Records en meldingen beheren in Microsoft Teams

Leer hoe je records en meldingen maakt en beheert na het koppelen van HubSpot en Microsoft Teams.

Meldingen van HubSpot ontvangen in Microsoft Teams

Zodra je de Microsoft Teams app hebt verbonden met HubSpot en je gebruikersaccount hebt gekoppeld, kun je HubSpot meldingen ontvangen in de HubSpot bot in Microsoft Teams.

Om alle meldingen, een meldingstype of specifieke meldingen die naar Microsoft Teams worden verzonden uit te schakelen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Meldingen.
• Klik op het tabblad Andere apps .
• Als je alle meldingen van HubSpot in Microsoft Teams wilt uitschakelen, klik je op om de Microsoft Teams-schakelaar uit te schakelen.

• Om specifieke soorten meldingen uit te schakelen, klikt u in het gedeelte Waarover u meldingen krijgt op om hetonderwerp van de melding uit te vouwen en schakelt u de selectievakjes uit naast de meldingen die u niet wilt ontvangen.

Let op: meldingen kunnen tot vijf minuten vertraging oplopen.

HubSpot bedrijven en deals koppelen aan Microsoft Teams kanalen

Een bedrijfsrecord of dealrecord koppelen aan een Microsoft Teams-kanaal:

• Navigeer naar uw bedrijfsrecords of dealrecords:
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.

• Klik op de rechterzijbalk in de Microsoft Teams-kaart op Microsoft Teams-kanaal koppelen.
• Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu Selecteer een team en selecteer een team om te koppelen aan het record van Hubspot.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een kanaal en selecteer een bestaand Microsoft Teams-kanaal om te koppelen aan het HubSpot-record, of klik op Nieuw MS Teams-kanaal maken om een nieuw kanaal te maken.

• • Schakel de activiteitstypes in om die meldingen te synchroniseren met het Microsoft Teams-kanaal. Je kunt notities, calls, e-mails, taken en vergaderingen synchroniseren.

Let op: activiteitenlogboeken voor e-mails worden alleen gesynchroniseerd als de e-mails zijn verzonden vanuit een record of zijn gelogd op een record in het CRM. E-mails die zijn verzonden met de HubSpot verkoopextensie worden bijvoorbeeld niet gesynchroniseerd.

• Klik op Kanaal koppelen.

Eenmaal gekoppeld, ontvang je relevante activiteitswaarschuwingen voor het gekoppelde Microsoft Teams-kanaal. Je kunt meerdere records aan één chatroom koppelen.

Microsoft Teams workflowacties gebruiken( alleenProfessional en Enterprise )

Zodra je Microsoft Teams met HubSpot hebt verbonden, kun je de volgende workflowacties gebruiken:

• Maak Microsoft Teams Channel: maak een nieuw Microsoft Teams kanaal in een bedrijf- of deal-gebaseerde workflow.
• Microsoft Teams-meldingen verzenden: stuur een melding naar een HubSpot verantwoordelijke en een Teams-kanaal. Beschikbaar in alle workflow typen behalve aangepast object en doel-gebaseerde workflows.

Let op: het is niet mogelijk om meldingen naar privékanalen in Microsoft Teams te sturen.

Om Microsoft Teams workflowacties te gebruiken:

• Navigeer in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van je workflow.
• Klik op het + plus-pictogram.
• Selecteer in het rechterpaneel een Microsoft Teams-actie:
  • Als je een kanaal wilt maken, selecteer je Microsoft Teams-kanaal maken.
    • Om te selecteren in welk team u de chatroom wilt maken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Team .
    • Voer de naam van de chatroom in het veld Channel in.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Privacy om de privacyinstellingen voor de chatroom te selecteren.
    • Klik op Opslaan.

• • Als je meldingen wilt verzenden, selecteer je Meldingen verzenden Microsoft Teams.
    • Om de specifieke gebruikers te selecteren naar wie je de melding wilt sturen, klik je op het vervolgkeuzemenu Gebruikers. Je kunt ook de naam van de gebruiker typen, die dan wordt weergegeven.
    • Om te selecteren naar welk team de melding moet worden verstuurd, klik je op het vervolgkeuzemenu Team.
    • Om te selecteren naar welk kanaal de notificatie moet worden verstuurd, klik je op het vervolgkeuzemenu Kanaal.
    • Voer het bericht in het veld Bericht in.
      • Je kunt het bericht opmaken door sterretjes te gebruiken om tekst vet te maken, underscores om te cursiveren en de return-toets voor een nieuwe regel.
      • Om iemand te taggen in de melding typ je @ gevolgd door hun Microsoft Teams e-mailadres.
      • Om een hyperlink in de melding op te nemen, zet je de tekst tussen vierkante haakjes, gevolgd door de URL tussen haakjes. Bijvoorbeeld [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Acties selecteren om op te nemen in de melding en selecteer de acties die je wilt opnemen in de melding.
    • Klik op Opslaan.

De melding wordt verzonden naar het Microsoft Teams-kanaal dat is opgegeven in de workflowactie. De gebruiker die de melding ontvangt, kan op een van de actieknoppen klikken om de actie uit te voeren. Het kanaal wordt ook automatisch gekoppeld aan het dealrecord of contactpersoonrecord en kan vanuit het record worden geconfigureerd.

Beantwoorden van HubSpot gesprekken in Microsoft Teams

Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar als je Full Install hebt geselecteerd bij het installeren van de integratie.

Nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld, kun je HubSpot live chat, Facebook Messenger, WhatsApp, formulierverzendingen en inboxberichten rechtstreeks binnen Microsoft Teams-kanalen verzenden en ontvangen. Hiervoor moet een gebruiker met Account Access- of Superbeheer-rechten het team upgraden om het te kunnen gebruiken in HubSpot gesprekken. Elk team moet worden geüpgraded voor deze functionaliteit.

Om een Microsoft Team te upgraden:

• Klik op Microsoft Teams.

• Klik op het tabblad Algemene instellingen en navigeer naar het tabblad Globale instellingen.
• Klik op Upgrade naast het Microsoft Team.

Om het team te selecteren voor gebruik in de inbox voor gesprekken:

• Klik op de Microsoft Teams-integratiepagina in HubSpot op het tabblad Gesprekken inbox, waarop alle gesprekken inboxen staan die je hebt gemaakt in je HubSpot-account.
• Klik naast de inbox Gesprekken op Aan/Uit om berichten rechtstreeks vanuit de inbox Gesprekken in Microsoft Teams-kanalen te verzenden en ontvangen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Team om het team te selecteren dat de berichten moet ontvangen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Kanaal om het Microsoft Team-kanaal te selecteren dat de inkomende berichten moet ontvangen.

Na het koppelen van de inbox, krijg je automatisch een melding in Microsoft Teams wanneer je een nieuw bericht in je HubSpot inbox hebt. Je kunt ook direct vanuit Microsoft Teams reageren, behalve op kanaaltypen voor e-mail en formulierverzending.