管理 Microsoft Teams 中的記錄和通知

了解如何在連接 HubSpot 和 Microsoft Teams後建立和管理您的記錄和通知。

在 Microsoft Teams 中接收 HubSpot 通知

將 Microsoft Teams 應用程式連接到 HubSpot 並連接您的使用者帳戶後，您可以在 Microsoft 團隊的 HubSpot 機器人中接收 HubSpot 通知。

若要關閉向 Microsoft Teams 發送的所有通知、通知類型或特定通知：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。}
• 在左側邊欄選單中，導覽至「通知」 。
• 按一下其他應用程式標籤。
• 若要關閉 Microsoft Teams 中的所有 HubSpot 通知，請按一下以關閉Microsoft Teams 。

• 若要關閉特定通知類型，請在「您收到的通知內容」部分中，按一下展開通知主題並清除您不想接收的通知旁的核取方塊。

請注意：通知可能會延遲最多五分鐘。

與 HubSpot 公司合作並與 Microsoft Teams 管道進行交易

若要將公司或交易記錄關聯到 Microsoft Teams 頻道：

• 導航至您的公司或交易記錄：
  • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
  • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。

• 在右側側邊欄的Microsoft Teams卡中，按一下關聯 Microsoft Teams 頻道。
• 在彈出框中，按一下選擇團隊下拉式選單，然後選擇要與 HubSpot 記錄關聯的團隊。
  • 按一下「選擇通道」下拉式選單，然後選擇現有的 Microsoft Teams 通道以與 HubSpot 記錄關聯，或按一下「建立新的 MS Teams 通道」以建立新通道。

• • 選擇活動類型複選框以將這些警報同步到 Microsoft Teams 頻道。您可以同步筆記、通話、電子郵件、任務和會議。

請注意：只有當電子郵件從記錄傳送或登入 CRM 中的記錄時，電子郵件的活動警報才會同步。例如，使用HubSpot 銷售擴充功能傳送的電子郵件將不會同步。

• 按一下關聯通道。

關聯後，您將收到關聯 Microsoft Teams 頻道的相關活動警報。您可以將多筆記錄與一個頻道關聯。

使用 Microsoft Teams 工作流程操作（僅限專業版和企業版）

將 Microsoft Teams 連線至 HubSpot 後，您可以使用下列工作流程操作：

• 建立 Microsoft Teams 管道：在基於公司或交易的工作流程中建立新的 Microsoft Teams 管道。
• 發送 Microsoft Teams 通知：向 HubSpot 擁有者和 Teams 頻道發送通知。適用於自訂物件和基於目標的工作流程之外的所有工作流程類型。

請注意：無法將通知傳送至Microsoft Teams 中的私人頻道。

若要使用 Microsoft Teams 工作流程操作：

• 在您的 HubSpot 帳戶中，導覽至自動化>工作流程。
• 點擊您的工作流程的名稱。
• 點選+加號圖示。
• 在右側面板中，選擇 Microsoft Teams 操作：
  • 若要建立頻道，請選擇建立 Microsoft Teams 頻道。
    • 若要選擇要建立頻道的團隊，請按一下團隊下拉式選單。
    • 在頻道欄位中輸入頻道名稱。
    • 若要選擇頻道的隱私設置，請點選隱私下拉選單。
    • 按一下「儲存」 。

• • 若要傳送通知，請選擇「傳送 Microsoft Teams 通知」 。
    • 若要選擇向其發送通知的特定用戶，請按一下「用戶」下拉式功能表。您也可以輸入使用者名，系統會顯示該使用者名稱以供選擇。
    • 若要選擇向哪個團隊發送通知，請按一下「團隊」下拉式功能表。
    • 若要選擇將通知傳送到的頻道，請點選頻道下拉選單。
    • 在訊息欄位中輸入訊息。
      • 您可以透過使用星號將文字粗體化、使用下劃線將其斜體化以及使用返回按鈕將文字換行來設定訊息格式。
      • 若要在通知中標記某人，請鍵入@，後面跟著其Microsoft Teams 電子郵件地址。
      • 要在通知中包含超鏈接，請將超鏈接文字放在方括號中，然後將 URL 放在括號中。例如， [HubSpot](www.hubspot.com) 。
    • 按一下選擇要包含在訊息中的動作下拉式選單，然後選擇要包含在通知中的動作。
    • 按一下「儲存」 。

通知將傳送至工作流程操作中指定的 Microsoft Teams 頻道。收到通知的使用者可以點擊任意操作按鈕來執行操作。該管道還將自動與交易或聯絡人記錄關聯，並且可以從記錄進行配置。

在 Microsoft Teams 中回覆 HubSpot 對話

請注意：只有當您在安裝整合時選擇“完全安裝”時，此功能才可用。

連接 HubSpot 和 Microsoft Teams 後，您可以直接在 Microsoft Teams 頻道中傳送和接收 HubSpot即時聊天、 Facebook Messenger 、 WhatsApp 、 表單提交和收件匣訊息。為此，具有帳戶存取權或超級管理員權限的使用者需要升級團隊才能在 HubSpot 對話中使用它。每個團隊都必須升級才能使用此功能。

若要升級 Microsoft 團隊：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料管理」>「整合」。}
• 點選“微軟團隊” 。

• 按一下常規設定標籤並導航至全域設定標籤。
• 按一下 Microsoft 團隊旁的升級。

若要選擇在對話收件匣中使用的團隊：

• 在 HubSpot 的 Microsoft Teams 整合頁面上，按一下「對話收件匣」標籤，其中列出了您在 HubSpot 帳戶中建立的所有對話收件匣。
• 在對話收件匣旁邊，按一下「開/關」切換按鈕可直接在 Microsoft Teams 頻道中從對話收件匣傳送和接收訊息。
• 點擊團隊下拉式選單以選擇接收訊息的團隊。
• 按一下「頻道」下拉式選單以選擇將接收傳入訊息的 Microsoft 團隊頻道。

連接收件匣後，當您的 HubSpot 收件匣中有新訊息時，您將在 Microsoft Teams 中自動收到通知。除了電子郵件和表單提交管道類型之外，您還可以直接從 Microsoft Teams 回覆。