HubSpot en Microsoft Teams webinars gebruiken

Nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld, kun je de registratie- en aanwezigheidsgegevens van webinars in Microsoft Teams synchroniseren met marketinggebeurtenissen in HubSpot. Gebruik deze informatie om je contactpersonen in HubSpot te segmenteren.

Voordat je begint

Zorg ervoor dat je de Full install versie van Microsoft Teams hebt gekoppeld aan je HubSpot account. Als je de beperkte installatieoptie hebt gebruikt, verwijder dan de app en installeer de volledige installatieoptie.

Volg de onderstaande stappen om Microsoft Teams webinars te synchroniseren met HubSpot marketinggebeurtenissen om PowerShell in te stellen, verbinding te maken met Microsoft Teams en machtigingenset toe te kennen aan gebruikers.

PowerShell instellen en verbinding maken met Microsoft Teams

• Volg de instructies in dit artikel om PowerShell in je besturingssysteem te installeren. Als je PowerShell al hebt geïnstalleerd, kun je deze stap overslaan.
• Open PowerShell op je systeem:
  • Mac: open Terminal en voer pwsh uit om PowerShell te starten.
  • Windows: zoek naar "PowerShell" in het menu Start en klik vervolgens op Uitvoeren als beheerder.
• Voer Connect-MicrosoftTeams uit in PowerShell en klik op Enter. Als je de module Teams PowerShell nog niet hebt geïnstalleerd, lees dan hoe je de module installeert.

Machtigingen toekennen aan gebruikers

Volg de instructies in dit artikel om machtigingen toe te kennen aan een machtigingenset van gebruikers:

• Voer de volgende opdracht uit in PowerShell om een toegangsbeleid te maken: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Voer de volgende opdracht uit om machtigingen te verlenen aan geselecteerde gebruikers: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Om een gebruikers-ID te krijgen, klikt u op een specifieke gebruiker in het Microsoft beheercentrum. De gebruikers-ID staat in de URL van de pagina.
  • Je moet deze opdracht uitvoeren voor elke individuele gebruiker.
• Voer de volgende opdracht uit om machtigingen te verlenen aan alle bestaande gebruikers: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Om alle bestaande en toekomstige gebruikers in één keer rechten te geven, voer je de volgende opdracht uit: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Webinars instellingen bekijken

Configureer de instellingen voor webinarsynchronisatie van je HubSpot-account en bepaal hoe contactpersonen worden gemaakt in Hubspot vanuit Microsoft Teams.

Globale Microsoft Teams-instellingen beheren

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
• Klik op Microsoft Teams.
• Klik op het tabblad Webinars en vervolgens op het tabblad Globale instellingen.
• Schakel in de sectie Webinars de schakelaar Synchroniseer webinargegevens in om webinargegevens van Microsoft Teams naar HubSpot te synchroniseren. Hiermee worden webinars gesynchroniseerd voor alle webinars die zijn gemaakt door alle Microsoft Teams-gebruikers op het HubSpot-account.
• In het gedeelte Uitsluitingen kun je domeinen toevoegen om te voorkomen dat webinars worden gesynchroniseerd naar HubSpot door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.
  
  • In het gedeelte Uitsluitingen voor Contactpersoon kun je de domeinnaam van je bedrijf invoeren om te voorkomen dat interne medewerkers worden gemaakt als nieuwe contactpersonen in HubSpot.

Je kunt ook webinars beheren voor individuele gebruikers:

• Klik op het tabblad Algemene instellingen en vervolgens op het tabblad Globale instellingen.
• Klik onder aan de pagina in de sectie Individuele gebruikersinstellingen beheren op Gebruikersinstellingen naast de gebruiker.
• In het rechterpaneel, in de sectie Webinars instellingen:
  • Schakel het selectievakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars in om automatisch alle gegevens te synchroniseren van een nieuw webinar dat door die gebruiker is gemaakt.

• • Klik op Individuele webinars voor deze gebruiker beheren om de synchronisatie-instellingen voor een individueel webinar te beheren.

Persoonlijke instellingen voor Microsoft Teams beheren

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
• Klik op Microsoft Teams.
• Klik op het tabblad Webinars en vervolgens op het tabblad Mijn instellingen.
• In dit gedeelte kunt u alle webinars bekijken waarvan u de organisator bent.
• Schakel de selectievakjes in de kolom Synchroniseren in naast de webinars die je wilt synchroniseren met Hubspot marketinggebeurtenissen. Dit zorgt ervoor dat alle nieuwe updates van webinars worden gesynchroniseerd met HubSpot.
• Om gegevens voor een webinar uit het verleden te synchroniseren, ga je met de muis over het webinar en klik je op Nu synchroniseren om alle historische webinargegevens op te halen.
• Om nieuwe webinars die je maakt in Microsoft Teams automatisch te synchroniseren met Hubspot, schakel je het selectievakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars in.

Gebruik HubSpot formulieren (legacy) voor webinars registratie

Je kunt HubSpot registratieformulieren maken voor je Microsoft Teams webinars. Zodra een bezoeker het registratieformulier indient, verschijnt er een gebeurtenis voor registratie op de tijdlijn met activiteiten van de contactpersoon en worden de registratiegegevens toegevoegd aan de details van het webinars in Microsoft Teams.

• Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
• Een formulier maken. Dit is momenteel alleen beschikbaar in de oudere formuliereneditor.
• Stel je formuliervelden in. Het formulier moet een voornaam, achternaam en e-mail hebben om registraties te accepteren.
• Stel de formulieropties in. Selecteer in het gedeelte Webinarformulier Microsoft Teams en het webinar waarvoor het formulier registraties moet verzamelen.

• Voltooi het instellen van je formulier.

Automatisch contacten inschrijven voor Microsoft Teams webinars( alleenMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Marketing Hub Professional en Enterprise )

Stel een workflow in om contactpersonen automatisch in te schrijven voor je Microsoft Teams webinars. Voordat je de onderstaande stappen doorloopt, moet je ervoor zorgen dat je de Microsoft Teams-integratie instelt en de instellingen voor webinarsynchronisatie configureert.

• Maak een nieuwe workflow.
• Stel de registratietriggers voor het inschrijven van contactpersonen in .
• Klik in de workfloweditor op het + plus-pictogram om een workflowactie toe te voegen.
• Blader in het linkerpaneel naar de sectie Geïntegreerde apps .
• Klik op het pijltje naast Microsoft Teams en selecteer Contactpersoon toevoegen aan Microsoft Teams webinars.