Använda HubSpot och Microsoft Teams webbseminarier

När du har anslutit HubSpot och Microsoft Teams kan du synkronisera webinarregistrering och närvaroinformation från Microsoft Teams webinarier till HubSpot-marknadsföringsevenemang. Använd den här informationen för att segmentera dina kontakter i HubSpot.

Innan du börjar

Se till att du har anslutit den fullständiga installationsversionen av Microsoft Teams till ditt HubSpot-konto. Om du har anslutit det begränsade installationsalternativet avinstallerar du appen och installerar det fullständiga installationsalternativet.

För att synkronisera Microsoft Teams webinarinformation till HubSpot-marknadsföringshändelser, följ stegen nedan för att konfigurera PowerShell, ansluta till Microsoft Teams och bevilja behörigheter till användare.

Konfigurera PowerShell och anslut till Microsoft Teams

• Följ instruktionerna i den här artikeln för att installera PowerShell i ditt operativsystem. Om du redan har PowerShell installerat i ditt system hoppar du över det här steget.
• Öppna PowerShell i ditt system:
  • Mac: öppna Terminal och kör pwsh för att starta PowerShell.
  • Windows: sök efter "PowerShell" i Start-menyn och klicka sedan på Kör som administratör.
• Kör Connect-MicrosoftTeams i PowerShell och klicka på Enter. Om du inte har installerat Teams PowerShell-modulen kan du läsa mer om hur du installerar modulen.

Ge användarna behörigheter

Följ anvisningarna i den här artikeln för att ge behörigheter till en uppsättning användare:

• Kör följande kommando i PowerShell för att skapa en åtkomstpolicy: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Kör följande kommando för att bevilja behörigheter till utvalda användare: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Om du vill få ett användar-ID klickar du på en viss användare i Microsoft Admin Center . Användar-ID:t kommer att finnas i sidans URL.
  • Du måste köra det här kommandot för varje enskild användare.
• Om du vill bevilja behörigheter till alla befintliga användare kör du följande kommando: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Om du vill ge behörighet till alla befintliga och framtida användare på en gång kör du följande kommando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Granska inställningar för webinarier

Konfigurera ditt HubSpot-kontos inställningar för synkronisering av webbseminarier och bestäm hur kontakter skapas i HubSpot från Microsoft Teams.

Hantera globala Microsoft Teams-inställningar

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Integrationer.
• Klicka på Microsoft Teams.
• Klicka på Webinarinställningar > Globala inställningar .
• I avsnittet Webinarier, slå på knappen Synkronisera webbinariedata för att synkronisera webbinariedata från Microsoft Teams till HubSpot. Detta kommer att synkronisera webbinariedata för alla webbinarier som skapats av alla Microsoft Teams-användare på HubSpot-kontot.
• I avsnittet Undantag lägger du till domäner för att förhindra att webbseminarier synkroniseras till HubSpot av användare med en viss domän i sin e-postadress.
  
  • I avsnittet Kontaktundantag anger du ditt företags domännamn för att förhindra att interna anställda skapas som nya kontakter i HubSpot.

Du kan också hantera inställningar för webbinarier för enskilda användare:

• I avsnittet Hantera enskilda använd arinställningar klickar du på Användarinställningar bredvid användaren.
• I den högra panelen, i avsnittet Inspelning och utskrifter av webbseminarium:
  • Markera rutan Synkronisera data från nyligen schemalagda webbseminarier som standard för att automatiskt synkronisera alla data från ett nytt webbseminarium som skapats av den användaren.
  • Markera rutan Synkronisera den här användarens insp elningar och utskrifter av webbseminarier för att synkronisera inspelningar och utskrifter från alla webbseminarier.
  • Klicka på Hantera enskilda webbinarier för den här användaren för att hantera synkroniseringsinställningar för ett enskilt webbinarium.

Hantera enskilda Microsoft Teams-inställningar

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Integrationer.
• Klicka på Microsoft Teams.
• Klicka påWebinarinställningar > Minainställningar.
• I det här avsnittet ser du alla webbseminarier som du är arrangör för.
• Markera kryssrutorna i kolumnen Synkronisera bredvid de webbseminarier som du vill synkronisera till HubSpot-marknadsföringshändelser. Detta säkerställer att alla nya uppdateringar av webbseminarier synkroniseras till HubSpot.
• Om du vill synkronisera data för ett tidigare webbseminarium håller du muspekaren över webbseminariet och klickar på Synkronisera nu för att hämta alla historiska webbseminariedata.
• För att automatiskt synkronisera alla nya webbseminarier som du skapar i Microsoft Teams till HubSpot, markera kryssrutan Synkronisera data från nyligen schemalagda webbseminarier som standard.

Registrera automatiskt kontakter till Microsoft Teams webbseminarier( endastMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional och Enterprise )

Ställ in ett arbetsflöde för att automatiskt registrera kontakter till dina Microsoft Teams-webbseminarier. Innan du går igenom stegen nedan ska du konfigurera Microsoft Teams-integrationen och konfigurera inställningarna för synkronisering av webbseminarier.

• Skapa ett nytt arbetsflöde.
• Ställ in dina triggers för kontaktregistrering,
• När du ställer in din åtgärd bläddrar du till Integrerade appar klickar på pilen bredvid Microsoft Teams och väljer Lägg till kontakt i Microsoft Teams webbseminarium.

• Klicka på rullgardinsmenyn Webinar och välj webbinariet.

Kontaktens förnamn, efternamn och e-postadress kommer alltid att inkluderas för att registrera kontakten.

När arbetsflödet körs visas registrerade kontakter under fliken Närvaro i inställningarna för webbinariet i Microsoft Teams.

Om webbinariet synkroniseras med HubSpot visas kontakten i posten för marknadsföringshändelser i HubSpot och en tidslinjehändelse för registrering visas i kontaktens post.

Visa information om registrering och närvaro för webbseminarium

När du har konfigurerat dina webbinarieinställningar kommer alla webbinarier som du väljer att synkronisera från Microsoft Teams till HubSpot att skapa en marknadsföringshändelse i HubSpot med följande information:

• Antal registrerade, deltagare och avbokningar.
• Händelsens namn
• Datum för händelsen
• Start- och sluttid
• Arrangör
• Status
• Beskrivning

Dessa egenskaper för marknadsföringsevenemang kan användas som kriterier i listor och rapporter.

Observera: om organisatören av webbseminariet också är deltagare i webbseminariet räknas detta inte in i antalet registrerade eller deltagare.

Du kan också visa webbinariehändelser på HubSpot-kontaktposten med följande information:

• Datum för webbinariet
• När en kontakt gick med i webbinariet
• När kontakten lämnade webbinariet
• Tid som deltagaren var närvarande