Anslut HubSpot och Microsoft Teams

Anslut ditt Microsoft Teams-konto till HubSpot för att skicka dina kontakter Microsoft Teams-möteslänkar och ta emot HubSpot-aviseringar i Microsoft Teams. När Microsoft Teams är anslutet till HubSpot kommer HubSpot-boten att läggas till i ditt Microsoft Teams-konto.

Om du har feedback om denna integration, använd detta formulär för att skicka in förslag, önskemål eller idéer.

Innan du börjar

Innan du ansluter HubSpot och Microsoft Teams, se till att HubSpot-appen inte är blockerad i Microsoft Teams och att HubSpot är vitlistad.

• Navigera till Microsoft Teams admincenter.
• Klicka på Team-appar > Hantera appar i det vänstra sidofältet.
• Sök efter HubSpot.
• Klicka på HubSpot-appen och växla Status till Tillåten.

• Klicka sedan på Behörighetsprinciper i det vänstra sidofältet.
• Kontrollera att HubSpot-appen är tillåten enligt din organisations behörighetspolicy.

Krav för appen

Det finns två installationstyper för Microsoft Teams. Oavsett vilken installationstyp du väljer kommer du att installera integrationen för alla användare i din HubSpot-portal.

Observera: du måste vara superadministratör eller ha behörighet tillApp Marketplace i ditt HubSpot-konto. Du måste vara en global administratör för Microsoft Teams för att installera Full Install-versionen.

• För fullständig installation:
  • Läs organisationsinformation: krävs för att integrationen ska få organisationens namn.
  • Läs alla användares fullständiga profiler: krävs för att integrationen ska få grundläggande information om användare.
  • Läs alla grupper: krävs för att integrationen ska hämta en lista över teamen.
  • Läs och skapa online-möten: krävs för att integrationen ska kunna skapa online-möten.
  • Läs alla gruppmedlemskap: krävs för att integrationen ska kunna läsa grundläggande information om medlemmar i ett team.
  • Skapa kanaler: krävs för att integrationen ska kunna skapa kanaler som en del av funktionen för att skapa kanaler i arbetsflödet.
  • Läs och skriv namn, beskrivningar och inställningar för alla kanaler: krävs för att integrationen ska kunna läsa en lista över kanaler.
  • Tillåt Teams-appen att hantera sig själv för alla team: krävs för att integrationen ska kunna installera HubSpot-bot till team.
  • Tillåtappen att hantera sig själv för alla användare: krävs för att integrationen ska kunna installera HubSpot-bot till användare.
  • Logga in och läs användarprofil: krävs för att integrationen ska kunna läsa Microsoft Teams användar-ID och e-post för den användare som loggar in.
• För begränsad installation:
  • Läs och skapa dina online-möten: krävs för att integrationen ska kunna skapa online-möten.
  • Tillåt Teams-appen att hantera sig själv åt dig: krävs för att integrationen ska kunna installera HubSpot-boten till användaren.
  • Logga in och läs din profil: krävs för att integrationen ska kunna läsa id och e-post för den användare som loggar in.

Observera: HubSpot kommer att få åtkomst till Microsoft Teams användar-ID, team-ID och privata chatt som HubSpot-boten skickar meddelanden till.

Installera Microsoft Teams-appen

• Sök efter Microsoft Teams -integrationen och välj Microsoft Teams i resultaten.
• Klicka på Installera app längst upp till höger.
• Innan du väljer ett installationsalternativ bör du granska skillnaderna i dialogrutan.
• Välj alternativet Fullständig installation eller Begränsad installation och klicka sedan på Installera app.

Observera: arbetsflöden är inte tillgängliga om du väljer begränsad installation.

• Du uppmanas att logga in på ditt Microsoft Teams-konto. Ange dina autentiseringsuppgifter för Microsoft Teams.

• Om du vill välja team som ska synkroniseras med HubSpot klickar du på fliken Anslutna team.
• Om du vill ansluta ett specifikt team till HubSpot klickar du på knappen Anslut bredvid teamets namn.

• Om du är den användare som installerade integrationen kan du begränsa vilka team som HubSpot-användare kan se genom att markera kryssrutan Visa. Om du vill att alla användare ska kunna se nyskapade team som standard markerar du kryssrutan Aktivera synlighet för nyskapade team som standard.
• Om du vill ansluta ditt Microsoft Teams-användarkonto till ditt HubSpot-användarkonto klickar du på fliken Användarkonto . Du måste slutföra det här steget för att lägga till Microsoft Teams-möteslänkar till dina HubSpot-möteslänkar, ta emot HubSpot-aviseringar i Microsoft Teams och skapa anpassade arbetsflödesåtgärder för team. Användare kan antingen installera boten manuellt (från Microsoft Teams) eller uppdatera sitt länkade konto i HubSpot för att automatiskt installera HubSpot-boten.

Observera: varje användare måste slutföra stegen nedan för att länka sitt Microsoft Teams-användarkonto med sitt HubSpot-användarkonto.

• • Klicka på Koppla konto.
  • I fältet Microsoft Teams-konto i den högra panelen anger du din Microsoft Teams-e-postadress och klickar sedan på Uppdatera länkat konto.
  • Ett verifieringsmeddelande skickas till ditt Microsoft Teams-konto. Navigera till Microsoft Teams och leta reda på meddelandet från HubSpot och klicka sedan på Verifiera.
  • När ditt konto har verifierats får du ett välkomstmeddelande från HubSpot i ditt Microsoft Teams-konto och du kan börja använda integrationen.

Du kan stöta på följande fel när du försöker länka din Microsoft Teams-användare till HubSpot:

Något gick fel när du uppdaterade ditt länkade Microsoft Teams-konto.

För att lösa detta fel:

• Kontrollera att HubSpot-appen inte är blockerad i Microsoft Teams.
  • Navigera till ditt administratörscenter för Microsoft Teams.
  • Klicka på Team-appar > Hantera appar i den vänstra panelen.
  • Sök efter HubSpot.
  • Kontrollera att statusen är Tillåten.

• • Navigera tillbaka till Microsoft Teams.
  • Klicka på Appar längst ner till vänster.
  • Sök efter HubSpot och klicka på appen.
  • Klicka på Lägg till för att manuellt lägga till HubSpot-appen till ditt Microsoft Teams-konto.

Lägg till Microsoft Teams-möteslänkar till dina möten

Du kan lägga till Microsoft Teams-möteslänkar när du schemalägger ett möte i CRM eller när du använder mötesverktyget. Möteslänkar kommer att skapas på standardspråket som ställts in i ditt HubSpot-konto.

Observera: varje användare måste mappa sin Microsoft Teams-användare till HubSpot för att kunna använda funktionen för möteslänkar.

• För att lägga till en Microsoft Teams-länk till ett möte som du schemalägger från en post i CRM, i ditt HubSpot-konto, navigera till dina poster.
  • Kontakter: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.

• • Företag:
  • Erbjudanden:
  • Biljetter:
• Klicka på namnet på posten.
• Klicka på meetings Möte i den vänstra panelen. Ställ in ditt möte i fönstret som öppnas längst ner på skärmen.
• Klicka på Välj plats > Microsoft Teams.

Du kan också inkludera en Microsoft Teams-länk på en schemaläggningssida som du skapat i mötesverktyget.

Observera: även om det inte är obligatoriskt att ansluta din Office 365-kalender till mötesverktyget, rekommenderas det för att säkerställa att du får ut mesta möjliga av Microsoft Teams-integrationen.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Bibliotek > Möten.
• Håll muspekaren över ett möte och klicka på Redigera.
• På sidan Översikt klickar du på rullgardinsmenyn Lägg till videokonferenslänk och väljer Microsoft Teams.

• Klicka på Spara.

Observera: det är inte möjligt att uppdatera möteslänkar när en Microsoft Teams-länk har skapats i HubSpot. För att uppdatera länken i HubSpot måste ett nytt möte skapas.

Få meddelanden om HubSpot-aktiviteter i Microsoft Teams

När du har anslutit Microsoft Teams-appen till HubSpot och anslutit ditt användarkonto, kommer följande HubSpot-meddelandetyper att skickas till HubSpot-boten i Microsoft Teams som standard:

• Tilldela
• Kommentar
• Följa
• Nämn
• Försenad
• Påminnelse
• Svar
• Inlämning
• Visa (t.ex. dokumentvy)

Stäng av alla aviseringar, en aviseringstyp eller specifika aviseringar från att skickas till Microsoft Teams:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Aviseringar.
• Klicka på fliken Andra appar .
• Om du vill stänga av alla HubSpot-aviseringar i Microsoft Teams klickar du på för att växla Microsoft Teams-omkopplaren.

• Om du vill stänga av specifika aviseringstyper klickar du i avsnittet Vad du blir aviserad om för att expanderaaviseringsämnet och avmarkera kryssrutorna bredvid de aviseringar du inte vill ta emot.

Associera HubSpot-företag och affärer med Microsoft Teams-kanaler

Så här associerar du en företags- eller avtalspost till en Microsoft Teams-kanal:

• Navigera till dina företags- eller affärsposter:
  • Företag: I ditt HubSpot-konto navigerar du till Kontakter > Företag.
  • Affärer: I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Affärer.
• I det högra sidofältet, i Microsoft Teams-kortet, klickar du på Associera Microsoft Teams-kanal.
• I popup-rutan klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett team och väljer ett team som ska associeras med HubSpot-posten.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Välj en kanal och välj en befintlig Microsoft Teams-kanal som du vill associera med HubSpot-posten.
  • Klicka på Skapa ny MS Teams-kanal för att skapa en ny kanal.
  • Markera kryssrutorna för aktivitetstyper för att synkronisera dessa aviseringar till Microsoft Teams-kanalen.
• Klicka på Koppla kanal.

När du har associerat kanalen kommer du att få relevanta aktivitetsaviseringar till den associerade Microsoft Teams-kanalen. Du kan associera flera poster med en kanal.

Använd Microsoft Teams arbetsflödesåtgärder( endastProfessional och Enterprise )

När du har anslutit Microsoft Teams till HubSpot kan du använda följande arbetsflödesåtgärder:

• Skapa Microsoft Teams-kanal: skapa en ny Microsoft Teams-kanal i ett företags- eller affärsbaserat arbetsflöde.
• Skicka Microsoft Teams-aviseringar: skicka en avisering till en HubSpot-ägare och Teams-kanal. Tillgängligt i alla arbetsflödestyper utom anpassade objekt och målbaserade arbetsflöden.

Observera: det är inte möjligt att skicka meddelanden till privata kanaler i Microsoft Teams .

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Automation > Arbetsflöden.
• Klicka på namnet på ditt arbetsflöde.
• Klicka på + plus-ikonen.
• Välj en Microsoft Teams-åtgärd i den högra panelen:
  • Om du vill skapa en kanal väljer du Skapa Microsoft Teams-kanal.
    • Välj vilket team du vill skapa kanalen i genom att klicka på rullgardinsmenyn Team .
    • Ange namnet på kanalen i fältet Kanal .
    • Välj sekretessinställningar för kanalen genom att klicka på rullgardinsmenyn Sekretess .
    • Klicka på Spara.

• • Om du vill skicka aviseringar väljer du Skicka Microsoft Teams-aviseringar.
    • Om du vill välja specifika användare att skicka aviseringen till klickar du på rullgardinsmenyn Användare.
    • Om du vill välja vilket team du vill skicka aviseringen till klickar du på rullgardinsmenyn Team.
    • Om du vill välja vilken kanal meddelandet ska skickas till klickar du på rullgardinsmenyn Kanal.
    • Ange meddelandet i fältet Meddelande .
      • Du kan formatera meddelandet genom att använda asterisker för att fetstila text, understreck för att kursivera och returknappen för en ny rad.
      • Du kan tagga någon i meddelandet genom att skriva @ följt av användarnamnet för Microsoft Teams.
      • Om du vill inkludera en hyperlänk i meddelandet sätter du den hyperlänkade texten inom hakparenteser, följt av URL-adressen inom parentes. Till exempel [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Klicka på rullgardinsmenyn Välj åtgärder som ska inkluderas i meddelandet och välj åtgärder som ska inkluderas i meddelandet.
    • Klicka på Spara.

Meddelandet skickas till den Microsoft Teams-kanal som anges i arbetsflödesåtgärden. Användaren som tar emot aviseringen kan klicka på någon av åtgärdsknapparna för att utföra åtgärden.

Svara på HubSpot-konversationer i Microsoft Teams

Observera: den här funktionen är endast tillgänglig om du valde Fullständig installation när du installerade integrationen.

När du har anslutit HubSpot och Microsoft Teams kan du skicka och ta emot HubSpot livechatt, Facebook Messenger, WhatsApp, formulärinlämningar och inkorgsmeddelanden direkt i Microsoft Teams-kanaler. För att göra detta måste en användare med kontoåtkomst eller superadministratörsbehörighet uppgradera teamet för att använda det i HubSpot-konversationer. Varje team måste uppgraderas för denna funktionalitet.

Så här uppgraderar du ett Microsoft Team:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering och data > Integrationer.
• Sök efter Microsoft Teams-integrationen och välj Microsoft Teams i resultaten.
• Klicka på Uppgradera bredvid det team som du vill uppgradera på fliken Anslutna team i kolumnen Bot-uppgradering . Du kommer då att omdirigeras till ditt Microsoft Teams-konto.
• I ditt Microsoft Teams-konto visas en dialogruta med HubSpot-integrationsdetaljer. Klicka på pilikonen bredvid Öppna och välj Lägg till i ett team. Använd rullgardinsmenyn för att välja det team du vill uppgradera och klicka sedan på Konfigurera en bot.
• När teamet har uppgraderats navigerar du tillbaka till HubSpot. Du kan nu välja det team som ska användas i inkorgen för konversationer.

Så här väljer du team för användning i inboxen för konversationer:

• På integrationssidan för Microsoft Teams i HubSpot klickar du på fliken Konversationsinkorg, där alla konversationsinkorgar som du har skapat i ditt HubSpot-konto listas.
• Bredvid konversationsinkorgen klickar du på On/Off för att skicka och ta emot meddelanden från konversationsinkorgen direkt i Microsoft Teams-kanaler.
• Klicka på rullgardinsmenyn Team för att välja vilket team som ska ta emot meddelandena.
• Klicka på rullgardinsmenyn Kanal för att välja den Microsoft Team-kanal som ska ta emot inkommande meddelanden.

När du har anslutit inkorgen kommer du automatiskt att meddelas i Microsoft Teams när du har ett nytt meddelande i din HubSpot-konversationsinkorg. Du kommer också att kunna svara direkt från Microsoft Teams.