Anslut HubSpot och Microsoft Teams

Anslut ditt Microsoft Teams-konto till HubSpot för att skicka Microsoft Teams-möteslänkar till dina kontakter och ta emot HubSpot-meddelanden i Microsoft Teams. När Microsoft Teams har anslutits till HubSpot läggs HubSpot-robotten till på ditt Microsoft Teams-konto.

Om du har feedback om den här integrationen kan du använda det här formuläret för att skicka in förslag, önskemål eller idéer.

Innan du börjar

Innan du ansluter HubSpot och Microsoft Teams ska du se till att HubSpot-appen inte är blockerad i Microsoft Teams och att HubSpot är vitlistad.

• Navigera till Microsoft Teams administrationscenter.
• Klicka på Teamappar > Hantera appar i vänster sidofält på sidan.
• Sök efter HubSpot.
• Klicka på HubSpot-appen och vänd statusväxeln till Tillåtet.

• Klicka sedan på Behörighetsprinciper i vänster sidofält på sidan.
• Kontrollera att HubSpot-appen är tillåten enligt organisationens behörighetspolicy.

Krav på integration

Det finns två installationstyper för Microsoft Teams. Oavsett vilken installationstyp du väljer kommer du att installera integrationen för alla användare i din HubSpot-portal.

Observera: du måste vara superadministratör eller ha App Marketplace-behörigheter i ditt HubSpot-konto. Du måste vara en global administratör för Microsoft Teams för att installera versionen för fullständig installation.

• För fullständig installation:
  • Läs organisationsinformation: Krävs för att integrationen ska få organisationens namn.
  • Läs alla användares fullständiga profiler: krävs för att integrationen ska få grundläggande information om användare.
  • Läs alla grupper: krävs för att integrationen ska kunna hämta en lista över grupperna.
  • Läsa och skapa onlinemöten: krävs för att integrationen ska kunna skapa onlinemöten.
  • Läsa alla gruppmedlemskap: krävs för att integrationen ska kunna läsa grundläggande information om medlemmarna i ett team.
  • Skapa kanaler: krävs för att integrationen ska kunna skapa kanaler som en del av funktionen för att skapa kanaler i arbetsflödet.
  • Läsa och skriva namn, beskrivningar och inställningar för alla kanaler: krävs för att integrationen ska kunna läsa en lista över kanaler.
  • Tillåt Teams-appen att hantera sig själv för alla team: krävs för att integrationen ska kunna installera HubSpot-boten i team.
  • Tillåt appen att hantera sig själv för alla användare: krävs för att integrationen ska kunna installera HubSpot-boten för användare.
  • Logga in och läs användarprofilen: krävs för att integrationen ska kunna läsa Microsoft Teams användar-ID och e-postadress för den användare som loggar in.
• För begränsad installation:
  • Läs och skapa dina onlinemöten: krävs för att integrationen ska kunna skapa onlinemöten.
  • Tillåt Teams-appen att hantera sig själv åt dig: krävs för att integrationen ska installera HubSpot-boten till användaren.
  • Logga in och läs din profil: krävs för att integrationen ska kunna läsa id och e-postadress för den användare som loggar in.

Observera: HubSpot kommer att få tillgång till Microsoft Teams användar-ID, team-ID och privata chattar som HubSpot-boten skickar meddelanden till.

Installera Microsoft Teams-appen

• I ditt HubSpot-konto, klicka på Marknadsplatsikonen marknadsplats i huvudnavigeringsfältet och välj sedan App-marknadsplats.
• Sök efter Microsoft Teams integration och välj Microsoft Teams i resultatet.
• Klicka på Installera appen längst upp till höger.
• Innan du väljer ett installationsalternativ ska du granska skillnaderna i dialogrutan.
• Välj alternativet Fullständig installation eller Begränsad installation och klicka sedan på Installera app.

Observera: Arbetsflöden är inte tillgängliga om du väljer den begränsade installationen.

• Du uppmanas att logga in på ditt Microsoft Teams-konto. Ange dina autentiseringsuppgifter för Microsoft Teams.

• Om du vill välja team som ska synkroniseras med HubSpot klickar du på fliken Anslutna team .
  • Om du vill synkronisera alla team från Microsoft Teams till HubSpot klickar du på Anslut alla team.
  • Om du vill ansluta ett visst team till HubSpot klickar du på knappen Anslut för att aktivera knappen Anslut bredvid teamets namn.
• Om du är den användare som installerade integrationen kan du begränsa vilka team som HubSpot-användare kan visa genom att markera kryssrutan Visa. Om du vill att alla användare ska kunna visa nyskapade team som standard markerar du kryssrutan Slå på synlighet för nyskapade team som standard.

• Om du vill ansluta ditt Microsoft Teams-användarkonto till ditt HubSpot-användarkonto klickar du på fliken Användarkonto . Du måste slutföra det här steget för att kunna lägga till Microsoft Teams-möteslänkar till dina HubSpot-möteslänkar, ta emot HubSpot-meddelanden i Microsoft Teams och skapa anpassade arbetsflödesåtgärder för team. Användare kan antingen installera roboten manuellt (från Microsoft Teams) eller uppdatera sitt länkade konto i HubSpot för att automatiskt installera HubSpot-boten.

Observera: Varje användare måste utföra stegen nedan för att koppla sitt Microsoft Teams-användarkonto till sitt HubSpot-användarkonto.

• • Klicka på Anslut konto.
  • I fältet Microsoft Teams-konto i den högra panelen anger du din Microsoft Teams-e-postadress och klickar sedan på Uppdatera länkat konto.
  • Ett verifieringsmeddelande skickas till ditt Microsoft Teams-konto. Navigera till Microsoft Teams och leta upp meddelandet från HubSpot och klicka sedan på Verifiera.
  • När ditt konto har verifierats får du ett välkomstmeddelande från HubSpot i ditt Microsoft Teams-konto och du kan börja använda integrationen.

Du kan stöta på följande fel när du försöker länka din Microsoft Teams-användare till HubSpot:

Något gick fel när du uppdaterade ditt länkade Microsoft Teams-konto.

Så här löser du felet:

• Kontrollera att HubSpot-appen inte är blockerad i Microsoft Teams.
  • Navigera till ditt Microsoft Teams admincenter.
  • I den vänstra panelen klickar du på Teamappar > Hantera appar.
  • Sök efter HubSpot.
  • Kontrollera att statusen är Tillåtet.

• • Navigera tillbaka till Microsoft Teams.
  • Klicka på Appar längst ner till vänster.
  • Sök efter HubSpot och klicka på appen.
  • Klicka på Lägg till för att manuellt lägga till HubSpot-appen till ditt Microsoft Teams-konto.

Lägg till Microsoft Teams-möteslänkar till dina möten

Du kan lägga till Microsoft Teams-möteslänkar när du schemalägger ett möte i CRM eller när du använder mötesverktyget. Möteslänkarna skapas på det standardspråk som ställts in i ditt HubSpot-konto.

Observera: Varje användare måste mappa sin Microsoft Teams-användare till HubSpot för att kunna använda möteslänkarna .

• Om du vill lägga till en Microsoft Teams-länk till ett möteshändelse som du schemalägger från en post i CRM, navigerar du till dina poster i ditt HubSpot-konto.
  • Kontakter: I ditt HubSpot-konto, navigera till Kontakter > Kontakter.}

• • Företag: I ditt HubSpot-konto, navigera till Kontakter > Företag.
  • Affärer: I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Erbjudanden.
  • Biljetter: I ditt HubSpot-konto, navigera till Service > Ärenden.
• Klicka på namnet för posten.
• I den vänstra panelen klickar du på möten Meet. I fönstret som öppnas längst ner på skärmen ställer du in mötet.
• Klicka på Välj plats > Microsoft Teams.

Du kan också inkludera en Microsoft Teams-länk på en planeringssida som du skapat i mötesverktyget.

Observera: Även om det inte är ett krav att ansluta din Office 365-kalender till mötesverktyget rekommenderas det för att du ska få ut det mesta av Microsoft Teams-integrationen.

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Möten.}
• Håll muspekaren över ett möte och klicka på Redigera.
• På sidan Översikt klickar du på rullgardinsmenyn Lägg till videokonferenslänk och väljer Microsoft Teams.

• Klicka på Spara.

Observera: Det är inte möjligt att uppdatera möteslänkar när en Microsoft Teams-länk har skapats i HubSpot. För att uppdatera länken i HubSpot måste ett nytt möte skapas.

Ta emot HubSpot-aktivitetsmeddelanden i Microsoft Teams

När du har anslutit Microsoft Teams-appen till HubSpot och anslutit ditt användarkonto skickas följande HubSpot-notifikationstyper som standard till HubSpot-boten i Microsoft Teams:

• Tilldela
• Kommentar
• Följ
• Nämn
• Försenad
• Påminnelse
• Svara
• Inlämning
• Visa (t.ex. dokumentvisning)

Om du vill stänga av alla meddelanden, en typ av meddelande eller specifika meddelanden från att skickas till Microsoft Teams:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.
• Navigera till Notiser i menyn i den vänstra sidofältet.
• Klicka på fliken Andra appar .
• Om du vill stänga av alla HubSpot-meddelanden i Microsoft Teams klickar du på för att stänga av Microsoft Teams-knappen .

• Om du vill stänga av vissa typer av meddelanden klickar du på avsnittet Vad du får meddelanden om för att expanderameddelandetemat och avmarkerar kryssrutorna bredvid de meddelanden du inte vill ta emot.

Använda arbetsflödesåtgärder i Microsoft Teams (endastProfessional och Enterprise )

När du har kopplat Microsoft Teams till HubSpot kan du använda följande arbetsflödesåtgärder:

• Skapa Microsoft Teams-kanal: Skapa en ny Microsoft Teams-kanal i ett företags- eller avtalsbaserat arbetsflöde.
• Skicka Microsoft Teams-notiser: Skicka ett meddelande till en HubSpot-ägare och Teams-kanal. Tillgänglig i alla arbetsflödestyper utom anpassade objekt och målbaserade arbetsflöden.

Observera: Det är inte möjligt att skicka meddelanden till privata kanaler i Microsoft Teams .

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automation > Arbetsflöden.
• Klicka på namnet på ditt arbetsflöde.
• Klicka påikonen + plus.
• I den högra panelen väljer du en Microsoft Teams-åtgärd:
  • Om du vill skapa en kanal väljer du Skapa en Microsoft Teams-kanal.
    • Om du vill välja vilket team du vill skapa kanalen i klickar du på rullgardinsmenyn Team .
    • Ange kanalens namn i fältet Kanal .
    • Om du vill välja sekretessinställningar för kanalen klickar du på rullgardinsmenyn Sekretess .
    • Klicka på Spara.

• • Om du vill skicka meddelanden väljer du Skicka Microsoft Teams-notiser.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Användare om du vill välja de specifika användare som ska få meddelandet skickat till.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Team om du vill välja vilket team du vill skicka meddelandet till.
    • Om du vill välja vilken kanal du vill skicka meddelandet till klickar du på rullgardinsmenyn Kanal.
    • Ange meddelandet i fältet Meddelande .
      • Du kan formatera meddelandet genom att använda asterisker för fet text, understrykningar för kursiv text och returknappen för en ny rad.
      • Du kan tagga någon i meddelandet genom att skriva @ följt av dennes användarnamn för Microsoft Teams.
      • Om du vill inkludera en hyperlänk i meddelandet skriver du den hyperlänkade texten inom hakparentes, följt av webbadressen inom parentes. Till exempel: [HubSpot](www.hubspot.com).
      • Klicka på Spara.

Meddelandet skickas till den Microsoft Teams-kanal som anges i arbetsflödesåtgärden.

Svara på HubSpot-konversationer i Microsoft Teams

Observera: den här funktionen är endast tillgänglig om du valde Fullständig installation när du installerade integrationen.

När du har anslutit HubSpot och Microsoft Teams kan du skicka och ta emot HubSpot-meddelanden i livechatt, Facebook Messenger och inkorg direkt i Microsoft Teams-kanaler. För att göra detta måste en användare med behörigheter för kontåtkomst eller superadministratör uppgradera teamet för att kunna använda det i HubSpot-konversationer. Varje team måste uppgraderas för den här funktionen.

Uppgradera ett Microsoft Team:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på Marknadsplatsikonen marknadsplats i huvudnavigeringsfältet och välj sedan App-marknadsplats.
• Sök efter Microsoft Teams integration och välj Microsoft Teams i resultatet.
• På fliken Anslutna team klickar du på Uppgradera bredvid det team som du vill uppgradera under kolumnen Uppgradering av bot i fliken Anslutna team. Du omdirigeras sedan till ditt Microsoft Teams-konto.
• På ditt Microsoft Teams-konto visas en dialogruta med HubSpot-integrationsuppgifter. Bredvid Öppna klickar du på pilikonen och väljer Lägg till i ett team. Med hjälp av rullgardinsmenyn väljer du det team som du vill uppgradera och klickar sedan på Konfigurera en bot.
• När teamet har uppgraderats navigerar du tillbaka till HubSpot. Du kan nu välja teamet för användning i inkorgen för konversationer.

Så här väljer du teamet som ska användas i inkorgen för konversationer:

• På sidan Microsoft Teams integration i HubSpot klickar du på fliken Conversations inbox, som visar alla samtalsinboxar som du har skapat i ditt HubSpot-konto.
• Bredvid inboxen för konversationer klickar du på växeln On/Off för att skicka och ta emot meddelanden från inboxen för konversationer direkt i Microsoft Teams-kanaler.
• Klicka på rullgardinsmenyn Team för att välja det team som ska ta emot meddelanden.
• Klicka på rullgardinsmenyn Kanal för att välja den Microsoft Team-kanal som ska ta emot inkommande meddelanden.

När du har anslutit inkorgen får du automatiskt ett meddelande i Microsoft Teams när du har ett nytt meddelande i inkorgen för HubSpot-konversationer. Du kommer också att kunna svara direkt från Microsoft Teams.