Gestionar registros y notificaciones en Microsoft Teams

Una vez que hayas conectado la aplicación Microsoft Teams a HubSpot y conectado tu cuenta de usuario, podrás recibir notificaciones de HubSpot en el bot de HubSpot en Microsoft Teams.

Recibe notificaciones de HubSpot en Microsoft Teams

Para desactivar todas las notificaciones, un tipo de notificación o notificaciones específicas que se enviarán a Microsoft Teams:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
3. Haz clic en la pestaña Otras aplicaciones.

• • Para desactivar todas las notificaciones de HubSpot en Microsoft Teams, en la sección Cómo recibes notificaciones , desactiva el interruptor de Microsoft Teams .
  • Para desactivar determinados tipos de notificaciones, en la sección Lo que se te notifica, haz clic para ampliar el tema de las notificaciones y desactiva las casillas de comprobación junto a las notificaciones que no deseas recibir. 

Nota: las notificaciones de pueden retrasarse hasta cinco minutos. 

Asociar empresas y negocios de HubSpot con canales de Microsoft Teams

Para asociar un registro de empresa o de negocio a un canal de Microsoft Teams:

1. Navega hasta los registros de tu empresa o negocio:

• • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.

2. En la barra lateral derecha, en la tarjeta Microsoft Teams, haz clic en Asociar el canal de Microsoft Teams.

3. En el cuadro emergente, haz clic en el menú desplegable Seleccionar un equipo y selecciona un equipo para asociarlo con el registro de HubSpot.
4. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un canal y selecciona un canal de Microsoft Teams existente para asociarlo con el registro de HubSpot o haz clic en Crear nuevo canal de MS Teams para crear un canal nuevo.
5. Selecciona las casillas de verificación tipos de actividad para sincronizar esas alertas con el canal de Microsoft Teams. Puedes sincronizar notas, llamadas, correos electrónicos, tareas y reuniones. 

Nota: las alertas de actividad para correos electrónicos sólo se sincronizarán si los correos electrónicos se envían desde un registro o se registran en un registro del CRM. Por ejemplo, los correos electrónicos enviados mediante la Extensión hubspot sales no se sincronizarán.

6. Haz clic en Asociar canal. 

Una vez asociado, recibirás alertas de actividad relevantes para el canal de Microsoft Teams asociado. Puedes asociar varios registros a un canal. 

Utilizar acciones de workflow de Microsoft Teams 

Una vez que hayas conectado Microsoft Teams a HubSpot, puedes utilizar las siguientes acciones de workflow:

• Crear canal de Microsoft Teams: crea un nuevo canal de Microsoft Teams. Esta acción está disponible en workflows de empresas y basados en negocios. 
• Enviar notificaciones de Microsoft Teams: envía una notificación a un propietario de HubSpot y a un canal de Teams. Esta acción está disponible en todos los tipos de workflow, incluidos los objetos personalizados. 
• Agregar contacto al webinario de Microsoft Teams : inscribe automáticamente contactos en un webinario de Microsoft Teams seleccionado. 

Nota: no es posible enviar notificaciones a canales privados en Microsoft Teams.

Para utilizar las acciones de flujo de trabajo de Microsoft Teams:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de tu workflow.
3. En el editor del workflow, haz clic en el + icono más.
4. En el panel izquierdo, selecciona una acción de Microsoft Teams:

• • Para crear un canal, selecciona la acción Crear canal de Microsoft Teams .
    • Haz clic en el menú desplegable Equipo para seleccionar el equipo para el que deseas crear el canal. 
    • En el campo Canal , introduce el nombre del canal. 
    • Haz clic en el menú desplegable Privacidad para seleccionar la configuración de privacidad del canal. 
    • Haz clic en Guardar. 

• • Para enviar notificaciones, selecciona la acción Enviar notificaciones de Microsoft Teams . 
    • Haz clic en el menú desplegable Usuarios para seleccionar los usuarios a los que deseas enviar notificaciones. También puedes escribir el nombre del usuario y aparecerá para seleccionarlo. 

    Nota: sólo los usuarios de HubSpot que estén asignados a sus usuarios de Microsoft Teams y que hayan instalado la aplicación HubSpot en Microsoft Teams pueden recibir notificaciones de Microsoft Teams a través de workflows. Más información sobre cómo agregar la aplicación de HubSpot en Microsoft Teams. 

    • Haz clic en el menú desplegable Equipo para seleccionar el equipo al que deseas enviar las notificaciones. 
    • Haz clic en el menú desplegable Canal para seleccionar el canal al que deseas enviar las notificaciones. 
    • En el campo Mensaje , introduce el mensaje para la notificación. Puedes dar formato al mensaje utilizando asteriscos para poner el texto en negrita, guiones bajos para ponerlo en cursiva y el botón de retorno para una nueva línea.
    • Para etiquetar a alguien en la notificación, escribe @ seguido de su dirección de correo electrónico de Microsoft Teams. 
    • Para incluir un hipervínculo en la notificación, pon el texto del hipervínculo entre corchetes, seguido de la URL entre paréntesis. Por ejemplo: [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Si también deseas enviar la notificación al propietario del registro, selecciona la casilla de verificación Enviar notificación al propietario del registro . 
    • Haz clic en el menú desplegable Seleccionar acciones para incluir con el mensaje y selecciona acciones para incluir con la notificación. 
    • Haz clic en Guardar. 

La notificación se enviará al canal de Microsoft Teams especificado en la acción del workflow. El usuario que recibe la notificación puede hacer clic en cualquiera de los botones de acción para ejecutar la acción. El canal también se asociará automáticamente al registro de la operación o del contacto y podrá configurarse desde el registro. 

Responder a conversaciones de HubSpot en Microsoft Teams

Nota: esta función sólo está disponible si ha seleccionado la instalación de nivel de administrador al instalar la integración.

Después de conectar HubSpot y Microsoft Teams, puedes enviar y recibir mensajes de live chat de HubSpot, Facebook Messenger, WhatsApp, envíos de formularios y mensajes de la bandeja de entrada directamente dentro de los canales de Microsoft Teams. Para ello, un usuario con Acceso a cuenta o permisos de Superadministrador deberá actualizar el equipo para utilizarlo en las conversaciones de HubSpot. Cada equipo debe ser actualizado para esta funcionalidad.

Para actualizar un equipo Microsoft:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haga clic en Microsoft Teams.
3. Haz clic en la pestaña Configuración general y desplázate hasta la pestaña Configuración global . 
4. En la sección Equipos conectados , haz clic en Actualizar junto al equipo que quieras actualizar. 

Para seleccionar el equipo que se utilizará en la bandeja de entrada de Conversaciones:

1. De vuelta en la página de integración de Microsoft Teams en HubSpot, haz clic en la pestaña Comunicaciones . 
2. En la pestaña Bandeja de entrada , revisa una lista de todas las bandejas de entrada de conversaciones que has creado en tu cuenta de HubSpot.
3. Junto a la bandeja de entrada, haga clic en el botón Activado/Desactivado para enviar y recibir mensajes de la bandeja de conversaciones directamente en los canales de Microsoft Teams.
4. Haga clic en el menú desplegable Equipo para seleccionar el equipo que recibirá los mensajes.
5. Haga clic en el menú desplegable Canal para seleccionar el canal de Microsoft Team que recibirá los mensajes entrantes.

Después de conectar la bandeja de entrada, recibirás una notificación automática en Microsoft Teams cuando tengas un nuevo mensaje en tu bandeja de entrada de HubSpot. También podrás responder directamente desde Microsoft Teams, excepto para los tipos de canal de correo electrónico y envío de formularios.