Bruk HubSpot og Microsoft Teams webinarer

Når du har koblet HubSpot og Microsoft Teams sammen, kan du synkronisere webinarregistrering og deltakerinformasjon fra Microsoft Teams-webinarer til HubSpot-markedsføringsarrangementer. Bruk denne informasjonen til å segmentere kontaktene dine i HubSpot.

Før du setter i gang

Forsikre deg om at du har koblet den fullstendige installasjonsversjonen av Microsoft Teams til HubSpot-kontoen din. Hvis du har koblet til Limited installasjonsalternativet, må du avinstallere appen og installere Full installasjonsalternativet.

For å synkronisere Microsoft Teams-webinarinformasjon med HubSpot-markedsføringshendelser, følger du trinnene nedenfor for å konfigurere PowerShell, koble til Microsoft Teams og tildele tillatelser til brukere.

Konfigurer PowerShell og koble til Microsoft Teams

• Følg instruksjonene i denne artikkelen for å installere PowerShell i operativsystemet ditt. Hvis du allerede har PowerShell installert, kan du hoppe over dette trinnet.
• Åpne PowerShell i systemet ditt:
  • Mac: Åpne Terminal og kjør pwsh for å starte PowerShell.
  • Windows: Søk etter "PowerShell" i Start-menyen, og klikk deretter på Kjør som administrator.
• Kjør Connect-MicrosoftTeams i PowerShell, og klikk på Enter. Hvis du ikke har installert Teams PowerShell-modulen, kan du lære hvordan du installerer modulen.

Gi tillatelser til brukere

Følg instruksjonene i denne artikkelen for å tildele rettigheter til et sett med brukere:

• Kjør følgende kommando i PowerShell for å opprette en tilgangspolicy: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Kjør følgende kommando for å tildele rettigheter til utvalgte brukere: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • For å få en bruker-ID klikker du på en bestemt bruker i Microsoft admin center. Bruker-ID-en vil finnes i URL-adressen til siden.
  • Du må kjøre denne kommandoen for hver enkelt bruker.
• Kjør følgende kommando for å gi rettigheter til alle eksisterende brukere: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Kjør følgende kommando for å tildele rettigheter til alle eksisterende og fremtidige brukere på én gang: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Gjennomgå innstillinger for webinar

Konfigurer HubSpot-kontoens innstillinger for webinar-synkronisering, og bestem hvordan kontakter skal opprettes i HubSpot fra Microsoft Teams.

Administrer globale Microsoft Teams-innstillinger

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på Microsoft Teams.
• Klikk på fanen Webinarer, og klikk deretter på fanen Globale innstillinger.
• I delen Webinarer slår du på bryteren Synkroniser web inar-data for å synkronisere webinar-data fra Microsoft Teams til HubSpot. Dette vil synkronisere webinar-data for alle webinarer som er opprettet av alle Microsoft Teams-brukere på HubSpot-kontoen.
• I delen Utelukkelser kan du legge til domener for å hindre at webinarer synkroniseres med HubSpot av brukere med et bestemt domene i e-postadressen sin.
  
  • I delen Kontaktutelukkelser kan du legge inn bedriftens domenenavn for å forhindre at interne ansatte opprettes som nye kontakter i HubSpot.

Du kan også administrere webinarinnstillinger for enkeltbrukere:

• Klikk på fanen Generelle innstillinger, og klikk deretter på fanen Globale innstillinger.
• Nederst på siden i delen Administrer individuelle brukerinnstillinger klikker du på Brukerinnstillinger ved siden av brukeren.
• I det høyre panelet, i delen Webinarinnstillinger:
  • Merk av for Synkroniser data fra nylig planlagte webinarer som standard for å automatisk synkronisere alle data fra et nytt webinar som er opprettet av den aktuelle brukeren.

• • Klikk på Administrer individuelle web inarer for denne brukeren for å administrere synkroniseringsinnstillinger for et individuelt webinar.

Administrer personlige Microsoft Teams-innstillinger

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på Microsoft Teams.
• Klikk på fanen Webinarer, og klikk deretter på fanen Mine innstillinger.
• I denne delen kan du se alle webinarer du er arrangør av.
• Merk av i avmerkingsboksene i Synkroniser-kolonnen ved siden av webinarene du ønsker å synkronisere med HubSpot-markedsføringshendelser. Dette sikrer at alle nye webinaroppdateringer synkroniseres med HubSpot.
• Hvis du vil synkronisere data for et tidligere webinar, holder du musepekeren over webinaret og klikker på Synkroniser nå for å hente alle historiske webinar-data.
• Hvis du vil synkronisere alle nye webinarer du oppretter i Microsoft Teams til HubSpot automatisk, merker du av for Synkroniser data fra nylig planlagte webinarer som standard.

Bruk skjemaer (legacy) på HubSpot-sider for webinarregistrering

Når du legger til et HubSpot-skjema (legacy) på en HubSpot-landingsside eller nettside, kan du bruke skjemaet til å samle inn registreringer til Microsoft Teams-webinarene dine. Når en besøkende sender inn registreringsskjemaet, vises en registreringshendelse på kontaktens aktivitetstidslinje, og registreringsdata legges til i webinaropplysningene i Microsoft Teams.

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Markedsføring > Skjemaer.
• Opprett et skjema. Dette er for øyeblikket bare tilgjengelig for HubSpot-skjemaer (eldre).
• Konfigurer skjemafeltene dine. Skjemaet må inneholde fornavn, etternavn og e-post for å godta registreringer.

Merk: HubSpots integrasjon med Microsoft Teams-webinarer støtter bare tre obligatoriske felt for webinarregistrering: Fornavn, Etternavn og E-post. Hvis du gjør andre felt obligatoriske for registrering, vil registreringen av webinaret mislykkes.

• Konfigurer skjemaalternativene, og klikk på Oppdater øverst tilhøyre for å publisere skjemauppdateringene.
• Legg til skjemaet ditt på en HubSpot-side.
• Klikk på Innhold-fanen i venstre sidefelt på HubSpot-siden.
• Gå til delen Skjemaautomatisering .
• Under Webinarskjema velger du Microsoft Teams og webinaret som skjemaet skal samle inn registreringer for.

• Klikk på Bruk endringer nederst i venstre panel.
• Fortsett å sette opp HubSpot-siden din.

Automatisk påmelding av kontakter til Microsoft Teams-webinarer( kunMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional og Enterprise )

Sett opp en arbeidsflyt for automatisk å melde på kontakter til Microsoft Teams-webinarene dine. Før du går gjennom trinnene nedenfor, må du sørge for å sette opp Microsoft Teams-integrasjonen og konfigurere innstillingene for webinar-synkronisering.

• Opprett en ny arbeidsflyt.
• Angi utløsere for kontaktregistrering.
• I arbeidsflytredigeringsprogrammet klikker du på plussikonet for å legge til en handling.
• I venstre panel blar du til delen Integrerte apper .
• Klikk på pilen ved siden av Microsoft Teams, og velg Legg til kontakt i Microsoft Teams-webinar.

• Klikk på rullegardinmenyen Webinar, og velg webinaret.

Fornavn, etternavn og e-postadresse til kontakten vil alltid bli inkludert i registreringen av kontakten.

Merk: HubSpots integrasjon med Microsoft Teams-webinarer støtter bare tre obligatoriske felt for webinarregistrering: Fornavn, Etternavn og E-post. Hvis du gjør andre felt obligatoriske for registrering, vil registreringen av webinaret mislykkes.

Når arbeidsflyten er aktivert, vises registrerte kontakter under fanen Tilstedeværelse i webinarinnstillingene i Microsoft Teams.

Hvis webinaret er synkronisert med HubSpot, vil kontakten vises på markedsføringshendelsen i HubSpot, og en tidslinje for registrering vil vises på kontaktens post.

Se detaljer om registrering og deltakelse på webinaret

Merk: Hvis webinaret ditt må godkjennes manuelt i Microsoft Teams, vil ikke registreringer og deltakere automatisk synkroniseres med HubSpot. Du kan synkronisere webinarinformasjon manuelt fra Mine innstillinger-fanen i Webinar-innstillinger og klikke på Synkroniser nå ved siden av webinaret du ønsker å synkronisere.

Når du har konfigurert webinarinnstillingene dine, vil alle webinarer du velger å synkronisere fra Microsoft Teams til HubSpot, opprette en markedsføringshendelse i HubSpot med følgende informasjon:

• Antall påmeldte, deltakere og avbestillinger.
• Navn på hendelse
• Dato
• Start- og sluttidspunkt
• Arrangør
• Status
• Beskrivelse

Disse egenskapene kan brukes som kriterier i lister og rapporter.

Merk: Hvis arrangøren av webinaret også er deltaker i webinaret, vil vedkommende ikke bli regnet med i antall påmeldte eller deltakere.

Du kan også se webinarhendelser på HubSpot-kontaktoppføringen med følgende informasjon:

• Dato for webinar
• Når en kontakt ble med i webinaret
• Når kontakten forlot webinaret
• Varighet deltatt