Conectar o HubSpot e o Microsoft Teams

Conecte sua conta do Microsoft Teams ao HubSpot para enviar aos seus contatos links de reunião do Microsoft Teams e receber notificações da HubSpot no Microsoft Teams. Depois que o Microsoft Teams estiver conectado ao HubSpot, o bot do HubSpot será adicionado à sua conta do Microsoft Teams.

Se você tiver feedback sobre essa integração, use este formulário para enviar quaisquer sugestões, pedidos ou ideias.

Antes de começar

Antes de ligar o HubSpot e as equipas Microsoft, certifique-se de que a aplicação HubSpot não está bloqueada nas equipas Microsoft e que o HubSpot está na lista branca.

• Navegar para o centro administrativo das Equipas Microsoft.
• Na barra lateral esquerda, clicar em Team apps > Gerir apps.
• Pesquise por HubSpot.
• Clique na aplicação HubSpot e transforme o estado para Permitido. 

• A seguir, na barra lateral esquerda, clique em Políticas de permissões. 
• Verifique se a aplicação HubSpot é permitida ao abrigo da política de permissões da sua organização. 

Requisitos de integração

Existem dois tipos de instalação para o Microsoft Teams. Independentemente do tipo de instalação que escolher, você instalará a integração para todos os usuários no seu portal da HubSpot.

Observação: você deve ser um Superadministrador ou ter permissões do Marketplace de aplicativosna sua conta da HubSpot. Você deve ser um Administrador Global para que a versão completa do Microsoft Teams seja instalada.

• Para fazer uma instalação completa:
  • Ler informações da organização: necessário para a integração obter o nome da organização.
  • Ler todos os perfis de usuários: necessário para a integração obter informações básicas sobre os usuários.
  • Ler todos os grupos: necessário para a integração obter uma lista de equipes.
  • Ler e criar reuniões on-line: necessário para a integração criar reuniões on-line.
  • Ler todos os membros do grupo: necessário para a integração ler informações básicas sobre os membros de uma equipe.
  • Criar canais: necessário para a integração criar canais como parte do recurso de criação de canais de fluxo de trabalho.
  • Ler e gravar nomes, descrições e configurações de todos os canais: necessário para a integração ler uma lista de canais.
  • Permitir que o aplicativo Teams seja autogerenciado para todas as equipes: obrigatório para a integração instalar o bot do HubSpot para as equipes.
  • Permitir que o aplicativo seja autogerenciado para todos os usuários: obrigatório para a integração instalar o bot do HubSpot para os usuários.
  • Iniciar sessão e ler o perfil do usuário: necessário para a integração ler o ID do usuário do Microsoft Teams e o e-mail do usuário que faz login.
• Para fazer uma instalação limitada:
  • Ler e criar reuniões on-line: necessário para a integração criar reuniões on-line.
  • Permitir que o aplicativo Teams seja gerenciado por você: obrigatório para a integração instalar o bot do HubSpot para o usuário.
  • Fazer login e ler seu perfil: necessário para a integração ler o ID e o e-mail do usuário que faz login.

Por favor note HubSpot terá acesso ao ID de utilizador das equipas Microsoft, IDs de equipa e chat privado para o qual o bot HubSpot envia notificações.

Instalar o aplicativo Microsoft Teams

• Na conta da HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação principal, e selecione App do Marketplace.
• Procure a integração do Microsoft Teams e selecione Microsoft Teams nos resultados.
• No canto superior direito, clique em Instalar aplicativo.
• Antes de selecionar uma opção de instalação, revise as diferenças na caixa de diálogo. 
• Selecione a opção Instalação completa ou Instalação limitada , depois clique em Instalar aplicativo.

Observação: os fluxos de trabalho não estão disponíveis se você escolher a instalação limitada.

• Você será solicitado a fazer login na sua conta do Microsoft Teams. Digite suas credenciais do Microsoft Teams.

• Para selecionar quais equipes sincronizar com o HubSpot, clique na guia Equipas conectadas.
  • Para sincronizar todas as equipes do Microsoft Teams com o HubSpot, clique em Conectar todas as equipes.
  • Para conectar uma equipe específica ao HubSpot, ao lado do nome da equipe, clique para ativar o botão Conectar.
• Se foi você mesmo que instalou a integração, poderá restringir quais equipes os usuários do HubSpot podem ver, marcando a caixa de seleção Mostrar. Para permitir que todos os usuários visualizem equipes recém-criadas por padrão, marque a caixa de seleção Ative a visibilidade para equipes recém-criadas por padrão.

• Para conectar sua conta do Microsoft Teams à sua conta da HubSpot, clique na guia Conta de usuário. Você deve completar esta etapa para adicionar links de reuniões do Microsoft Teams aos links de reuniões do seu HubSpot, receber notificações do HubSpot no Microsoft Teams e criar ações personalizadas de fluxo de trabalho para as equipes. Os utilizadores podem instalar o bot manualmente (a partir das equipas da Microsoft) ou actualizar a sua conta ligada no HubSpot para instalar automaticamente o bot HubSpot. 

Observação: cada usuário terá que seguir os passos abaixo para associar sua conta de usuário do Microsoft Teams à sua conta de usuário da HubSpot.

• • Clique em Conectar conta.
  • No painel direito, no campo Conta do Microsoft Teams, digite seu endereço de e-mail do Microsoft Teams e clique em Atualizar conta conectada.
  • Uma mensagem de verificação será enviada para a sua conta do Microsoft Teams. Acesse o Microsoft Teams, localize a mensagem do HubSpot e clique em Verificar.
  • Depois de verificar sua conta, você receberá uma mensagem de boas-vindas da HubSpot na sua conta do Microsoft Teams e poderá começar a utilizar a integração.

Você pode encontrar o seguinte erro ao tentar associar seu usuário da Microsoft Teams ao HubSpot:

Algo deu errado ao atualizar a conta do Microsoft Teams vinculada.

Para resolver esse erro:

• Verifique se o aplicativo HubSpot não está bloqueado no Microsoft Teams.
  • Acesse o centro de administração do Microsoft Teams. 
  • No painel esquerdo, clique em Aplicativos da equipe > Gerenciar aplicativos.
  • Pesquise por HubSpot. 
  • Verifique se o status é Permitido. 

• • Volte para o Microsoft Teams.
  • No canto inferior esquerdo, clique em Aplicativos.
  • Procure por HubSpot e clique no aplicativo.
  • Clique em Adicionar para adicionar manualmente o aplicativo HubSpot à sua conta do Microsoft Teams.

Adicionar links de reuniões do Microsoft Teams às suas reuniões

Você pode adicionar links de reuniões do Microsoft Teams ao agendar uma reunião no CRM ou ao utilizar a ferramenta de reuniões.  Serão criadas ligações de reunião na língua padrão definida na sua conta HubSpot. 

Observação: cada usuário deve mapear seu usuário do Microsoft Teams ao HubSpot para usar a funcionalidade de links de reuniões.

• Para adicionar um link do Microsoft Teams a um evento de reunião que você agendou a partir de um registro no CRM, em sua conta da HubSpot, navegue até seus registros.
  • Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.

• • Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
  • Tíquetes: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tíquetes.
• Clique no nome do registro.
• No painel esquerdo, clique em meetings Reunião. Na janela que abre na parte inferior da tela, configure sua reunião.
• Clique em Seleccionar localização > Equipas Microsoft. 

Você também pode incluir um link do Microsoft Teams em uma página de agendamento criada na ferramenta de reuniões.

Observação: embora não seja necessário associar seu calendário do Office 365 à ferramenta de reuniões, isso é recomendado para garantir que você aproveite ao máximo a integração com o Microsoft Teams. 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Reuniões.
• Passe o cursor do mouse sobre uma reunião e clique em Editar.
• Na página Visão geral, clique no menu suspenso Adicionar link de videoconferência e selecione Microsoft Teams.

• Clique em Salvar.

Observação: não é possível atualizar os links de reuniões depois de criar um link do Microsoft Teams no HubSpot. Para atualizar o link no HubSpot, uma nova reunião deve ser criada.

Receber notificações de atividades do HubSpot no Microsoft Teams

Depois de conectar o aplicativo Microsoft Teams ao HubSpot e sua conta de usuário, os seguintes tipos de notificações do HubSpot serão enviados para o bot do HubSpot no Microsoft Teams por padrão:

• Atribuir
• Comentário
• Seguir
• Menção
• Vencido
• Lembrete:
• Responder
• Envio
• Exibir (ex. exibição de documento)

Para desativar o envio de todas as notificações, de um tipo de notificação ou de notificações específicas para o Microsoft Teams:

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Notificações.
• Clique na guia Outros aplicativos.
• Para desativar todas as notificações do HubSpot no Microsoft Teams, clique para desativar o botão Microsoft Teams.

• Para desativar tipos de notificações específicas, na seção Sobre o que ser notificado, clique para expandir o tópico de notificação e desmarque as caixas de seleção ao lado das notificações que você não quer receber.

Usar as ações de fluxo de trabalho do Microsoft Teams (somente Professional e Enterprise)

Depois de conectar o Microsoft Teams ao HubSpot, você poderá criar canais do Microsoft Teams a partir de fluxos de trabalho baseados em empresas ou negócios do HubSpot e enviar notificações ao Microsoft Teams.

• Em sua conta HubSpot, acesse Automatização> Fluxos de Trabalho.
• Clique no nome do seu fluxo de trabalho.
• Clique no + ícone de adição.
• No painel direito, selecione uma ação do Microsoft Teams:
  • Para criar um canal, clique em Criar canal do Microsoft Teams.
    • Para selecionar para qual equipe você deseja enviar a notificação, clique no menu suspenso Equipe.
    • Digite o nome do canal no campo Canal.
    • Para selecionar as configurações de privacidade para o canal, clique no menu suspenso Privacidade.
    • Clique em Salvar. 

• • Para enviar notificações, clique em Enviar Notificações das Equipas Microsoft. 
  • Para selecionar para qual equipe você deseja enviar a notificação, clique no menu suspenso Equipe.
  • Para selecionar para qual canal você deseja enviar a notificação, clique no menu suspenso Canal.
  • Digite a mensagem no campo Mensagem. Pode formatar a mensagem utilizando asteriscos para texto a negrito (*negrito*) , sublinhados para itálico (_underscore_), e o botão de retorno para uma nova linha. 
  • Clique em Salvar. 

A notificação será enviada para o canal do Microsoft Teams especificado na ação do fluxo de trabalho.