Utiliser les webinaires HubSpot et Microsoft Teams

Après avoir connecté HubSpot et Microsoft Teams, vous pouvez synchroniser les détails d'inscription et de participation aux webinaires de Microsoft Teams avec les événements marketing de HubSpot. Utilisez ces informations pour segmenter vos contacts dans HubSpot.

Avant de commencer

Assurez-vous d'avoir connecté la version Full install de Microsoft Teams à votre compte HubSpot. Si vous avez connecté l'option d'installation limitée, désinstallez l'application et installez l'option d'installation complète.

Pour synchroniser les informations des webinaires Microsoft Teams avec les événements marketing HubSpot, suivez les étapes ci-dessous pour configurer PowerShell, vous connecter à Microsoft Teams et accorder des autorisations aux utilisateurs.

Configuration de PowerShell et connexion à Microsoft Teams

• Suivez les instructions de cet article pour installer PowerShell dans votre système d'exploitation. Si PowerShell est déjà installé dans votre système, ignorez cette étape. 
• Ouvrez PowerShell dans votre système :
  • Mac : ouvrez Terminal et exécutez pwsh pour lancer PowerShell.
  • Windows : recherchez "PowerShell" dans le menu Démarrer, puis cliquez sur Exécuter en tant qu'administrateur. 
• Exécutez Connect-MicrosoftTeams dans PowerShell et cliquez sur Enter. Si vous n'avez pas installé le module Teams PowerShell, découvrez comment installer le module. 

Accorder des autorisations aux utilisateurs

Suivez les instructions de cet article pour accorder des autorisations à un ensemble d'utilisateurs :

• Exécutez la commande suivante dans PowerShell pour créer une politique d'accès : New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Pour accorder des autorisations aux utilisateurs sélectionnés, exécutez la commande suivante : Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Pour obtenir un ID utilisateur, cliquez sur un utilisateur spécifique dans le centre d'administration Microsoft . L'identifiant de l'utilisateur figurera dans l'URL de la page. 
  • Vous devez exécuter cette commande pour chaque utilisateur. 
• Pour accorder des autorisations à à tous les utilisateurs existants, exécutez la commande suivante : Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Pour accorder des autorisations à tous les utilisateurs existants et futurs en une seule fois, exécutez la commande suivante : Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Vérifier et les paramètres du webinaire

Configurez les paramètres de synchronisation des webinaires de votre compte HubSpot et décidez de la manière dont les contacts sont créés dans HubSpot depuis Microsoft Teams.

Gérer les paramètres globaux de Microsoft Teams

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Intégrations.
• Cliquez sur Microsoft Teams.
• Cliquez sur Mes paramètres du webinaire > Paramètres globaux. 
• Dans la section Webinars, activez le commutateur Synchronisation des données des webinaires pour synchroniser les données des webinaires de Microsoft Teams à HubSpot. Cela synchronisera les données des webinaires pour tous les webinaires créés par tous les utilisateurs Microsoft Teams sur le compte HubSpot. 
• Dans la section Exclusions, ajoutez des domaines pour empêcher la synchronisation des webinaires avec HubSpot par les utilisateurs dont l'adresse e-mail contient un domaine spécifique. 
  
  • Dans la section Exclusions de contacts, entrez le nom de domaine de votre entreprise pour empêcher les employés internes d'être créés en tant que nouveaux contacts dans HubSpot. 

Vous pouvez également gérer les paramètres des webinaires pour des utilisateurs individuels :

• Dans la section Gérer les paramètres des utilisateurs individuels, cliquez sur Paramètres de l'utilisateur à côté de l'utilisateur.
• Dans le panneau de droite, dans la section Webinar recording and transcripts: 
  • Cochez la case Synchroniser par défaut les données des webinaires nouvellement programmés pour synchroniser automatiquement toutes les données d'un nouveau webinaire créé par cet utilisateur.
  • Cochez la case Synchronisation des enregistrements et transcriptions des webinaires de cet utilisateur pour synchroniser les enregistrements et transcriptions de tous les webinaires.
  • Cliquez sur Manage individual webinars for this user pour gérer les paramètres de synchronisation d'un webinaire individuel. 

Gérer les paramètres individuels de Microsoft Teams

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Intégrations.
• Cliquez sur Microsoft Teams.
• Cliquez sur Webinar Settings > My settings. 
• Dans cette section, vous verrez tous les webinaires dont vous êtes l'organisateur.
• Cochez les cases dans la colonne Sync à côté des webinaires que vous souhaitez synchroniser avec les événements marketing HubSpot. Cela permet de s'assurer que toute nouvelle mise à jour de webinaire est synchronisée avec HubSpot. 
• Pour synchroniser les données d'un webinaire passé, survolez le webinaire et cliquez sur Synchronisation maintenant pour récupérer toutes les données historiques du webinaire.
• Pour synchroniser automatiquement tous les nouveaux webinaires que vous créez dans Microsoft Teams avec HubSpot, cochez la case Synchroniser par défaut les données des webinaires nouvellement programmés. 

Inscription automatique des contacts aux webinaires Microsoft Teams ( Marketing Hub,Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional et Enterprise only)

Configurez un "workflow" pour inscrire automatiquement des contacts à vos webinaires Microsoft Teams. Avant de suivre les étapes ci-dessous, veillez à configurer l'intégration de Microsoft Teams, et configurer les paramètres de synchronisation des webinaires.

• Créer un nouveau workflow.
• Définissez vos contacts et les déclencheurs d'inscription,
• Lorsque vous définissez votre action , faites défiler jusqu'à Apps intégrées cliquez sur la flèche à côté de Microsoft teams et sélectionnez Ajouter un contact à Microsoft Teams webinar.

• Cliquez sur le menu déroulant Webinar et sélectionnez le webinar.

Le prénom, le nom et l'adresse e-mail du contact seront toujours inclus pour enregistrer le contact.

Lorsque le workflow s'exécute, les contacts inscrits s'affichent sous l'onglet Attendance dans les paramètres du webinaire de Microsoft Teams.

Si le webinaire est synchronisé avec HubSpot, le contact apparaîtra sur l'enregistrement d'événement marketing for marketers" de HubSpot, et un événement de chronologie d'inscription apparaîtra sur l'enregistrement du contact.

Une fois que vous avez configuré vos paramètres de webinaire, tous les webinaires que vous choisissez de synchroniser depuis Microsoft Teams vers HubSpot créeront un événement marketing dans HubSpot avec les informations suivantes :

• À partir du nombre d'inscrits, de participants et d'annulations.
• Nom de l'événement
• Date
• À partir de l'heure de fin
• Organisateur
• Statut
• Description

Ces propriétés des événements marketing peuvent être utilisées comme critères dans les listes et les rapports. 

Remarque : si l'organisateur du webinaire est également un participant au webinaire, cela ne sera pas pris en compte dans le nombre d'inscrits ou de participants.

Vous pouvez également afficher les événements des webinaires sur l'enregistrement du contact HubSpot avec les informations suivantes :

• Date du webinaire
• Lorsqu'un contact a rejoint le webinaire
• Quand le contact a quitté la webinaire
• Durée de la participation