Korzystanie z webinarów HubSpot i Microsoft Teams

Po połączeniu HubSpot i Microsoft Teams można zsynchronizować rejestrację na webinary i szczegóły obecności z webinarów Microsoft Teams z eventami marketingowymi HubSpot. Informacje te można wykorzystać do segmentacji kontaktów w HubSpot.

Przed rozpoczęciem

Upewnij się, że podłączyłeś pełną wersję instalacyjną Microsoft Teams do swojego konta HubSpot. Jeśli podłączono opcję ograniczonej instalacji, odinstaluj aplikację i zainstaluj opcję pełnej instalacji.

Aby zsynchronizować informacje o webinarach Microsoft Teams z eventami marketingowymi HubSpot, obserwuj poniższe kroki, aby skonfigurować PowerShell, połączyć się z Microsoft Teams i nadać uprawnienia użytkownikom.

Konfiguracja PowerShell i połączenie z Microsoft Teams

• Obserwując instrukcje zawarte w tym artykule, możesz zainstalować PowerShell w swoim systemie operacyjnym. Jeśli masz już zainstalowany PowerShell w swoim systemie, pomiń ten krok.
• Otwórz PowerShell w swoim systemie:
  • Mac: otwórz Terminal i uruchom pwsh, aby uruchomić PowerShell.
  • Windows: wyszukaj "PowerShell" w menu Start, a następnie kliknij Uruchom jako administrator.
• Uruchom Connect-MicrosoftTeams w PowerShell i kliknij Enter. Jeśli moduł Teams PowerShell nie został jeszcze zainstalowany, dowiedz się, jak go zainstalować.

Przyznawanie uprawnień użytkownikom

Obserwujący postępują zgodnie z instrukcjami zawartymi w tym artykule, aby nadać uprawnienia zestawowi użytkowników:

• Uruchom obserwujące polecenie w PowerShell, aby utworzyć politykę dostępu: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Aby nadać uprawnienia wybranym użytkownikom, uruchom następujące polecenie: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Aby uzyskać identyfikator użytkownika, kliknij określonego użytkownika w centrum administracyjnym Microsoft. Identyfikator użytkownika będzie znajdował się w adresie URL strony.
  • Polecenie to należy uruchomić dla każdego użytkownika z osobna.
• Aby nadać uprawnienia wszystkim istniejącym użytkownikom, uruchom następujące polecenie: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Aby nadać uprawnienia wszystkim istniejącym i przyszłym użytkownikom jednocześnie, uruchom następujące polecenie: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Przegląd ustawień webinaru

Skonfiguruj ustawienia synchronizacji webinarów na koncie HubSpot i zdecyduj, w jaki sposób kontakty są tworzone w HubSpot z Microsoft Teams.

Zarządzanie globalnymi ustawieniami Microsoft Teams

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Integracje.
• Kliknij Microsoft Teams.
• Kliknij Ustawienia webinaru > Ustawienia globalne.
• W sekcji Webinaria włącz przełącznik Synchronizuj dane webinaru, aby zsynchronizować dane webinaru z Microsoft Teams do HubSpot. Spowoduje to synchronizację danych webinarów dla wszystkich webinarów utworzonych przez wszystkich użytkowników Microsoft Teams na koncie HubSpot.
• W sekcji Wykluczenia dodaj domeny, aby zapobiec synchronizacji webinarów z HubSpot przez użytkowników z określoną domeną w adresie e-mail.
  
  • W sekcji Wykluczenia kontaktów wprowadź nazwę domeny firmy, aby uniemożliwić pracownikom wewnętrznym tworzenie nowych kontaktów w HubSpot.

Możesz także zarządzać ustawieniami webinarów dla poszczególnych użytkowników:

• W sekcji Zarządzaj indywidualnymi ustawieniami użytkownika kliknij Ustawienia użytkownika obok użytkownika.
• W prawym panelu, w sekcji Rekord webinaru i transkrypcje:
  • Zaznacz pole Synchronizuj dane z nowo zaplanowanych webinarów domyślnie, aby automatycznie synchronizować wszelkie dane z nowego webinaru utworzonego przez tego użytkownika.

• • Kliknij Zarządzaj pojedynczymi webinarami dla tego użytkownika , aby zarządzać ustawieniami synchronizacji dla pojedynczego webinaru.

Zarządzanie indywidualnymi ustawieniami Microsoft Teams

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Integracje.
• Kliknij Microsoft Teams.
• Kliknij kolejno opcjeUstawienia webinaru > Moje ustawienia.
• W tej sekcji zobaczysz wszystkie webinary, których jesteś organizatorem.
• Zaznacz pola wyboru w kolumnie Synchronizuj obok webinarów, które chcesz zsynchronizować z eventami marketingowymi HubSpot. Dzięki temu wszelkie nowe aktualizacje webinarów będą synchronizowane z HubSpot.
• Aby zsynchronizować dane dotyczące poprzedniego webinaru, najedź kursorem na webinar i kliknij przycisk Synchronizuj teraz, aby pobrać wszystkie historyczne dane webinaru.
• Aby automatycznie synchronizować wszelkie nowe webinary utworzone w Microsoft Teams z HubSpot, zaznacz pole wyboru Synchronizuj dane z nowo zaplanowanych webinarów domyślnie.

Wykorzystanie formularzy HubSpot do rejestracji na webinary

Formularze rejestracyjne HubSpot można tworzyć dla webinarów Microsoft Teams. Gdy odwiedzający prześle formularz rejestracyjny, zdarzenie rejestracji pojawi się na osi czasu aktywności kontaktu, a dane rejestracji zostaną dodane do szczegółów webinaru w Microsoft Teams.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Marketing > Formularze.
• Utwórz formularz. Jest to obecnie dostępne tylko w starszym edytorze formularzy.
• Skonfiguruj pola formularza. Formularz musi zawierać imię, nazwisko i adres e-mail, aby akceptować rejestracje.
• Skonfiguruj opcje formularza . W sekcji Formularz webinaru wybierz Microsoft Teams i webinar, dla którego formularz będzie zbierał rejestracje.

• Zakończ konfigurację formularza.

Automatycznie zapisuj się na webinaria Microsoft Teams( tylkoMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional i Enterprise )

Skonfiguruj przepływ pracy, aby automatycznie zapisywać się z kontaktami na webinary Microsoft Teams. Przed wykonaniem poniższych kroków upewnij się, że skonfigurowałeś integrację z Microsoft Teams i skonfigurowałeś ustawienia synchronizacji webinarów.

• Utwórz nowy przepływ pracy.
• Ustaw wyzwalacze zapisu kontaktu,
• Podczas ustawiania zestawu działań przewiń do opcji Zintegrowane aplikacje ,kliknij strzałkę obok Microsoft Teams i wybierz opcję Dodaj kontakt do webinaru Microsoft Teams.

• Kliknij menu rozwijane Webinarium i wybierz webinarium.

Imię, nazwisko i adres e-mail kontaktu będą zawsze uwzględniane przy rejestracji kontaktu.

Po uruchomieniu przepływu pracy zarejestrowane kontakty będą wyświetlane w zakładce Obecność w ustawieniach webinaru w Microsoft Teams.

Jeśli webinar zostanie zsynchronizowany z HubSpot, kontakt pojawi się w rekordzie eventów marketingowych w HubSpot, a oś czasu rejestracji pojawi się w rekordzie kontaktu.

Wyświetl szczegóły rejestracji i uczestnictwa w webinarium

Po skonfigurowaniu ustawień webinaru, każdy webinar, który zdecydujesz się zsynchronizować z Microsoft Teams do HubSpot, utworzy eventy marketingowe w HubSpot z obserwującymi informacjami:

• Liczba zarejestrowanych, uczestników i anulowanych rezerwacji.
• Nazwa zdarzenia
• Data
• Godzina rozpoczęcia i zakończenia
• Organizator
• Status
• Opis

Te właściwości eventów marketingowych mogą być używane jako kryteria w listach i raportach.

Uwaga: jeśli organizator webinaru jest jednocześnie jego uczestnikiem, nie będzie to wliczane do liczby zarejestrowanych lub uczestników.

Zdarzenia związane z webinariami można również przeglądać w rekordzie kontaktu w HubSpot:

• Data webinaru
• Kiedy kontakt dołączył do webinaru
• Kiedy kontakt opuścił webinarium
• Czas trwania uczestnictwa