HubSpot en Microsoft Teams webinars gebruiken

Nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld, kun je webinarregistratie en aanwezigheidsgegevens van Microsoft Teams webinars synchroniseren met HubSpot marketingevenementen. Gebruik deze informatie om je contactpersonen in HubSpot te segmenteren.

Voordat je begint

Zorg ervoor dat je de installatieversie op beheerniveau van Microsoft Teams hebt gekoppeld aan je HubSpot-account.

Let op: als je de app hebt aangesloten met de installatieoptie op gebruikersniveau, verwijder deze dan en installeer opnieuw met de optie op beheerdersniveau.

Om Microsoft Teams webinar informatie te synchroniseren met HubSpot marketing evenementen, volg de onderstaande stappen om PowerShell in te stellen, verbinding te maken met Microsoft Teams en machtigingen toe te kennen aan gebruikers.

PowerShell instellen en verbinding maken met Microsoft Teams

1. Volg de instructies in dit artikel om PowerShell in je besturingssysteem te installeren. Als je PowerShell al hebt geïnstalleerd, kun je deze stap overslaan. 
2. Open PowerShell op je systeem:

• • Mac: open Terminal en voer pwsh om PowerShell te starten.
  • Windows: zoek naar "PowerShell" in het menu Start en klik vervolgens op Uitvoeren als beheerder. 

3. Voer uit Connect-MicrosoftTeams in PowerShell en klik op Enter. Als je de Teams PowerShell module nog niet hebt geïnstalleerd, lees dan hoe je de module installeert. 

Machtigingen toekennen aan gebruikers

Volg de instructies in dit artikel om rechten toe te kennen aan een set gebruikers:

1. Voer de volgende opdracht uit in PowerShell om een toegangsbeleid te maken: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
2. Voer het volgende commando uit om machtigingen toe te kennen aan geselecteerde gebruikers: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.

• • Om een gebruikers-ID op te vragen, klikt u op een specifieke gebruiker in het Microsoft admin center. De gebruikers-ID staat in de URL van de pagina. 
  • Je moet dit commando voor elke individuele gebruiker uitvoeren. 

3. Voer het volgende commando uit om alle bestaande gebruikers rechten te geven: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
4. Voer het volgende commando uit om alle bestaande en toekomstige gebruikers in één keer rechten te geven: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Webinar-instellingen bekijken

Configureer de synchronisatie-instellingen voor webinars van je HubSpot-account en bepaal hoe contactpersonen worden gemaakt in HubSpot vanuit Microsoft Teams.

Globale Microsoft Teams-instellingen beheren

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Klik op de tab Webinars en vervolgens op de tab Globale instellingen . 
4. Schakel in het gedeelte Webinars de schakelaar Synchroniseer webinargegevens in om webinargegevens van Microsoft Teams naar HubSpot te synchroniseren. Hiermee worden webinargegevens gesynchroniseerd voor alle webinars die zijn gemaakt door alle Microsoft Teams-gebruikers op het HubSpot-account. 
5. In het gedeelte Uitsluitingen kun je domeinen toevoegen om te voorkomen dat webinars naar HubSpot worden gesynchroniseerd door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres. Je kunt de domeinnaam van je bedrijf invoeren om te voorkomen dat interne medewerkers als nieuwe contactpersonen worden aangemaakt in HubSpot. 

Je kunt ook webinarinstellingen voor individuele gebruikers beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Klik op het tabblad Algemene instellingen en vervolgens op het tabblad Globale instellingen .
4. Zoek onder aan de pagina in het gedeelte Individuele gebruikersinstellingen beheren naar de gebruiker en klik op Gebruikersinstellingen ernaast.
5. In het rechterpaneel, in de sectie Webinarinstellingen:

• • Schakel het selectievakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars in om automatisch gegevens te synchroniseren van een nieuw webinar dat door die gebruiker is aangemaakt.

• • Klik op Individuele webinars voor deze gebruiker beheren om de synchronisatie-instellingen voor een individueel webinar te beheren. 

Persoonlijke instellingen voor Microsoft Teams beheren

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Klik op de tab Webinars en vervolgens op de tab Mijn instellingen . In dit gedeelte kun je alle webinars bekijken waarvan jij de organisator bent. 
4. Schakel de selectievakjes in de kolom Synchroniseren in naast de webinars die je wilt synchroniseren met HubSpot marketingevenementen. Dit zorgt ervoor dat alle nieuwe updates van webinars worden gesynchroniseerd met HubSpot. 
5. Om gegevens voor een webinar uit het verleden te synchroniseren, beweeg je met de muis over de webinar en klik je op Nu synchroniseren om alle historische webinargegevens op te halen.
6. Om automatisch alle nieuwe webinars die je maakt in Microsoft Teams te synchroniseren met HubSpot, schakel je het selectievakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars in. 

Formulieren op HubSpot-pagina's gebruiken voor webinarregistratie

Gebruik een HubSpot-formulier om inschrijvingen voor je Microsoft Teams webinars te verzamelen. Zodra een bezoeker het registratieformulier indient, verschijnt er een registratiegebeurtenis op de activiteitentijdlijn van de contactpersoon in HubSpot. Registratiegegevens worden ook toegevoegd aan de webinargegevens in Microsoft Teams.

1. Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
2. Maak een formulier.
3. Stel je formuliervelden in. Het formulier moet een voornaam, achternaam en e-mail bevatten om registraties te accepteren.

Let op: HubSpot's integratie met Microsoft Teams webinars ondersteunt slechts drie verplichte velden voor webinarregistratie: Voornaam, Achternaam en E-mail. Als je een ander veld verplicht maakt voor registratie, zal de webinarregistratie mislukken.

4. Nadat je het formulier hebt ingesteld en gepubliceerd, voeg je het toe aan een HubSpot-pagina.
5. Navigeer in de linker zijbalkeditor van de HubSpot-pagina naar Inhoud. Klik vervolgens op de module Formulier . 
6. Navigeer naar het gedeelte Formulierautomatisering .
7. Klik in het gedeelte Webinarformulier op het vervolgkeuzemenu Selecteer integratie . Selecteer Microsoft Teams en het webinar waarvoor het formulier registraties moet verzamelen.
8. Ga verder met het instellen van je HubSpot pagina. 

Contacten automatisch inschrijven voor Microsoft Teams webinars

Stel een workflow in om contactpersonen automatisch in te schrijven voor je Microsoft Teams webinars. Voordat je de onderstaande stappen doorloopt, moet je ervoor zorgen dat je de Microsoft Teams-integratie instelt en de synchronisatie-instellingen voor webinars configureert.

1. Maak een nieuwe workflow.
2. Stel uw triggers voor contactregistratie in.
3. Klik in de workflow editor op het + plus pictogram om een actie toe te voegen.
4. Blader in het linkerpaneel naar de sectie Geïntegreerde apps .
5. Klik op het pijltje naast Microsoft Teams en selecteer Contact toevoegen aan Microsoft Teams webinar.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu Webinar en selecteer het webinar.

De voornaam, achternaam en het e-mailadres van de contactpersoon worden altijd opgenomen om de contactpersoon te registreren.

Let op: HubSpot's integratie met Microsoft Teams webinars ondersteunt slechts drie verplichte velden voor webinarregistratie: Voornaam, Achternaam en E-mail. Als je een ander veld verplicht maakt voor registratie, zal de webinarregistratie mislukken.

Als de workflow is ingeschakeld, worden geregistreerde contactpersonen weergegeven op het tabblad Aanwezigheid in de webinarinstellingen van Microsoft Teams.