HubSpot en Microsoft Teams webinars gebruiken

Nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld, kun je webinarregistratie- en aanwezigheidsgegevens van Microsoft Teams webinars synchroniseren met HubSpot marketingevenementen. Gebruik deze informatie om je contacten in HubSpot te segmenteren.

Voordat je begint

Zorg ervoor dat je de Full install versie van Microsoft Teams hebt gekoppeld aan je HubSpot account. Als je de Limited install-optie hebt gekoppeld, verwijder dan de app en installeer de Full install-optie.

Om Microsoft Teams webinargegevens te synchroniseren met HubSpot marketingevenementen, volg je de onderstaande stappen om PowerShell in te stellen, verbinding te maken met Microsoft Teams en machtigingen toe te kennen aan gebruikers.

PowerShell instellen en verbinding maken met Microsoft Teams

• Volg de instructies in dit artikel om PowerShell in je besturingssysteem te installeren. Als je PowerShell al hebt geïnstalleerd, kun je deze stap overslaan.
• Open PowerShell op je systeem:
  • Mac: open Terminal en voer pwsh uit om PowerShell te starten.
  • Windows: zoek naar "PowerShell" in het menu Start en klik vervolgens op Uitvoeren als beheerder.
• Voer Connect-MicrosoftTeams uit in PowerShell en klik op Enter. Als je de module Teams PowerShell nog niet hebt geïnstalleerd, lees dan hoe je de module installeert.

Machtigingen toekennen aan gebruikers

Volg de instructies in dit artikel om machtigingen toe te kennen aan een set gebruikers:

• Voer de volgende opdracht uit in PowerShell om een toegangsbeleid te maken: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Voer de volgende opdracht uit om machtigingen te verlenen aan geselecteerde gebruikers: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Om een gebruikers-ID op te vragen, klikt u op een specifieke gebruiker in het Microsoft beheercentrum. De gebruikers-ID staat in de URL van de pagina.
  • Je moet deze opdracht uitvoeren voor elke individuele gebruiker.
• Voer de volgende opdracht uit om machtigingen te verlenen aan alle bestaande gebruikers: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Om alle bestaande en toekomstige gebruikers in één keer rechten te geven, voer je het volgende commando uit: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Controleer de webinar-instellingen

Configureer de webinarsynchronisatie-instellingen van je HubSpot-account en bepaal hoe contactpersonen worden gemaakt in HubSpot vanuit Microsoft Teams.

Globale Microsoft Teams-instellingen beheren

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
• Klik op Microsoft Teams.
• Klik op het tabblad Webinars en vervolgens op het tabblad Globale instellingen.
• Schakel in de sectie Webinars de schakelaar Synchroniseer webinargegevens in om webinargegevens van Microsoft Teams naar HubSpot te synchroniseren. Hiermee worden webinargegevens gesynchroniseerd voor alle webinars die zijn gemaakt door alle Microsoft Teams-gebruikers op het HubSpot-account.
• In het gedeelte Uitsluitingen kun je domeinen toevoegen om te voorkomen dat webinars worden gesynchroniseerd naar HubSpot door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.
  
  • In het gedeelte Uitsluitingen voor contactpersonen kun je de domeinnaam van je bedrijf invoeren om te voorkomen dat interne medewerkers als nieuwe contactpersonen in HubSpot worden aangemaakt.

Je kunt ook webinarinstellingen voor individuele gebruikers beheren:

• Klik op het tabblad Algemene instellingen en vervolgens op het tabblad Globale instellingen.
• Klik onder aan de pagina in het gedeelte Individuele gebruikersinstellingen beheren op Gebruikersinstellingen naast de gebruiker.
• In het rechterpaneel, in de sectie Webinarinstellingen:
  • Schakel het selectievakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars in om automatisch alle gegevens te synchroniseren van een nieuw webinar dat door die gebruiker is gemaakt.

• • Klik op Individuele webinars voor deze gebruiker beheren om de synchronisatie-instellingen voor een individueel webinar te beheren.

Persoonlijke Microsoft Teams-instellingen beheren

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
• Klik op Microsoft Teams.
• Klik op het tabblad Webinars en vervolgens op het tabblad Mijn instellingen.
• In dit gedeelte kunt u alle webinars bekijken waarvan u de organisator bent.
• Schakel de selectievakjes in de kolom Synchroniseren in naast de webinars die je wilt synchroniseren met HubSpot-marketingevenementen. Dit zorgt ervoor dat alle nieuwe updates van webinars worden gesynchroniseerd met HubSpot.
• Om gegevens voor een webinar uit het verleden te synchroniseren, ga je met de muis over het webinar en klik je op Nu synchroniseren om alle historische webinargegevens op te halen.
• Om automatisch alle nieuwe webinars die je maakt in Microsoft Teams te synchroniseren met HubSpot, schakel je het selectievakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars in.

Formulieren (legacy) op HubSpot-pagina's gebruiken voor webinarregistratie

Wanneer je een HubSpot formulier (legacy) toevoegt aan een HubSpot landingspagina of website pagina, kun je het formulier gebruiken om inschrijvingen voor je Microsoft Teams webinars te verzamelen. Zodra een bezoeker het registratieformulier indient, verschijnt er een registratiegebeurtenis op de activiteitentijdlijn van de contactpersoon en worden de registratiegegevens toegevoegd aan de webinargegevens in Microsoft Teams.

• Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
• Maak een formulier. Dit is momenteel alleen beschikbaar voor HubSpot formulieren (legacy).
• Stel je formuliervelden in. Het formulier moet een voornaam, achternaam en e-mail hebben om inschrijvingen te accepteren.

Let op: HubSpot's integratie met Microsoft Teams webinars ondersteunt slechts drie verplichte velden voor webinarregistratie: Voornaam, Achternaam en E-mail. Als je een ander veld verplicht stelt voor registratie, zal de webinarregistratie mislukken.

• Stel de formulieropties in en klik rechtsboven op Bijwerken om je formulierupdates te publiceren.
• Voeg je formulier toe aan een HubSpot pagina.
• Klik in de linker zijbalkeditor van de HubSpot pagina op het tabblad Inhoud.
• Navigeer naar de sectie Formulierautomatisering .
• Selecteer onder Webinarformulier Microsoft Teams en het webinar waarvoor het formulier inschrijvingen moet verzamelen.

• Klik onder in het linkerpaneel op Wijzigingen toepassen.
• Ga verder met het instellen van je HubSpot-pagina.

Automatisch contactpersonen aanmelden voor Microsoft Teams webinars( alleenMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub Professional en Enterprise )

Stel een workflow in om contactpersonen automatisch in te schrijven voor je Microsoft Teams webinars. Voordat je de onderstaande stappen doorloopt, moet je ervoor zorgen dat je de Microsoft Teams-integratie instelt en de synchronisatie-instellingen voor webinars configureert.

• Maak een nieuwe workflow.
• Stel de triggers voor de inschrijving van contactpersonen in .
• Klik in de workflow-editor op het + plus-pictogram om een actie toe te voegen.
• Blader in het linkerpaneel naar de sectie Geïntegreerde apps .
• Klik op het pijltje naast Microsoft Teams en selecteer Contact toevoegen aan Microsoft Teams-webinar.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Webinar en selecteer het webinar.

De voornaam, achternaam en het e-mailadres van de contactpersoon zullen altijd worden opgenomen om de contactpersoon te registreren.

Let op: HubSpot's integratie met Microsoft Teams webinars ondersteunt slechts drie verplichte velden voor webinarregistratie: Voornaam, Achternaam en E-mail. Als je een ander veld verplicht stelt voor registratie, mislukt de webinarregistratie.

Als de workflow is ingeschakeld, worden geregistreerde contactpersonen weergegeven onder het tabblad Aanwezigheid in de webinarinstellingen van Microsoft Teams.

Als het webinar is gesynchroniseerd met HubSpot, wordt de contactpersoon weergegeven in het marketinggebeurtenisrecord in HubSpot en verschijnt er een registratie-tijdlijngebeurtenis in het record van de contactpersoon.

Registratie- en aanwezigheidsgegevens van webinar bekijken

Let op: als je webinar handmatig moet worden goedgekeurd in Microsoft Teams, worden de registraties en deelnemers niet automatisch gesynchroniseerd met HubSpot. Je kunt webinargegevens handmatig synchroniseren via het tabblad Mijn instellingen in Webinars-instellingen en klik op Nu synchroniseren naast het webinar dat je wilt synchroniseren.

Zodra je je webinarinstellingen hebt geconfigureerd, maken alle webinars die je kiest om te synchroniseren van Microsoft Teams naar HubSpot een marketingevenement aan in HubSpot met de volgende informatie:

• Aantal inschrijvers, aanwezigen en annuleringen.
• Naam evenement
• Datum
• Begin- en eindtijd
• Organisator
• Status
• Beschrijving

Deze marketinggebeurteniseigenschappen kunnen worden gebruikt als criteria in lijsten en rapporten.

Let op: als de webinarorganisator ook een webinardeelnemer is, wordt deze niet meegeteld in het aantal inschrijvers of deelnemers.

Je kunt webinar-evenementen ook bekijken op het HubSpot contactrecord met de volgende informatie:

• Webinar datum
• Wanneer een contactpersoon deelnam aan het webinar
• Wanneer de contactpersoon het webinar verliet
• Duur bijgewoond