Utiliza los seminarios web de HubSpot y Microsoft Teams

Después de conectando HubSpot y Microsoft Teams, puedes sincronizar el registro y los detalles de asistencia de los seminarios web de Microsoft Teams con los eventos de marketing de HubSpot. Utiliza esta información para segmentar tus contactos en HubSpot.

Antes de comenzar

Asegúrate de que has conectado la versión de instalación completa de Microsoft Teams a tu cuenta de HubSpot. Si has conectado la opción Instalación limitada, desinstala la aplicación e instala la opción Instalación Completa.

Para sincronizar la información de los seminarios web de Microsoft Teams con los eventos de marketing de HubSpot, sigue los pasos que se indican a continuación para configurar PowerShell, conectar con Microsoft Teams y conceder permisos a los usuarios.

Configurar PowerShell y conectarse a Microsoft Teams

• Siga las instrucciones de este artículo para instalar PowerShell en su sistema operativo. Si ya tienes PowerShell instalado en tu sistema, omite este Paso. 
• Abre PowerShell en tu sistema:
  • Mac: abre Terminal y ejecuta pwsh para iniciar PowerShell.
  • Windows: busque "PowerShell" en el menú Inicio y, a continuación, haga clic en Ejecutar como administrador. 
• Ejecuta Connect-MicrosoftTeams en PowerShell y haz clic en Enter. Si no ha instalado el módulo PowerShell para equipos, aprenda a instalarlo en . 

Concede permisos a los usuarios

Siga las instrucciones de este artículo para conceder permisos a un conjunto de usuarios:

• Ejecuta el siguiente comando en PowerShell para crear una política de acceso: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Para conceder permisos a los usuarios seleccionados de , ejecuta el siguiente comando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Para obtener un ID de usuario, haz clic en un usuario específico en el Centro de administración de Microsoft . El ID de registro del usuario estará en la URL de la página. 
  • Debes ejecutar este comando para cada usuario. 
• Para conceder permisos a a todos los usuarios existentes, ejecuta el siguiente comando: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Para conceder permisos a todos los usuarios existentes y futuros a la vez, ejecuta el siguiente comando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Revisar ajustes del webinar

Configura los ajustes de Sincronización de contactos de tu cuenta de HubSpot y decide cómo se crean los contactos en HubSpot desde Microsoft Teams.

Administrar en Configuración global de Microsoft Teams

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Integraciones.
• Clic en Microsoft Teams.
• Clic en Webinar Settings > Global settings. 
• En la sección Webinars, activa el interruptor Sincronizar datos de webinars para sincronizar los datos de webinars de Microsoft Teams con HubSpot. Esto sincronizará los datos de todos los seminarios web creados por todos los usuarios de Microsoft Teams en la cuenta de HubSpot. 
• En la sección Exclusiones, añade dominios para evitar que los webinars sean sincronizados con HubSpot por usuarios con un dominio específico en su dirección de correo electrónico. 
  
  • En la sección Exclusiones de contactos, introduce el nombre de dominio de tu empresa para evitar que los empleados internos se creen como nuevos contactos en HubSpot. 

También puedes gestionar la configuración del seminario web para usuarios individuales:

• En la sección Administrar ajustes individuales de usuario, haz clic en Ajustes de usuario junto al usuario.
• En el panel derecho, en la sección Registros de Webinar y transcripciones: 
  • Marca la casilla Sincronizar datos de seminarios web recién programados de forma predeterminada para sincronizar automáticamente cualquiera de los datos de un seminario web nuevo creado por ese usuario.
  • Marca la casilla Sincronizar las grabaciones y transcripciones de los webinars de este usuario para sincronizar las grabaciones y transcripciones de todos los webinars.
  • Haz clic en Gestionar webinars individuales para este usuario para gestionar los ajustes de sincronización de un webinar individual. 

Administrar ajustes individuales de Microsoft Teams

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Integraciones.
• Clic en Microsoft Teams.
• Clic en Webinar Settings > My settings. 
• En esta sección, verá todos los seminarios web de los que es organizador.
• Selecciona los cuadros de verificación en la columna Sincronizar junto a los webinars que quieres sincronizar con los Eventos de marketing de HubSpot. Esto garantiza que cualquiera de las nuevas Actualizaciones del seminario web se sincronice con HubSpot. 
• Para sincronizar los datos de un seminario pasado, pasa el ratón por encima y haz clic en Sincronizar ahora para recuperar todos los datos históricos del seminario.
• Para sincronizar automáticamente cualquier seminario web nuevo que crees en Microsoft Teams con HubSpot, selecciona la casilla de verificación Sincronizar datos de seminarios web recién programados de forma predeterminada. 

Inscripción automática de contactos en seminarios web de Microsoft Teams (Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional y Enterprise solamente)

Configure un flujo de trabajo para inscribir contactos automáticamente en sus seminarios web de Microsoft Teams. Antes de seguir los pasos que se indican a continuación, asegúrese de configurar la integración de Microsoft Teams, y configurar los ajustes de sincronización del seminario web.

• Crear un nuevo flujo de trabajo.
• Configure su contacto desencadenantes de inscripción,
• Cuando configure su acción , desplácese a Aplicaciones integradas haga clic en la flecha situada junto a Microsoft teams y seleccione Añadir contacto a Microsoft Teams webinar.

• Haga clic en el menú desplegable Webinar y seleccione el webinar .

Siempre se incluirán el nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico del contacto para registrarlo.

Cuando se ejecute el flujo de trabajo, los contactos registrados aparecerán en la pestaña Asistencia de la configuración del seminario web de Microsoft Teams.

Si el seminario web se sincroniza con HubSpot, el contacto aparecerá en el registro de eventos de marketing de HubSpot, y aparecerá un evento de línea de tiempo de registro en el registro del contacto.

Ver detalles de inscripción y asistencia al seminario web

Una vez que hayas configurado los ajustes de tu seminario web, cualquier seminario web que elijas sincronizar desde Microsoft Teams a HubSpot creará un evento de marketing en HubSpot con la siguiente información:

• Número de inscritos, Asistentes y cancelaciones.
• Nombre de evento
• Fecha
• Hora de inicio y Fin
• Organizador
• Estado
• Descripción

Estas propiedades de los eventos de marketing pueden utilizarse como criterios en listas e informes. 

Nota: si el organizador del seminario web también participa en él, no contará en el número de inscritos o asistentes.

También puedes ver los eventos del seminario web en el registro de contacto de HubSpot con la siguiente información:

• Fecha del seminario web
• Cuando un contacto se unió al seminario web
• Cuando el contacto abandonó el seminario web
• Duración de la asistencia