Koble sammen HubSpot og Microsoft Teams

Koble Microsoft Teams-kontoen din til HubSpot for å sende dine kontakter Microsoft Teams-møtelinker og motta HubSpot-varsler i Microsoft Teams. Når Microsoft Teams er koblet til HubSpot, blir HubSpot-boten lagt til i Microsoft Teams-kontoen din.

Hvis du har tilbakemeldinger om denne integrasjonen, kan du bruke dette skjemaet til å sende inn forslag, ønsker eller ideer.

Før du begynner

Før du kobler sammen HubSpot og Microsoft Teams, må du kontrollere at HubSpot-appen ikke er blokkert i Microsoft Teams og at HubSpot er hvitlistet.

• Gå til administrasjonssenteret i Microsoft Teams.
• Klikk på Team-apper > Administrer apper i venstre sidefelt.
• Søk etter HubSpot.
• Klikk på HubSpot-appen, og sett Status til Tillatt.

• Klikk deretter på Retningslinjer for tillatelser i venstre sidefelt.
• Sjekk at HubSpot-appen er tillatt i henhold til organisasjonens retningslinjer for tillatelser.

Krav til appen

Det finnes to installasjonstyper for Microsoft Teams. Uansett hvilken installasjonstype du velger, vil du installere integrasjonen for alle brukere i HubSpot-portalen.

Vær oppmerksom på at du må være superadministrator eller ha App Marketplace-tillatelser i HubSpot-kontoen din. Du må være global administrator for Microsoft Teams for å installere Full Install-versjonen.

• For full installasjon:
  • Les organisasjonsinformasjon: kreves for at integrasjonen skal kunne hente organisasjonens navn.
  • Les alle brukernes fullstendige profiler: kreves for at integrasjonen skal få grunnleggende informasjon om brukerne.
  • Les alle grupper: kreves for at integrasjonen skal hente en liste over teamene.
  • Les og opprett nettmøter: kreves for at integrasjonen skal kunne opprette nettmøter.
  • Les alle gruppemedlemskap: kreves for at integrasjonen skal kunne lese grunnleggende informasjon om medlemmene i et team.
  • Opprett kanaler: kreves for at integrasjonen skal kunne opprette kanaler som en del av funksjonen for oppretting av kanaler i arbeidsflyten.
  • Lese og skrive navn, beskrivelser og innstillinger for alle kanaler: kreves for at integrasjonen skal kunne lese en liste over kanaler.
  • Tillat Teams-appen å administrere seg selv for alle team: kreves for at integrasjonen skal kunne installere HubSpot-bot til team.
  • Tillat appen å administrere seg selv foralle brukere: kreves for at integrasjonen skal kunne installere HubSpot-bot til brukere.
  • Logg på og les brukerprofil: kreves for at integrasjonen skal kunne lese Microsoft Teams-bruker-ID-en og e-postadressen til brukeren som logger på.
• For begrenset installasjon:
  • Les og opprett nettmøter: kreves for at integrasjonen skal kunne opprette nettmøter.
  • Tillat Teams-appen å administrere seg selv for deg: kreves for at integrasjonen skal kunne installere HubSpot-boten for brukeren.
  • Logg deg på og les profilen din: kreves for at integrasjonen skal kunne lese ID og e-post for brukeren som logger på.

Merk: HubSpot får tilgang til Microsoft Teams-bruker-ID-en, team-ID-ene og den private chatten som HubSpot-boten sender varsler til.

Installer Microsoft Teams-appen

• I HubSpot-kontoen din klikker du på ikonet Marketplace marketplace i den øverste navigasjonslinjen og velger deretter App Marketplace.
• Søk etter Microsoft Teams -integrasjonen, og velg Microsoft Teams i resultatene.
• Klikk på Installer app øverst til høyre.
• Gå gjennom forskjellene i dialogboksen før du velger et installasjonsalternativ.
• Velg alternativet Fullstendig installasjon eller Begrenset installasjon , og klikk deretter på Installer app.

Merk: Arbeidsflyter er ikke tilgjengelige hvis du velger begrenset installasjon.

• Du blir bedt om å logge på Microsoft Teams-kontoen din. Skriv inn Microsoft Teams-legitimasjonen din.

• Klikk på fanen Tilkoblede team for å velge team som skal synkroniseres med HubSpot.
• Hvis du vil koble et bestemt team til HubSpot, klikker du ved siden av teamets navn for å slå på Tilkoblingsbryteren .

• Hvis det er du som har installert integrasjonen, kan du begrense hvilke team HubSpot-brukere kan se ved å merke av for Vis. Hvis du vil la alle brukere se nyopprettede team som standard, merker du av for Slå på synlighet for nyopprettede team som standard.
• Klikk på fanen Brukerkonto for å koble Microsoft Teams-brukerkontoen din til HubSpot-brukerkontoen din. Du må fullføre dette trinnet for å legge til Microsoft Teams-møtekoblinger til HubSpot-møtekoblingene dine, motta HubSpot-varsler i Microsoft Teams og opprette egendefinerte arbeidsflythandlinger for team. Brukerne kan enten installere boten manuelt (fra Microsoft Teams) eller oppdatere sin tilknyttede konto i HubSpot for automatisk å installere HubSpot-boten.

Merk: Hver bruker må følge trinnene nedenfor for å koble Microsoft Teams-brukerkontoen sin til HubSpot-brukerkontoen.

• • Klikk på Koble til konto.
  • Skriv inn Microsoft Teams-e-postadressen din i feltet Microsoft Teams-konto i panelet til høyre, og klikk deretter på Oppdater koblet konto.
  • En bekreftelsesmelding sendes til Microsoft Teams-kontoen din. Naviger til Microsoft Teams og finn meldingen fra HubSpot, og klikk deretter på Bekreft.
  • Når kontoen din er bekreftet, får du en velkomstmelding fra HubSpot i Microsoft Teams-kontoen din, og du kan begynne å bruke integrasjonen.

Du kan støte på følgende feilmelding når du prøver å koble Microsoft Teams-brukeren din til HubSpot:

Noe gikk galt under oppdateringen av den tilknyttede Microsoft Teams-kontoen.

Slik løser du denne feilen:

• Sjekk at HubSpot-appen ikke er blokkert i Microsoft Teams.
  • Gå til administrasjonssenteret for Microsoft Teams.
  • Klikk på Team-apper > Administrer apper i panelet til venstre.
  • Søk etter HubSpot.
  • Kontroller at statusen er Tillatt.

• • Naviger tilbake til Microsoft Teams.
  • Klikk på Apper nederst til venstre.
  • Søk etter HubSpot og klikk på appen.
  • Klikk på Legg til for å legge til HubSpot-appen manuelt i Microsoft Teams-kontoen din.

Legg til Microsoft Teams-møtekoblinger i møtene dine

Du kan legge til Microsoft Teams-møtekoblinger når du planlegger et møte i CRM eller når du bruker møteverktøyet. Møtekoblinger opprettes på standardspråket som er angitt i HubSpot-kontoen din.

Merk: Hver bruker må tilordne sin Microsoft Teams-bruker til HubSpot for å kunne bruke møtelink-funksjonen .

• For å legge til en Microsoft Teams-lenke til et møte du planlegger fra en post i CRM, går du til postene dine i HubSpot-kontoen din.
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.

• • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • Billetter: Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten.
• Klikk på meetings Meet i panelet til venstre. Konfigurer møtet i vinduet som åpnes nederst på skjermen.
• Klikk på Velg sted > Microsoft Teams.

Du kan også inkludere en Microsoft Teams-kobling på en planleggingside du har opprettet i møteverktøyet.

Merk: Deter ikke nødvendig å koble Office 365-kalenderen til møteverktøyet, men det anbefales for å sikre at du får mest mulig ut av Microsoft Teams-integrasjonen.

• Gå til Bibliotek > Møter i HubSpot-kontoen din.
• Hold musepekeren over et møte og klikk på Rediger.
• På Oversikt-siden klikker du på rullegardinmenyen Legg til videokonferansekobling og velger Microsoft Teams.

• Klikk på Lagre.

Merk: Det er ikke mulig å oppdatere møtekoblinger når en Microsoft Teams-kobling er opprettet i HubSpot. For å oppdatere koblingen i HubSpot må det opprettes et nytt møte.

Motta HubSpot-aktivitetsvarsler i Microsoft Teams

Når du har koblet Microsoft Teams-appen til HubSpot og brukerkontoen din, vil følgende HubSpot-varslingstyper som standard bli sendt til HubSpot-boten i Microsoft Teams:

• Tilordne
• Kommentar
• Følge
• Omtale
• Forfalt
• Påminnelse
• Svar
• Innlevering
• Visning (f.eks. dokumentvisning)

Slik deaktiverer du alle varslinger, en varslingstype eller spesifikke varslinger fra å bli sendt til Microsoft Teams:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Varslinger i menyen til venstre.
• Klikk på fanen Andre apper .
• Hvis du vil slå av alle HubSpot-varsler i Microsoft Teams, klikker du for å slå av Microsoft Teams-bryteren.

• Hvis du vil slå av spesifikke varslingstyper, klikker du i delen Hva du blir varslet om for å utvidevarslingstemaet og fjerner avmerkingen ved siden av varslene du ikke ønsker å motta.

Tilknytte HubSpot-selskaper og -avtaler til Microsoft Teams-kanaler

Slik knytter du en bedrifts- eller avtalepost til en Microsoft Teams-kanal:

• Naviger til bedrifts- eller avtalepostene dine:
  • Bedrifter: Gå til Kontakter > Bedrifter i HubSpot-kontoen din.
  • Avtaler: I HubSpot-kontoen navigerer du til Salg > Avtaler.
• I Microsoft Teams-kortet i høyre sidefelt klikker du på Tilknytt Microsoft Teams-kanal.
• I popup-boksen klikker du på rullegardinmenyen Velg et team og velger et team som skal knyttes til HubSpot-oppføringen.
  • Klikk på rullegardinmenyen Velg en kanal og velg en eksisterende Microsoft Teams-kanal som skal knyttes til HubSpot-oppføringen.
  • Klikk på Opprett ny MS Teams-kanal for å opprette en ny kanal.
  • Merk av for aktivitetstypene for å synkronisere disse varslene med Microsoft Teams-kanalen.
• Klikk på Tilknytt kanal.

Når den er tilknyttet, vil du motta relevante aktivitetsvarsler til den tilknyttede Microsoft Teams-kanalen. Du kan knytte flere poster til én kanal.

Bruke Microsoft Teams-arbeidsflythandlinger( kunProfessional og Enterprise )

Når du har koblet Microsoft Teams til HubSpot, kan du bruke følgende arbeidsflythandlinger:

• Opprett Microsoft Teams-kanal: Opprett en ny Microsoft Teams-kanal i en bedrifts- eller avtalebasert arbeidsflyt.
• Send Microsoft Teams-varsler: send et varsel til en HubSpot-eier og Teams-kanal. Tilgjengelig i alle arbeidsflyttyper unntatt egendefinerte objekt- og målbaserte arbeidsflyter.

Merk: Det er ikke mulig å sende varsler til private kanaler i Microsoft Teams.

• Gå til Automatisering > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på arbeidsflyten.
• Klikk på + plussikonet.
• Velg en Microsoft Teams-handling i panelet til høyre:
  • Hvis du vil opprette en kanal, velger du Opprett Microsoft Teams-kanal.
    • Klikk på rullegardinmenyen Team for å velge hvilket team du vil opprette kanalen i.
    • Skriv inn navnet på kanalen i feltet Kanal .
    • Klikk på rullegardinmenyen Personvern for å velge personverninnstillinger for kanalen.
    • Klikk på Lagre.

• • For å sende varsler velger du Send Microsoft Teams-varsler.
    • Klikk på rullegardinmenyen Brukere for å velge hvilke brukere du vil sende varselet til.
    • Klikk på Team-rullegardinmenyen for å velge hvilket team du vil sende varselet til.
    • Klikk på rullegardinmenyen Kanal for å velge hvilken kanal du vil sende varselet til.
    • Skriv inn meldingen i feltet Melding .
      • Du kan formatere meldingen ved å bruke stjerner for å gjøre teksten fet, understrekninger for å kursivere og returknappen for å skrive en ny linje.
      • Du kan tagge noen i varselet ved å skrive @ etterfulgt av Microsoft Teams-brukernavnet deres.
      • Hvis du vil inkludere en hyperkobling i varselet, setter du teksten med hyperkoblingen i hakeparenteser, etterfulgt av URL-adressen i parentes. For eksempel [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Klikk på rullegardinmenyen Velg handlinger som skal inkluderes i meldingen, og velg handlinger som skal inkluderes i varselet.
    • Klikk på Lagre.

Varselet sendes til Microsoft Teams-kanalen som er angitt i arbeidsflythandlingen. Brukeren som mottar varselet, kan klikke på en av handlingsknappene for å utføre handlingen.

Svar på HubSpot-samtaler i Microsoft Teams

Merk: Denne funksjonaliteten er bare tilgjengelig hvis du valgte Full installasjon da du installerte integrasjonen.

Når du har koblet sammen HubSpot og Microsoft Teams, kan du sende og motta HubSpot live chat, Facebook Messenger, WhatsApp, skjemainnleveringer og innboksmeldinger direkte i Microsoft Teams-kanaler. For å gjøre dette må en bruker med kontotilgang eller superadministratorrettigheter oppgradere teamet for å kunne bruke det i HubSpot-samtaler. Hvert team må oppgraderes for å få denne funksjonaliteten.

Slik oppgraderer du et Microsoft Team:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Integrasjoner.
• Søk etter Microsoft Teams-integrasjonen, og velg Microsoft Teams i resultatene.
• Klikk på Oppgrader ved siden av teamet du vil oppgradere, under kolonnen Bot-oppgradering i kategorien Tilkoblede team. Du blir deretter omdirigert til Microsoft Teams-kontoen din.
• I Microsoft Teams-kontoen din vises en dialogboks med HubSpot-integrasjonsdetaljer. Ved siden av Åpne klikker du på pilikonet og velger Legg til i et team. Bruk rullegardinmenyen til å velge teamet du vil oppgradere, og klikk deretter på Sett opp en bot.
• Når teamet er oppgradert, går du tilbake til HubSpot. Du kan nå velge teamet som skal brukes i innboksen for samtaler.

Slik velger du teamet som skal brukes i innboksen for samtaler:

• På integrasjonssiden for Microsoft Teams i HubSpot klikker du på fanen Samtaleinnboks, som viser alle samtaleinnboksene du har opprettet i HubSpot-kontoen din.
• Ved siden av innboksen for samtaler klikker du på På/Av for å sende og motta meldinger fra innboksen for samtaler direkte i Microsoft Teams-kanaler.
• Klikk på Team-rullegardinmenyen for å velge teamet som skal motta meldingene.
• Klikk på rullegardinmenyen Kanal for å velge Microsoft Teams-kanalen som skal motta innkommende meldinger.

Når du har koblet til innboksen, blir du automatisk varslet i Microsoft Teams når du har en ny melding i innboksen for HubSpot-samtaler. Du kan også svare direkte fra Microsoft Teams.