Koppla ihop HubSpot och Microsoft Teams

Anslut ditt Microsoft Teams-konto till HubSpot för att skicka dina kontakter Microsoft Teams-möteslänkar och få HubSpot-aviseringar i Microsoft Teams. När Microsoft Teams är anslutet till HubSpot kommer HubSpot-boten att läggas till i ditt Microsoft Teams-konto.

Om du har feedback om denna integration kan du använda det här formuläret för att skicka in förslag, önskemål eller idéer.

Innan du börjar

Innan du ansluter HubSpot och Microsoft Teams ska du kontrollera att HubSpot-appen inte är blockerad i Microsoft Teams och att HubSpot är vitlistat.

• Navigera till Microsoft Teams admincenter.
• Klicka på Team-appar > Hantera appar i den vänstra sidofältet.
• Sök efter HubSpot.
• Klicka på HubSpot-appen och vrid Status-reglaget till Tillåtet.

• Klicka sedan på Policyer för behörigheter i den vänstra sidofältet.
• Kontrollera att HubSpot-appen är tillåten enligt din organisations behörighetspolicy.

Krav för appen

Det finns två installationstyper för Microsoft Teams. Oavsett vilken installationstyp du väljer kommer du att installera integrationen för alla användare i din HubSpot-portal.

Observera: du måste vara superadministratör eller ha App Marketplace-behörighet i ditt HubSpot-konto. Du måste vara Global Admin för Microsoft Teams för att installera Full Install-versionen.

• För fullständig installation:
  • Läs organisationsinformation: krävs för att integrationen ska kunna hämta organisationens namn.
  • Läs alla användares fullständiga profiler: krävs för att integrationen ska få grundläggande information om användare.
  • Read all groups: krävs för att integrationen ska kunna hämta en lista över teamen.
  • Read andcreate online meetings: krävs för att integrationen ska kunna skapa onlinemöten.
  • Read all group memberships: krävs för att integrationen ska kunna läsa grundläggande information om medlemmar i ett team.
  • Create channels: krävs för att integrationen ska kunna skapa kanaler som en del av funktionen för att skapa kanaler i arbetsflödet.
  • Read and write the names, descriptions, and settings of all channels: krävs för att integrationen ska kunna läsa en lista över kanaler.
  • Tillåt Teams-appen att hantera sig själv för alla team: krävs för att integrationen ska kunna installera HubSpot-boten i team.
  • Tillåt appen att hantera sigsjälv för alla användare: krävs för att integrationen ska kunna installera HubSpot-boten för användare.
  • Logga in och läs användarprofil: krävs för att integrationen ska kunna läsa Microsoft Teams användar-ID och e-post för den användare som loggar in.
• För begränsad installation:
  • Läs och skapa dina onlinemöten: krävs för att integrationen ska kunna skapa onlinemöten.
  • Tillåt Teams-appen att hantera sig själv åt dig: krävs för att integrationen ska kunna installera HubSpot-boten för användaren.
  • Logga in och läs din profil: krävs för att integrationen ska kunna läsa id och e-post för den användare som loggar in.

Observera: HubSpotkommer att komma åt Microsoft Teams användar-ID, team-ID och privat chatt som HubSpot-boten skickar meddelanden till.

Installera Microsoft Teams-appen

• I ditt HubSpot-konto, klicka på Marknadsplatsikonen marketplace i det övre navigeringsfältet och välj sedan App Marketplace.
• Sök efter Microsoft Teams-integrationen och välj Microsoft Teams i resultatet.
• Klicka på Installera app längst upp till höger.
• Innan du väljer ett installationsalternativ bör du granska skillnaderna i dialogrutan.
• Välj alternativet Fullständig installation eller Begränsad installation och klicka sedan på Installera app.

Observera : arbetsflöden är inte tillgängliga om du väljer den begränsade installationen.

• Du kommer att uppmanas att logga in på ditt Microsoft Teams-konto. Ange dina Microsoft Teams-autentiseringsuppgifter.

• Om du vill välja team som ska synkroniseras med HubSpot klickar du på fliken Anslutna team.
• För att ansluta ett specifikt team till HubSpot, klicka bredvid teamnamnet för att slå på Connect-omkopplaren .

• Om du är den användare som installerade integrationen kan du begränsa vilka team som HubSpot-användare kan se genom att markera kryssrutan Visa. Om du vill att alla användare ska kunna visa nyskapade team som standard markerar du kryssrutan Slå på synlighet för nyskapade team som standard.

Mappa din HubSpot-användare till din Microsoft Teams-användare

• För att mappa ditt Microsoft Teams-användarkonto till ditt HubSpot-användarkonto klickar du på fliken Användarkonto . Du måste slutföra detta steg för att lägga till Microsoft Teams-möteslänkar till dina HubSpot-möteslänkar, få HubSpot-aviseringar i Microsoft Teams och skapa anpassade arbetsflödesåtgärder för team. Användare kan antingen installera boten manuellt (från Microsoft Teams) eller uppdatera sitt länkade konto i HubSpot för att automatiskt installera HubSpot-boten.

Observera : varje användare måste slutföra stegen nedan för att länka sitt Microsoft Teams-användarkonto med sitt HubSpot-användarkonto.

• • Klicka på Anslut konto.
  • I den högra panelen, i fältet Microsoft Teams-konto , anger du din Microsoft Teams-e-postadress och klickar sedan på Uppdatera länkat konto.
  • Ett verifieringsmeddelande kommer att skickas till ditt Microsoft Teams-konto. Navigera till Microsoft Teams och leta reda på meddelandet från HubSpot och klicka sedan på Verifiera.
  • När ditt konto har verifierats kommer du att få ett välkomstmeddelande från HubSpot i ditt Microsoft Teams-konto och du kan börja använda integrationen.

Du kan stöta på följande fel när du försöker länka din Microsoft Teams-användare till HubSpot:

Något gick fel när du uppdaterade ditt länkade Microsoft Teams-konto.

För att lösa detta fel:

• Kontrollera att HubSpot-appen inte är blockerad i Microsoft Teams.
  • Navigera till ditt Microsoft Teams admincenter.
  • I den vänstra panelen klickar du på Teamappar > Hantera appar.
  • Sök efter HubSpot.
  • Kontrollera att statusen är Tillåten.

• • Navigera tillbaka till Microsoft Teams.
  • Längst ner till vänster klickar du på Appar.
  • Sök efter HubSpot och klicka på appen.
  • Klicka på Lägg till för att manuellt lägga till HubSpot-appen till ditt Microsoft Teams-konto.

Lägg till Microsoft Teams-möteslänkar till dina möten

Du kan lägga till Microsoft Teams-möteslänkar när du schemalägger ett möte i CRM eller när du använder mötesverktyget. Möteslänkar skapas på det standardspråk som är inställt i ditt HubSpot-konto.

Observera :varje användare måste mappa sin Microsoft Teams-användare till HubSpot för att använda möteslänkarnas funktionalitet .

• För att lägga till en Microsoft Teams-länk till en möteshändelse som du schemalägger från en post i CRM, i ditt HubSpot-konto, navigera till dina poster.
  • Kontakter: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.

• • Företag: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
  • Erbjudanden: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
  • Biljetter: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Supportärenden.
• Klicka på namnet på posten.
• Klicka på meetings Meet i den vänstra panelen. Ställ in mötet i fönstret som öppnas längst ned på skärmen.
• Klicka på Välj plats > Microsoft Teams.

Du kan också inkludera en Microsoft Teams-länk på en schemaläggningssida som du har skapat i mötesverktyget.

Observera: även om det inte är nödvändigt att ansluta Office 365-kalendern till mötesverktyget rekommenderas det för att säkerställa att du får ut mesta möjliga av Microsoft Teams-integrationen.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Bibliotek > Möten.
• Håll muspekaren över ett möte och klicka på Redigera.
• På översiktssidan klickar du på rullgardinsmenyn Lägg till videokonferenslänk och väljer Microsoft Teams.

• Klicka på Spara.

Observera: Det går inte att uppdatera möteslänkar när en Microsoft Team-länk har skapats i HubSpot. För att uppdatera länken i HubSpot måste ett nytt möte skapas.

Få aktivitetsmeddelanden från HubSpot i Microsoft Teams

När du har anslutit Microsoft Teams-appen till HubSpot och anslutit ditt användarkonto kommer följande HubSpot-aviseringstyper att skickas till HubSpot-boten i Microsoft Teams som standard:

• Tilldela
• Kommentera
• Följ
• Omnämna
• Försenad
• Påminnelse
• Svar
• Inlämning
• Visa (t.ex. dokumentvy)

Om du vill stänga av alla aviseringar, en aviseringstyp eller specifika aviseringar från att skickas till Microsoft Teams:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Meddelanden i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på fliken Andra appar .
• Om du vill stänga av alla HubSpot-aviseringar i Microsoft Teams klickar du på för att stänga av Microsoft Teams -omkopplaren.

• För att stänga av specifika aviseringstyper, i avsnittet Vad du får meddelande om, klicka för att expanderaaviseringsämnet och avmarkera kryssrutorna bredvid de aviseringar du inte vill ta emot.

Associera HubSpot-företag och erbjudanden med Microsoft Teams-kanaler

Så här associerar du en företags- eller avtalspost till en Microsoft Teams-kanal:

• Navigera till dina företags- eller avtalsposter:
  • Företag: I ditt HubSpot-konto navigerar du till Kontakter > Företag.
  • Affärer: I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Affärer.
• I det högra sidofältet, i Microsoft Teams-kortet, klickar du på Associera Microsoft Teams-kanal.
• I popup-rutan klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett team och väljer ett team som ska associeras med HubSpot-posten.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Välj en kanal och välj en befintlig Microsoft Teams-kanal som du vill associera med HubSpot-posten.
  • Klicka på Skapa ny MS Teams -kanal för att skapa en ny kanal.
  • Markera kryssrutorna för aktivitetstyper för att synkronisera dessa varningar till Microsoft Teams-kanalen.
• Klicka på Associera kanal.

När du har associerat kanalen får du relevanta aktivitetsaviseringar till den associerade Microsoft Teams-kanalen. Du kan associera flera poster med en kanal.

Använda Microsoft Teams arbetsflödesåtgärder (endastProfessional och Enterprise )

När du har anslutit Microsoft Teams till HubSpot kan du använda följande arbetsflödesåtgärder:

• Skapa Microsoft Teams-kanal: skapa en ny Microsoft Teams-kanal i ett företags- eller affärsbaserat arbetsflöde.
• Skicka Microsoft Teams-meddelanden: skicka ett meddelande till en HubSpot-ägare och Teams-kanal. Tillgänglig i alla arbetsflödestyper utom anpassade objekt och målbaserade arbetsflöden.

Observera: det går inte att skicka meddelanden till privata kanaler i Microsoft Teams.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automation > Arbetsflöden.
• Klicka på namnet på ditt arbetsflöde.
• Klicka på + plus-ikonen.
• I den högra panelen väljer du en Microsoft Teams-åtgärd:
  • Om du vill skapa en kanal väljer du Create Microsoft Teams Channel.
    • Välj vilket team du vill skapa kanalen i genom att klicka på rullgardinsmenyn Team .
    • Ange namnet på kanalen i fältet Kanal .
    • Om du vill välja sekretessinställningar för kanalen klickar du på rullgardinsmenyn Sekretess .
    • Klicka på Spara.

• • Om du vill skicka aviseringar väljer du Skicka aviseringar från Microsoft Teams.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Användare för att välja de specifika användare som meddelandet ska skickas till.
    • Om du vill välja vilket team som meddelandet ska skickas till klickar du på rullgardinsmenyn Team.
    • Om du vill välja vilken kanal som meddelandet ska skickas till klickar du på rullgardinsmenyn Kanal.
    • Ange meddelandet i fältet Meddelande .
      • Du kan formatera meddelandet genom att använda asterisker för fet text, understrykningstecken för kursiv text och returknappen för en ny rad.
      • Du kan tagga någon i meddelandet genom att skriva @ följt av användarnamnet för Microsoft Teams.
      • Om du vill inkludera en hyperlänk i meddelandet sätter du den hyperlänkade texten inom hakparenteser, följt av URL-adressen inom parentes. Till exempel [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Klicka på rullgardinsmenyn Välj åtgärder som ska inkluderas i meddelandet och välj åtgärder som ska inkluderas i meddelandet.
    • Klicka på Spara.

Meddelandet skickas till den Microsoft Teams-kanal som anges i arbetsflödesåtgärden. Användaren som tar emot meddelandet kan klicka på någon av åtgärdsknapparna för att utföra åtgärden.

Svara på HubSpot-konversationer i Microsoft Teams

Observera: den här funktionen är endast tillgänglig om du valde Full Install när du installerade integrationen.

När du har anslutit HubSpot och Microsoft Teams kan du skicka och ta emot HubSpot livechatt, Facebook Messenger, WhatsApp, formulärinlämningar och inkorgsmeddelanden direkt i Microsoft Teams-kanaler. För att göra detta måste en användare med behörigheten Account Access eller Super admin uppgradera teamet så att det kan användas i HubSpot-konversationer. Varje team måste uppgraderas för den här funktionen.

Så här uppgraderar du ett Microsoft Team:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering och data > Integrationer.
• Sök efter Microsoft Teams-integrationen och välj Microsoft Teams i resultatet.
• Klicka på Uppgradera bredvid det team som du vill uppgradera på fliken Anslutna team, under kolumnen Bot-uppgradering . Du kommer då att omdirigeras till ditt Microsoft Teams-konto.
• I ditt Microsoft Teams-konto visas en dialogruta som visar HubSpot-integrationsdetaljer. Klicka på pilikonen bredvid Öppna och välj Lägg till i ett team. Använd rullgardinsmenyn för att välja det team som du vill uppgradera och klicka sedan på Set up a bot.

• När teamet har uppgraderats navigerar du tillbaka till HubSpot. Du kommer nu att kunna välja det team som ska användas i konversationsinkorgen.

Så här väljer du det team som ska användas i konversationsinkorgen:

• På Microsoft Teams-integrationssidan i HubSpot klickar du på fliken Konversationsinkorg, som visar alla konversationsinkorgar som du har skapat i ditt HubSpot-konto.
• Bredvid konversationsinboxen klickar du på På/Av för att skicka och ta emot meddelanden från konversationsinboxen direkt i Microsoft Teams-kanaler.
• Klicka på rullgardinsmenyn Team för att välja det team som ska ta emot meddelandena.
• Klicka på rullgardinsmenyn Channel för att välja den Microsoft Team-kanal som ska ta emot inkommande meddelanden.

När du har anslutit inkorgen får du automatiskt ett meddelande i Microsoft Teams när du har ett nytt meddelande i inkorgen för HubSpot-konversationer. Du kommer också att kunna svara direkt från Microsoft Teams.