HubSpotとMicrosoft Teamsの連携

Microsoft TeamsアカウントをHubSpotに接続すると、Microsoft Teamsのミーティングリンクをコンタクトに送信したり、Microsoft TeamsでHubSpot通知を受け取ったりすることができます。Microsoft TeamsをHubSpotに接続すると、HubSpotボットがMicrosoft Teamsアカウントに追加されます。

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始める前に

HubSpotとMicrosoft Teamsを接続する前に、HubSpotアプリがMicrosoft Teamsでブロックされておらず、HubSpotがホワイトリストに登録されていることを確認してください。

• Microsoft Teams管理センターに移動します。
• 左側のサイドバーで、[チームアプリ] [アプリの> 管理]をクリックします。
• HubSpotを検索します。
• HubSpotアプリをクリックし、ステータスを[許可]にします。 

• 次に、左側のサイドバーで[権限ポリシー]をクリックします。 
• 組織の権限ポリシーでHubSpotアプリが許可されていることを確認します。 

連携の要件

Microsoft Teamsには、2つのインストールタイプがあります。どちらのインストールタイプを選択しても、HubSpotポータルのすべてのユーザーに連携がインストールされます。

注：HubSpotアカウントで、スーパー管理者権限または「アプリマーケットプレイス」権限を持っている必要があります。フルインストール版をインストールするには、Microsoft Teamsのグローバル管理者であることが必要です。

• フルインストールの場合：
  • 組織情報の読み取り：連携時に組織の名前を取得するために必要です。
  • すべてのユーザーの詳細プロファイルの読み取り：連携時にユーザーに関する基本情報を取得するために必要です。
  • すべてのグループの読み取り：連携時にチームのリストを取得するために必要です。
  • オンラインミーティングの読み取りと作成：連携時にオンラインミーティングを作成するために必要です。
  • すべてのグループメンバーシップの読み取り：連携時にチームのメンバーに関する基本情報を読み取るために必要です。
  • チャネルの作成：連携時にワークフローチャネル作成機能の一部としてチャネルを作成するために必要です。
  • すべてのチャネルの名前、説明、設定の読み取りと書き込み：連携時にチャネルのリストを読み取るために必要です。
  • すべてのチームのためのTeamsアプリの自己管理を許可：連携時にHubSpotボットをチームにインストールするために必要です。
  • すべてのユーザーのためのアプリの自己管理を許可：連携時にHubSpotボットをユーザーにインストールするために必要です。
  • サインインとユーザープロファイルの読み取り：連携時にサインイン中のユーザーのMicrosoft TeamsユーザーIDとEメールアドレスを読み取るために必要です。
• 限定インストールの場合：
  • オンラインミーティングの読み取りと作成：連携がオンラインミーティングを作成するために必要です。
  • ユーザーのためのTeamsアプリの自己管理を許可：連携がHubSpotボットをユーザーにインストールするために必要です。
  • サインインとユーザープロファイルの読み取り：連携がサインイン中のユーザーのIDとEメールアドレスを読み取るために必要です。

注意: HubSpotは、HubSpotボットが通知を送信するMicrosoft TeamsユーザーID、チームID、プライベートチャットにアクセスします。

Microsoft Teamsアプリをインストールする

• HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される［マーケットプレイスアイコンmarketplace ］をクリックし、［アプリマーケットプレイス］を選択します。
• 「Microsoft Teams」の連携を検索し、結果の中からMicrosoft Teamsを選択します。
• 右上の［アプリをインストール］をクリックします。
• インストールオプションを選択する前に、ダイアログボックスで相違点を確認してください。 
• ［フルインストール］オプションまたは［限定インストール］オプションを選択し、［アプリをインストール］をクリックします。

注：限定インストールを選択した場合、ワークフローは使用不可になります。

• Microsoft Teamsアカウントへのログインを求めるメッセージが表示されます。Microsoft Teamsの資格情報を入力します。

• HubSpotに同期するチームを選択するには、［接続済みのチーム］タブをクリックします。
  • すべてのチームをMicrosoft TeamsからHubSpotに同期するには、［すべてのチームを接続］をクリックします。
  • 特定のチームをHubSpotに接続するには、チーム名の横の［接続］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
• 連携をインストールしたユーザーは、［表示］チェックボックスを選択することにより、HubSpotユーザーが閲覧できるチームを制限できます。新規作成されたチームをすべてのユーザーが既定で閲覧できるようにするには、［既定で新規作成されたチームの共有範囲を有効にする］チェックボックスをオンにします。

• Microsoft TeamsのユーザーアカウントをHubSpotのユーザーアカウントに接続するには、［ユーザーアカウント］タブをクリックします。このステップを完了するには、Microsoft TeamsのミーティングリンクをHubSpotのミーティングリンクに追加し、Microsoft TeamsでHubSpot通知を受信し、チーム用のカスタム ワークフロー アクションを作成する必要があります。ユーザーは、（ Microsoft Teams内から）手動でボットをインストールするか、HubSpotでリンクされたアカウントを更新して、HubSpotボットを自動的にインストールできます。 

注： Microsoft TeamsのユーザーアカウントをHubSpotのユーザーアカウントにリンクするには、各ユーザーが以下のステップを完了する必要があります。

• • ［アカウントを接続］をクリックします。
  • 右側のパネルで、［Microsoft Teamsアカウント］フィールドにMicrosoft TeamsのEメールアドレスを入力し、［リンク済みアカウントを更新］をクリックします。
  • Microsoft Teamsアカウントに認証メッセージが送信されます。Microsoft Teamsに移動し、HubSpotからのメッセージを見つけて、［認証］をクリックします。
  • アカウントの認証が完了すると、Microsoft TeamsアカウントにHubSpotからのウェルカムメッセージが届き、連携を使い始めることができます。

Microsoft TeamsユーザーをHubSpotにリンクしようとすると、次のエラーが発生することがあります。

リンク済みMicrosoft Teamsアカウントの更新中に問題が発生しました。

このエラーを解決するには、次の手順に従います。

• Microsoft TeamsでHubSpotアプリがブロックされていないかどうかを確認します。
  • Microsoft Teams管理センターに移動します。 
  • 左側のパネルで、［Teamsアプリ］>［アプリの管理］をクリックします。
  • HubSpotを検索します。 
  • ステータスが［許可］になっているかどうかを確認します。 

• • Microsoft Teamsに戻ります。
  • 左下の［アプリ］をクリックします。
  • HubSpotを検索し、アプリをクリックします。
  • HubSpotアプリをMicrosoft Teamsアカウントに手動で追加するには、［追加］をクリックします。

Microsoft Teamsのミーティングリンクをミーティングに追加する

CRMでミーティングをスケジュールするとき、またはミーティングツールを使用するときに、Microsoft Teamsのミーティングリンクを追加できます。会議リンクは、HubSpotアカウントで設定されたデフォルトの言語で作成されます。 

注：ミーティングリンク機能を使用するには、各ユーザーがMicrosoft TeamsユーザーをHubSpotにマッピングする必要があります。

• CRMのレコードからスケジュールしたミーティングイベントにMicrosoft Teamsリンクを追加するには、HubSpotアカウントでレコードに移動します。
  • コンタクト：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。

• • 会社：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［企業］の順に進みます。
  • 取引：HubSpotアカウントにて、 ［セールス］ > ［取引］の順に進みます。
  • チケット：HubSpotアカウントにて、［サービス］ > ［チケット］の順に進みます。
• レコードの名前をクリックします。
• 左側のパネルでmeetings［ミーティング］をクリックします。画面の下部に開いたウィンドウで、ミーティングをセットアップします。
• insertVideo［ビデオ会議へのリンクを挿入］アイコンをクリックし、［Microsoft Teams］を選択します。スケジュールされているミーティングにMicrosoft Teamsリンクが追加されます。

ミーティングツールで作成したスケジュール設定ページにMicrosoft Teamsリンクを含めることもできます。

注：Office 365カレンダーのミーティングツールへの接続は必須ではありませんが、Microsoft Teamsとの連携を最大限に活用するために、接続することをお勧めします。 

• HubSpotアカウントにて、［セールス］ > ［ミーティング］の順に進みます。
• ミーティングの上にカーソルを置き、［編集］をクリックします。
• ［概要］ページで、［ビデオ会議リンクを追加］ドロップダウンメニューをクリックし、［Microsoft Teams］を選択します。

• ［保存］をクリックします。

注：Microsoft TeamsのリンクがHubSpotで作成されると、ミーティングリンクを更新することはできなくなります。HubSpotでリンクを更新するには、新しいミーティングを作成する必要があります。

Microsoft TeamsでHubSpotのアクティビティー通知を受信する

Microsoft TeamsアプリをHubSpotに接続してユーザーアカウントをリンクすると、既定で以下のタイプのHubSpot通知がMicrosoft TeamsのHubSpotボットに送信されるようになります。

• 割り当て
• コメント
• フォロー
• メンション
• 期限超過
• リマインダー
• 返信
• 送信
• 表示（例：ドキュメントビュー）

すべての通知、通知タイプ、または特定の通知がMicrosoft Teamsに送信されないようにするには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左のサイドバーメニューで［通知］に移動します。
• ［その他のアプリ］タブをクリックします。
• Microsoft TeamsですべてのHubSpot通知をオフにするには、［Microsoft Teams］スイッチをクリックしてオフに切り替えます。

• 特定の通知タイプをオフにするには、［通知を受け取る内容］セクションで通知トピックをクリックして展開し、受信したくない通知の横にあるチェックボックスをオフにします。

Microsoft Teamsのワークフローアクションを使用する（「Professional」および「Enterprise」のみ）

Microsoft TeamsをHubSpotに接続すると、HubSpotの会社ベースまたは取引ベースのワークフローからMicrosoft Teamsチャネルを作成してMicrosoft Teamsに通知を送信することができます。

• HubSpotアカウントで、［自動化］>［ワークフロー］に進みます。
• ワークフローの名前をクリックします。
• +プラスアイコンをクリックします。
• 右側のパネルでMicrosoft Teamsのアクションを選択します。
  • チャネルを作成するには、［Microsoft Teamsチャネルを作成］をクリックします。
    • 通知の送信先となるチームを選択するには、［チーム］ドロップダウンメニューをクリックします。
    • ［チャネル］フィールドにチャネルの名前を入力します。
    • チャネルのプライバシー設定を選択するには、［プライバシー］ドロップダウンメニューをクリックします。
    • ［保存］をクリックします。 

• • 通知を送信するには、[Microsoft Teams通知を送信]をクリックします。 
  • 通知の送信先となるチームを選択するには、［チーム］ドロップダウンメニューをクリックします。
  • 通知の送信先となるチャネルを選択するには、［チャネル］ドロップダウンメニューをクリックします。
  • ［メッセージ］フィールドにメッセージを入力します。メッセージの書式設定には、アスタリスクを使用して太字のテキスト(* bold *)、斜体のアンダースコア(_ underscore _)、新しい行の戻りボタンを使用できます。 
  • ［保存］をクリックします。 

ワークフローアクションで指定したMicrosoft Teamsチャネルに通知が送信されます。