Utilizzare i webinar di HubSpot e Microsoft Teams

Dopo aver collegato HubSpot e Microsoft Teams, è possibile sincronizzare i dati di registrazione e partecipazione ai webinar di Microsoft Teams con gli eventi di marketing di HubSpot. Utilizzate queste informazioni per segmentare i vostri contatti in HubSpot.

Prima di iniziare

Assicuratevi di aver collegato la versione completa di Microsoft Teams al vostro account HubSpot. Se avete collegato l'opzione di installazione limitata, disinstallate l'applicazione e installate l'opzione di installazione completa.

Per sincronizzare le informazioni dei webinar di Microsoft Teams con gli eventi di marketing di HubSpot, seguite i passaggi seguenti per configurare PowerShell, connettersi a Microsoft Teams e concedere le autorizzazioni agli utenti.

Configurare PowerShell e connettersi a Microsoft Teams

• Seguite le istruzioni di questo articolo per installare PowerShell nel vostro sistema operativo. Se PowerShell è già installato nel sistema, saltate questo passaggio.
• Aprite PowerShell nel vostro sistema:
  • Mac: aprire il Terminale ed eseguire pwsh per lanciare PowerShell.
  • Windows: cercare "PowerShell" nel menu Start, quindi fare clic su Esegui come amministratore.
• Eseguite Connect-MicrosoftTeams in PowerShell e fate clic su Enter. Se non avete installato il modulo Teams PowerShell, scoprite come installarlo.

Concessione di autorizzazioni agli utenti

Seguite le istruzioni di questo articolo per concedere le autorizzazioni a un gruppo di utenti:

• Eseguite il seguente comando in PowerShell per creare un criterio di accesso: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Per concedere le autorizzazioni agli utenti selezionati, eseguire il seguente comando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Per ottenere un ID utente, fare clic su un utente specifico nel centro di amministrazione Microsoft. L'ID utente sarà presente nell'URL della pagina.
  • È necessario eseguire questo comando per ogni singolo utente.
• Per concedere le autorizzazioni a tutti gli utenti esistenti, eseguire il seguente comando: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Per concedere i permessi a tutti gli utenti esistenti e futuri in una sola volta, eseguire il seguente comando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Rivedere le impostazioni del webinar

Configurare le impostazioni di sincronizzazione dei webinar dell'account HubSpot e decidere come creare i contatti in HubSpot da Microsoft Teams.

Gestire le impostazioni globali di Microsoft Teams

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Integrazioni.
• Fare clic su Microsoft Teams.
• Fare clic su Impostazioni webinar > Impostazioni globali.
• Nella sezione Webinar, attivare l'interruttore Sincronizza dati webinar per sincronizzare i dati dei webinar da Microsoft Teams a HubSpot. Questo sincronizzerà i dati dei webinar per tutti i webinar creati da tutti gli utenti di Microsoft Teams sull'account HubSpot.
• Nella sezione Esclusioni, aggiungere domini per evitare che i webinar vengano sincronizzati con HubSpot da utenti con un dominio specifico nel loro indirizzo e-mail.
  
  • Nella sezione Esclusioni dei contatti, inserire il nome di dominio dell'azienda per evitare che i dipendenti interni vengano creati come nuovi contatti in HubSpot.

È inoltre possibile gestire le impostazioni del webinar per i singoli utenti:

• Nella sezione Gestione delle impostazioni dei singoli utenti, fare clic su Impostazioni utente accanto all'utente.
• Nel pannello di destra, nella sezione Registrazione e trascrizioni dei webinar:
  • Selezionate la casella Sincronizza i dati dei nuovi webinar programmati per impostazione predefinita per sincronizzare automaticamente tutti i dati di un nuovo webinar creato da quell'utente.
  • Selezionare la casella Sincronizza le registrazioni e le trascrizioni dei webinar di questo utente per sincronizzare le registrazioni e le trascrizioni di tutti i webinar.
  • Fare clic su Gestisci singoli webinar per questo utente per gestire le impostazioni di sincronizzazione di un singolo webinar.

Gestione delle impostazioni individuali di Microsoft Teams

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Integrazioni.
• Fare clic su Microsoft Teams.
• Fare clic suImpostazioni webinar > Le mie impostazioni.
• In questa sezione vengono visualizzati tutti i webinar di cui si è organizzatori.
• Selezionare le caselle di controllo nella colonna Sincronizzazione accanto ai webinar che si desidera sincronizzare con gli eventi di marketing di HubSpot. In questo modo, tutti gli aggiornamenti dei nuovi webinar vengono sincronizzati con HubSpot.
• Per sincronizzare i dati di un webinar passato, passare il mouse sul webinar e fare clic su Sincronizza ora per recuperare tutti i dati storici del webinar.
• Per sincronizzare automaticamente i nuovi webinar creati in Microsoft Teams con HubSpot, selezionare la casella di controllo Sincronizza i dati dei nuovi webinar programmati per impostazione predefinita.

Iscrivere automaticamente i contatti ai webinar di Microsoft Teams( soloMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional ed Enterprise )

Impostare un flusso di lavoro per iscrivere automaticamente i contatti ai webinar di Microsoft Teams. Prima di procedere con i passaggi seguenti, assicuratevi di impostare l'integrazione con Microsoft Teams e di configurare le impostazioni di sincronizzazione dei webinar.

• Creare un nuovo flusso di lavoro.
• Impostate i trigger di iscrizione dei contatti,
• Quando impostate l'azione, scorrete fino a Applicazioni integrate , fate clic sulla freccia accanto a Microsoft teams e selezionate Aggiungi contatto al webinar di Microsoft Teams.

• Fare clic sul menu a discesa Webinar e selezionare il webinar.

Il nome, il cognome e l'indirizzo e-mail del contatto saranno sempre inclusi per registrare il contatto.

Quando il flusso di lavoro viene eseguito, i contatti registrati vengono visualizzati nella scheda Partecipazione delle impostazioni del webinar di Microsoft Teams.

Se il webinar è sincronizzato con HubSpot, il contatto apparirà nel record dell'evento di marketing di HubSpot e un evento temporale di registrazione apparirà nel record del contatto.

Visualizzazione dei dettagli di registrazione e partecipazione al webinar

Una volta configurate le impostazioni dei webinar, tutti i webinar che si sceglie di sincronizzare da Microsoft Teams a HubSpot creeranno un evento di marketing in HubSpot con le seguenti informazioni:

• Numero di iscritti, partecipanti e cancellazioni.
• Nome dell'evento
• Data dell'evento
• Ora di inizio e di fine
• Organizzatore
• Stato dell'evento
• Descrizione dell'evento

Queste proprietà degli eventi di marketing possono essere utilizzate come criteri in elenchi e rapporti.

Nota bene: se l'organizzatore del webinar è anche un partecipante al webinar, non verrà conteggiato nel numero di registranti o partecipanti.

È inoltre possibile visualizzare gli eventi webinar nel record del contatto HubSpot con le seguenti informazioni:

• Data del webinar
• Quando un contatto si è iscritto al webinar
• Quando il contatto ha lasciato il webinar
• Durata della partecipazione