HubSpot en Microsoft Teams webinars gebruiken

Nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld, kun je de registratie- en aanwezigheidsgegevens van webinars in Microsoft Teams synchroniseren met marketinggebeurtenissen in HubSpot. Gebruik deze informatie om je contactpersonen in HubSpot te segmenteren.

Voordat je begint

Zorg ervoor dat je de Full install versie van Microsoft Teams hebt gekoppeld aan je HubSpot account. Als je de beperkte installatieoptie hebt gebruikt, verwijder dan de app en installeer de volledige installatieoptie.

Om Microsoft Teams webinars te synchroniseren met HubSpot marketinggebeurtenissen, volg je de onderstaande stappen om PowerShell in te stellen, verbinding te maken met Microsoft Teams en machtigingenset toe te kennen aan gebruikers.

PowerShell instellen en verbinding maken met Microsoft Teams

• Volg de instructies in dit artikel om PowerShell op je besturingssysteem te installeren. Als PowerShell al op je systeem is geïnstalleerd, sla deze stap dan over.
• Open PowerShell op uw systeem:
  • Mac: open Terminal en voer pwsh uit om PowerShell te starten.
  • Windows: zoek naar "PowerShell" in het menu Start en klik vervolgens op Uitvoeren als beheerder.
• Voer Connect-MicrosoftTeams uit in PowerShell en klik op Enter. Als je de module Teams PowerShell nog niet hebt geïnstalleerd, lees dan hoe je de module installeert.

Machtigingen toekennen aan gebruikers

Volg de instructies in dit artikel om machtigingen toe te kennen aan een machtigingenset van gebruikers:

• Voer de volgende opdracht uit in PowerShell om een toegangsbeleid te maken: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Voer de volgende opdracht uit om machtigingen te verlenen aan geselecteerde gebruikers: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Om een gebruikers-ID te krijgen, klikt u op een specifieke gebruiker in het Microsoft beheercentrum. De gebruikers-ID staat in de URL van de pagina.
  • Je moet deze opdracht uitvoeren voor elke individuele gebruiker.
• Voer de volgende opdracht uit om machtigingen te verlenen aan alle bestaande gebruikers: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Om alle bestaande en toekomstige gebruikers in één keer rechten te geven, voer je de volgende opdracht uit: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Webinars instellingen bekijken

Configureer de instellingen voor webinarsynchronisatie van je HubSpot-account en bepaal hoe contactpersonen worden gemaakt in Hubspot vanuit Microsoft Teams.

Globale Microsoft Teams-instellingen beheren

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Integraties.
• Klik op Microsoft Teams.
• Klik op Webinars instellingen > Globale instellingen.
• Schakel in de sectie Webinars de schakelaar Synchroniseer webinargegevens in om webinargegevens van Microsoft Teams naar HubSpot te synchroniseren. Hiermee worden webinars gesynchroniseerd voor alle webinars die zijn gemaakt door alle Microsoft Teams-gebruikers op het HubSpot-account.
• Voeg in het gedeelte Uitsluitingen domeinen toe om te voorkomen dat webinars naar HubSpot worden gesynchroniseerd door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.
  
  • Voer in het gedeelte Uitsluitingen voor Contactpersoon de domeinnaam van je bedrijf in om te voorkomen dat interne medewerkers worden gemaakt als nieuwe contactpersonen in HubSpot.

Je kunt ook webinars beheren voor individuele gebruikers:

• Klik in de sectie Individuele gebruikersinstellingen beheren op Gebruikersinstellingen naast de gebruiker.
• In het rechterpaneel, in de sectie Webinars recording and transcripts (Webinars opnemen en transcriberen):
  • Vink het vakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars aan om automatisch alle gegevens te synchroniseren van een nieuw webinar dat door die gebruiker is aangemaakt.

• • Klik op Individuele webinars voor deze gebruiker beheren om de synchronisatie-instellingen voor een individueel webinar te beheren.

Individuele instellingen voor Microsoft Teams beheren

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Integraties.
• Klik op Microsoft Teams.
• Klik op Webinarsinstellingen > Mijn instellingen.
• In dit gedeelte zie je alle webinars waarvan jij de organisator bent.
• Selecteer de selectievakjes in de kolom Synchroniseren naast de webinars die je wilt synchroniseren met Hubspot marketinggebeurtenissen. Dit zorgt ervoor dat alle nieuwe updates van webinars worden gesynchroniseerd met HubSpot.
• Om gegevens voor een webinar uit het verleden te synchroniseren, ga je met de muis over het webinar en klik je op Nu synchroniseren om alle historische webinargegevens op te halen.
• Om nieuwe webinars die je maakt in Microsoft Teams automatisch te synchroniseren met Hubspot, schakel je het selectievakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars in.

Gebruik HubSpot formulieren voor webinars registratie

Je kunt HubSpot registratieformulieren maken voor je Microsoft Teams webinars. Zodra een bezoeker het registratieformulier indient, verschijnt er een gebeurtenis voor registratie op de tijdlijn met activiteiten van de contactpersoon en worden de registratiegegevens toegevoegd aan de details van het webinars in Microsoft Teams.

• Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
• Een formulier maken. Dit is momenteel alleen beschikbaar in de oudere formuliereneditor.
• Stel je formuliervelden in. Het formulier moet een voornaam, achternaam en e-mail hebben om registraties te accepteren.
• Stel de formulieropties in. Selecteer in het gedeelte Webinarformulier Microsoft Teams en het webinar waarvoor het formulier registraties moet verzamelen.

• Voltooi het instellen van je formulier.

Automatisch contacten inschrijven voor Microsoft Teams webinars( alleenMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Marketing Hub Professional en Enterprise )

Stel een workflow in om contactpersonen automatisch in te schrijven voor je Microsoft Teams webinars. Voordat je de onderstaande stappen doorloopt, moet je ervoor zorgen dat je de Microsoft Teams-integratie instelt en de instellingen voor webinarsynchronisatie configureert.

• Maak een nieuwe workflow.
• Stel de registratietriggers voor het inschrijven van contactpersonen in,
• Blader bij het instellen van je actiereeks naar Geïntegreerde apps , klik op de pijl naast Microsoft Teams en selecteer Contactpersoon toevoegen aan Microsoft Teams webinars.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Webinars en selecteer het webinar.

De voornaam, achternaam en het e-mailadres van de contactpersoon worden altijd opgenomen om de contactpersoon te registreren.

Als de workflow wordt uitgevoerd, worden de geregistreerde contactpersonen weergegeven op het tabblad Aanwezigheid in de webinarinstellingen van Microsoft Teams.

Als het webinars is gesynchroniseerd met HubSpot, verschijnt de contactpersoon in het Marketinggebeurtenis record van HubSpot en verschijnt er een registratie tijdlijn gebeurtenis in het record van de contactpersoon.

Webinars registratie- en aanwezigheidsgegevens bekijken

Zodra je je webinar-instellingen hebt geconfigureerd, zullen alle webinars die je kiest om te synchroniseren van Microsoft Teams naar HubSpot een marketinggebeurtenis aanmaken in HubSpot met de volgende informatie:

• Aantal inschrijvers, deelnemers en annuleringen.
• Naam gebeurtenis
• Datum
• Begin- en eindtijd
• Organisator
• Status
• Beschrijving

Deze eigenschappen van marketinggebeurtenissen kunnen worden gebruikt als criteria in lijsten en rapporten.

Let op: als de organisator van het webinar ook deelnemer is van het webinar, telt dit niet mee voor het aantal inschrijvers of deelnemers.

Je kunt ook gebeurtenissen van webinars bekijken in het HubSpot contactpersoonrecord met de volgende informatie:

• Datum webinars
• Wanneer een contactpersoon deelnam aan het webinar
• Wanneer de contactpersoon het webinar verliet
• Duur deelname