Använda HubSpot och Microsoft Teams webbseminarier

När du har anslutit HubSpot och Microsoft Teams kan du synkronisera webinarregistrering och närvaroinformation från Microsoft Teams webinarier till HubSpot-marknadsföringsevenemang. Använd den här informationen för att segmentera dina kontakter i HubSpot.

Innan du kommer igång

Se till att du har anslutit den fullständiga installationsversionen av Microsoft Teams till ditt HubSpot-konto. Om du har anslutit det begränsade installationsalternativet avinstallerar du appen och installerar det fullständiga installationsalternativet.

För att synkronisera Microsoft Teams webinarinformation till HubSpot-marknadsföringshändelser, följ stegen nedan för att konfigurera PowerShell, ansluta till Microsoft Teams och bevilja behörigheter till användare.

Konfigurera PowerShell och anslut till Microsoft Teams

• Följ instruktionerna i den här artikeln för att installera PowerShell i ditt operativsystem. Om du redan har PowerShell installerat kan du hoppa över det här steget.
• Öppna PowerShell i ditt system:
  • Mac: öppna Terminal och kör pwsh för att starta PowerShell.
  • Windows: sök efter "PowerShell" i Start-menyn och klicka sedan på Kör som administratör.
• Kör Connect-MicrosoftTeams i PowerShell och klicka på Enter. Om du inte har installerat Teams PowerShell-modulen kan du lära dig hur du installerar modulen.

Ge behörigheter till användare

Följ instruktionerna i den här artikeln för att ge behörigheter till en uppsättning användare:

• Kör följande kommando i PowerShell för att skapa en åtkomstpolicy: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Kör följande kommando för att ge behörigheter till utvalda användare: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Om du vill få ett användar-ID klickar du på en viss användare i Microsoft Admin Center . Användar-ID:t kommer att finnas i sidans URL.
  • Du måste köra det här kommandot för varje enskild användare.
• Om du vill bevilja behörigheter till alla befintliga användare kör du följande kommando: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Om du vill ge behörighet till alla befintliga och framtida användare på en gång kör du följande kommando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Granska inställningar för webbseminarium

Konfigurera ditt HubSpot-kontos inställningar för synkronisering av webbinarier och bestäm hur kontakter skapas i HubSpot från Microsoft Teams.

Hantera globala Microsoft Teams-inställningar

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
• Klicka på Microsoft Teams.
• Klicka på fliken Webinars och klicka sedan på fliken Globala inställningar.
• I avsnittet Webinarier växlar du reglaget Synkronisera webinariedata på för att synkronisera webinariedata från Microsoft Teams till HubSpot. Detta kommer att synkronisera webbinariedata för alla webbinarier som skapats av alla Microsoft Teams-användare på HubSpot-kontot.
• I avsnittet Undantag kan du lägga till domäner för att förhindra att webbseminarier synkroniseras till HubSpot av användare med en viss domän i sin e-postadress.
  
  • I avsnittet Kontaktundantag kan du ange ditt företags domännamn för att förhindra att interna anställda skapas som nya kontakter i HubSpot.

Du kan också hantera webbinarieinställningar för enskilda användare:

• Klicka på fliken Allmänna inställningar och klicka sedan på fliken Globala inställningar.
• Längst ner på sidan i avsnittet Hantera individuella användarinställningar klickar du på Användarinställningar bredvid användaren.
• I den högra panelen, i avsnittet Webinar Settings:
  • Markera kryssrutan Synkronisera data från nyligen schemalagda webbseminarier som standard för att automatiskt synkronisera alla data från ett nytt webbseminarium som skapats av den användaren.

• • Klicka på Hantera enskilda webbseminarier för den här användaren för att hantera synkroniseringsinställningar för ett enskilt webbseminarium.

Hantera personliga Microsoft Teams-inställningar

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
• Klicka på Microsoft Teams.
• Klicka på fliken Webinars och klicka sedan på fliken Mina inställningar.
• I det här avsnittet kan du granska alla webbseminarier som du är arrangör för.
• Markera kryssrutorna i kolumnen Synkronisera bredvid de webbseminarier som du vill synkronisera till HubSpot-marknadsföringshändelser. Detta säkerställer att alla nya uppdateringar av webbseminarier synkroniseras till HubSpot.
• Om du vill synkronisera data för ett tidigare webbseminarium håller du muspekaren över webbseminariet och klickar på Synkronisera nu för att hämta alla historiska webbseminariedata.
• För att automatiskt synkronisera alla nya webbseminarier som du skapar i Microsoft Teams till HubSpot, markera kryssrutan Synkronisera data från nyligen schemalagda webbseminarier som standard.

Använd formulär (legacy) på HubSpot-sidor för registrering av webbseminarier

När du lägger till ett HubSpot-formulär (legacy) på en HubSpot-landningssida eller webbplatssida kan du använda formuläret för att samla in registreringar för dina Microsoft Teams-webbseminarier. När en besökare skickar in registreringsformuläret kommer en registreringshändelse att visas på kontaktens aktivitetstidslinje och registreringsdata kommer att läggas till i webbinariet i Microsoft Teams.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Marknadsföring > Formulär.
• Skapa ett formulär. Detta är för närvarande endast tillgängligt för HubSpot-formulär (äldre).
• Ställ in dina formulärfält. Formuläret måste ha förnamn, efternamn och e-post för att acceptera registreringar.

Observera: HubSpots integration med Microsoft Teams-webbinarier stöder endast tre obligatoriska fält för registrering av webbinarier: Förnamn, Efternamn och E-post. Om du gör något annat fält obligatoriskt för registrering kommer registreringen av webbseminariet att misslyckas.

• Ställ in formuläralternativen och klicka på Uppdatera längstupp till höger för att publicera dina formuläruppdateringar.
• Lägg till ditt formulär på en HubSpot-sida.
• Klicka på fliken Innehåll i den vänstra sidofältsredigeraren på HubSpot-sidan.
• Navigera till avsnittet Formulärautomatisering .
• Under Webinar-formulär väljer du Microsoft Teams och det webinar som formuläret ska samla in registreringar för.

• Klicka på Tillämpa ändringar längst ner i den vänstra panelen.
• Fortsätt konfigurera din HubSpot-sida.

Registrera automatiskt kontakter till Microsoft Teams-webbseminarier( endastMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub Professional och Enterprise )

Ställ in ett arbetsflöde för att automatiskt registrera kontakter till dina Microsoft Teams-webbseminarier. Innan du går igenom stegen nedan ska du konfigurera Microsoft Teams-integrationen och konfigurera inställningarna för webbseminariesynkronisering.

• Skapa ett nytt arbetsflöde.
• Ställ in dina triggers för kontaktregistrering.
• I arbetsflödesredigeraren klickar du på + plus-ikonen för att lägga till en åtgärd.
• I den vänstra panelen bläddrar du till avsnittet Integrerade appar .
• Klicka på pilen bredvid Microsoft Teams och välj Lägg till kontakt i Microsoft Teams webinar.

• Klicka på rullgardinsmenyn Webinar och välj webbinariet.

Kontaktens förnamn, efternamn och e-postadress kommer alltid att inkluderas för att registrera kontakten.

Observera: HubSpots integration med Microsoft Teams-webbinarier stöder endast tre obligatoriska fält för registrering av webbinarier: Förnamn, Efternamn och E-post. Om du gör något annat fält obligatoriskt för registrering kommer registreringen av webbseminariet att misslyckas.

När arbetsflödet är aktiverat visas registrerade kontakter under fliken Närvaro i inställningarna för webbinariet i Microsoft Teams.

Om webbinariet synkroniseras med HubSpot visas kontakten i posten för marknadsföringshändelsen i HubSpot och en tidslinjehändelse för registrering visas i kontaktens post.

Visa information om registrering och närvaro för webbseminariet

Observera: om ditt webbseminarium kräver ett manuellt registreringsgodkännande i Microsoft Teams kommer registreringar och deltagare inte att synkroniseras automatiskt till HubSpot. Du kan manuellt synkronisera webbinarieinformation från fliken Mina inställningar i inställningarna för webbinarier och klicka på Synkronisera nu bredvid det webbinarium som du vill synkronisera.

När du har konfigurerat dina webbinarieinställningar kommer alla webbinarier som du väljer att synkronisera från Microsoft Teams till HubSpot att skapa en marknadsföringshändelse i HubSpot med följande information:

• Antal registrerade, deltagare och avbokningar.
• Händelsens namn
• Datum för evenemanget
• Start- och sluttid
• Arrangör
• Status
• Beskrivning

Dessa egenskaper för marknadsföringshändelser kan användas som kriterier i listor och rapporter.

Observera: om organisatören av webbseminariet också är en deltagare i webbseminariet räknas de inte med i antalet registrerade eller deltagare.

Du kan också visa webbinariehändelser på HubSpot-kontaktposten med följande information:

• Datum för webbinarium
• När en kontakt anslöt till webbinariet
• När kontakten lämnade webbseminariet
• Tidsperiod som deltagaren var närvarande