Conectar o HubSpot e o Microsoft Teams

Conecte sua conta do Microsoft Teams ao HubSpot para enviar aos seus contatos links de reunião do Microsoft Teams e receber notificações da HubSpot no Microsoft Teams. Depois que o Microsoft Teams estiver conectado ao HubSpot, o bot do HubSpot será adicionado à sua conta do Microsoft Teams.

Se você tiver feedback sobre essa integração, use este formulário para enviar quaisquer sugestões, pedidos ou ideias.

Antes de começar

Antes de conectar o HubSpot e o Microsoft Teams, certifique-se de que o aplicativo HubSpot não esteja bloqueado no Microsoft Teams e que o HubSpot esteja na lista de permissões.

• Acesse ocentro de administração do Microsoft Teams.
• Na barra lateral esquerda, clique em Aplicativos de equipe > Gerenciar aplicativos.
• Pesquise por HubSpot.
• Clique no aplicativo HubSpot e altere o status para Permitido. 

• A seguir, na barra lateral esquerda, clique em Políticas de permissões. 
• Verifique se o aplicativo HubSpot tem permissão de acordo com a política de permissões da sua organização. 

Requisitos da aplicação

Existem dois tipos de instalação para o Microsoft Teams. Independentemente do tipo de instalação que escolher, você instalará a integração para todos os usuários no seu portal da HubSpot.

Nota: tem de ser um superadministrador ou ter permissões do App Marketplace na sua conta da HubSpot. Você deve ser um Administrador Global para que a versão completa do Microsoft Teams seja instalada.

• Para fazer uma instalação completa:
  • Ler informações da organização: necessário para a integração obter o nome da organização.
  • Ler todos os perfis de usuários: necessário para a integração obter informações básicas sobre os usuários.
  • Ler todos os grupos: necessário para a integração obter uma lista de equipes.
  • Ler e criar reuniões on-line: necessário para a integração criar reuniões on-line.
  • Ler todos os membros do grupo: necessário para a integração ler informações básicas sobre os membros de uma equipe.
  • Criar canais: necessário para a integração criar canais como parte do recurso de criação de canais de fluxo de trabalho.
  • Ler e gravar nomes, descrições e configurações de todos os canais: necessário para a integração ler uma lista de canais.
  • Permitir que o aplicativo Teams seja autogerenciado para todas as equipes: obrigatório para a integração instalar o bot do HubSpot para as equipes.
  • Permitir que o aplicativo seja autogerenciado para todos os usuários: obrigatório para a integração instalar o bot do HubSpot para os usuários.
  • Iniciar sessão e ler o perfil do usuário: necessário para a integração ler o ID do usuário do Microsoft Teams e o e-mail do usuário que faz login.
• Para fazer uma instalação limitada:
  • Ler e criar reuniões on-line: necessário para a integração criar reuniões on-line.
  • Permitir que o aplicativo Teams seja gerenciado por você: obrigatório para a integração instalar o bot do HubSpot para o usuário.
  • Fazer login e ler seu perfil: necessário para a integração ler o ID e o e-mail do usuário que faz login.

Observação: o HubSpot terá acesso ao ID de usuário do Microsoft Teams, aos IDs de equipe e ao chat privado para o qual o bot do HubSpot envia notificações.

Instalar o aplicativo Microsoft Teams

• Na sua conta da HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação principal, e selecione App Marketplace.
• Procure a integração do Microsoft Teams e selecione Microsoft Teams nos resultados.
• No canto superior direito, clique em Instalar aplicativo.
• Antes de selecionar uma opção de instalação, revise as diferenças na caixa de diálogo. 
• Selecione a opção Instalação completa ou Instalação limitada , depois clique em Instalar aplicativo.

Observação: os fluxos de trabalho não estão disponíveis se você escolher a instalação limitada.

• Você será solicitado a fazer login na sua conta do Microsoft Teams. Digite suas credenciais do Microsoft Teams.

• Para selecionar quais equipes sincronizar com o HubSpot, clique na guia Equipas conectadas.
• Para conectar uma equipe específica ao HubSpot, ao lado do nome da equipe, clique para ativar o botão Conectar.

• Se foi você mesmo que instalou a integração, poderá restringir quais equipes os usuários do HubSpot podem ver, marcando a caixa de seleção Mostrar. Para permitir que todos os usuários visualizem equipes recém-criadas por padrão, marque a caixa de seleção Ative a visibilidade para equipes recém-criadas por padrão.
• Para conectar sua conta do Microsoft Teams à sua conta da HubSpot, clique na guia Conta de usuário. Você deve completar esta etapa para adicionar links de reuniões do Microsoft Teams aos links de reuniões do seu HubSpot, receber notificações do HubSpot no Microsoft Teams e criar ações personalizadas de fluxo de trabalho para as equipes. Os usuários podem instalar o bot manualmente (a partir do Microsoft Teams) ou atualizar suas contas conectadas no HubSpot para instalar automaticamente o bot do HubSpot. 

Observação: cada usuário terá que seguir os passos abaixo para associar sua conta de usuário do Microsoft Teams à sua conta de usuário da HubSpot.

• • Clique em Conectar conta.
  • No painel direito, no campo Conta do Microsoft Teams, digite seu endereço de e-mail do Microsoft Teams e clique em Atualizar conta conectada.
  • Uma mensagem de verificação será enviada para a sua conta do Microsoft Teams. Acesse o Microsoft Teams, localize a mensagem do HubSpot e clique em Verificar.
  • Depois de verificar sua conta, você receberá uma mensagem de boas-vindas da HubSpot na sua conta do Microsoft Teams e poderá começar a utilizar a integração.

Você pode encontrar o seguinte erro ao tentar associar seu usuário da Microsoft Teams ao HubSpot:

Algo deu errado ao atualizar a conta do Microsoft Teams vinculada.

Para resolver esse erro:

• Verifique se o aplicativo HubSpot não está bloqueado no Microsoft Teams.
  • Acesse o centro de administração do Microsoft Teams. 
  • No painel esquerdo, clique em Aplicativos da equipe > Gerenciar aplicativos.
  • Pesquise por HubSpot. 
  • Verifique se o status é Permitido. 

• • Volte para o Microsoft Teams.
  • No canto inferior esquerdo, clique em Aplicativos.
  • Procure por HubSpot e clique no aplicativo.
  • Clique em Adicionar para adicionar manualmente o aplicativo HubSpot à sua conta do Microsoft Teams.

Adicionar links de reuniões do Microsoft Teams às suas reuniões

Você pode adicionar links de reuniões do Microsoft Teams ao agendar uma reunião no CRM ou ao utilizar a ferramenta de reuniões. Serão criados links de reunião no idioma padrão definido na sua conta da HubSpot. 

Observação: cada usuário deve mapear seu usuário do Microsoft Teams ao HubSpot para usar a funcionalidade de links de reuniões.

• Para adicionar um link do Microsoft Teams a um evento de reunião que você agendou a partir de um registro no CRM, em sua conta da HubSpot, navegue até seus registros.
  • Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.

• • Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tickets.
• Clique no nome do registro.
• No painel esquerdo, clique em meetings Reunião. Na janela que abre na parte inferior da tela, configure sua reunião.
• Clique em Selecionar localização > Microsoft Teams. 

Você também pode incluir um link do Microsoft Teams em uma página de agendamento criada na ferramenta de reuniões.

Observação: embora não seja necessário associar seu calendário do Office 365 à ferramenta de reuniões, isso é recomendado para garantir que você aproveite ao máximo a integração com o Microsoft Teams. 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Reuniões.
• Passe o cursor do mouse sobre uma reunião e clique em Editar.
• Na página Visão geral, clique no menu suspenso Adicionar link de videoconferência e selecione Microsoft Teams.

• Clique em Salvar.

Observação: não é possível atualizar os links de reuniões depois de criar um link do Microsoft Teams no HubSpot. Para atualizar o link no HubSpot, uma nova reunião deve ser criada.

Receber notificações de atividades do HubSpot no Microsoft Teams

Depois de conectar o aplicativo Microsoft Teams ao HubSpot e sua conta de usuário, os seguintes tipos de notificações do HubSpot serão enviados para o bot do HubSpot no Microsoft Teams por padrão:

• Atribuir
• Comentário
• Seguir
• Menção
• Vencido
• Lembrete:
• Responder
• Envio
• Exibir (ex. exibição de documento)

Para desativar o envio de todas as notificações, de um tipo de notificação ou de notificações específicas para o Microsoft Teams:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Notificações.
• Clique na guia Outros aplicativos.
• Para desativar todas as notificações do HubSpot no Microsoft Teams, clique para desativar o botão Microsoft Teams.

• Para desativar tipos de notificações específicas, na seção Sobre o que ser notificado, clique para expandir o tópico de notificação e desmarque as caixas de seleção ao lado das notificações que você não quer receber.

Associar empresas e negócios da HubSpot a canais do Microsoft Teams

Para associar um registo de empresa ou negócio a um canal do Microsoft Teams:

• Navegue para os registos da sua empresa ou negócio:
  • Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue para Contactos > Empresas.
  • Ofertas: Na sua conta da HubSpot, navegue para Sales > Deals.
• Na barra lateral direita, no cartão Microsoft Teams, clique em Associar o canal Microsoft Teams.
• Na caixa pop-up, clique no menu pendente Selecionar uma equipa e seleccione uma equipa  para associar ao registo do HubSpot.
  • Clique no menu suspenso Selecionar um canal e selecione um canal do Microsoft Teams existente para associar ao registro do HubSpot. 
  • Clique em Criar novo canal do MS Teams para criar um novo canal.
  • Seleccione as caixas de verificação activity types para sincronizar esses alertas com o canal Microsoft Teams.
• Clique em Associar canal. 

Uma vez associado, receberá alertas de atividade relevantes para o canal Microsoft Teams associado. É possível associar vários registos a um canal. 

Usar as ações de fluxo de trabalho do Microsoft Teams (somente Professional e Enterprise)

Depois de conectar o Microsoft Teams ao HubSpot, você poderá utilizar as seguintes ações de fluxo de trabalho:

• Criar canal do Microsoft Teams: crie um novo canal do Microsoft Teams em um fluxo de trabalho baseado em empresa ou em negócio.
• Enviar notificações do Microsoft Teams: envie uma notificação ao proprietário do HubSpot e a um canal do Teams. Disponível em todos os tipos de fluxo de trabalho, excepto objetos personalizados e fluxos de trabalho baseados em metas. 

Observação: não é possível enviar notificações a canais privados no Microsoft Teams .

• Em sua conta HubSpot, acesse Automatização> Fluxos de trabalho.
• Clique no nome do fluxo de trabalho.
• Clique no + ícone de mais.
• No painel direito, selecione uma ação do Microsoft Teams:
  • Para criar um canal, selecione Criar canal do Microsoft Teams.
    • Para selecionar a equipe em que pretende criar o canal, clique no menu suspenso Equipe.
    • Digite o nome do canal no campo Canal.
    • Para selecionar as configurações de privacidade para o canal, clique no menu suspenso Privacidade.
    • Clique em Salvar. 

• • Para enviar notificações, selecione Enviar notificações do Microsoft Teams. 
    • Para selecionar usuários específicos aos quais enviar a notificação, clique no menu suspenso Usuários.
    • Para selecionar para qual equipe você deseja enviar a notificação, clique no menu suspenso Equipe.
    • Para selecionar para qual canal você deseja enviar a notificação, clique no menu suspenso Canal.
    • Digite a mensagem no campo Mensagem.
      • Você pode formatar a mensagem utilizando asteriscos para texto em negrito, sublinhados para itálico e o botão Enter para adicionar uma nova linha.
      • Para marcar alguém na notificação, digite @ seguido de seu nome de usuário do Microsoft Teams.
      • Para incluir um hiperlink na notificação, adicione o texto do hiperlink entre colchetes, seguido do URL entre parênteses. Por exemplo: [HubSpot](www.hubspot.com).
      • Clique em Salvar. 

A notificação será enviada para o canal do Microsoft Teams especificado na ação do fluxo de trabalho.

Responder às conversas do HubSpot no Microsoft Teams

Observação: esta funcionalidade somente estará disponível se você tiver selecionado Instalação completa ao instalar a integração.

Depois de conectar o HubSpot e o Microsoft Teams, você pode enviar e receber o bate-papo ao vivo do HubSpot , Facebook Messenger, WhatsApp, envios de formulários, e mensagens da caixa de entrada diretamente nos canais do Microsoft Teams. Para tal, um utilizador com Acesso à conta ou Super admin permissões terá de atualizar a equipa para a utilizar nas conversas do HubSpot. É necessário fazer upgrade das equipes para usar esta funcionalidade.

Para atualizar uma equipe da Microsoft:

• Na sua conta da HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação principal, e selecione App Marketplace.
• Procure a integração do Microsoft Teams e selecione Microsoft Teams nos resultados.
• Na guia Equipes conectadas, na coluna Atualização de bot, clique em Atualizar ao lado da equipe que pretende atualizar. Você será redireccionado para a sua conta do Microsoft Teams.
• Na sua conta do Microsoft Teams, aparecerá uma caixa de diálogo exibindo os detalhes da integração do HubSpot. Ao lado de Abrir, clique no ícone de seta e selecione Adicionar a uma equipe. Usando o menu suspenso, selecione a equipe que deseja atualizar e clique em Configurar um bot. 
• Com a equipe atualizada, volte ao HubSpot. Você poderá selecionar a equipe para usar na caixa de entrada de conversas.

Para selecionar a equipe a utilizar na caixa de entrada de conversas:

• Na página de integração do Microsoft Teams no HubSpot, clique na guia Caixa de entrada de conversas, que lista todas as caixas de entrada de conversas que você criou na sua conta da HubSpot. 
• Ao lado da caixa de entrada de conversas, clique para ativar o botão Ativar/Desativar para enviar e receber mensagens da caixa de entrada de conversas diretamente nos canais do Microsoft Teams. 
• Clique no menu suspenso Equipe para selecionar a equipe que receberá as mensagens.
• Clique no menu suspenso Canal para selecionar o canal do Microsoft Teams que receberá as mensagens.

Após conectar a caixa de entrada, você será notificado automaticamente no Microsoft Teams quando receber uma nova mensagem na sua caixa de entrada de conversas do HubSpot. Você também poderá responder diretamente do Microsoft Teams.