HubSpotとMicrosoft Teamsのウェビナーを利用する

HubSpotとMicrosoft Teamsを接続すると、Microsoft TeamsウェビナーからHubSpotマーケティングイベントにウェビナー登録と出席詳細を同期できます。この情報を使って、HubSpotでコンタクトをセグメント化します。

始める前に

Microsoft Teamsのフルインストール版をHubSpotアカウントに接続していることを確認してください。制限付きインストールオプションを接続された場合は、アプリをアンインストールし、フルインストールオプションをインストールしてください。

Microsoft Teamsのウェビナー情報をHubSpotマーケティングイベントに同期するには、以下の手順に従ってPowerShellをセットアップし、Microsoft Teamsに接続し、ユーザーに権限を付与します。

PowerShellの設定とMicrosoft Teamsへの接続

• この記事の指示に従って、PowerShellをオペレーティングシステムにインストールしてください。すでにPowerShellがシステムにインストールされている場合は、この手順をスキップしてください。 
• システムでPowerShellを開く：
  • Mac: Terminalを開き、pwsh、PowerShellを起動する。
  • Windows:スタートメニューで "PowerShell "を検索し、管理者として実行をクリックする。 
• PowerShell でConnect-MicrosoftTeamsを実行し、Enterをクリックする。Teams PowerShell モジュールをインストールしていない場合は、モジュールをインストールする方法をご覧ください。 

ユーザー別権限の付与

この記事の指示に従って、一連のユーザーに権限を付与する：

• PowerShellで以下のコマンドを実行し、アクセスポリシーを作成する：New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION" .
• 、選択したユーザーに権限を与えるには、以下のコマンドを実行する：Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID” .
  
  • ユーザーIDを取得するには、Microsoft管理センターの特定のユーザー。ユーザー別IDはページURLに記載されます。 
  • 各ユーザー別にこのコマンドを実行する必要があります。 
• すべての既存ユーザーに権限を与えるには、以下のコマンドを実行する：Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY .
• すべての既存ユーザーと将来のユーザーに一度に権限を与えるには、以下のコマンドを実行する：Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global .

ウェビナーの設定を見直す

HubSpotアカウントのウェビナー同期設定を構成し、Microsoft TeamsからHubSpotでコンタクトを作成する方法を決定します。

Microsoft Teamsのグローバル設定の管理

• HubSpotアカウントで、［データ管理］＞［連携］の順に進みます。
• Microsoft Teamsをクリックします。
• ウェビナー設定 > グローバル設定をクリックします。 
• 「ウェビナー」セクションで、「ウェビナーデータを同期」スイッチを切り替えて、Microsoft TeamsからHubSpotにウェビナーデータを同期します。これにより、HubSpotアカウント上の全てのMicrosoft Teamsユーザーによる作成ウェビナーデータを同期します。 
• Exclusions ] セクションでドメインを追加し、Eメールアドレスに特定のドメインを持つユーザーからHubSpotにウェビナーが同期されないようにします。
  
  • コンタクトの除外 ] セクションに会社ドメイン名を入力し、HubSpotで内部社員が新規コンタクトとして作成されないようにします。 

また、個々のユーザーのウェビナー設定を次のように管理することもできます。

• 個別ユーザーの設定を管理セクションで、ユーザーの横にあるユーザー設定をクリックします。
• 右側のパネルで、ウェビナーのレコーディングと文字起こし：
  • 新規にスケジュールされたウェビナーのデータをデフォルトで同期のボックスをオンにすると、そのユーザーが作成した新規ウェビナーのデータが自動的に同期されます。
  • 全てのウェビナーのレコーディングと文字起こしを同期するには、このユーザーのウェビナーのレコーディングと文字起こしを同期ボックスをオンにします。
  • 個々のウェビナーの同期設定を管理するには、［このユーザーの個別のウェビナーを管理］をクリックします。 

Microsoft Teamsの個別設定の管理

• HubSpotアカウントで、［データ管理］＞［連携］の順に進みます。
• Microsoft Teamsをクリックします。
• Webinar Settings > 「自分の設定」をクリックします。 
• このセクションには、あなたが主催者となっているすべてのウェビナーが表示されます。
• Sync列で、HubSpot マーケティングイベントに同期するウェビナーの横にあるチェックボックスを選択します。これにより、新しいウェビナーの更新がHubSpotに同期されます。 
• 過去のウェビナーのデータを同期するには、ウェビナーにマウスポインターを合わせ、今すぐ同期をクリックすると、過去の全てのウェビナーデータを取得できます。
• Microsoft Teamsで作成した新規ウェビナーをHubSpotに自動的に同期するには、デフォルトで新しくスケジュールされたウェビナーによるデータを同期チェックボックスを選択します。 

Microsoft Teamsウェビナーへのコンタクトの自動登録 ( Marketing Hub , Sales Hub , Service Hub , Operations Hub ProfessionalおよびEnterpriseのみ)

Microsoft Teamsウェビナーにコンタクトを自動登録するワークフローを設定します。以下の手順を実行する前に、Microsoft Teamsとの連携設定、ウェビナーの同期設定を必ず行ってください。

• 新規ワークフローを作成する。
• 登録トリガーを設定する、
• アクションを設定する際、統合アプリにスクロールし、矢印を Microsoft teams の横にクリックし、 Add Contact to Microsoft Teams webinar を選択します。

• ウェビナー ドロップダウンメニューをクリックし、 ウェビナー を選択します。

コンタクトの登録には、必ずコンタクトの "名"、"Eメールアドレス "が含まれます。

ワークフローが実行されると、登録されたコンタクトが Microsoft Teams のウェビナー設定の出席タブに表示されます。

ウェビナーがHubSpotに同期されると、HubSpotのマーケティングイベントレコードにコンタクトが表示され、コンタクトのレコードに登録タイムラインイベントが表示されます。

ウェビナーの登録と出席の詳細を表示する

ウェビナー設定を構成すると、Microsoft TeamsからHubSpotへの同期を選択したウェビナーは、HubSpotで以下の情報を含むマーケティングイベントが作成されます：

• 登録者数、出席者数、キャンセル数。
• イベント名
• 日付
• 終了時刻
• オーガナイザー
• ステータス
• 説明

これらのマーケティングイベントプロパティーは、リストやレポートの基準として使用することができます。 

注：ウェビナーの主催者がウェビナーの参加者でもある場合、登録者数や参加者数にはカウントされません。

また、HubSpotのコンタクトレコードでウェビナーイベントを表示するには、次の情報を入力してください：

• ウェビナー開催日
• コンタクトがウェビナーに参加したとき。
• コンタクトがウェビナーを離脱したとき
• 出席期間