Yhdistä HubSpot ja Microsoft Teams

Lue, miten HubSpot ja Microsoft Teams yhdistetään, jotta voit synkronoida viestinnän saumattomasti näiden kahden sovelluksen välillä. Jos sinulla on palautetta tästä integraatiosta, voit lähettää ehdotuksia, pyyntöjä tai ideoita tällä lomakkeella.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin yhdistät HubSpotin ja Microsoft Teamsin, varmista, että HubSpot-sovellusta ei ole estetty Microsoft Teamsissa ja että HubSpot on sallittu.

• Siirry Microsoft Teamsin hallintakeskukseen.
• Valitse vasemmasta sivupalkista Team-sovellukset > Hallitse sovelluksia ja etsi HubSpot.
• Napsauta HubSpot-sovellusta ja käännä Tilan vaihtokytkin kohtaan Sallittu.

• Napsauta seuraavaksi vasemmanpuoleisessa sivupalkissa Käyttöoikeuskäytännöt.
• Tarkista, että HubSpot-sovellus on sallittu organisaatiosi lupakäytännössä.

Sovelluksen vaatimukset

Microsoft Teamsin asennustyyppejä on kaksi. Riippumatta siitä, kumman asennustyypin valitset, asennat integraation kaikille HubSpot-tilisi käyttäjille.

Huomaa: sinun on oltava Super Admin tai sinulla on oltava App Marketplace -oikeudet HubSpot-tililläsi. Sinun on oltava Microsoft Teamsin Global Admin, jotta voit asentaa Full Install -version.

• Täydellistä asennusta varten:
  • Lue organisaation tiedot: tarvitaan, jotta integraatio saa organisaation nimen.
  • Lue kaikkien käyttäjien täydelliset profiilit: vaaditaan, jotta integraatio saa perustiedot käyttäjistä.
  • Lue kaikki ryhmät: vaaditaan, jotta integraatio voi hakea luettelon ryhmistä.
  • Lue ja luo verkkokokouksia: vaaditaan, jotta integraatio voi luoda verkkokokouksia.
  • Read all group memberships (Lue kaikki ryhmän jäsenyydet): vaaditaan, jotta integraatio voi lukea perustiedot tiimin jäsenistä.
  • Lue kaikki puhelutiedot: vaaditaan, jotta saat ilmoituksen uusista puheluista ja voit lukea puhelutiedot puhelujen kirjausominaisuutta varten.
  • Lue kaikkien kanavien kaikki jäsenet: vaaditaan, jotta saat tiedot kanavan jäsenistä, kuten tunnuksen, nimen ja sähköpostin.
  • Lue verkkokokousarteistoja: vaaditaan, jotta saat Microsoft Teams Webinars -osallistumistiedot Webinaarien synkronointi -ominaisuutta varten.
  • Kaikkien käyttäjien virtuaalitapahtumien lukeminen: vaaditaan, jotta voit saada webinaaritietoja ja saada ilmoituksen webinaarien ja rekisteröintien muutoksista webinaarisynkronointiominaisuutta varten.
  • Luo kanavia: vaaditaan, jotta integraatio voi luoda kanavia osana työnkulun kanavien luontiominaisuutta.
  • Kaikkien kanavien nimien, kuvausten ja asetusten lukeminen ja kirjoittaminen: vaaditaan, jotta integraatio voi lukea kanavaluettelon.
  • Salli Teams-sovelluksen hallita itseään kaikkien tiimien osalta: vaaditaan, jotta integraatio voi asentaa HubSpot-botin Microsoft Teamsiin.
  • Salli sovelluksen hallita itseään kaikkien käyttäjien osalta: vaaditaan, jotta integraatio voi asentaa HubSpot-botin käyttäjille.
  • Kirjaudu sisään ja lue käyttäjäprofiili: vaaditaan, jotta integraatio voi lukea sisäänkirjautuvan käyttäjän Microsoft Teams -käyttäjätunnuksen ja sähköpostin.
• Rajoitettua asennusta varten:
  • Lue ja luo verkkokokoukset: vaaditaan, jotta integraatio voi luoda verkkokokouksia.
  • Salli Teams-sovelluksen hallita itseään puolestasi: vaaditaan, jotta integraatio voi asentaa HubSpot-botin käyttäjälle.
  • Kirjaudu sisään ja lue profiilisi: vaaditaan, jotta integraatio voi lukea sisäänkirjautuvan käyttäjän tunnuksen ja sähköpostin.

Huomaa: HubSpot pääsee käsiksi Microsoft Teams -käyttäjätunnukseen, tiimin tunnuksiin ja yksityiseen keskusteluun, johon HubSpot-botti lähettää ilmoituksia.

Asenna Microsoft Teams -sovellus

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin Markkinapaikka-kuvaketta marketplace ja valitse Sovelluskauppa.
• Etsi Microsoft Teams -integraatio ja valitse tuloksista Microsoft Teams.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Asenna sovellus.
• Ennen kuin valitset asennusvaihtoehdon, tarkista erot valintaikkunassa tai alla olevassa taulukossa:

• Valitse Täysi asennus tai Rajoitettu asennus -vaihtoehto ja napsauta sitten Asenna sovellus.

• Sinua pyydetään kirjautumaan Microsoft Teams -tilillesi. Syötä Microsoft Teamsin tunnukset.

• Voit valita HubSpotiin synkronoitavat tiimit napsauttamalla Yhdistetyt tiimit-välilehteä .
• Jos haluat yhdistää tietyn tiimin HubSpotiin, napsauta tiimin nimen vieressä olevaa Yhdistä-kytkintä päälle.

• Jos olet integraation asentanut käyttäjä, voit rajoittaa, mitä tiimejä HubSpotin käyttäjät voivat tarkastella valitsemalla Näytä-valintaruudun. Jos haluat, että kaikki käyttäjät voivat oletusarvoisesti tarkastella äskettäin luotuja tiimejä, valitse Ota näkyvyys oletusarvoisesti käyttöön äskettäin luoduille tiimeille (Turn on visibility for newly created teams by default ) -valintaruutu.

Huomaa: Jos valitsit rajoitetun asennuksen ja haluat vaihtaa täysasennukseen, sinun on poistettava sovellus ja asennettava se uudelleen.

Tarkista sovelluksen asetukset

Yleiset asetukset

Tarkista Omat asetukset-välilehdellä yhdistetty tilisi. Voit muokata yhdistettyä tiliä:

• Valitse Muokkaa yhdistettyä tiliä > Muuta yhdistettyä tiliä.
• Tarkista oikeassa paneelissa Microsoft Teams -käyttäjän sähköpostiosoite ja valitse Päivitä yhdistetty tili.

Tarkista Globaalit asetukset -välilehdeltä kaikki yhdistetyt tiimit.

• Tarkastele tiimin jäsenten lukumäärää napsauttamalla tiimin nimeä.
• Napsauta Näkyvyys-kytkintä päälle, jotta voit hallita, mitä Microsoft Teams -tiimejä käyttäjät voivat tarkastella ja mihin he voivat muodostaa yhteyden.
• Yhdistä Microsoft Teamsin tiimi HubSpotiin napsauttamalla Connect (Yhdistä ), jotta käyttäjät pääsevät käyttämään sitä kaikissa ominaisuuksissa.
• Napsauta Upgrade (Päivitä ) päivittääksesi tiimin uusia toimintoja varten.

Näytä ja hallitse HubSpot-tilin yksittäisten Microsoft Teams -asetusten asetuksia kohdassa Yksittäisten käyttäjien asetusten hallinta.

Viestintä

Tarkastele Saapuneet-välilehdellä, mitkä tukipalvelun postilaatikot on yhdistetty Microsoft Teams -kanaviin.

• Napsauttamalla On/Off-vaihtoehtoa voit kytkeä postilaatikon Microsoft Teams -kanavaan.
• Napsauta Tiimi-pudotusvalikkoa ja valitse tiimi.
• Napsauta Kanava-pudotusvalikkoa ja valitse kanava.
• Napsauta pudotusvalikkoa Saapuneet-kanavatyypit ja valitse tukikanavat, jotka haluat yhdistää Microsoft Teamsiin.

Teams-puhelin

Tarkista Teams Phone -välilehdellä Teams Phone -asetukset, jotta Teams-puhelut voidaan kirjata HubSpot-tietueisiin. Lisätietoja HubSpotin ja Microsoft Teams Phone -puhelimen määrittämisestä.

Webinaarit

Webinaarit-välilehdellä voit hallita Microsoft Teamsin webinaarien yleisiä ja yksittäisiä asetuksia. Lue lisää HubSpotin ja Microsoft Teamsin webinaarien määrittämisestä täältä.

Yhdistä HubSpot-käyttäjäsi Microsoft Teams -käyttäjäksi.

Sinun on kartoitettava HubSpot-käyttäjäsi Microsoft Teams -käyttäjäksi, jotta voit käyttää kaikkia Microsoft Teams -integraation ominaisuuksia. Tämä sisältää Microsoft Teamsin kokouslinkin lisäämisen kokouksiisi, HubSpot-ilmoitusten vastaanottamisen Microsoft Teamsissa ja mukautettujen ilmoitusten luomisen. Käyttäjäsi liitetään automaattisesti, jos sähköpostiosoite täsmää molemmissa sovelluksissa. Jos ne eivät täsmää, sinun on kartoitettava sähköpostiosoite manuaalisesti.

Käyttäjien manuaalinen kartoittaminen:

• Napsauta Yleiset asetukset-välilehteä.
• Valitse Yhdistä tili.
• Kirjoita oikeassa paneelissa Microsoft Teams -tili -kenttään Microsoft Teams -sähköpostiosoitteesi ja valitse sitten Päivitä yhdistetty tili.

• Microsoft Teams -tilillesi lähetetään vahvistusviesti. Siirry Microsoft Teamsiin ja etsi HubSpotin viesti ja napsauta sitten Vahvista.

• Kun tilisi on vahvistettu, HubSpot lähettää sinulle tervetuliaisviestin Microsoft Teams -tilillesi. Voit aloittaa integraation käytön.

Jos olet superkäyttäjä, voit tarkastella kaikkia yhdistettyjä käyttäjiä Yleiset asetukset -osiossa.

Käyttäjien kartoitusvirheiden vianmääritys

Lue, miten voit korjata virheitä, joita voi esiintyä, kun HubSpot-käyttäjäsi ja Microsoft Teams -käyttäjäsi yhdistetään.

Jokin meni pieleen, kun linkitettyä Microsoft Teams -tiliäsi päivitettiin.

Voit ratkaista tämän virheen tarkistamalla, että HubSpot-sovellusta ei ole estetty Microsoft Teamsissa:

• Siirry Microsoft Teamsin hallintakeskukseen.
• Valitse vasemmassa paneelissa Team-sovellukset > Hallitse sovelluksia.

• Etsi HubSpot-sovellus.
• Tarkista, että tila on Sallittu.

• Siirry takaisin Microsoft Teamsiin.
• Napsauta vasemmalla alhaalla Apps ja etsi HubSpot.
• Lisää HubSpot-sovellus manuaalisesti Microsoft Teams -tiliisi valitsemalla Lisää.

Microsoft Teamsin kokouslinkkien lisääminen kokouksiisi

Voit lisätä Microsoft Teams -kokouslinkkejä, kun suunnittelet kokousta CRM:ssä tai kun käytät kokoustyökalua. Kokouslinkit luodaan HubSpot-tilisi oletuskielellä, joka on asetettu HubSpot-tilillesi.

• Jos haluat lisätä Microsoft Teams -linkin kokoustapahtumaan, jonka aikataulutat CRM:n tietueesta, siirry HubSpot-tililläsi tietueisiin.
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.

• • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Liput: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Valitse vasemmassa paneelissa meetings Meet. Määritä kokous näytön alareunaan avautuvassa ikkunassa.
• Napsauta Valitse sijainti > Microsoft Teams.

Voit myös sisällyttää Microsoft Teams -linkin kokoustyökalussa luomallesi aikataulusivulle.

Huomaa: vaikka Office 365 -kalenterin yhdistäminen kokoustyökaluun ei ole pakollista, sitä suositellaan, jotta Microsoft Teams -integraatiosta saadaan kaikki hyöty irti.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kirjasto > Kokoukset.
• Vie hiiren kurssi kokouksen päälle ja valitse Muokkaa.
• Napsauta Yleiskatsaus-sivulla Lisää videoneuvottelu-linkin pudotusvalikkoa ja valitse Microsoft Teams.

• Napsauta Tallenna.

Huomaa: kokouslinkkejä ei voi päivittää, kun Microsoft Teamin linkki on luotu HubSpotissa. Linkin päivittäminen HubSpotissa edellyttää uuden kokouksen luomista.

Seuraavat vaiheet

Tutustu seuraaviin artikkeleihin HubSpotin ja Microsoft Teamsin yhdistämisen jälkeen:

• Tietueiden ja ilmoitusten hallinta Microsoft Teamsissa
• HubSpot-tehtävien ja -lippujen luominen Microsoft Teamsissa
• Kirjaa Microsoft Teamsin puhelut HubSpot-tietueisiin
• HubSpotin ja Microsoft Teamsin webinaarien käyttäminen