Hantera poster och meddelanden i Microsoft Teams

När du har anslutit Microsoft Teams-appen till HubSpot och anslutit ditt användarkonto kan du ta emot HubSpot-meddelanden i HubSpot-boten i Microsoft Teams.

Ta emot HubSpot-meddelanden i Microsoft Teams

För att stänga av alla aviseringar, en aviseringstyp eller specifika aviseringar från att skickas till Microsoft Teams:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Notifieringar i menyn i vänster sidofält.
3. Klicka på fliken Andra appar .

• • Om du vill stänga av alla HubSpot-aviseringar i Microsoft Teams, i avsnittet Hur du får meddelanden, växlar du Microsoft Teams-brytaren till av.
  • Om du vill stänga av specifika aviseringstyper i avsnittet Vad du får aviseringar om klickar du på för att expanderaaviseringsämnet och avmarkerar kryssrutorna bredvid de aviseringar som du inte vill få.

Observera att aviseringar kan fördröjas med upp till fem minuter.

Associera HubSpot-företag och -affärer med Microsoft Teams-kanaler

För att associera en företags- eller avtalspost till en Microsoft Teams-kanal:

1. Navigera till dina företags- eller avtalsposter:

• • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
  • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.

2. Klicka på Associera Microsoft Teams-kanal i Microsoft Teams-kortet i den högra sidofältet.

3. I popup-rutan klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett team och väljer ett team som ska associeras med HubSpot-posten.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en kanal och välj en befintlig Microsoft Teams-kanal som ska associeras med HubSpot-posten, eller klicka på Skapa ny MS Teams-kanal för att skapa en ny kanal.
5. Markera kryssrutorna för aktivitetstyper för att synkronisera dessa aviseringar till Microsoft Teams-kanalen. Du kan synkronisera anteckningar, samtal, e-postmeddelanden, uppgifter och möten.

Observera: aktivitetsaviseringar för e-postmeddelanden synkroniseras endast om e-postmeddelandena skickas från en post eller loggas på en post i CRM. Till exempel kommer e-postmeddelanden som skickas med HubSpot Sales-tillägget inte att synkroniseras.

6. Klicka på Associera kanal.

När du har associerat får du relevanta aktivitetsaviseringar till den associerade Microsoft Teams-kanalen. Du kan associera flera poster med en kanal.

Använda Microsoft Teams arbetsflödesåtgärder

När du har anslutit Microsoft Teams till HubSpot kan du använda följande arbetsflödesåtgärder:

• Skapa Microsoft Teams-kanal: skapa en ny Microsoft Teams-kanal. Denna åtgärd är tillgänglig i företags- och affärsbaserade arbetsflöden.
• Skicka Microsoft Teams-meddelanden : skicka ett meddelande till en HubSpot-ägare och Teams-kanal. Den här åtgärden är tillgänglig i alla arbetsflödestyper, inklusive anpassade objekt.
• Lägg till kontakt i Microsoft Teams webinar: registrera automatiskt kontakter till ett valt Microsoft Teams webinar.

Observera: det är inte möjligt att skicka meddelanden till privata kanaler i Microsoft Teams.

Så här använder du Microsoft Teams-arbetsflödesåtgärder:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka på namnet på ditt arbetsflöde.
3. I arbetsflödesredigeraren klickar du på + plus-ikonen.
4. I den vänstra panelen väljer du en Microsoft Teams-åtgärd:

• • Om du vill skapa en kanal väljer du åtgärden Skapa Microsoft Teams-kanal .
    • Klicka på rullgardinsmenyn Team för att välja det team som du vill skapa kanalen för.
    • Ange namnet på kanalen i fältet Kanal.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Sekretess för att välja sekretessinställningar för kanalen.
    • Klicka på Spara.

• • Om du vill skicka aviseringar väljer du åtgärden Skicka aviseringar från Microsoft Teams.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Användare för att välja de användare som du vill skicka aviseringar till. Du kan också skriva in användarens namn så visas det för val.

    Observera: endast HubSpot-användare som är mappade till sina Microsoft Teams-användare och har installerat HubSpot-appen i Microsoft Teams kan ta emot Microsoft Teams-meddelanden via arbetsflöden. Läs mer om hur du lägger till HubSpot-appen i Microsoft Teams.

    • Klicka på rullgardinsmenyn Team för att välja det team som du vill skicka meddelanden till.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Kanal för att välja den kanal som aviseringarna ska skickas till.
    • I fältet Meddelande anger du meddelandet för aviseringen. Du kan formatera meddelandet genom att använda asterisker för fet text, understrykningstecken för kursiv text och returknappen för en ny rad.
    • Om du vill tagga någon i meddelandet skriver du @ följt av e-postadressen till Microsoft Teams.
    • Om du vill inkludera en hyperlänk i meddelandet sätter du den hyperlänkade texten inom hakparenteser, följt av URL-adressen inom parentes. Till exempel [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Om du även vill skicka meddelandet till postägaren markerar du kryssrutan Skicka meddelande till postägaren.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Välj åtgärder som ska inkluderas i meddelandet och välj åtgärder som ska inkluderas i meddelandet.
    • Klicka på Spara.

Meddelandet skickas till den Microsoft Teams-kanal som anges i arbetsflödesåtgärden. Användaren som tar emot meddelandet kan klicka på någon av åtgärdsknapparna för att utföra åtgärden. Kanalen kommer också automatiskt att associeras med affärs- eller kontaktposten och kan konfigureras från posten.

Svara på HubSpot-konversationer i Microsoft Teams

Observera: den här funktionen är endast tillgänglig om du valde installation på administratörsnivå när du installerade integrationen.

När du har anslutit HubSpot och Microsoft Teams kan du skicka och ta emot HubSpot livechatt, Facebook Messenger, WhatsApp, formulärinlämningar och inkorgsmeddelanden direkt i Microsoft Teams-kanaler. För att göra detta måste en användare med behörigheterna Account Access eller Super Admin uppgradera teamet så att det kan användas i HubSpot-konversationer. Varje team måste uppgraderas för den här funktionen.

Så här uppgraderar du ett Microsoft-team:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Microsoft Teams.
3. Klicka på fliken Allmänna inställningar och navigera till fliken Globala inställningar.
4. I avsnittet Connected Teams klickar du på Upgrade bredvid det team som du vill uppgradera.

Så här väljer du det team som ska användas i konversationsinkorgen:

1. Tillbaka på Microsoft Teams-integrationssidan i HubSpot klickar du på fliken Kommunikation.
2. På fliken Inkorg granskar du en lista över alla konversationsinkorgar som du har skapat i ditt HubSpot-konto.
3. Bredvid inkorgen klickar du på På/Av för att skicka och ta emot meddelanden från konversationsinkorgen direkt i Microsoft Teams-kanaler.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Team för att välja detteam som ska ta emot meddelandena.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Channel för att välja den Microsoft Team-kanal som ska ta emot inkommande meddelanden.

När du har anslutit inkorgen kommer du automatiskt att meddelas i Microsoft Teams när du har ett nytt meddelande i din HubSpot-inkorg. Du kommer också att kunna svara direkt från Microsoft Teams utom för kanaltyperna e-post och formulärinlämning.