Utiliza los seminarios web de HubSpot y Microsoft Teams

Después de conectando HubSpot y Microsoft Teams, puedes sincronizar el registro y los detalles de asistencia de los seminarios web de Microsoft Teams con los eventos de marketing de HubSpot. Utiliza esta información para segmentar tus contactos en HubSpot.

Antes de comenzar

Asegúrate de que has conectado la versión de instalación completa de Microsoft Teams a tu cuenta de HubSpot. Si has conectado la opción Instalación limitada, desinstala la aplicación e instala la opción Instalación Completa.

Para sincronizar la información de los seminarios web de Microsoft Teams con los eventos de marketing de HubSpot, sigue los pasos que se indican a continuación para configurar PowerShell, conectar con Microsoft Teams y conceder permisos a los usuarios.

Configurar PowerShell y conectarse a Microsoft Teams

• Siga las instrucciones de este artículo para instalar PowerShell en su sistema operativo. Si ya tiene PowerShell instalado, puede omitir este paso. 
• Abre PowerShell en tu sistema:
  • Mac: abre Terminal y ejecuta pwsh para iniciar PowerShell.
  • Windows: busque "PowerShell" en el menú Inicio y, a continuación, haga clic en Ejecutar como administrador. 
• Ejecuta Connect-MicrosoftTeams en PowerShell y haz clic en Enter. Si no ha instalado el módulo PowerShell para equipos, aprenda a instalarlo en .  

Concede permisos a los usuarios

Siga las instrucciones de este artículo para conceder permisos a un conjunto de usuarios:

• Ejecuta el siguiente comando en PowerShell para crear una política de acceso: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Para conceder permisos a los usuarios seleccionados de , ejecuta el siguiente comando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Para obtener un ID de usuario, haz clic en un usuario específico en el Centro de administración de Microsoft . El ID de registro del usuario estará en la URL de la página. 
  • Debes ejecutar este comando para cada usuario. 
• Para conceder permisos a a todos los usuarios existentes, ejecuta el siguiente comando: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Para conceder permisos a todos los usuarios existentes y futuros a la vez, ejecuta el siguiente comando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Revisar ajustes del webinar

Configura los ajustes de Sincronización de contactos de tu cuenta de HubSpot y decide cómo se crean los contactos en HubSpot desde Microsoft Teams.

Administrar en Configuración global de Microsoft Teams

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
• Clic en Microsoft Teams.
• Haga clic en la pestaña Webinarios y, a continuación, en la pestaña Ajustes globales . 
• En la sección Webinars, activa el interruptor Sincronizar datos de webinars para sincronizar los datos de webinars de Microsoft Teams con HubSpot. Esto sincronizará los datos de todos los seminarios web creados por todos los usuarios de Microsoft Teams en la cuenta de HubSpot. 
• En la sección Exclusiones , puedes agregar dominios para evitar que los webinarios sean sincronizados con HubSpot por usuarios con un dominio específico en su dirección de correo electrónico.
  
  • En la sección Exclusiones de contactos , puedes introducir el nombre de dominio de tu empresa para evitar que los empleados internos se creen como nuevos contactos en HubSpot. 

También puedes gestionar la configuración del seminario web para usuarios individuales:

• Haga clic en la pestaña Ajustes generales y, a continuación, en la pestaña Ajustes globales .
• En la parte inferior de la página, en la sección Gestionar ajustes individuales de usuario, haga clic en Ajustes de usuario junto al usuario.
• En el panel derecho, en la sección Ajustes del Webinario:
  • Seleccione la casilla de verificación Sincronizar datos de webinarios recién programados de forma predeterminada para sincronizar automáticamente cualquier dato de un nuevo webinario creado por ese usuario.

• • Haz clic en Gestionar webinars individuales para este usuario para gestionar los ajustes de sincronización de un webinar individual. 

Ajuste personal de Microsoft Teams

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
• Clic en Microsoft Teams.
• Haga clic en la pestaña Webinarios y, a continuación, en la pestaña Mis ajustes . 
• En esta sección, puede revisar todos los webinarios de los que es organizador. 
• Seleccione las casillas de verificación en la columna Sincronizar junto a los webinarios que desea sincronizar con los eventos de marketing de HubSpot. Esto garantiza que cualquiera de las nuevas Actualizaciones del seminario web se sincronice con HubSpot. 
• Para sincronizar los datos de un webinario anterior, sitúe el cursor sobre el webinario y haga clic en Sincronizar ahora para recuperar todos los datos históricos del webinario.
• Para sincronizar automáticamente cualquier seminario web nuevo que crees en Microsoft Teams con HubSpot, selecciona la casilla de verificación Sincronizar datos de seminarios web recién programados de forma predeterminada.  

Utilizar formularios de HubSpot (heredados) para el registro en webinarios

Puedes crear formularios de registro de HubSpot para tus webinarios de Microsoft Teams. Una vez que un visitante envíe el formulario de registro, aparecerá un evento de registro en la cronología de actividad del contacto y los datos de registro se añadirán a los detalles del webinario en Microsoft Teams.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Formularios.
• Crea un formulario. Actualmente sólo está disponible en el editor de formularios heredado. 
• Ajuste los campos del formulario. El formulario debe tener Nombre, Apellidos y Correo electrónico para aceptar inscripciones.
• Ajuste las opciones del formulario . En la sección Formulario de seminario web , seleccione Microsoft Teams y el seminario web para el que el formulario recopilará inscripciones.

• Termine de ajustar su formulario.

Inscripción automática de contactos en seminarios web de Microsoft Teams (Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional y Enterprise solamente)

Configure un flujo de trabajo para inscribir contactos automáticamente en sus seminarios web de Microsoft Teams. Antes de seguir los pasos que se indican a continuación, asegúrese de configurar la integración de Microsoft Teams, y configurar los ajustes de sincronización del seminario web.

• Crear un nuevo flujo de trabajo.
• Ajuste sus desencadenantes de inscripción de contactos .
• En el editor de workflow, haga clic en el icono + más para añadir una acción.
• En el panel izquierdo, desplácese hasta la sección Aplicaciones integradas .
• Haga clic en la flecha situada junto a Microsoft Teams y seleccione Añadir contacto a webinario de Microsoft Teams .