
- 单击 "选择频道"下拉菜单,选择一个现有的 Microsoft Teams 频道与 HubSpot 记录关联,或单击 "创建新的 MS Teams 频道"创建一个新频道。
-
- 选择活动类型复选框,将这些警报同步到 Microsoft Teams 频道。您可以同步笔记、通话、电子邮件、任务和会议。
请注意:只有从CRM 中的记录或记录上 发送的电子邮件才会同步电子邮件活动警报。例如,使用HubSpot 销售扩展发送的电子邮件不会同步。
- 单击 "关联渠道"。
关联后,您将收到关联 Microsoft Teams 频道的相关活动警报。您可以将多个记录与一个渠道关联。
使用 Microsoft Teams 工作流程操作(仅限专业版和企业版)
将 Microsoft Teams 连接到 HubSpot 后,您就可以使用以下工作流程操作:
- 创建 Microsoft Teams 频道:在基于公司或交易的工作流中创建新的 Microsoft Teams 频道。
- 发送 Microsoft Teams 通知:向 HubSpot 所有者和 Teams 频道发送通知。除基于自定义对象和目标的工作流外,在所有工作流类型中都可用。
请注意: 无法向Microsoft Teams 中的私人频道发送通知。
使用 Microsoft Teams 工作流操作:
- 在您的 HubSpot 账户中,导航至自动化>工作流。
- 单击工作流程名称。
- 单击+ 加号图标。
- 在右侧面板中,选择 Microsoft Teams 操作:
- 要创建频道,请选择创建 Microsoft Teams 频道。
- 要选择要在哪个团队中创建频道,请单击团队 下拉菜单。
- 在频道 字段中输入频道名称。
- 要选择频道的隐私设置,请单击隐私 下拉菜单。
- 单击保存。
- 要创建频道,请选择创建 Microsoft Teams 频道。
-
- 要发送通知,请选择发送 Microsoft Teams 通知。
- 要选择要发送通知的特定用户,请单击用户下拉菜单。您也可以键入用户名,它就会出现供您选择。
- 要选择向哪个团队发送通知,请单击团队下拉菜单。
- 要选择向哪个频道发送通知,请单击频道下拉菜单。
- 在信息字段 中输入信息。
- 您可以使用星号加粗文本,使用下划线斜体,使用回车键换行来设置信息格式。
- 要在通知中标记某人,请键入@并在后面跟上其Microsoft Teams 电子邮件地址。
- 要在通知中包含超链接,请将超链接文本放在方括号中,然后在括号中输入 URL。例如,[HubSpot](www.hubspot.com)。
- 单击 "选择要包含在消息中的操作"下拉菜单,选择要包含在通知中的操作。
- 单击保存。
- 要发送通知,请选择发送 Microsoft Teams 通知。
通知将发送到工作流程操作中指定的 Microsoft Teams 频道。收到通知的用户可以单击任意操作按钮执行操作。该频道还会自动与交易或联系人记录关联,并可在记录中进行配置。
在 Microsoft Teams 中回复 HubSpot 对话
请注意:只有在安装集成时选择 "完全安装 "的情况下,此功能才可用。
连接HubSpot和Microsoft Teams后,您可以直接在Microsoft Teams频道中发送和接收HubSpot即时聊天、Facebook Messenger、WhatsApp、表单提交和收件箱消息。为此,具有账户访问 或超级管理员权限的用户需要升级团队,以便在HubSpot对话中使用。每个团队都必须升级才能使用此功能。
升级 Microsoft 团队:
- 在 HubSpot 帐户中,导航到数据管理 > 集成。
- 单击Microsoft 团队。
- 单击 "常规设置"选项卡并导航到 "全局设置"选项卡。
- 单击 Microsoft 团队旁边的 "升级"。
要选择在会话收件箱中使用的团队,请执行以下操作
- 在HubSpot的Microsoft Teams集成页面上,单击 "对话 收件箱"选项卡,其中列出了您在HubSpot账户中创建的所有对话收件箱。
- 在会话收件箱旁边,单击 "开 /关"切换按钮,在 Microsoft Teams 频道中直接发送和接收会话收件箱中的消息。
- 单击团队下拉菜单,选择接收消息的团队。
- 单击 "频道"下拉菜单,选择将接收传入消息的 Microsoft Team频道。
连接收件箱后,当您的 HubSpot 收件箱中有新消息时,Microsoft Teams 会自动通知您。除电子邮件和表单提交渠道类型外,您还可以直接从 Microsoft Teams 进行回复。