HubSpot en Microsoft Teams webinars gebruiken

Nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld, kun je webinarregistratie- en aanwezigheidsgegevens van Microsoft Teams webinars synchroniseren met HubSpot marketingevenementen. Gebruik deze informatie om je contacten in HubSpot te segmenteren.

Voordat je begint

Zorg ervoor dat je de Full install-versie van Microsoft Teams hebt gekoppeld aan je HubSpot-account. Als je de Limited install-optie hebt gekoppeld, verwijder dan de app en installeer de Full install-optie.

Om Microsoft Teams webinargegevens te synchroniseren met HubSpot marketingevenementen, volg je de onderstaande stappen om PowerShell in te stellen, verbinding te maken met Microsoft Teams en machtigingen toe te kennen aan gebruikers.

PowerShell instellen en verbinding maken met Microsoft Teams

• Volg de instructies in dit artikel om PowerShell in je besturingssysteem te installeren. Als PowerShell al op je systeem is geïnstalleerd, sla je deze stap over.
• Open PowerShell op je systeem:
  • Mac: open Terminal en voer pwsh uit om PowerShell te starten.
  • Windows: zoek naar "PowerShell" in het menu Start en klik vervolgens op Uitvoeren als beheerder.
• Voer Connect-MicrosoftTeams uit in PowerShell en klik op Enter. Als je de module Teams PowerShell niet hebt geïnstalleerd, lees dan hoe je de module installeert.

Machtigingen toekennen aan gebruikers

Volg de instructies in dit artikel om machtigingen toe te kennen aan een set gebruikers:

• Voer de volgende opdracht uit in PowerShell om een toegangsbeleid te maken: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Voer de volgende opdracht uit om machtigingen toe te kennen aan geselecteerde gebruikers: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Om een gebruikers-ID op te vragen, klikt u op een specifieke gebruiker in het Microsoft beheercentrum. De gebruikers-ID staat in de URL van de pagina.
  • Je moet deze opdracht uitvoeren voor elke individuele gebruiker.
• Voer de volgende opdracht uit om machtigingen te verlenen aan alle bestaande gebruikers: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Om alle bestaande en toekomstige gebruikers in één keer rechten te geven, voer je het volgende commando uit: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Webinar-instellingen bekijken

Configureer de synchronisatie-instellingen voor webinars van je HubSpot-account en bepaal hoe contactpersonen worden gemaakt in HubSpot vanuit Microsoft Teams.

Globale Microsoft Teams-instellingen beheren

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Integraties.
• Klik op Microsoft Teams.
• Klik op Webinarinstellingen > Globale instellingen.
• Schakel in de sectie Webinars de schakelaar Synchroniseer webinargegevens in om webinargegevens van Microsoft Teams naar HubSpot te synchroniseren. Hiermee worden webinargegevens gesynchroniseerd voor alle webinars die zijn gemaakt door alle Microsoft Teams-gebruikers op het HubSpot-account.
• Voeg in het gedeelte Uitsluitingen domeinen toe om te voorkomen dat webinars worden gesynchroniseerd naar HubSpot door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.
  
  • Voer in het gedeelte Uitsluitingen voor contactpersonen de domeinnaam van je bedrijf in om te voorkomen dat interne medewerkers als nieuwe contactpersonen in HubSpot worden gemaakt.

Je kunt ook de webinarinstellingen voor individuele gebruikers beheren:

• Klik in de sectie Individuele gebruikersinstellingen beheren op Gebruikersinstellingen naast de gebruiker.
• In het rechterpaneel, in de sectie Webinaropname en transcripten:
  • Vink het vakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars aan om automatisch alle gegevens te synchroniseren van een nieuw webinar dat door die gebruiker is aangemaakt.
  • Vink het vakje Webinaropnames en transcripten van deze gebruiker synchroniseren aan om opnames en transcripten van alle webinars te synchroniseren.
  • Klik op Individuele webinars voor deze gebruiker beheren om de synchronisatie-instellingen voor een individueel webinar te beheren.

Beheer individuele Microsoft Teams-instellingen

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Integraties.
• Klik op Microsoft Teams.
• Klik opWebinarinstellingen > Mijn instellingen.
• In dit gedeelte zie je alle webinars waarvan je de organisator bent.
• Schakel de selectievakjes in de kolom Synchroniseren in naast de webinars die je wilt synchroniseren met HubSpot-marketingevenementen. Dit zorgt ervoor dat alle nieuwe updates van webinars worden gesynchroniseerd met HubSpot.
• Om gegevens voor een webinar uit het verleden te synchroniseren, ga je met de muis over het webinar en klik je op Nu synchroniseren om alle historische webinargegevens op te halen.
• Om automatisch alle nieuwe webinars die je maakt in Microsoft Teams te synchroniseren met HubSpot, schakel je het selectievakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars in.

Automatisch contactpersonen inschrijven voor Microsoft Teams webinars( alleenMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional en Enterprise )

Stel een workflow in om contactpersonen automatisch in te schrijven voor je Microsoft Teams webinars. Zorg ervoor dat je de Microsoft Teams-integratie instelt en de synchronisatie-instellingen voor webinars configureert voordat je de onderstaande stappen doorloopt.

• Maak een nieuwe workflow.
• Stel de triggers voor de inschrijving van contactpersonen in,
• Blader bij het instellen van je actie naar Geïntegreerde apps , klik op de pijl naast Microsoft Teams en selecteer Contact toevoegen aan Microsoft Teams webinar.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Webinar en selecteer het webinar.

De voornaam, achternaam en het e-mailadres van de contactpersoon worden altijd opgenomen om de contactpersoon te registreren.

Als de workflow wordt uitgevoerd, worden de geregistreerde contactpersonen weergegeven onder het tabblad Aanwezigheid in de webinarinstellingen van Microsoft Teams.

Als het webinar is gesynchroniseerd met HubSpot, verschijnt de contactpersoon in het marketinggebeurtenisrecord van HubSpot en verschijnt er een registratie-tijdlijngebeurtenis in het record van de contactpersoon.

Registratie- en aanwezigheidsgegevens van webinar bekijken

Zodra je je webinar-instellingen hebt geconfigureerd, zullen alle webinars die je kiest om te synchroniseren van Microsoft Teams naar HubSpot een marketingevenement maken in HubSpot met de volgende informatie:

• Aantal inschrijvers, aanwezigen en annuleringen.
• Naam evenement
• Datum
• Begin- en eindtijd
• Organisator
• Status
• Beschrijving

Deze eigenschappen van marketingevenementen kunnen worden gebruikt als criteria in lijsten en rapporten.

Let op: als de webinarorganisator ook webinardeelnemer is, telt dit niet mee in het aantal inschrijvers of deelnemers.

Je kunt webinar-evenementen ook bekijken in het HubSpot contactrecord met de volgende informatie:

• Webinar datum
• Wanneer een contact zich heeft aangemeld voor het webinar
• Wanneer de contactpersoon het webinar verliet
• Duur deelname