在 Microsoft Teams 中管理記錄和通知

了解連接 HubSpot 和 Microsoft Teams 後，如何建立和管理您的記錄與通知。

在 Microsoft Teams 中接收 HubSpot 通知

將 Microsoft Teams 應用程式連接到 HubSpot 並連接使用者帳號後，您就可以在 Microsoft Teams 的 HubSpot 機器人中接收 HubSpot 通知。

若要關閉發送至 Microsoft Teams 的所有通知、某種通知類型或特定通知，請執行下列步驟

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽到通知。
3. 按一下其他 應用程式 索引標籤。

• • 若要關閉 Microsoft Teams 中的所有 HubSpot 通知，請在「如何獲得通知」部分中，按一下以切換Microsoft Teams開關。
  • 若要關閉特定通知類型，請在「您收到的通知 」部分中，按一下以展開通知 主題，並清除您不想收到的通知旁邊的核取方塊 。

請注意： 通知可能會延遲最多五分鐘。

將 HubSpot 公司和交易與 Microsoft Teams 頻道相關聯

將公司或交易記錄與 Microsoft Teams 頻道關聯：

1. 導覽到您的公司或交易記錄：

• • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
  • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。

2. 在右側欄的Microsoft Teams 卡中，按一下Associate Microsoft Teams channel。

3. 在弹出框中，单击「选择团队 」下拉菜单，选择要与 HubSpot 记录关联的团队。
4. 按一下選取頻道下拉式功能表並選取現有 Microsoft Teams頻道以與 HubSpot 記錄關聯，或按一下建立新 MS Teams 頻道以建立新頻道。
5. 選擇活動類型核取方塊，以將這些警示同步到 Microsoft Teams 頻道。您可以同步筆記、通話、電子郵件、任務和會議。

請注意：電子郵件的活動警示只有在電子郵件是從CRM 中的記錄傳送或記錄在記錄上時才會同步。例如，使用HubSpot 銷售延伸功能傳送的電子郵件將不會同步。

6. 按一下「關聯頻道」。

一旦關聯，您將收到關聯 Microsoft Teams 頻道的相關活動警示。您可以將多個記錄與一個頻道關聯。

使用 Microsoft Teams 工作流程動作

將 Microsoft Teams 連接到 HubSpot 後，您就可以使用下列工作流程動作：

• 建立 Microsoft Teams 頻道：建立新的 Microsoft Teams 頻道。此動作在公司和交易型工作流程中可用。
• 傳送 Microsoft Teams 通知：傳送通知 給 HubSpot 擁有者和 Teams 頻道。此動作適用於所有工作流程類型，包括自訂物件。
• 將聯絡人加入 MicrosoftTeams 網路研討會：自動將聯絡人加入選取的 Microsoft Teams 網路研討會。

請注意： 無法將通知傳送至Microsoft Teams 中的私人頻道。

若要使用 Microsoft Teams 工作流程動作，請

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
2. 按一下工作流程的名稱。
3. 在工作流程編輯器中，按一下+ 加號圖示。
4. 在左側面板中，選擇Microsoft Teams 動作：

• • 若要建立頻道，請選擇建立 Microsoft Teams 頻道 動作。
    • 按一下團隊 下拉式功能表，選取您要建立頻道的團隊。
    • 在頻道欄位中，輸入頻道名稱。
    • 按一下隱私權下拉式功能表，以選取頻道的隱私權設定。
    • 按一下儲存。

• • 若要傳送通知，請選擇傳送 Microsoft Teams 通知 動作。
    • 按一下使用者下拉式功能表，選擇要傳送通知的使用者。您也可以鍵入使用者名稱，它就會出現以供選擇。

    請注意：只有在 Microsoft Teams 中安裝了 HubSpot 應用程式的使用者才可供選擇。進一步了解如何在 Microsoft Teams 加入 HubSpot 應用程式。

    • 按一下團隊下拉式功能表以選擇要傳送通知的團隊。
    • 按一下頻道下拉式功能表，以選擇要傳送通知的頻道。
    • 在訊息欄位中，輸入通知的訊息。您可以使用星號將訊息格式化為粗體文字、使用下劃線將訊息格式化為斜體，並使用回車鍵換新行。
    • 若要在通知中標記某人，請輸入@，接著是其Microsoft Teams 電子郵件位址。
    • 若要在通知中包含超連結，請將超連結文字放在方括號中，然後在括號中加上 URL。例如，[HubSpot](www.hubspot.com)。
    • 如果您也想將通知傳送給記錄擁有者，請選取傳送通知給記錄擁有者核取方塊。
    • 按一下「選取動作以包含訊息」下拉式功能表，然後選擇要包含在通知中的動作。
    • 按一下儲存。

通知將傳送至工作流程動作中指定的 Microsoft Teams 頻道。收到通知的使用者可以按一下任何動作按鈕來執行動作。頻道也會自動與交易或聯絡人記錄關聯，並可從記錄進行設定。

在 Microsoft Teams 中回覆 HubSpot 對話

請注意：此功能僅在您安裝整合時選擇完整安裝時可用。

連接 HubSpot 和 Microsoft Teams 之後，您可以直接在 Microsoft Teams 頻道中發送和接收 HubSpot即時聊天、Facebook Messenger、WhatsApp、表單提交和收件箱訊息。要做到這一點，具有帳戶訪問或超級管理員權限的用戶需要升級團隊才能在 HubSpot 對話中使用。每個團隊都必須升級才能使用此功能。

若要升級 Microsoft 團隊，請

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 按一下Microsoft Teams。
3. 按一下「一般設定」標籤，然後導航至「全局設定」標籤。
4. 在Connected Teams區段中，按一下您要升級的團隊旁邊的Upgrade（升級）。

若要選擇在會話收件匣中使用的團隊，請

1. 回到 HubSpot 中的 Microsoft Teams 整合頁面，按一下通訊索引標籤。
2. 在收件匣索引標籤上，檢視您在 HubSpot 帳戶中建立的所有會話收件匣清單。
3. 在收件匣旁，按一下開啟 /關閉 切換開關 ，以直接在 Microsoft Teams 頻道中從會話收件匣傳送和接收訊息。
4. 按一下 團隊 下拉式功能表，選擇 要接收訊息的團隊 。
5. 按一下 [頻道] 下拉式功能表，以選擇 要接收傳入訊息的 Microsoft Team 頻道 。

連接收件匣後，當您的 HubSpot 收件匣有新訊息時，您會在 Microsoft Teams 中自動收到通知。除了電子郵件和表單提交通道類型之外，您也可以直接從 Microsoft Teams 回覆。