Använda HubSpot och Microsoft Teams webbseminarier

När du har anslutit HubSpot och Microsoft Teams kan du synkronisera webinarregistrering och närvarodetaljer från Microsoft Teams webinarier till HubSpot marknadsföringshändelser. Använd den här informationen för att segmentera dina kontakter i HubSpot.

Innan du sätter igång

Kontrollera att du har anslutit den fullständiga delbetalningen av Microsoft Teams till ditt HubSpot-konto. Om du har anslutit det begränsade installationsalternativet, avinstallera appen och installera det fullständiga installationsalternativet.

För att synkronisera Microsoft Teams webinarinformation till HubSpot marknadsföringshändelser, följ stegen nedan för att konfigurera PowerShell, ansluta till Microsoft Teams och bevilja behörigheter till användare.

Konfigurera PowerShell och anslut till Microsoft Teams

• Följ anvisningarna i den här artikeln för att delbetala PowerShell i ditt operativsystem. Om du redan har PowerShell delbetalat i ditt system hoppar du över det här steget.
• Öppna PowerShell i ditt system:
  • Mac: öppna Terminal och kör pwsh för att starta PowerShell.
  • Windows: sök efter "PowerShell" i Start-menyn och klicka sedan på Kör som administratör.
• Kör Connect-MicrosoftTeams i PowerShell och klicka på Enter. Om du inte har delbetalat Teams PowerShell-modulen kan du läsa mer om hur du gör det.

Tilldela behörigheter till användare

Följ anvisningarna i den här artikeln för att ge behörigheter till en uppsättning användare:

• Kör följande kommando i PowerShell för att skapa en åtkomstpolicy: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Kör följande kommando för att bevilja behörigheter till utvalda följare: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Om du vill få ett användar-ID klickar du på en viss användare i Microsoft Admin Center . Användar-ID:t kommer att finnas i sidans URL.
  • Du måste köra det här kommandot för varje enskild användare.
• Om du vill bevilja behörigheter till alla befintliga användare kör du följande kommando: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Om du vill ge behörighet till alla befintliga och framtida användare på en gång kör du följande kommando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Granska inställningarna för webinariet

Konfigurera ditt HubSpot-kontos inställningar för synkronisering av webbinarier och bestäm hur kontakter skapas i HubSpot från Microsoft Teams.

Hantera globala inställningar för Microsoft Teams

• Klicka på Microsoft Teams.
• Klicka på Webinarinställningar > Globala inställningar .
• I avsnittet Webinarier växlar du reglaget Synkronisera webbinariedata på för att synkronisera webbinariedata från Microsoft Teams till HubSpot. Detta kommer att synkronisera webbinariedata för alla webbinarier som skapats av alla Microsoft Teams-användare på HubSpot-kontot.
• I avsnittet Undantag lägger du till domäner för att förhindra att webbseminarier synkroniseras till HubSpot av användare med en viss domän i sin e-postadress.
  
  • I avsnittet Kontaktundantag anger du ditt företags domännamn för att förhindra att interna anställda skapas som nya kontakter i HubSpot.

Du kan också hantera inställningar för webbinarier för enskilda användare:

• I avsnittet Hantera individuella användarinställningar klickar du på Användarinställningar bredvid användaren.
• I den högra panelen, i avsnittet Inspelning av webbseminarium och utskrifter:
  • Markera rutan Synkronisera data från nyligen schemalagda webbseminarier som standard för att automatiskt synkronisera alla data från ett nytt webbseminarium som skapats av den användaren.

• • Klicka på Hantera enskilda webbseminarier för den här användaren för att hantera synkroniseringsinställningar för ett enskilt webbseminarium.

Hantera individuella inställningar för Microsoft Teams

• Klicka på Microsoft Teams.
• Klicka på WebinarSettings > Mysettings.
• I det här avsnittet ser du alla webbseminarier som du är arrangör för.
• Markera kryssrutorna i kolumnen Synkronisera bredvid de webbseminarier som du vill synkronisera med HubSpot marknadsföringshändelser. Detta säkerställer att alla nya uppdateringar av webbseminarier synkroniseras till HubSpot.
• Om du vill synkronisera data för ett tidigare webbseminarium håller du muspekaren över webbseminariet och klickar på Synkronisera nu för att hämta alla historiska webbseminariedata.
• Om du vill synkronisera alla nya webbseminarier som du skapar i Microsoft Teams till HubSpot automatiskt markerar du kryssrutan Synkronisera data från nyligen schemalagda webbseminarier som standard.

Använda HubSpot-formulär för registrering av webinarier

Du kan skapa HubSpot-registreringsformulär för dina Microsoft Teams-webbseminarier. När en besökare skickar in registreringsformuläret visas en händelse för registrering på kontaktens tidslinje för aktiviteter och registreringsdata läggs till i webbinariet i Microsoft Teams.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Marknadsföring > Formulär.
• Skapa ett formulär. Detta är för närvarande endast tillgängligt i den äldre formulärredigeraren.
• Ställ in dina formulärfält. Formuläret måste ha förnamn, efternamn och e-post för att kunna ta emot registreringar.
• Ställ in formulärets alternativ. I avsnittet Webinarformulär väljer du Microsoft Teams och det webbinarium som formuläret ska samla in registreringar för.

• Avsluta konfigurationen av formuläret.

Registrera automatiskt kontakter till Microsoft Teams webbseminarier (endastMarketing Hub, Sales Hub ,Service Hub, Operations Hub Professional och Enterprise )

Konfigurera ett arbetsflöde för att automatiskt anmäla kontakter till dina Microsoft Teams-webbseminarier. Innan du går igenom stegen nedan ska du se till att konfigurera Microsoft Teams-integrationen och konfigurera inställningarna för synkronisering av webbseminarier.

• Skapa ett nytt arbetsflöde.
• Ställ in dina kontaktregistreringsutlösare,
• När du ställer in din åtgärdsuppsättning bläddrar du till Integrated apps klickar på pilen bredvid Microsoft Teams och väljer Add Contact to Microsoft Teams webinar .

• Klicka på rullgardinsmenyn Webinar och välj webbinarium.

Kontaktens förnamn, efternamn och e-postadress kommer alltid att inkluderas för att registrera kontakten.

När arbetsflödet körs visas registrerade kontakter under fliken Närvaro i webinarinställningarna i Microsoft Teams.

Om webbinariet synkroniseras med HubSpot kommer kontakten att visas i posten för marknadsföringshändelsen i HubSpot och en händelse i tidslinjen för registrering kommer att visas i kontaktens post.

Se information om registrering och deltagande i webbseminariet

När du har konfigurerat dina webbinarieinställningar kommer alla webbinarier som du väljer att synkronisera från Microsoft Teams till HubSpot att skapa en marknadsföringshändelse i HubSpot med följande information:

• Antal anmälda, deltagare och avbokningar.
• Händelsens namn
• Datum för evenemanget
• Start- och sluttid
• Arrangör
• Status
• Beskrivning

Egenskaperna för dessa marknadsföringshändelser kan användas som kriterier i listor och rapporter.

Observera: om organisatören av webbseminariet också är deltagare i webbseminariet räknas detta inte in i antalet registrerade eller deltagare.

Du kan också visa händelser för webbseminarier på HubSpot-kontaktposten med följande information:

• Datum för webbseminarium
• När en kontakt anslöt till webbinariet
• När kontakten lämnade webbseminariet
• Tid som deltagaren var närvarande