Administrer poster og meddelelser i Microsoft Teams

Når du har forbundet Microsoft Teams-appen med HubSpot og forbundet din brugerkonto, kan du modtage HubSpot-meddelelser i HubSpot-botten i Microsoft Teams.

Modtag HubSpot-meddelelser i Microsoft Teams

For at slå alle meddelelser, en meddelelsestype eller specifikke meddelelser fra at blive sendt til Microsoft Teams:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Naviger til Notifikationer i menuen i venstre side.
3. Klik på fanen Andre apps .

• • Hvis du vil slå alle HubSpot-meddelelser fra i Microsoft Teams, skal du slå Microsoft Teams fra i afsnittet Sådan får du besked.
  • Hvis du vil slå specifikke meddelelsestyper fra, skal du i afsnittet Hvad du får besked om klikke for at udvidemeddelelsesemnet og fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de meddelelser, du ikke ønsker at modtage.

Bemærk: Notifikationer kan blive forsinket med op til fem minutter.

Tilknyt HubSpot-virksomheder og -tilbud til Microsoft Teams-kanaler

Sådan tilknyttes en virksomheds- eller aftalepost til en Microsoft Teams-kanal:

1. Naviger til dine virksomheds- eller aftaleposter:

• • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.

2. Klik på Tilknyt Microsoft Teams-kanal i højre sidepanel på Microsoft Teams-kortet.

3. I popup-boksen skal du klikke på rullemenuen Vælg et team og vælge et team, der skal tilknyttes HubSpot-posten.
4. Klik på rullemenuen Vælg en kanal, og vælg en eksisterende Microsoft Teams-kanal, der skal knyttes til HubSpot-posten, eller klik på Opret ny MS Teams-kanal for at oprette en ny kanal.
5. Marker afkrydsningsfelterne for aktivitetstyper for at synkronisere disse advarsler til Microsoft Teams-kanalen. Du kan synkronisere noter, opkald, e-mails, opgaver og møder.

Bemærk: Aktivitetsadvarsler for e-mails synkroniseres kun, hvis e-mailen er sendt fra en post eller logget på en post i CRM. F.eks. vil e-mails, der er sendt med HubSpot-salgsudvidelsen, ikke blive synkroniseret.

6. Klik på Tilknyt kanal.

Når den er tilknyttet, vil du modtage relevante aktivitetsadvarsler til den tilknyttede Microsoft Teams-kanal. Du kan tilknytte flere poster til en kanal.

Brug Microsoft Teams workflow-handlinger

Når du har forbundet Microsoft Teams med HubSpot, kan du bruge følgende workflow-handlinger:

• OpretMicrosoft Teams-kanal: Opret en ny Microsoft Teams-kanal. Denne handling er tilgængelig i virksomheds- og aftalebaserede workflows.
• Send Microsoft Teams Notifications: Send en notifikation til en HubSpot-ejer og en Teams-kanal. Denne handling er tilgængelig i alle workflowtyper, inklusive brugerdefinerede objekter.
• Tilføj kontakt til Microsoft Teams-webinar: Tilmeld automatisk kontakter til et valgt Microsoft Teams-webinar.

Bemærk: Det er ikke muligt at sende notifikationer til private kanaler i Microsoft Teams.

Sådan bruger du Microsoft Teams-workflowhandlinger:

1. På din HubSpot-konto skal du gå til Automatisering > Arbejdsgange.
2. Klik på navnet på din arbejdsgang.
3. Klik på + plus-ikonet i workflow-editoren.
4. Vælg en Microsoft Teams-handling i venstre panel:

• • Hvis du vil oprette en kanal, skal du vælge handlingen Opret Microsoft Teams-kanal .
    • Klik på rullemenuen Team for at vælge det team, du vil oprette kanalen for.
    • Indtast navnet på kanalen i feltet Channel.
    • Klik på dropdown-menuen Privacy for at vælge kanalens privatlivsindstillinger.
    • Klik på Gem.

• • For at sende notifikationer skal du vælge handlingen Send Microsoft Teams Notifikationer .
    • Klik på rullemenuen Brugere for at vælge de brugere, der skal sendes notifikationer til. Du kan også skrive brugerens navn, så vises det til udvælgelse.

    Bemærk: Kun HubSpot-brugere, der er knyttet til deres Microsoft Teams-brugere og har installeret HubSpot-appen i Microsoft Teams, kan modtage Microsoft Teams-notifikationer gennem workflows. Få mere at vide om at tilføje HubSpot-appen i Microsoft Teams.

    • Klik på rullemenuen Team for at vælge det team, du vil sende notifikationer til.
    • Klik på rullemenuen Channel for at vælge den kanal, der skal sendes notifikationer til.
    • I feltet Besked skal du indtaste beskeden til notifikationen. Du kan formatere beskeden ved at bruge asterisker til fed tekst, understregninger til kursiv og returknappen til en ny linje.
    • Hvis du vil tagge nogen i meddelelsen, skal du skrive @ efterfulgt af deres Microsoft Teams-e-mailadresse.
    • Hvis du vil inkludere et hyperlink i meddelelsen, skal du sætte den hyperlinkede tekst i firkantede parenteser efterfulgt af URL'en i parentes. For eksempel [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Hvis du også vil sende meddelelsen til postens ejer, skal du markere afkrydsningsfeltet Send meddelelse til postens ejer.
    • Klik på rullemenuen Vælg handlinger, der skal medtages i meddelelsen, og vælg handlinger, der skal medtages i meddelelsen.
    • Klik på Gem.

Meddelelsen sendes til den Microsoft Teams-kanal, der er angivet i workflow-handlingen. Den bruger, der modtager meddelelsen, kan klikke på en af handlingsknapperne for at udføre handlingen. Kanalen vil også automatisk blive tilknyttet aftalen eller kontaktoptegnelsen og kan konfigureres fra optegnelsen.

Svar på HubSpot-samtaler i Microsoft Teams

Bemærk: Denne funktion er kun tilgængelig, hvis du har valgt installation på administratorniveau, da du installerede integrationen.

Når du har forbundet HubSpot og Microsoft Teams, kan du sende og modtage HubSpot-livechat, Facebook Messenger, WhatsApp, formularindsendelser og indbakkebeskeder direkte i Microsoft Teams-kanaler. For at gøre det skal en bruger med Account Access- eller Super Admin-rettigheder opgradere teamet, så det kan bruges i HubSpot-samtaler. Hvert team skal opgraderes for at få denne funktionalitet.

Sådan opgraderer du et Microsoft-team:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på Microsoft Teams.
3. Klik på fanen Generelle indstillinger, og naviger til fanen Globale indstillinger.
4. I afsnittet Connected Teams skal du klikke på Upgrade ud for det team, du vil opgradere.

Sådan vælger du det team, der skal bruges i indbakken til samtaler:

1. Tilbage på Microsoft Teams-integrationssiden i HubSpot skal du klikke på fanen Kommunikation.
2. På fanen Indbakke kan du se en liste over alle de samtaleindbakker, du har oprettet på din HubSpot-konto.
3. Ved siden af indbakken skal du klikke på On/Off for at sende og modtage beskeder fra samtaleindbakken direkte i Microsoft Teams-kanaler.
4. Klik på rullemenuen Team for at vælge det team, der skal modtage beskederne.
5. Klik på rullemenuen Channel for at vælge den Microsoft Team-kanal, der skal modtage indgående beskeder.

Når du har forbundet indbakken, får du automatisk besked i Microsoft Teams, når du har en ny besked i din HubSpot-indbakke. Du vil også kunne svare direkte fra Microsoft Teams, bortset fra kanalerne e-mail og formularindsendelse.