จัดการบันทึกและการแจ้งเตือนใน Microsoft Teams

เมื่อคุณเชื่อมต่อแอป Microsoft Teams กับ HubSpot และเชื่อมต่อบัญชีผู้ใช้ของคุณแล้วคุณจะได้รับการแจ้งเตือน HubSpot ในบอท HubSpot ใน Microsoft Teams

รับการแจ้งเตือน HubSpot ใน Microsoft Teams

ในการปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดประเภทการแจ้งเตือนหรือการแจ้งเตือนเฉพาะจากการส่งไปยัง Microsoft Teams:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่การแจ้งเตือน
3. คลิกแท็บแอป อื่นๆ

• • หากต้องการปิดการแจ้งเตือน HubSpot ทั้งหมดใน Microsoft Teams ในส่วนวิธีรับการแจ้งเตือนให้ปิดสวิตช์ Microsoft Teams
  • หากต้องการปิดการแจ้งเตือนบางประเภทในส่วนสิ่งที่คุณได้รับแจ้งให้คลิกเพื่อขยายหัวข้อการแจ้งเตือนและล้างช่องทำเครื่องหมายถัดจากการแจ้งเตือนที่คุณไม่ต้องการรับ 

โปรดทราบ: การแจ้งเตือนอาจล่าช้าถึง 5 นาที 

เชื่อมโยงบริษัท HubSpot และข้อเสนอกับช่องทาง Microsoft Teams

วิธีเชื่อมโยงบริษัทหรือบันทึกข้อตกลงกับช่อง Microsoft Teams:

1. ไปที่บริษัทหรือบันทึกข้อตกลงของคุณ:

• • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > บริษัท
  • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ข้อเสนอ

2. บนแถบด้านขวาในการ์ด Microsoft Teams ให้คลิกช่อง Associate Microsoft Teams

3. ในกล่องป๊อปอัปให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกทีมและเลือกทีมเพื่อเชื่อมโยงกับระเบียน HubSpot
4. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกช่องและเลือกช่อง Microsoft Teams ที่มีอยู่เพื่อเชื่อมโยงกับระเบียน HubSpot หรือคลิกสร้างช่อง MS Teams ใหม่เพื่อสร้างช่องใหม่
5. เลือกช่องทำเครื่องหมายประเภทกิจกรรมเพื่อซิงค์การแจ้งเตือนเหล่านั้นไปยังช่อง Microsoft Teams คุณสามารถซิงค์บันทึกการโทรอีเมลงานและการประชุมได้ 

โปรดทราบ: การแจ้งเตือนกิจกรรมสำหรับอีเมลจะซิงค์ก็ต่อเมื่ออีเมลถูกส่งจากบันทึกหรือเข้าสู่ระบบบันทึกใน CRM ตัวอย่างเช่นอีเมลที่ส่งโดยใช้ส่วนขยายการขายของ HubSpot จะไม่ซิงค์

6. คลิกช่อง Associate 

เมื่อเชื่อมโยงแล้วคุณจะได้รับการแจ้งเตือนกิจกรรมที่เกี่ยวข้องไปยังช่องทาง Microsoft Teams ที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถเชื่อมโยงหลายระเบียนกับช่องเดียวได้ 

ใช้การดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของ Microsoft Teams 

เมื่อคุณเชื่อมต่อ Microsoft Teams กับ HubSpot แล้วคุณสามารถใช้การดำเนินการเวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้:

• สร้างช่อง Microsoft Teams: สร้างช่อง Microsoft Teams ใหม่ การดำเนินการนี้มีอยู่ในเวิร์กโฟลว์ของบริษัทและเวิร์กโฟลว์ตามข้อตกลง 
• ส่งการแจ้งเตือนของ Microsoft Teams: ส่งการแจ้งเตือนไปยังเจ้าของ HubSpot และช่อง Teams การดำเนินการนี้พร้อมใช้งานในทุกประเภทเวิร์กโฟลว์รวมถึงออบเจ็กต์ที่กำหนดเอง 
• เพิ่มผู้ติดต่อไปยังการสัมมนาทางเว็บของ Microsoft Teams: ลงทะเบียนผู้ติดต่อไปยังการสัมมนาทางเว็บของ Microsoft Teams ที่เลือกโดยอัตโนมัติ 

โปรดทราบ: ไม่สามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังช่องทางส่วนตัวใน Microsoft Teams ได้ 

วิธีใช้การดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของ Microsoft Teams:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
2. คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ
3. ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้คลิกไอคอน + บวก
4. ในแผงด้านซ้ายให้เลือกการดำเนินการของ Microsoft Teams:

• • หากต้องการสร้างช่องให้เลือกการดำเนินการสร้างช่อง Microsoft Teams
    • คลิ กเมนูแบบเลื่อนลงของทีมเพื่อเลือกทีมที่คุณต้องการสร้างช่อง 
    • ในช่องช่องให้ป้อนชื่อของช่อง 
    • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงความเป็นส่วนตัวเพื่อเลือกการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวสำหรับช่อง 
    • คลิก บันทึก 

• • หากต้องการส่งการแจ้งเตือนให้เลือกการดำเนินการส่งการแจ้งเตือนของ Microsoft Teams
    • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของผู้ใช้เพื่อเลือกผู้ใช้ที่จะส่งการแจ้งเตือน นอกจากนี้คุณยังสามารถพิมพ์ชื่อผู้ใช้และมันจะปรากฏขึ้นสำหรับการเลือก 

    โปรดทราบ: เฉพาะผู้ใช้ HubSpot ที่แมปกับผู้ใช้ Microsoft Teams และติดตั้งแอป HubSpot ใน Microsoft Teams เท่านั้นที่สามารถรับการแจ้งเตือน Microsoft Teams ผ่านเวิร์กโฟลว์ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มแอป HubSpot ใน Microsoft Teams 

    • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของทีมเพื่อเลือกทีมที่จะส่งการแจ้งเตือน 
    • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของช่องเพื่อเลือกช่องที่จะส่งการแจ้งเตือน 
    • ในช่องข้อความให้ป้อนข้อความสำหรับการแจ้งเตือน คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความโดยใช้เครื่องหมายดอกจันเป็นตัวหนาขีดเส้นใต้เป็นตัวเอียงและปุ่มย้อนกลับสำหรับบรรทัดใหม่
    • หากต้องการแท็กใครบางคนในการแจ้งเตือนให้พิมพ์ @ ตามด้วยที่อยู่อีเมล Microsoft Teams ของพวกเขา 
    • หากต้องการรวมไฮเปอร์ลิงก์ในการแจ้งเตือนให้ใส่ข้อความไฮเปอร์ลิงก์ในวงเล็บเหลี่ยมตามด้วย URL ในวงเล็บ ตัวอย่างเช่น [HubSpot ]( www.hubspot.com)
    • หากคุณต้องการส่งการแจ้งเตือนไปยังเจ้าของระเบียนให้เลือกช่องทำเครื่องหมายส่งการแจ้งเตือนไปยังเจ้าของระเบียน  
    • คลิกเลือกการดำเนินการที่จะรวมกับเมนูแบบเลื่อนลงข้อความและเลือกการดำเนินการที่จะรวมกับการแจ้งเตือน 
    • คลิก บันทึก 

การแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังช่อง Microsoft Teams ที่ระบุไว้ในการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ ผู้ใช้ที่ได้รับการแจ้งเตือนสามารถคลิกปุ่มใดก็ได้เพื่อดำเนินการ ช่องทางจะเชื่อมโยงกับข้อตกลงหรือบันทึกการติดต่อโดยอัตโนมัติและสามารถกำหนดค่าได้จากบันทึก 

ตอบกลับการสนทนา HubSpot ใน Microsoft Teams

โปรดทราบ: ฟังก์ชันนี้จะใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณเลือกการติดตั้งระดับผู้ดูแลระบบเมื่อติดตั้งการบูรณาการ

หลังจากเชื่อมต่อ HubSpot และ Microsoft Teams แล้วคุณสามารถส่งและรับแชทสดของ HubSpot, Facebook Messenger, WhatsApp, การส่งแบบฟอร์มและข้อความขาเข้าได้โดยตรงภายในช่องทาง Microsoft Teams ในการทำเช่นนั้นผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงบัญชีหรือผู้ดูแลระบบระดับสูงจะต้องอัปเกรดทีมเพื่อใช้ในการสนทนา HubSpot แต่ละทีมจะต้องได้รับการอัปเกรดสำหรับฟังก์ชันนี้

วิธีอัปเกรดทีม Microsoft:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิกsettings ไอคอนการตั้งค่าในแถบการนำทางด้านบน ในเมนูแถบด้านข้างทางซ้าย ไปที่การผสานการทำงาน > แอปที่เชื่อมต่อ
2. คลิก Microsoft Teams
3. คลิกแท็บการตั้งค่าทั่วไปและไปที่แท็บการตั้งค่าส่วนกลาง  
4. ในส่วนทีมที่เชื่อมต่อให้คลิกอัปเกรดถัดจากทีมที่คุณต้องการอัปเกรด 

วิธีเลือกทีมที่จะใช้ในกล่องข้อความการสนทนา:

1. กลับไปที่หน้าการผสานรวม Microsoft Teams ใน HubSpot คลิกแท็บการสื่อสาร  
2. ในแท็บกล่องข้อความให้ตรวจสอบรายการกล่องข้อความการสนทนาทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นในบัญชี HubSpot ของคุณ
3. ถัดจากกล่องข้อความให้คลิกปุ่มเปิด/ปิดเพื่อส่งและรับข้อความจากกล่องข้อความการสนทนาโดยตรงในช่อง Microsoft Teams 
4. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของทีมเพื่อเลือกทีมเพื่อรับข้อความ
5. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของ ช่องเพื่อเลือกช่อง Microsoft Team ที่จะได้รับข้อความขาเข้า

หลังจากเชื่อมต่อกล่องจดหมายเข้าแล้วคุณจะได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติใน Microsoft Teams เมื่อมีข้อความใหม่ในกล่องจดหมายเข้า HubSpot ของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถตอบกลับได้โดยตรงจาก Microsoft Teams ยกเว้นประเภทช่องทางการส่งอีเมลและแบบฟอร์ม