Korzystanie z webinarów HubSpot i Microsoft Teams

Po połączeniu HubSpot i Microsoft Teams można zsynchronizować rejestrację webinarów i szczegóły obecności z webinarów Microsoft Teams z wydarzeniami marketingowymi HubSpot. Informacje te można wykorzystać do segmentowania kontaktów w HubSpot.

Zanim zaczniesz

Upewnij się, że podłączyłeś pełną wersję instalacyjną Microsoft Teams do swojego konta HubSpot. Jeśli połączyłeś opcję ograniczonej instalacji, odinstaluj aplikację i zainstaluj opcję pełnej instalacji.

Aby zsynchronizować informacje o webinarach Microsoft Teams z wydarzeniami marketingowymi HubSpot, wykonaj poniższe kroki, aby skonfigurować PowerShell, połączyć się z Microsoft Teams i przyznać uprawnienia użytkownikom.

Konfiguracja PowerShell i połączenie z Microsoft Teams

• Postępuj zgodnie z instrukcjami w tym artykule, aby zainstalować PowerShell w swoim systemie operacyjnym. Jeśli program PowerShell jest już zainstalowany w systemie, pomiń ten krok.
• Otwórz PowerShell w swoim systemie:
  • Mac: otwórz Terminal i uruchom pwsh, aby uruchomić PowerShell.
  • Windows: wyszukaj "PowerShell" w menu Start, a następnie kliknij Uruchom jako administrator.
• Uruchom Connect-MicrosoftTeams w PowerShell i kliknij Enter. Jeśli moduł Teams PowerShell nie został zainstalowany, dowiedz się, jak go zainstalować.

Przyznawanie uprawnień użytkownikom

Postępuj zgodnie z instrukcjami w tym artykule, aby przyznać uprawnienia zestawowi użytkowników:

• Uruchom następujące polecenie w PowerShell, aby utworzyć zasady dostępu: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Aby przyznać uprawnienia wybranym użytkownikom, uruchom następujące polecenie: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Aby uzyskać identyfikator użytkownika, kliknij określonego użytkownika w centrum administracyjnym Microsoft. Identyfikator użytkownika będzie znajdował się w adresie URL strony.
  • Polecenie to należy uruchomić dla każdego użytkownika z osobna.
• Aby przyznać uprawnienia wszystkim istniejącym użytkownikom, uruchom następujące polecenie: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Aby przyznać uprawnienia wszystkim istniejącym i przyszłym użytkownikom jednocześnie, uruchom następujące polecenie: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Przegląd ustawień webinaru

Skonfiguruj ustawienia synchronizacji webinarów na koncie HubSpot i zdecyduj, w jaki sposób kontakty są tworzone w HubSpot z Microsoft Teams.

Zarządzanie globalnymi ustawieniami usługi Microsoft Teams

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Integracje.
• Kliknij Microsoft Teams.
• Kliknij pozycję Ustawienia webinarów > Ustawienia globalne.
• W sekcji Webinaria włącz przełącznik Synchronizuj dane webinaru, aby zsynchronizować dane webinaru z Microsoft Teams do HubSpot. Spowoduje to synchronizację danych webinarów dla wszystkich webinarów utworzonych przez wszystkich użytkowników Microsoft Teams na koncie HubSpot.
• W sekcji Wykluczenia dodaj domeny, aby zapobiec synchronizacji webinarów z HubSpot przez użytkowników z określoną domeną w adresie e-mail.
  
  • W sekcji Wykluczenia kontaktów wprowadź nazwę domeny swojej firmy, aby uniemożliwić pracownikom wewnętrznym tworzenie nowych kontaktów w HubSpot.

Możesz także zarządzać ustawieniami webinarów dla poszczególnych użytkowników:

• W sekcji Manage Individual User Settings kliknij User settings obok użytkownika.
• W prawym panelu, w sekcji Nagrywanie webinarów i transkrypcje:
  • Zaznacz pole Synchronizuj dane z nowo zaplanowanych webinarów domyślnie, aby automatycznie synchronizować wszelkie dane z nowego webinaru utworzonego przez tego użytkownika.
  • Zaznacz pole Synchronizuj nagrania i transkrypcje webinarów tego użytkownika, aby synchronizować nagrania i transkrypcje ze wszystkich webinarów.
  • Kliknij Zarządzaj indywidualnymi webinarami dla tego użytkownika , aby zarządzać ustawieniami synchronizacji dla indywidualnego webinaru.

Zarządzanie indywidualnymi ustawieniami Microsoft Teams

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Integracje.
• Kliknij Microsoft Teams.
• Kliknij pozycjęUstawienia webinaru > Moje ustawienia.
• W tej sekcji zobaczysz wszystkie webinary, których jesteś organizatorem.
• Zaznacz pola wyboru w kolumnie Synchronizuj obok webinarów, które chcesz zsynchronizować z wydarzeniami marketingowymi HubSpot. Dzięki temu wszelkie nowe aktualizacje webinarów będą synchronizowane z HubSpot.
• Aby zsynchronizować dane dotyczące poprzedniego webinaru, najedź kursorem na webinar i kliknij przycisk Synchronizuj teraz, aby pobrać wszystkie historyczne dane webinaru.
• Aby automatycznie synchronizować wszelkie nowe webinary utworzone w Microsoft Teams z HubSpot, zaznacz pole wyboru Synchronizuj dane z nowo zaplanowanych webinarów domyślnie.

Automatyczne rejestrowanie kontaktów do webinariów Microsoft Teams( tylkoMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional i Enterprise )

Skonfiguruj przepływ pracy, aby automatycznie rejestrować kontakty do webinarów Microsoft Teams. Przed wykonaniem poniższych kroków upewnij się, że skonfigurowałeś integrację Microsoft Teams i skonfigurowałeś ustawienia synchronizacji webinarów.

• Utwórz nowy przepływ pracy.
• Ustaw wyzwalacze rejestracji kontaktów,
• Podczas ustawiania akcji przewiń do opcji Zintegrowane aplikacje ,kliknij strzałkę obok Microsoft Teams i wybierz opcję Dodaj kontakt do webinaru Microsoft Teams.

• Kliknij menu rozwijane Webinar i wybierz webinar.

Imię, nazwisko i adres e-mail kontaktu będą zawsze dołączane do rejestracji kontaktu.

Po uruchomieniu przepływu pracy zarejestrowane kontakty będą wyświetlane w zakładce Obecność w ustawieniach webinaru w Microsoft Teams.

Jeśli webinar jest zsynchronizowany z HubSpot, kontakt pojawi się w rekordzie wydarzenia marketingowego HubSpot, a zdarzenie osi czasu rejestracji pojawi się w rekordzie kontaktu.

Wyświetlanie szczegółów rejestracji i obecności na webinarze

Po skonfigurowaniu ustawień webinaru wszelkie webinary, które zdecydujesz się zsynchronizować z Microsoft Teams do HubSpot, utworzą wydarzenie marketingowe w HubSpot z następującymi informacjami:

• Liczba zarejestrowanych, uczestników i anulowanych rejestracji.
• Nazwa wydarzenia
• Data
• Godzina rozpoczęcia i zakończenia
• Organizator
• Status
• Opis

Te właściwości wydarzeń marketingowych mogą być używane jako kryteria w listach i raportach.

Uwaga: jeśli organizator webinaru jest również uczestnikiem webinaru, nie będzie on wliczany do liczby zarejestrowanych lub uczestników.

Wydarzenia webinarowe można również wyświetlać w rekordzie kontaktu HubSpot z następującymi informacjami:

• Data webinaru
• Kiedy kontakt dołączył do webinaru
• Kiedy kontakt opuścił webinar
• Czas trwania uczestnictwa