Webinare von HubSpot und Microsoft Teams verwenden

Nach dem Verknüpfen von HubSpot und Microsoft Teams können Sie Webinar-Registrierungs- und -Teilnahmedetails von Microsoft Teams-Webinaren mit HubSpot-Marketingevents synchronisieren. Anhand dieser Informationen können Sie Ihre Kontakte in HubSpot segmentieren.

Vor dem Start

Stellen Sie sicher, dass Sie die Full install version von Microsoft Teams mit Ihrem HubSpot Account verbunden haben. Wenn Sie die Option „Eingeschränkte Installation“ verknüpft haben, deinstallieren Sie die App und installieren Sie die Option „Vollständige Installation“.

Um Microsoft Teams-Webinarinformationen mit HubSpot Marketingevents zu synchronisieren, führen Sie die folgenden Schritte aus, um PowerShell einzurichten, Microsoft Teams zu verknüpfen und Benutzern Berechtigungen zu erteilen.

PowerShell einrichten und mit Microsoft Teams verknüpfen

• Folgen Sie den Anweisungen in diesem Artikel, um PowerShell in Ihrem Betriebssystem zu installieren. Wenn Sie PowerShell bereits auf Ihrem System installiert haben, überspringen Sie diesen Schritt. 
• Öffnen Sie PowerShell in Ihrem System:
  • Mac: Öffnen Sie Terminal und führen Sie pwsh aus, um PowerShell zu starten.
  • Windows: Suchen Sie im Startmenü nach "PowerShell", und klicken Sie dann auf Als Administrator ausführen. 
• Führen Sie Connect-MicrosoftTeams in PowerShell aus und klicken Sie auf Enter. Wenn Sie das Teams PowerShell-Modul nicht installiert haben, erfahren Sie, wie Sie das Modul installieren. 

Benutzern Berechtigungen gewähren

Befolgen Sie die Anweisungen in diesem Artikel, um einer Gruppe von Benutzern Berechtigungen zu erteilen:

• Führen Sie den folgenden Befehl in PowerShell aus, um eine Zugriffsrichtlinie zu erstellen: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Um ausgewählten Benutzern Berechtigungen zu erteilen, führen Sie den folgenden Befehl aus: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Um eine Benutzer-ID abzurufen, klicken Sie auf einen bestimmten Benutzer im Microsoft Admin Center. Die Benutzer-ID ist in der Seiten-URL enthalten. 
  • Sie müssen diesen Befehl für jeden einzelnen Benutzer ausführen. 
• Um allen vorhandenen Benutzern Berechtigungen zu gewähren, führen Sie den folgenden Befehl aus: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Um allen bestehenden und zukünftigen Benutzern gleichzeitig Berechtigungen zu erteilen, führen Sie den folgenden Befehl aus: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Webinar-Einstellungen überprüfen

Konfigurieren Sie die Webinar-Synchronisierungseinstellungen Ihres HubSpot-Accounts und entscheiden Sie, wie Kontakte in HubSpot von Microsoft Teams erstellt werden.

Globale Microsoft Teams-Einstellungen verwalten

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Datenmanagement > Integrationen.
• Klicken Sie auf Microsoft Teams.
• Klicken Sie auf Webinar-Einstellungen > Globale Einstellungen. 
• Klicken Sie im Abschnitt Webinare auf den Schalter Webinardaten synchronisieren, um ihn zu aktivieren und so die Webinardaten von Microsoft Teams mit HubSpot zu synchronisieren. Dadurch werden Webinar-Daten für alle Webinare synchronisiert, die von allen Microsoft Teams-Benutzern im HubSpot-Account erstellt wurden. 
• Fügen Sie im Abschnitt Ausschlüsse Domains hinzu, um zu verhindern, dass Webinare von Benutzern mit einer bestimmten Domain in ihrer E-Mail-Adresse mit HubSpot synchronisiert werden.
  
  • Geben Sie im Abschnitt Kontaktausschlüsse den Domain-Namen Ihres Unternehmens ein, um zu verhindern, dass interne Mitarbeiter als neue Kontakte in HubSpot erstellt werden. 

Sie können die Webinar-Einstellungen auch für einzelne Benutzer verwalten:

• Klicken Sie im Abschnitt Individuelle Benutzereinstellungen verwalten neben dem Benutzer auf Benutzereinstellungen.
• Gehen Sie im rechten Bereich im Abschnitt Webinar-Aufzeichnungen und -Transkripte folgendermaßen vor:
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten von neu geplanten Webinaren standardmäßig synchronisieren, um die Daten von jedem neuen Webinar, das der Benutzer erstellt, automatisch zu synchronisieren.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Webinar-Aufzeichnungen und -Transkripte dieses Benutzers synchronisieren, um alle Datensätze und Transkripte von allen Webinaren zu synchronisieren.
  • Klicken Sie Einzelne Webinare für diesen Benutzer verwalten, um die Synchronisierungseinstellungen für ein einzelnes Webinar zu verwalten. 

Individuelle Microsoft Teams-Einstellungen verwalten

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Datenmanagement > Integrationen.
• Klicken Sie auf Microsoft Teams.
• Klicken Sie auf Webinar-Einstellungen > Meine Einstellungen. 
• In diesem Bereich werden alle Webinare angezeigt, deren Organisator Sie sind.
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Spalte Synchronisieren neben den Webinaren, die Sie mit HubSpot-Marketingevents synchronisieren möchten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle neuen Webinar-Updates mit HubSpot synchronisiert werden. 
• Um Daten für ein vergangenes Webinar zu synchronisieren, bewegen Sie den Mauszeiger über ein Webinar und klicken Sie auf Jetzt synchronisieren, um alle historischen Webinar-Daten abzurufen.
• Um alle neuen Webinare, die Sie in Microsoft Teams erstellen, automatisch mit HubSpot zu synchronisieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten von neu geplanten Webinaren standardmäßig synchronisieren. 

Automatische Aufnahme von Kontakten in Microsoft Teams-Webinare (Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional und Enterprise nur)

Setup eines Workflows zur automatischen Aufnahme von Kontakten in Ihre Microsoft Teams-Webinare. Bevor Sie die folgenden Schritte ausführen, stellen Sie sicher, dass Sie die Microsoft Teams-Integration einrichten und die Webinar-Synchronisationseinstellungen konfigurieren.

• Einen neuen Workflow erstellen.
• Legen Sie Ihren Kontakt fest Aufnahme-Trigger für Kontakte,
• Wenn Sie Ihre Aktion einstellen, blättern Sie zu Integrierte Apps klicken Sie auf den Pfeil neben Microsoft Teams und wählen Sie Kontakt zu Microsoft Teams hinzufügen Webinar.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Webinar und wählen Sie das Webinar aus.

Der Vorname, der Nachname und die E-Mail-Adresse des Kontakts werden immer angegeben, um den Kontakt zu registrieren.

Wenn der Workflow ausgeführt wird, werden die registrierten Kontakte unter der Registerkarte Teilnahme in den Webinareinstellungen von Microsoft Teams angezeigt.

Wenn das Webinar mit HubSpot synchronisiert wird, erscheint der Kontakt im Datensatz von HubSpot, und im Datensatz des Kontakts wird ein Registrierungszeitplan angezeigt.

Sobald Sie Ihre Webinareinstellungen konfiguriert haben, nimmt Folgendes vor: Jedes Webinar, das Sie von Microsoft Teams mit HubSpot synchronisieren möchten, erstellt in HubSpot ein Marketing-Event mit den folgenden Informationen:

• Anzahl der Registranten, Teilnehmer und Stornierungen.
• Event-Name
• Datum
• Start- und Endzeit
• Organisator
• Status
• Beschreibung

Diese Eigenschaften von Marketing-Events können als Kriterien in Listen und Berichten verwendet werden. 

Bitte beachten Sie: Wenn der Webinar-Organisator auch Webinar-Teilnehmer ist, wird dies nicht in der Anrufernummer oder Teilnehmerzahl berücksichtigt.

Sie können auch Webinar-Events im HubSpot-Kontaktdatensatz mit den folgenden Informationen anzeigen:

• Datum des Webinars
• Wann ein Kontakt dem Webinar beigetreten ist
• Wann der Kontakt das Webinar verlassen hat
• Dauer der Teilnahme