Gerenciar registros e notificações no Microsoft Teams

Aprenda a criar e gerenciar seus registros e notificações após conectando HubSpot e Microsoft Teams.

Receba notificações do HubSpot no Microsoft Teams

Depois de conectar o aplicativo Microsoft Teams ao HubSpot e conectar sua conta de usuário, você poderá receber notificações do HubSpot no bot do HubSpot no Microsoft Teams.

Para desativar o envio de todas as notificações, de um tipo de notificação ou de notificações específicas para o Microsoft Teams:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Notificações.
• Clique na guia Outros aplicativos.
• Para desativar todas as notificações do HubSpot no Microsoft Teams, clique para desativar o botão Microsoft Teams.

• Para desativar tipos de notificações específicas, na seção Sobre o que ser notificado, clique para expandir o tópico de notificação e desmarque as caixas de seleção ao lado das notificações que você não quer receber.

Observe: as notificações podem sofrer atrasos de até cinco minutos. 

Associar empresas e negócios do HubSpot aos canais do Microsoft Teams

Para associar um registro de empresa ou negócio a um canal do Microsoft Teams:

• Navegue até o registro de empresa ou negócio:
  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.

• Na barra lateral direita, no cartão do Microsoft Teams, clique em Associar canal do Microsoft Teams.
• Na caixa pop-up, clique no menu suspenso Selecionar uma equipe e selecione uma equipe para associar ao registro do HubSpot.
  • Clique no menu suspenso Selecionar um canal e selecione um canal existente do Microsoft Teams para associar ao registro do HubSpot, ou clique em Criar novo canal do MS Teams para criar um novo canal.

• • Marque as caixas de seleção de tipos de atividade para sincronizar esses alertas com o canal do Microsoft Teams. Você pode sincronizar observações, chamadas, e-mails, tarefas e reuniões. 

Observação: alertas de atividade para e-mails só serão sincronizados se os e-mails forem enviados de um registro ou se estiverem conectados a um registro no CRM. Por exemplo, emails enviados usando a extensão de vendas HubSpot não serão sincronizados.

• Clique em Associar canal. 

Uma vez associado, você receberá alertas de atividade relevantes para o canal associado do Microsoft Teams. Você pode associar vários registros a um canal. 

Usar as ações de fluxo de trabalho do Microsoft Teams (somente Professional e Enterprise)

Depois de conectar o Microsoft Teams ao HubSpot, você poderá utilizar as seguintes ações de fluxo de trabalho:

• Criar canal do Microsoft Teams: crie um novo canal do Microsoft Teams em um fluxo de trabalho baseado em empresa ou em negócio.
• Enviar notificações do Microsoft Teams: envie uma notificação ao proprietário do HubSpot e a um canal do Teams. Disponível em todos os tipos de fluxo de trabalho, excepto objetos personalizados e fluxos de trabalho baseados em metas. 

Observação: não é possível enviar notificações a canais privados no Microsoft Teams .

Para usar as ações de fluxo de trabalho do Microsoft Teams:

• Em sua conta HubSpot, acesse Automatização> Fluxos de trabalho.
• Clique no nome do fluxo de trabalho.
• Clique no + ícone de mais.
• No painel direito, selecione uma ação do Microsoft Teams:
  • Para criar um canal, selecione Criar canal do Microsoft Teams.
    • Para selecionar a equipe em que pretende criar o canal, clique no menu suspenso Equipe.
    • Digite o nome do canal no campo Canal.
    • Para selecionar as configurações de privacidade para o canal, clique no menu suspenso Privacidade.
    • Clique em Salvar. 

• • Para enviar notificações, selecione Enviar notificações do Microsoft Teams. 
    • Para selecionar usuários específicos aos quais enviar a notificação, clique no menu suspenso Usuários. Você também pode digitar o nome do usuário e ele aparecerá para seleção. 
    • Para selecionar para qual equipe você deseja enviar a notificação, clique no menu suspenso Equipe.
    • Para selecionar para qual canal você deseja enviar a notificação, clique no menu suspenso Canal.
    • Digite a mensagem no campo Mensagem.
      • Você pode formatar a mensagem utilizando asteriscos para texto em negrito, sublinhados para itálico e o botão Enter para adicionar uma nova linha.
      • Para marcar alguém na notificação digitando @ seguido por seus Endereço de e-mail do Microsoft Teams.  
      • Para incluir um hiperlink na notificação, adicione o texto do hiperlink entre colchetes, seguido do URL entre parênteses. Por exemplo: [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Clique no menu suspenso Selecionar ações para incluir na mensagem e selecione ações para incluir na notificação. 
    • Clique em Salvar. 

A notificação será enviada para o canal do Microsoft Teams especificado na ação do fluxo de trabalho. O usuário que recebe a notificação pode clicar em qualquer um dos botões para executar a ação. O canal também será automaticamente associado ao registro do negócio ou contato e poderá ser configurado a partir do registro. 

Responder às conversas do HubSpot no Microsoft Teams

Observação: esta funcionalidade somente estará disponível se você tiver selecionado Instalação completa ao instalar a integração.

Depois de conectar o HubSpot e o Microsoft Teams, você pode enviar e receber HubSpot Bate-papo ao vivo, Facebook Mensageiro, Whatsapp, envios de formulários, e mensagens na caixa de entrada diretamente nos canais do Microsoft Teams. Para isso, um usuário com Acesso à conta ou Superadministrador permissões precisará atualizar a equipe para usá-lo nas conversas do HubSpot. É necessário fazer upgrade das equipes para usar esta funcionalidade.

Para atualizar uma equipe da Microsoft:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Gerenciamento de dados > Integrações.
• Clique Equipes da Microsoft.

• Clique no Configurações gerais guia e navegue até o Configurações globais aba. 
• Clique Atualizar ao lado da Equipe Microsoft. 

Para selecionar a equipe a utilizar na caixa de entrada de conversas:

• Na página de integração do Microsoft Teams no HubSpot, clique na guia Caixa de entrada de conversas, que lista todas as caixas de entrada de conversas que você criou na sua conta da HubSpot. 
• Ao lado da caixa de entrada de conversas, clique para ativar o botão Ativar/Desativar para enviar e receber mensagens da caixa de entrada de conversas diretamente nos canais do Microsoft Teams. 
• Clique no menu suspenso Equipe para selecionar a equipe que receberá as mensagens.
• Clique no menu suspenso Canal para selecionar o canal do Microsoft Teams que receberá as mensagens.

Depois de conectar a caixa de entrada, você será notificado automaticamente no Microsoft Teams quando tiver uma nova mensagem na sua caixa de entrada do HubSpot. Você também poderá responder diretamente do Microsoft Teams, exceto para canais de envio por e-mail e formulário.