Tietueiden ja ilmoitusten hallinta Microsoft Teamsissa

Opi luomaan ja hallitsemaan tietueita ja ilmoituksia HubSpotin ja Microsoft Teamsin yhdistämisen jälkeen.

HubSpot-ilmoitusten vastaanottaminen Microsoft Teamsissa

Kun olet yhdistänyt Microsoft Teams -sovelluksen HubSpotiin ja yhdistänyt käyttäjätilisi, voit vastaanottaa HubSpot-ilmoituksia Microsoft Teamsin HubSpot-botissa.

Voit poistaa kaikkien ilmoitusten, ilmoitustyypin tai tiettyjen ilmoitusten lähettämisen Microsoft Teamsiin käytöstä:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ilmoitukset.
3. Napsauta Muut sovellukset-välilehteä .

• • Jos haluat kytkeä kaikki HubSpot-ilmoitukset pois päältä Microsoft Teamsissa, napsauta Miten saat ilmoituksia -kohdassa Microsoft Teams -kytkintä pois päältä.
  • Jos haluat kytkeä tietyt ilmoitustyypit pois päältä, laajennailmoitusaihe napsauttamalla Mitä sinulle ilmoitetaan -osiossa ja poista valintaruudut niiden ilmoitusten vierestä, joita et halua vastaanottaa.

Huomaa: ilmoitukset voivat viivästyä enintään viisi minuuttia.

HubSpot-yritysten ja -sopimusten yhdistäminen Microsoft Teams -kanaviin

Voit liittää yrityksen tai kaupantekotietueen Microsoft Teams -kanavaan:

1. Siirry yritys- tai sopimustietueisiin:

• • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.

2. Napsauta oikeassa sivupalkissa Microsoft Teams -kortissa Yhdistä Microsoft Teams -kanava.

3. Napsauta ponnahdusikkunassa Valitse tiimi -pudotusvalikkoa ja valitse tiimi, joka liitetään HubSpot-tietueeseen.
4. Napsauta Valitse kanava -pudotusvalikkoa ja valitse olemassa oleva Microsoft Teams -kanava, joka yhdistetään HubSpot-tietueeseen, tai luo uusi kanava napsauttamalla Luo uusi MS Teams -kanava.
5. Valitse aktiviteettityyppien valintaruudut synkronoidaksesi kyseiset hälytykset Microsoft Teams -kanavaan. Voit synkronoida muistiinpanot, puhelut, sähköpostit, tehtävät ja kokoukset.

Huomaa: sähköpostien aktiviteettihälytykset synkronoidaan vain, jos sähköpostit on lähetetty tietueesta tai kirjattu tietueeseen CRM:ssä. Esimerkiksi HubSpotin myyntilaajennuksen avulla lähetetyt sähköpostit eivät synkronoidu.

6. Valitse Associate channel (Yhdistä kanava).

Kun olet yhdistänyt kanavan, saat asiaankuuluvat aktiviteettihälytykset yhdistettyyn Microsoft Teams -kanavaan. Voit yhdistää useita tietueita yhteen kanavaan.

Microsoft Teamsin työnkulun toimintojen käyttäminen

Kun olet yhdistänyt Microsoft Teamsin HubSpotiin, voit käyttää seuraavia työnkulun toimintoja:

• Luo Microsoft Teams -kanava: Luo uusi Microsoft Teams -kanava. Tämä toiminto on käytettävissä yritys- ja kauppapohjaisissa työnkuluissa.
• Lähetä Microsoft Teams -ilmoituksia: lähetä ilmoitus HubSpotin omistajalle ja Teams-kanavalle. Tämä toiminto on käytettävissä kaikissa työnkulkutyypeissä, myös mukautetuissa kohteissa.
• Lisää kontakti Microsoft Teams -webinaariin: Rekisteröi kontakteja automaattisesti valittuun Microsoft Teams -webinaariin.

Huomaa: ilmoitusten lähettäminen Microsoft Teamsin yksityisiin kanaviin ei ole mahdollista.

Microsoft Teamsin työnkulun toimintojen käyttäminen:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta työnkulun nimeä.
3. Napsauta työnkulkueditorissa + plus-kuvaketta.
4. Valitse vasemmasta paneelista Microsoft Teams -toiminto:

• • Jos haluat luoda kanavan, valitse Create Microsoft Teams Channel -toiminto.
    • Valitse tiimi, jolle haluat luoda kanavan, napsauttamalla pudotusvalikkoa Tiimi .
    • Kirjoita Kanava-kenttään kanavan nimi.
    • Valitse kanavan yksityisyysasetukset napsauttamalla Tietosuoja-pudotusvalikkoa.
    • Napsauta Tallenna.

• • Jos haluat lähettää ilmoituksia, valitse Lähetä Microsoft Teams -ilmoitukset -toiminto.
    • Valitse käyttäjät, joille ilmoitukset lähetetään, napsauttamalla Users (Käyttäjät ) -pudotusvalikkoa. Voit myös kirjoittaa käyttäjän nimen, jolloin se tulee näkyviin valittavaksi.

    Huomaa: vain käyttäjät, jotka ovat asentaneet HubSpot-sovelluksen Microsoft Teamsiin, ovat valittavissa. Lisätietoja HubSpot-sovelluksen lisäämisestä Microsoft Teamsissa.

    • Valitse tiimi, jolle ilmoitukset lähetetään, napsauttamalla Tiimi-pudotusvalikkoa.
    • Valitse kanava, johon ilmoitukset lähetetään, napsauttamalla Kanava-pudotusvalikkoa.
    • Kirjoita Viesti-kenttään ilmoituksen viesti. Voit muotoilla viestin käyttämällä tähtiä lihavoidaksesi tekstin, alleviivauksia kursivoidaksesi sen ja paluupainiketta uutta riviä varten.
    • Jos haluat merkitä jonkun henkilön ilmoitukseen, kirjoita @ ja sen jälkeen hänen Microsoft Teams -sähköpostiosoitteensa.
    • Jos haluat sisällyttää ilmoitukseen hyperlinkin, laita hyperlinkki hakasulkeisiin ja sen jälkeen URL-osoite sulkeisiin. Esimerkiksi [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Jos haluat lähettää ilmoituksen myös tietueen omistajalle, valitse Lähetä ilmoitus tietueen omistajalle -valintaruutu.
    • Napsauta Select actions to include with message -pudotusvalikkoa ja valitse ilmoitukseen sisällytettävät toimet.
    • Napsauta Tallenna.

Ilmoitus lähetetään työnkulun toiminnossa määritettyyn Microsoft Teams -kanavaan. Ilmoituksen vastaanottava käyttäjä voi suorittaa toiminnon napsauttamalla mitä tahansa toimintopainiketta. Kanava liitetään myös automaattisesti kauppa- tai kontaktitietueeseen, ja se voidaan määrittää tietueesta.

HubSpot-keskusteluihin vastaaminen Microsoft Teamsissa

Huomaa: tämä toiminto on käytettävissä vain, jos valitsit täysasennuksen integraatiota asentaessasi.

Kun olet yhdistänyt HubSpotin ja Microsoft Teamsin, voit lähettää ja vastaanottaa HubSpotin live-chat-, Facebook Messenger-, WhatsApp-, lomakeviestejä ja postilaatikkoviestejä suoraan Microsoft Teamsin kanavissa. Tätä varten käyttäjän, jolla on Account Access- tai Super Admin -oikeudet, on päivitettävä Teams, jotta sitä voidaan käyttää HubSpot-keskusteluissa. Jokainen tiimi on päivitettävä tätä toimintoa varten.

Microsoft-tiimin päivittäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta Microsoft Teams.
3. Napsauta Yleiset asetukset-välilehteä ja siirry Globaalit asetukset-välilehteen.
4. Napsauta Connected Teams -osiossa Päivitä sen tiimin vieressä, jonka haluat päivittää.

Voit valita tiimin käytettäväksi keskustelujen saapuneet-kansiossa:

1. Palaa HubSpotin Microsoft Teams -integraatiosivulle ja napsauta Viestintä-välilehteä.
2. Tarkastele Saapuneet-välilehdellä luetteloa kaikista HubSpot-tilillesi luoduista Keskustelut-postilaatikoista.
3. Napsauta postilaatikon vieressäOn/Off-vaihtoehtoa, jotta voit lähettää ja vastaanottaa viestejä keskustelujen postilaatikosta suoraan Microsoft Teamsin kanavissa.
4. Valitse tiimi, joka vastaanottaa viestit, napsauttamalla Tiimi-pudotusvalikkoa .
5. Napsauta Kanava-pudotusvalikkoa valitaksesi Microsoft Team -kanavan, joka vastaanottaa saapuvat viestit.

Kun olet yhdistänyt keskustelupostilaatikon, saat automaattisesti ilmoituksen Microsoft Teamsissa, kun HubSpotin postilaatikossa on uusi viesti. Pystyt myös vastaamaan suoraan Microsoft Teamsista lukuun ottamatta sähköpostin ja lomakkeen lähettämisen kanavatyyppejä.