Använda HubSpot och Microsoft Teams webbseminarier

När du har anslutit HubSpot och Microsoft Teams kan du synkronisera webinarregistrering och närvaroinformation från Microsoft Teams webinarier till HubSpot-marknadsföringsevenemang. Använd den här informationen för att segmentera dina kontakter i HubSpot.

Innan du sätter igång

Kontrollera att du har anslutit den fullständiga installationsversionen av Microsoft Teams till ditt HubSpot-konto. Om du har anslutit det begränsade installationsalternativet, avinstallera appen och installera det fullständiga installationsalternativet.

För att synkronisera Microsoft Teams webinarinformation till HubSpot-marknadsföringsevenemang, följ stegen nedan för att konfigurera PowerShell, ansluta till Microsoft Teams och ge behörighet till användare.

Konfigurera PowerShell och anslut till Microsoft Teams

• Följ anvisningarna i den här artikeln för att installera PowerShell i operativsystemet. Om du redan har PowerShell installerat kan du hoppa över det här steget.
• Öppna PowerShell i ditt system:
  • Mac: öppna Terminal och kör pwsh för att starta PowerShell.
  • Windows: sök efter "PowerShell" i Start-menyn och klicka sedan på Kör som administratör.
• Kör Connect-MicrosoftTeams i PowerShell och klicka på Enter. Om du inte har installerat Teams PowerShell-modulen kan du läsa mer om hur du installerar modulen.

Tilldela behörigheter till användare

Följ instruktionerna i den här artikeln för att ge behörigheter till en uppsättning användare:

• Kör följande kommando i PowerShell för att skapa en åtkomstpolicy: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Om du vill ge behörighet till utvalda användare kör du följande kommando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Om du vill få ett användar-ID klickar du på en viss användare i Microsoft Admin Center . Användar-ID:t kommer att finnas i sidans URL.
  • Du måste köra det här kommandot för varje enskild användare.
• För att ge behörighet till alla befintliga användare kör du följande kommando: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Om du vill ge behörighet till alla befintliga och framtida användare på en gång kör du följande kommando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Granska inställningarna för webinariet

Konfigurera ditt HubSpot-kontos inställningar för synkronisering av webbinarier och bestäm hur kontakter skapas i HubSpot från Microsoft Teams.

Hantera globala inställningar för Microsoft Teams

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
• Klicka på Microsoft Teams.
• Klicka på fliken Webinars och klicka sedan på fliken Globala inställningar.
• I avsnittet Webinars, slå på knappen Synkronisera webbinariedata för att synkronisera webbinariedata från Microsoft Teams till HubSpot. Detta kommer att synkronisera webbinariedata för alla webbinarier som skapats av alla Microsoft Teams-användare på HubSpot-kontot.
• I avsnittet Undantag kan du lägga till domäner för att förhindra att webbseminarier synkroniseras till HubSpot av användare med en viss domän i sin e-postadress.
  
  • I avsnittet Contact exclusions kan du ange ditt företags domännamn för att förhindra att interna anställda skapas som nya kontakter i HubSpot.

Du kan också hantera inställningar för webbinarier för enskilda användare:

• Klicka på fliken Allmänna inställningar och klicka sedan på fliken Globala inställningar.
• Längst ner på sidan i avsnittet Hantera individuella användarinställningar klickar du på Användarinställningar bredvid användaren.
• I den högra panelen, i avsnittet Webinar Settings:
  • Markera kryssrutan Synkronisera data från nyligen schemalagda webbseminarier som standard för att automatiskt synkronisera alla data från ett nytt webbseminarium som skapats av den användaren.

• • Klicka på Hantera enskilda webbinarier för den här användaren för att hantera synkroniseringsinställningar för ett enskilt webbinarium.

Hantera personliga inställningar för Microsoft Teams

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
• Klicka på Microsoft Teams.
• Klicka på fliken Webinars och sedan på fliken Mina inställningar.
• I det här avsnittet kan du granska alla webbseminarier som du är arrangör för.
• Markera kryssrutorna i kolumnen Synkronisera bredvid de webbseminarier som du vill synkronisera med HubSpot-marknadsföringshändelser. Detta säkerställer att alla nya uppdateringar av webbseminarier synkroniseras till HubSpot.
• Om du vill synkronisera data för ett tidigare webbinarium håller du muspekaren över webbinariet och klickar på Synkronisera nu för att hämta alla historiska webbinariedata.
• För att automatiskt synkronisera alla nya webbseminarier som du skapar i Microsoft Teams till HubSpot, markera kryssrutan Synkronisera data från nyligen schemalagda webbseminarier som standard.

Använd formulär (legacy) på HubSpot-sidor för registrering av webinarier

När du lägger till ett HubSpot-formulär (legacy) på en HubSpot-målsida eller webbplatssida kan du använda formuläret för att samla in registreringar för dina Microsoft Teams-webbseminarier. När en besökare skickar in registreringsformuläret kommer en registreringshändelse att visas på kontaktens aktivitetstidslinje och registreringsdata kommer att läggas till i webbinariet i Microsoft Teams.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Marknadsföring > Formulär.
• Skapa ett formulär. Detta är för närvarande endast tillgängligt för HubSpot-formulär (äldre).
• Ställ in dina formulärfält. Formuläret måste innehålla förnamn, efternamn och e-post för att kunna ta emot registreringar.

Observera: HubSpots integration med Microsoft Teams webbseminarier stöder endast tre obligatoriska fält för registrering av webbseminarier: Förnamn, Efternamn och E-post. Om du gör något annat fält obligatoriskt för registrering kommer registreringen av webbseminariet att misslyckas.

• Ställ in formuläralternativen och klicka på Uppdatera längstupp till höger för att publicera dina formuläruppdateringar.
• Lägg till ditt formulär på en HubSpot-sida.
• Klicka på fliken Innehåll i den vänstra sidofältsredigeraren på HubSpot-sidan.
• Navigera till avsnittet Formulärautomatisering .
• Under Webinar-formulär väljer du Microsoft Teams och det webinar som formuläret ska samla in registreringar för.

• Klicka på Verkställ ändringar längst ned i den vänstra panelen.
• Fortsätt att konfigurera din HubSpot-sida.

Registrera automatiskt kontakter till Microsoft Teams webbseminarier ( endastMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional och Enterprise )

Konfigurera ett arbetsflöde för att automatiskt anmäla kontakter till dina Microsoft Teams-webbseminarier. Innan du går igenom stegen nedan ska du se till att konfigurera Microsoft Teams-integrationen och konfigurera inställningarna för synkronisering av webbseminarier.

• Skapa ett nytt arbetsflöde.
• Ställ in dina triggers för kontaktregistrering.
• I arbetsflödesredigeraren klickar du på + plus-ikonen för att lägga till en åtgärd.
• I den vänstra panelen bläddrar du till avsnittet Integrerade appar .
• Klicka på pilen bredvid Microsoft Teams och välj Lägg till kontakt i Microsoft Teams webinar.

• Klicka på rullgardinsmenyn Webinar och välj webbinarium.

Kontaktens förnamn, efternamn och e-postadress kommer alltid att inkluderas för att registrera kontakten.

Observera: HubSpots integration med Microsoft Teams webbseminarier stöder endast tre obligatoriska fält för registrering av webbseminarier: Förnamn, Efternamn och E-post. Om du gör något annat fält obligatoriskt för registrering kommer registreringen av webbseminariet att misslyckas.

När arbetsflödet är aktiverat visas registrerade kontakter under fliken Närvaro i inställningarna för webinarier i Microsoft Teams.

Om webbinariet synkroniseras med HubSpot kommer kontakten att visas i posten för marknadsföringsevenemanget i HubSpot och en tidslinjehändelse för registrering kommer att visas i kontaktens post.

Se information om registrering och deltagande i webbseminariet

Observera: om ditt webbinarium kräver ett manuellt registreringsgodkännande i Microsoft Teams kommer registreringar och deltagare inte att synkroniseras automatiskt till HubSpot. Du kan manuellt synkronisera webbinarieinformation från fliken Mina inställningar i Webbinarieinställningar och klicka på Synkronisera nu bredvid det webbinarium du vill synkronisera.

När du har konfigurerat dina webbinarieinställningar kommer alla webbinarier som du väljer att synkronisera från Microsoft Teams till HubSpot att skapa en marknadsföringshändelse i HubSpot med följande information:

• Antal anmälda, deltagare och avbokningar.
• Händelsens namn
• Datum
• Start- och sluttid
• Arrangör
• Status
• Beskrivning

Dessa egenskaper för marknadsföringshändelser kan användas som kriterier i listor och rapporter.

Observera: om organisatören av webbinariet också är en deltagare i webbinariet räknas de inte med i antalet registrerade eller deltagare.

Du kan också visa webbinariehändelser på HubSpot-kontaktposten med följande information:

• Datum för webbseminarium
• När en kontakt anslöt till webinariet
• När kontakten lämnade webinariet
• Längden på deltagandet