HubSpotとMicrosoft Teamsのウェビナーを利用する

HubSpotとMicrosoft Teamsを連携させると、Microsoft Teamsのウェビナーから、ウェビナーの登録情報や参加状況のデータをHubSpotに同期できるようになります。これにより、ウェビナーのエンゲージメントをCRMデータと併せて追跡できるほか、登録情報や参加情報を活用して見込み客をセグメント化し、フォローアップ業務を自動化することができます。たとえば、ウェビナーの登録者をワークフローに登録したり、ウェビナーに登録した人や参加した人に基づいてリストを作成したりすることができます。

始める前に

Microsoft Teamsの 管理者レベルのインストールバージョン がHubSpotアカウントに接続されていることを確認します。ユーザーレベルのインストール版を接続した場合は、管理者レベルのインストールに切り替える方法について詳しくご確認ください。

Microsoft Teamsのウェビナー情報をHubSpotマーケティングイベントに同期するには、以下の手順に従ってPowerShellをセットアップし、Microsoft Teamsに接続し、ユーザーに権限を付与します。

PowerShellの設定とMicrosoft Teamsへの接続

1. この記事 の手順に従って、オペレーティング システムに PowerShell をインストールします。PowerShell が既にインストールされている場合は、この手順をスキップできます。 
2. システムでPowerShellを開く：

• • Mac: Terminalを開き、pwsh、PowerShellを起動する。
  • Windows:スタートメニューで "PowerShell "を検索し、管理者として実行をクリックする。 

3. PowerShell でConnect-MicrosoftTeamsを実行し、Enterをクリックする。Teams PowerShell モジュールをインストールしていない場合は、モジュールをインストールする方法をご覧ください。 

ユーザー別権限の付与

この記事の指示に従って、一連のユーザーに権限を付与する：

1. PowerShellで以下のコマンドを実行し、アクセスポリシーを作成する：New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION" .
2. 選択した ユーザーにアクセス許可を付与するには、コマンド Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID” を実行します。

• • ユーザーIDを取得するには、Microsoft管理センターの特定のユーザー。ユーザー別IDはページURLに記載されます。 
  • 各ユーザー別にこのコマンドを実行する必要があります。 

3. 全ての既存ユーザーに権限を与えるには、以下のコマンドを実行する：Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY .
4. 全ての既存ユーザーと将来のユーザーに一度に権限を与えるには、以下のコマンドを実行する：Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global .

ウェビナーの設定を見直す

HubSpotアカウントのウェビナー同期設定を構成し、Microsoft TeamsからHubSpotでコンタクトを作成する方法を決定します。

Microsoft Teamsのグローバル設定の管理

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. Microsoft Teamsをクリックします。
3. ［設定］タブをクリックします。次に、「ウェビナー」をクリックします。 
4. グローバル設定タブに移動します。 
5. 「ウェビナー」セクションで、「ウェビナーデータを同期」スイッチを切り替えて、Microsoft TeamsからHubSpotにウェビナーデータを同期します。これにより、HubSpotアカウント上の全てのMicrosoft Teamsユーザーによる作成ウェビナーデータを同期します。 
6. [ 除外] セクションでドメインを追加することで、Eメールアドレスに特定のドメインを持つユーザーによるウェビナーのHubSpotへの同期を防止できます。自社のドメイン名を入力することで、社内の従業員がHubSpotのコンタクトとして新たに作成されるのを防ぐことができます。 

また、個々のユーザーのウェビナー設定を次のように管理することもできます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. Microsoft Teamsをクリックします。
3. ［設定］タブをクリックします。次に、「グローバル設定」をクリックします。
4. ページの下部にある [個別のユーザーの設定の管理 ]セクションで、ユーザーを検索し、その横にある[ユーザー設定]をクリックします。
5. 右側のパネルの[ウェビナー設定]セクション:

• • そのユーザーが作成した新しいウェビナーからデータを自動的に同期するには、[ デフォルトで新たにスケジュールされたウェビナーからデータを同期 ]チェックボックスをオンにします。

• • 個々のウェビナーの同期設定を管理するには、［このユーザーの個別のウェビナーを管理］をクリックします。 

個人の Microsoft Teams 設定を管理する

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. Microsoft Teamsをクリックします。
3. ［設定］タブをクリックします。次に [ウェビナー]をクリックします。
4. [ マイ設定 ] タブで、自分が主催者となっているすべてのウェビナーを確認してください。 
5. HubSpotマーケティングイベントに同期するウェビナーの横にある[同期 ]列で チェックボックス をオンにします。これにより、新しいウェビナーの更新がHubSpotに同期されます。 
6. 過去のウェビナーのデータ同期るには、ウェビナーの上にマウスポインターを置き、[ 今すぐ同期 ]をクリックしてすべてのウェビナー履歴データを取得します。
7. Microsoft Teamsで作成した新規ウェビナーをHubSpotに自動的に同期するには、デフォルトで新しくスケジュールされたウェビナーによるデータを同期チェックボックスを選択します。 

ウェビナー登録にHubSpotページ上のフォームを使用する

HubSpotフォームを使用して、Microsoft Teamsウェビナーの登録を集めます。訪問者が登録フォームを送信すると、HubSpotのコンタクトのアクティビティータイムラインに登録イベントが表示されます。登録データは、Microsoft Teamsのウェビナーの詳細にも追加されます。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［マーケティング］＞［フォーム］の順に進みます。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［マーケティング］＞［フォーム］に直接移動します。
2. フォームを作成します。
3. フォームフィールドを設定します。登録を受け付けるには、フォームに 名 、 姓 、 Eメール が必要です。

注: HubSpotのMicrosoft Teamsウェビナーとの連携では、ウェビナー登録の3つの必須フィールド( 名、姓、 およびEメール)のみがサポートされます。登録に他のフィールドを必須にすると、ウェビナー登録は失敗します。

4. フォームのセットアップと公開が完了したら、 フォームをHubSpotページに追加します。
5. HubSpotページの左のサイドバーエディターで、[コンテンツ]に移動します。 次に[フォーム ]モジュールをクリックします。 
6. [フォームの自動化]セクションに移動します。
7. [ウェビナーフォーム]セクションで、[ 連携を選択 ]ドロップダウンメニューをクリックします。[ Microsoft Teams ]と、フォームで登録を収集する ウェビナー を選択します。
8. HubSpotページのセットアップを続行します。 

コンタクトをMicrosoft Teamsウェビナーに自動的に登録

Microsoft Teamsウェビナーにコンタクトを自動登録するワークフローを設定します。以下の手順を実行する前に、Microsoft Teamsとの連携設定、ウェビナーの同期設定を必ず行ってください。

1. 新規ワークフローを作成する。
2. コンタクト 登録トリガーを設定します。
3. ワークフローエディターで、 +プラスアイコン をクリックしてアクションを追加します。
4. 左側のパネルで、[ 連携アプリ ]セクションまでスクロールします。
5. [Microsoft Teams] の横にある 矢印 をクリックし、[コンタクト を Microsoft Teams ウェビナー に追加 ] を選択します。 
6. [ウェビナー ]ドロップダウンメニューをクリックし、ウェビナーを選択します。

コンタクトを登録するには、コンタクトの名前、姓、Eメールアドレスが常に含まれます。

注: HubSpot の Microsoft Teams ウェビナーとの連携では、 名 、 姓 、 Eメール の ウェビナー 登録の 3 つの必須フィールドのみがサポートされます。登録に他のフィールドを必須にすると、ウェビナー登録は失敗します。

ワークフローがオンの場合、登録済みのコンタクトが Microsoft Teams のウェビナー設定の[ 参加 ]タブに表示されます。