在 Microsoft Teams 中管理記錄和通知

將Microsoft Teams 應用程式與 HubSpot連結，並綁定您的使用者帳戶後，您即可直接在 Microsoft Teams 中管理 HubSpot 相關活動。您可以在不離開 Microsoft Teams 的情況下，接收 HubSpot 通知、將公司與交易記錄與 Teams 頻道關聯、透過工作流程自動化 Teams 操作，以及管理 HubSpot 對話。

這些功能有助於您的團隊隨時掌握客戶動態、在適當的 Teams 頻道中針對記錄進行協作，並自動化更新流程，讓每位成員在 Microsoft Teams 中工作時都能掌握所需的背景資訊。例如，您可以將一筆交易與 Teams 頻道關聯，以便自動與負責該交易的團隊分享記錄活動。

在 Microsoft Teams 中接收 HubSpot 通知

若要開啟或關閉所有通知、某種通知類型，或 Microsoft Teams 中的特定通知：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「通知」。

• • 若要啟用 Microsoft Teams 中的所有 HubSpot 通知，請勾選「Microsoft Teams」核取方塊。
  • 若要關閉 Microsoft Teams 中的所有 HubSpot 通知，請取消勾選「Microsoft Teams」核取方塊。
  • 若要關閉特定類型的通知，請點擊展開通知 主題，並取消勾選您不想接收的通知旁 的Microsoft Teams核取方塊。

請注意： 通知可能會延遲最多五分鐘。

將 HubSpot 公司和交易與 Microsoft Teams 頻道關聯

若要將公司或交易記錄與 Microsoft Teams 頻道關聯：

1. 導航至您的公司或交易記錄：

• • 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「公司」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「公司」。
  • 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「交易」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「交易」。

2. 在右側邊欄的Microsoft Teams 卡片中，點選「關聯 Microsoft Teams 頻道」。

3. 在彈出視窗中，點選「選擇團隊」下拉式選單，並選擇一個要與 HubSpot 記錄關聯的團隊。
4. 點選「選擇頻道」下拉式選單，並選擇一個現有的 Microsoft Teams頻道以與 HubSpot 記錄關聯，或點選「建立新的 Microsoft Teams 頻道」來建立新頻道。
5. 勾選活動類型的核取方塊，即可將這些通知同步至 Microsoft Teams 頻道。您可以同步筆記、通話、電子郵件、任務和會議。

請注意：電子郵件的活動通知僅會在電子郵件是由CRM 中的記錄發送，或記錄於該記錄時才會同步。例如，使用HubSpot 銷售擴充功能發送的電子郵件將不會同步。

6. 點擊「關聯頻道」。

關聯完成後，您將在關聯的 Microsoft Teams 頻道中收到相關的活動通知。您可以將多個記錄與同一個頻道關聯。

使用 Microsoft Teams 工作流程動作

將 Microsoft Teams 與 HubSpot 連線後，您即可使用以下工作流程動作：

• 建立 Microsoft Teams 頻道：建立新的 Microsoft Teams 頻道。此動作適用於公司級與交易級工作流程。
• 傳送 Microsoft Teams 通知： 向 HubSpot 使用者及 Teams 頻道傳送 通知。此動作適用於所有工作流程類型，包括自訂物件。
• 將聯絡人加入 Microsoft Teams 線上研討會：自動將聯絡人註冊至選定的 Microsoft Teams 線上研討會。

請注意： 無法向Microsoft Teams 中的私人頻道發送通知。

若要使用 Microsoft Teams 工作流程動作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 點擊您的工作流程名稱。
3. 在工作流程編輯器中，點擊「+」加號圖示。
4. 在左側面板中，選取一個Microsoft Teams 動作：

• • 若要建立頻道，請選取「建立 Microsoft Teams 頻道」動作 。
    • 點擊「團隊 」下拉式 選單，選擇您要為其建立頻道的團隊。
    • 在「頻道」欄位中，輸入頻道名稱。
    • 點選「隱私權」下拉式選單，以選取該頻道的隱私權設定。
    • 點擊「儲存」。

• • 若要傳送通知，請選取「傳送 Microsoft Teams 通知 」此項動作 。
    • 點選「傳送至」下拉式選單，然後選擇要將通知傳送給使用者、頻道，或是兩者皆可。
    • 點擊「使用者」下拉式選單，以選取要發送通知的使用者。您也可以直接輸入使用者名稱，系統會將其顯示在選單中供您選擇。

    請注意：僅限已與其 Microsoft Teams 使用者進行對應，且已在 Microsoft Teams 中安裝 HubSpot 應用程式的 HubSpot 使用者，才能透過工作流程接收 Microsoft Teams 通知。進一步了解如何在 Microsoft Teams 中新增 HubSpot 應用程式。

  • 點擊「團隊」下拉式選單，以選擇要發送通知的團隊。

• • 點擊「團隊」下拉式選單，選擇要發送通知的團隊。
  • 在「訊息」欄位中，輸入通知內容。您可以使用星號 (*) 將文字設為粗體、底線 (_) 將文字設為斜體，並按 Enter 鍵換行來格式化訊息。
  • 若要在通知中標記某人，請輸入@後接其Microsoft Teams 電子郵件地址。
  • 若要在通知中加入超連結，請將超連結文字置於方括號內，並在後面加上括號內的網址。例如：[HubSpot](www.hubspot.com)。
  • 若您也想將通知發送給記錄擁有者，請勾選「將通知發送給記錄擁有者」核取方塊。
  • 點選「選擇要包含在訊息中的動作」下拉式選單，並選擇要包含在通知中的動作。
  • 點擊「儲存」。

通知將發送至工作流程動作中指定的 Microsoft Teams 頻道。收到通知的使用者可點擊任何動作按鈕來執行該動作。該頻道也會自動與交易或聯絡人記錄關聯，並可從該記錄中進行設定。

在 Microsoft Teams 中回覆 HubSpot 對話

請注意：此功能僅在安裝整合時選擇「管理員級別」安裝的情況下才可用。

在將 HubSpot 與 Microsoft Teams 連線後，您即可直接在 Microsoft Teams 頻道內發送及接收 HubSpot即時聊天、Facebook Messenger、WhatsApp、表單提交以及收件匣訊息。要啟用此功能，需由具備「帳戶存取權限」或「超級管理員」權限的使用者將團隊升級，以便在 HubSpot 對話中使用此功能。每個團隊都必須進行升級才能啟用此功能。

要升級 Microsoft Teams：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點選「Microsoft Teams」。
3. 點選「 設定」索引標籤。
4. 導航至「全域設定」分頁。
5. 在「已連線的 Teams」區段中，點選您要升級的團隊旁邊的「升級」。

若要選取要在「對話收件匣」中使用的團隊：

1. 返回 HubSpot 的整合設定頁面，點擊「通訊」分頁。
2. 在「收件匣」分頁中，檢視您在 HubSpot 帳戶中建立的所有對話收件匣清單。
3. 在收件匣旁，點擊「開啟/關閉」切換鈕 ，即可直接在 Microsoft Teams 頻道中發送和接收來自對話收件匣的訊息。
4. 點擊「團隊」 下拉式選單，選擇 將接收訊息的團隊 。
5. 點擊「團隊」 下拉式選單，選擇 將接收傳入訊息的 Microsoft Teams 頻道 。

完成收件匣連線後，當您的 HubSpot 收件匣有新訊息時，系統會自動在 Microsoft Teams 中通知您。此外，您也能直接從 Microsoft Teams 進行回覆（電子郵件及表單提交這兩種頻道類型除外）。