Records en meldingen beheren in Microsoft Teams

Zodra je de Microsoft Teams app hebt verbonden met HubSpot en je gebruikersaccount hebt gekoppeld, kun je HubSpot meldingen ontvangen in de HubSpot bot in Microsoft Teams.

HubSpot meldingen ontvangen in Microsoft Teams

U kunt alle meldingen, een meldingstype of specifieke meldingen uitschakelen zodat ze niet naar Microsoft Teams worden verzonden:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
3. Klik op het tabblad Andere apps .

• • Als je alle HubSpot-meldingen in Microsoft Teams wilt uitschakelen, schakel je de schakelaar Microsoft Teams uit in het gedeelte Hoe je meldingen krijgt.
  • Om specifieke typen meldingen uit te schakelen, klik je in het gedeelte Waarover je meldingen krijgt om hetonderwerp van de melding uit te vouwen en schakel je de selectievakjes uit naast de meldingen die je niet wilt ontvangen.

Let op: meldingen kunnen tot vijf minuten vertraagd zijn.

HubSpot-bedrijven en deals koppelen aan Microsoft Teams-kanalen

Om een record van een bedrijf of deal te koppelen aan een Microsoft Teams-kanaal:

1. Navigeer naar je bedrijfs- of dealrecords:

• • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.

2. Klik in de rechterzijbalk in de Microsoft Teams-kaart op Microsoft Teams-kanaal koppelen.

3. Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu Selecteer een team en selecteer een team dat je wilt koppelen aan het HubSpot-record.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een kanaal en selecteer een bestaand Microsoft Teams-kanaal om te koppelen aan het HubSpot-record of klik op Nieuw MS Teams-kanaal maken om een nieuw kanaal te maken.
5. Schakel de activiteitstypen in om deze meldingen te synchroniseren met het Microsoft Teams-kanaal. Je kunt notities, gesprekken, e-mails, taken en vergaderingen synchroniseren.

Let op: activiteitswaarschuwingen voor e-mails worden alleen gesynchroniseerd als de e-mails zijn verzonden vanuit een record of zijn gelogd op een record in CRM. E-mails die zijn verzonden met de HubSpot-verkoop-extensie worden bijvoorbeeld niet gesynchroniseerd.

6. Klik op Kanaal koppelen.

Eenmaal gekoppeld, ontvang je relevante activiteitswaarschuwingen voor het gekoppelde Microsoft Teams-kanaal. Je kunt meerdere records aan één chatroom koppelen.

Microsoft Teams-workflowacties gebruiken

Zodra je Microsoft Teams met HubSpot hebt verbonden, kun je de volgende workflowacties gebruiken:

• Microsoft Teams-kanaal maken: een nieuw Microsoft Teams-kanaal maken. Deze actie is beschikbaar in bedrijfs- en deal-gebaseerde workflows.
• Microsoft Teams-meldingen verzenden: stuur een melding naar een HubSpot-eigenaar en Teams-kanaal. Deze actie is beschikbaar in alle workflowtypen, inclusief aangepaste objecten.
• Contact toevoegen aan Microsoft Teams webinar: contactpersonen automatisch inschrijven voor een geselecteerd Microsoft Teams webinar.

Let op: het is niet mogelijk om meldingen naar privékanalen in Microsoft Teams te sturen.

Om Microsoft Teams-workflowacties te gebruiken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van je workflow.
3. Klik in de workflow editor op het + plus icoon.
4. Selecteer een Microsoft Teams-actie in het linkerpaneel:

• • Als je een kanaal wilt maken, selecteer je de actie Microsoft Teams-kanaal maken .
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Team om het team te selecteren waarvoor je de chatroom wilt maken.
    • Voer in het veld Kanaal de naam van de chatroom in.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Privacy om de privacyinstellingen voor de chatroom te selecteren.
    • Klik op Opslaan.

• • Selecteer de actie Microsoft Teams-meldingen verzenden om meldingen te verzenden.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Gebruikers om de gebruikers te selecteren naar wie je meldingen wilt sturen. Je kunt ook de naam van de gebruiker intypen.

    Let op: alleen HubSpot-gebruikers die zijn gekoppeld aan hun Microsoft Teams-gebruikers en de HubSpot-app hebben geïnstalleerd in Microsoft Teams, kunnen Microsoft Teams-meldingen ontvangen via workflows. Meer informatie over het toevoegen van de HubSpot app in Microsoft Teams.

    • Klik op het vervolgkeuzemenu Team om het team te selecteren waarnaar je meldingen wilt sturen.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Kanaal om het kanaal te selecteren waarnaar de meldingen moeten worden verzonden.
    • Voer in het veld Bericht het bericht voor de melding in. Je kunt het bericht opmaken door sterretjes te gebruiken om tekst vet te maken, underscores om te cursiveren en de return-toets voor een nieuwe regel.
    • Om iemand te taggen in de melding, typ je @ gevolgd door hun Microsoft Teams e-mailadres.
    • Om een hyperlink in de melding op te nemen, zet je de tekst tussen vierkante haakjes, gevolgd door de URL tussen haakjes. Bijvoorbeeld [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Als je de melding ook naar de eigenaar van het record wilt sturen, schakel je het selectievakje Stuur melding naar eigenaar record in.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Acties selecteren om op te nemen in de melding en selecteer de acties die je wilt opnemen in de melding.
    • Klik op Opslaan.

De melding wordt verzonden naar het Microsoft Teams-kanaal dat is opgegeven in de workflowactie. De gebruiker die de melding ontvangt, kan op een van de actieknoppen klikken om de actie uit te voeren. Het kanaal wordt ook automatisch gekoppeld aan het deal- of contactrecord en kan vanuit het record worden geconfigureerd.

HubSpot gesprekken beantwoorden in Microsoft Teams

Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar als je de installatie op beheerdersniveau hebt geselecteerd bij het installeren van de integratie.

Nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld, kun je HubSpot live chat-, Facebook Messenger-, WhatsApp-, formulierinzendingen en postvakberichten rechtstreeks binnen Microsoft Teams-kanalen verzenden en ontvangen. Hiervoor moet een gebruiker met Account Access- of Super Admin-rechten het team upgraden om het te kunnen gebruiken in HubSpot-gesprekken. Elk team moet worden geüpgraded voor deze functionaliteit.

Een Microsoft-team upgraden:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Klik op het tabblad Algemene instellingen en navigeer naar het tabblad Globale instellingen.
4. Klik in de sectie Aangesloten Teams op Upgraden naast het team dat u wilt upgraden.

Om het team te selecteren voor gebruik in de conversatie-inbox:

1. Terug op de Microsoft Teams integratiepagina in HubSpot, klik op het tabblad Communicatie.
2. Bekijk op het tabblad Inbox een lijst met alle conversatie-inboxen die je in je HubSpot-account hebt gemaakt.
3. Klik naast de inbox op Aan/Uit om berichten vanuit de conversatie-inbox rechtstreeks in Microsoft Teams-kanalen te verzenden en ontvangen.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Team om het team te selecteren dat de berichten moet ontvangen.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Kanaal om het Microsoft Team-kanaal te selecteren dat de inkomende berichten moet ontvangen.

Nadat je de inbox hebt gekoppeld, krijg je automatisch een melding in Microsoft Teams wanneer je een nieuw bericht in je HubSpot inbox hebt. Je kunt ook direct vanuit Microsoft Teams reageren, behalve op kanaaltypen voor e-mail en het indienen van formulieren.