Utiliser les webinaires HubSpot et Microsoft Teams

Après avoir connecté HubSpot et Microsoft Teams, vous pouvez synchroniser les détails d'inscription et de participation aux webinaires de Microsoft Teams avec les événements marketing de HubSpot. Utilisez ces informations pour segmenter vos contacts dans HubSpot.

Avant de commencer

Assurez-vous d'avoir connecté la version Full install de Microsoft Teams à votre compte HubSpot. Si vous avez connecté l'option d'installation limitée, désinstallez l'application et installez l'option d'installation complète.

Pour synchroniser les informations des webinaires Microsoft Teams avec les événements marketing HubSpot, suivez les étapes ci-dessous pour configurer PowerShell, vous connecter à Microsoft Teams et accorder des autorisations aux utilisateurs.

Configuration de PowerShell et connexion à Microsoft Teams

• Suivez les instructions de cet article pour installer PowerShell dans votre système d’exploitation. Si vous avez déjà installé PowerShell, vous pouvez ignorer cette étape. 
• Ouvrez PowerShell dans votre système :
  • Mac : ouvrez Terminal et exécutez pwsh pour lancer PowerShell.
  • Windows : recherchez "PowerShell" dans le menu Démarrer, puis cliquez sur Exécuter en tant qu'administrateur. 
• Exécutez Connect-MicrosoftTeams dans PowerShell et cliquez sur Enter. Si vous n'avez pas installé le module Teams PowerShell, découvrez comment installer le module. 

Accorder des autorisations aux utilisateurs

Suivez les instructions de cet article pour accorder des autorisations à un ensemble d'utilisateurs :

• Exécutez la commande suivante dans PowerShell pour créer une politique d'accès : New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Pour accorder des autorisations aux utilisateurs sélectionnés, exécutez la commande suivante : Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Pour obtenir un ID utilisateur, cliquez sur un utilisateur spécifique dans le centre d'administration Microsoft . L'identifiant de l'utilisateur figurera dans l'URL de la page. 
  • Vous devez exécuter cette commande pour chaque utilisateur. 
• Pour accorder des autorisations à à tous les utilisateurs existants, exécutez la commande suivante : Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Pour accorder des autorisations à tous les utilisateurs existants et futurs en une seule fois, exécutez la commande suivante : Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Vérifier et les paramètres du webinaire

Configurez les paramètres de synchronisation des webinaires de votre compte HubSpot et décidez de la manière dont les contacts sont créés dans HubSpot depuis Microsoft Teams.

Gérer les paramètres globaux de Microsoft Teams

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
• Cliquez sur Microsoft Teams.
• Cliquez sur l’onglet Webinars , puis sur l’onglet Paramètres globaux . 
• Dans la section Webinars, activez le commutateur Synchronisation des données des webinaires pour synchroniser les données des webinaires de Microsoft Teams à HubSpot. Cela synchronisera les données des webinaires pour tous les webinaires créés par tous les utilisateurs Microsoft Teams sur le compte HubSpot. 
• Dans la section Exclusions , vous pouvez ajouter des domaines pour empêcher la synchronisation des webinars sur HubSpot par des utilisateurs ayant un domaine spécifique dans leur adresse e-mail.
  
  • Dans la section Exclusions de contacts , vous pouvez saisir le nom de domaine de votre entreprise afin d’empêcher la création des employés internes en tant que nouveaux contacts dans HubSpot. 

Vous pouvez également gérer les paramètres des webinaires pour des utilisateurs individuels :

• Cliquez sur l’onglet Paramètres généraux , puis sur l’onglet Paramètres globaux .
• En bas de la page, dans la section Gérer les paramètres utilisateur individuels, cliquez sur Paramètres utilisateur à côté de l’utilisateur.
• Dans le panneau de droite, dans la section Paramètres du webinar* :
  • Sélectionnez la case à cocher Synchroniser les données des webinars récemment planifiés par défaut pour synchroniser automatiquement toutes les données d’un nouveau webinar* créé par cet utilisateur.

• • Cliquez sur Manage individual webinars for this user pour gérer les paramètres de synchronisation d'un webinaire individuel. 

Gérer les paramètres personnels de Microsoft Teams

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
• Cliquez sur Microsoft Teams.
• Cliquez sur l’onglet Webinars , puis sur l’onglet Mes paramètres . 
• Dans cette section, vous pouvez passer en revue tous les webinars que vous organisez. 
• Cochez les cases figurant dans la colonne Synchroniser à côté des webinars que vous souhaitez synchroniser avec les événements marketing HubSpot. Cela permet de s'assurer que toute nouvelle mise à jour de webinaire est synchronisée avec HubSpot. 
• Pour synchroniser les données d’un webinar passé, placez le curseur sur le webinar* et cliquez sur Synchroniser maintenant pour récupérer toutes les données historiques du webinar*.
• Pour synchroniser automatiquement tous les nouveaux webinaires que vous créez dans Microsoft Teams avec HubSpot, cochez la case Synchroniser par défaut les données des webinaires nouvellement programmés.  

Utiliser des formulaires HubSpot (hérités) pour l’inscription à des webinars*

Vous pouvez créer des formulaires d’inscription HubSpot pour vos webinars Microsoft Teams. Une fois qu’un visiteur soumet le formulaire d’inscription, un événement d’inscription apparaîtra sur la chronologie d’activité du contact et les données d’inscription seront ajoutées aux détails du webinar* dans Microsoft Teams.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Marketing > Formulaires.
• Créez un formulaire. Cette option est actuellement uniquement disponible dans l’ancien éditeur de formulaires. 
• Configurez les champs de votre formulaire. Le formulaire doit comporter Prénom , Nom et E-mail pour accepter les inscriptions.
• Configurez les options de formulaire. Dans la section Formulaire de webinar* , sélectionnez Microsoft Teams et le webinar * pour lequel le formulaire collectera les inscriptions.

• Terminez la configuration de votre formulaire.

Inscription automatique des contacts aux webinaires Microsoft Teams ( Marketing Hub,Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional et Enterprise only)

Configurez un "workflow" pour inscrire automatiquement des contacts à vos webinaires Microsoft Teams. Avant de suivre les étapes ci-dessous, veillez à configurer l'intégration de Microsoft Teams, et configurer les paramètres de synchronisation des webinaires.

• Créer un nouveau workflow.
• Définir les déclencheurs d’inscription des contacts.
• Dans l’éditeur de workflow, cliquez sur l’icône Plus + pour ajouter une action.
• Dans le panneau de gauche, faites défiler jusqu’à la section Applications intégrées.
• Cliquez sur la flèche en regard de Microsoft Teams et sélectionnezAjouter un contact au webinar* Microsoft Teams . 

• Cliquez sur le menu déroulant Webinar* et sélectionnez le webinar* .

Le prénom, le nom et l’adresse e-mail du contact seront toujours inclus pour enregistrer le contact.

Lorsque le workflow est activé, les contacts enregistrés s’affichent sous l’onglet Participation dans les paramètres de webinar* de Microsoft Teams.

Si la webinar* est synchronisée avec HubSpot, le contact apparaîtra sur la événement marketing fiche d'informations dans HubSpot et un événement de chronologie d’inscription apparaîtra sur la fiche d'informations du contact.

Afficher les détails de l'inscription et de la participation au webinaire

Remarque : Si votre webinar* nécessite une approbation manuelle d’inscription dans Microsoft Teams, les inscriptions et les participants ne seront pas automatiquement synchronisés avec HubSpot. Vous pouvez synchroniser manuellement les informations des webinars* depuis l’onglet Mes paramètres dans les paramètres des webinars , puis en cliquant sur Synchroniser maintenant à côté du webinar* que vous souhaitez synchroniser.

Une fois que vous avez configuré vos paramètres de webinaire, tous les webinaires que vous choisissez de synchroniser depuis Microsoft Teams vers HubSpot créeront un événement marketing dans HubSpot avec les informations suivantes :

• À partir du nombre d'inscrits, de participants et d'annulations.
• Nom de l'événement
• Date
• À partir de l'heure de fin
• Organisateur
• Statut
• Description

Ces propriétés des événements marketing peuvent être utilisées comme critères dans les listes et les rapports. 

Remarque : Si l’organisateur du webinar* est également un participant au webinar*, il ne sera pas compté dans le nombre d’inscrits ou de participants.

Vous pouvez également afficher les événements des webinaires sur l'enregistrement du contact HubSpot avec les informations suivantes :

• Date du webinaire
• Lorsqu'un contact a rejoint le webinaire
• Quand le contact a quitté la webinaire
• Durée de la participation