Administrer poster og varsler i Microsoft Teams

Lær hvordan du oppretter og administrerer poster og varsler etter at du har koblet HubSpot og Microsoft Teams.

Motta HubSpot-varsler i Microsoft Teams

Når du har koblet Microsoft Teams-appen til HubSpot og koblet til brukerkontoen din, kan du motta HubSpot-varsler i HubSpot-boten i Microsoft Teams.

Slik slår du av alle varsler, en varslingstype eller spesifikke varsler fra å bli sendt til Microsoft Teams:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Naviger til Varsler i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Andre apper .

• • Hvis du vil slå av alle HubSpot-varsler i Microsoft Teams, klikker du på for å slå av Microsoft Teams -bryteren i delen Hvordan du blir varslet.
  • Hvis du vil slå av bestemte varslingstyper, klikker du i delen Hva du blir varslet om for å utvidevarslingsemnet og fjerne merket i avmerkingsboksene ved siden av varslene du ikke ønsker å motta.

Merk: Varsler kan bli forsinket med opptil fem minutter.

Knytt HubSpot-selskaper og -avtaler til Microsoft Teams-kanaler

Slik knytter du en bedrifts- eller avtalepost til en Microsoft Teams-kanal:

1. Naviger til bedrifts- eller avtalepostene dine:

• • Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.

2. Klikk på Tilknytt Microsoft Teams-kanal i Microsoft Teams-kortet i høyre sidefelt.

3. I popup-boksen klikker du på rullegardinmenyen Velg et team og velger et team som skal knyttes til HubSpot-oppføringen.
4. Klikk på rullegardinmenyen Velg en kanal og velg en eksisterende Microsoft Teams-kanal som skal knyttes til HubSpot-posten, eller klikk på Opprett ny MS Teams-kanal for å opprette en ny kanal.
5. Merk av i avmerkingsboksene for aktivitetstyper for å synkronisere disse varslene til Microsoft Teams-kanalen. Du kan synkronisere notater, samtaler, e-post, oppgaver og møter.

Merk: Aktivitetsvarsler for e-post synkroniseres bare hvis e-postene sendes fra en post eller logges på en post i CRM-systemet. For eksempel vil ikke e-poster som sendes ved hjelp av salgsutvidelsen HubSpot, synkroniseres.

6. Klikk på Tilknytt kanal.

Når du har tilknyttet en kanal, vil du motta relevante aktivitetsvarsler til den tilknyttede Microsoft Teams-kanalen. Du kan knytte flere poster til én kanal.

Bruk Microsoft Teams-arbeidsflythandlinger

Når du har koblet Microsoft Teams til HubSpot, kan du bruke følgende arbeidsflythandlinger:

• OpprettMicrosoft Teams-kanal: Opprett en ny Microsoft Teams-kanal. Denne handlingen er tilgjengelig i bedrifts- og avtalebaserte arbeidsflyter.
• Send Microsoft Teams-varsler: send et varsel til en HubSpot-eier og en Teams-kanal. Denne handlingen er tilgjengelig i alle arbeidsflyt-typer, inkludert egendefinerte objekter.
• Legg til kontakt i Microsoft Teams-webinar: Registrer automatisk kontakter til et valgt Microsoft Teams-webinar.

Merk: Det er ikke mulig å sende varsler til private kanaler i Microsoft Teams.

Slik bruker du Microsoft Teams-arbeidsflythandlinger:

1. Gå til Automatisering > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på navnet på arbeidsflyten din.
3. I arbeidsflytredigeringsprogrammet klikker du på + plussikonet.
4. Velg en Microsoft Teams-handling i panelet til venstre:

• • Hvis du vil opprette en kanal, velger du handlingen Opprett Microsoft Teams-kanal .
    • Klikk på Team-rullegardinmenyen for å velge teamet du vil opprette kanalen for.
    • Skriv inn navnet på kanalen i Kanal-feltet.
    • Klikk på nedtrekksmenyen Personvern for å velge personverninnstillingene for kanalen.
    • Klikk på Lagre.

• • Hvis du vil sende varsler, velger du handlingen Send Microsoft Teams-varsler .
    • Klikk på rullegardinmenyen Brukere for å velge hvilke brukere du vil sende varsler til. Du kan også skrive inn brukerens navn, så vises det for valg.

    Merk: Bare brukere som har installert HubSpot-appen i Microsoft Teams, vil være tilgjengelige for valg. Finn ut mer om hvordan du legger til HubSpot-appen i Microsoft Teams.

    • Klikk på Team-rullegardinmenyen for å velge teamet du vil sende varsler til.
    • Klikk på rullegardinmenyen Kanal for å velge kanalen du vil sende varsler til.
    • Skriv inn meldingen for varslingen i Melding-feltet. Du kan formatere meldingen ved å bruke stjerner for fet skrift, understrek for kursiv skrift og returknappen for en ny linje.
    • Hvis du vil tagge noen i varselet, skriver du @ etterfulgt av e-postadressen til vedkommende i Microsoft Teams.
    • Hvis du vil inkludere en hyperkobling i varselet, setter du den hyperkoblede teksten i hakeparenteser, etterfulgt av URL-adressen i parentes. For eksempel [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Hvis du også vil sende varselet til eieren av posten, merker du av for Send varsel til eieren av posten.
    • Klikk på rullegardinmenyen Velg handlinger som skal inkluderes i meldingen, og velg handlinger som skal inkluderes i varselet.
    • Klikk på Lagre.

Varselet sendes til Microsoft Teams-kanalen som er angitt i arbeidsflythandlingen. Brukeren som mottar varselet, kan klikke på en av handlingsknappene for å utføre handlingen. Kanalen blir også automatisk knyttet til avtalen eller kontaktoppføringen og kan konfigureres fra oppføringen.

Svar på HubSpot-samtaler i Microsoft Teams

Merk: Denne funksjonaliteten er bare tilgjengelig hvis du valgte Full Install når du installerte integrasjonen.

Når du har koblet HubSpot og Microsoft Teams, kan du sende og motta HubSpot live chat, Facebook Messenger, WhatsApp, skjemainnleveringer og innboksmeldinger direkte i Microsoft Teams-kanaler. For å gjøre dette må en bruker med Account Access- eller Super Admin-rettigheter oppgradere teamet for å kunne bruke det i HubSpot-samtaler. Hvert team må oppgraderes for å få denne funksjonaliteten.

Slik oppgraderer du et Microsoft-team:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Microsoft Teams.
3. Klikk på fanen Generelle innstillinger, og naviger til fanen Globale innstillinger.
4. I delen Tilkoblede team klikker du på Oppgrader ved siden av teamet du ønsker å oppgradere.

Slik velger du teamet som skal brukes i innboksen for samtaler:

1. Tilbake på Microsoft Teams-integreringssiden i HubSpot klikker du på fanen Kommunikasjon.
2. I Innboks-fanen ser du en liste over alle innboksene for samtaler du har opprettet i HubSpot-kontoen din.
3. Ved siden av innboksen klikker dupå På/Av for å sende og motta meldinger fra innboksen for samtaler direkte i Microsoft Teams-kanaler.
4. Klikk på nedtrekksmenyen Team for å velge teamet som skal motta meldingene.
5. Klikk på rullegardinmenyen Channel for å velge Microsoft Team-kanalen som skal motta innkommende meldinger.

Når du har koblet til innboksen, blir du automatisk varslet i Microsoft Teams når du har en ny melding i HubSpot-innboksen din. Du vil også kunne svare direkte fra Microsoft Teams, med unntak av kanaltypene e-post og innsending av skjemaer.