Koble HubSpot og Microsoft Teams sammen

Koble Microsoft Teams-kontoen din til HubSpot for å sende kontaktene dine Microsoft Teams-møtelinker og motta HubSpot-varsler i Microsoft Teams. Når Microsoft Teams er koblet til HubSpot, vil HubSpot-boten bli lagt til i Microsoft Teams-kontoen din.

Hvis du har tilbakemeldinger om denne integrasjonen, kan du bruke dette skjemaet til å sende inn forslag, forespørsler eller ideer.

Før du begynner

Før du kobler HubSpot og Microsoft Teams, må du kontrollere at HubSpot-appen ikke er blokkert i Microsoft Teams, og at HubSpot er hvitelistet.

• Naviger til administrasjonssenteret for Microsoft Teams.
• Klikk på Team-apper > Administrer apper i venstre sidefelt.
• Søk etter HubSpot.
• Klikk på HubSpot-appen og vri statusbryteren til Tillatt.

• Klikk deretter på Tillatelsespolicyer i venstre sidefelt.
• Kontroller at HubSpot-appen er tillatt i henhold til organisasjonens retningslinjer for tillatelser.

Krav til appen

Det finnes to installasjonstyper for Microsoft Teams. Uansett hvilken installasjonstype du velger, vil du installere integrasjonen for alle brukere i HubSpot-portalen din.

Merk: Du må være superadministrator eller ha App Marketplace-tillatelser i HubSpot-kontoen din. Du må være en global administrator for Microsoft Teams for å installere fullinstallasjonsversjonen.

• For full installasjon:
  • Les organisasjonsinformasjon: kreves for at integrasjonen skal kunne hente organisasjonens navn.
  • Les alle brukernes fullstendige profiler: kreves for at integrasjonen skal få grunnleggende informasjon om brukerne.
  • Lesalle grupper: kreves for at integrasjonen skal kunne hente en liste over teamene.
  • Les og opprettnettmøter: kreves for at integrasjonen skal kunne opprette nettmøter.
  • Les alle gruppemedlemskap: kreves for at integrasjonen skal kunne lese grunnleggende informasjon om medlemmene i et team.
  • Opprettekanaler: kreves for at integrasjonen skal kunne opprette kanaler som en del av funksjonen for oppretting av kanaler i arbeidsflyten.
  • Lese og skrive navn, beskrivelser og innstillinger for alle kanaler: kreves for at integrasjonen skal kunne lese en liste over kanaler.
  • Tillat Teams-appen å administrere seg selv for alle team: kreves for at integrasjonen skal kunne installere HubSpot-boten til team.
  • Tillat atappen administrerer seg selv for alle brukere: kreves for at integrasjonen skal kunne installere HubSpot-boten for brukere.
  • Logg påog les brukerprofil: kreves for at integrasjonen skal kunne lese Microsoft Teams-bruker-ID-en og e-postadressen til brukeren som logger seg på.
• For begrenset installasjon:
  • Les og opprett nettmøter: kreves for at integrasjonen skal kunne opprette nettmøter.
  • Tillat Teams-appen å administrere seg selv for deg: kreves for at integrasjonen skal kunne installere HubSpot-boten til brukeren.
  • Logg deg på og les profilen din: kreves for at integrasjonen skal kunne lese id og e-post til brukeren som logger seg på.

Merk: HubSpotvil få tilgang til Microsoft Teams-bruker-ID, team-ID og privat chat som HubSpot-boten sender varsler til.

Installer Microsoft Teams-appen

• I HubSpot-kontoen din klikker du på ikonet Marketplace marketplace i den øverste navigasjonslinjen og velger deretter App Marketplace.
• Søk etter Microsoft Teams-integrasjonen, og velg Microsoft Teams i resultatene.
• Klikk på Installer app øverst til høyre.
• Før du velger et installasjonsalternativ, bør du gå gjennom forskjellene i dialogboksen.
• Velg alternativet Full installasjon eller Begrenset installasjon, og klikk deretter på Installer app.

Merk: Arbeidsflyter er ikke tilgjengelige hvis du velger begrenset installasjon.

• Du blir bedt om å logge på Microsoft Teams-kontoen din. Skriv inn Microsoft Teams-legitimasjonen din.

• For å velge team som skal synkroniseres med HubSpot, klikker du på fanen Tilkoblede team.
• Hvis du vil koble et bestemt team til HubSpot, klikker du på for å slå på bryteren Koble til ved siden av teamnavnet.

• Hvis du er brukeren som har installert integrasjonen, kan du begrense hvilke team HubSpot-brukere kan se ved å merke av for Vis. Hvis du vil at alle brukere skal kunne se nyopprettede team som standard, merker du av for Slå på synlighet for nyopprettede team som standard.

Tilordne HubSpot-brukeren din til Microsoft Teams-brukeren din

• For å tilordne Microsoft Teams-brukerkontoen din til HubSpot-brukerkontoen din, klikker du på fanen Brukerkonto . Du må fullføre dette trinnet for å legge til Microsoft Teams-møtekoblinger til HubSpot-møtekoblingene dine, motta HubSpot-varsler i Microsoft Teams og opprette egendefinerte arbeidsflythandlinger for team. Brukere kan enten installere boten manuelt (fra Microsoft Teams) eller oppdatere den tilknyttede kontoen sin i HubSpot for å installere HubSpot-boten automatisk.

Merk: Hver bruker må fullføre trinnene nedenfor for å koble Microsoft Teams-brukerkontoen sin med HubSpot-brukerkontoen sin.

• • Klikk på Koble til konto.
  • I høyre panel, i Microsoft Teams-kontofeltet , skriver du inn Microsoft Teams-e-postadressen din, og klikker deretter på Oppdater koblet konto.
  • En bekreftelsesmelding vil bli sendt til Microsoft Teams-kontoen din. Naviger til Microsoft Teams og finn meldingen fra HubSpot, og klikk deretter på Verifiser.
  • Når kontoen din er bekreftet, vil du motta en velkomstmelding fra HubSpot i Microsoft Teams-kontoen din, og du kan begynne å bruke integrasjonen.

Du kan støte på følgende feil når du prøver å koble Microsoft Teams-brukeren din til HubSpot:

Noe gikk galt under oppdateringen av den koblede Microsoft Teams-kontoen.

Slik løser du denne feilen:

• Kontroller at HubSpot-appen ikke er blokkert i Microsoft Teams.
  • Naviger til administrasjonssenteret for Microsoft Teams.
  • I panelet til venstre klikker du på Team-apper > Administrer apper.
  • Søk etter HubSpot.
  • Kontroller at statusen er Tillatt.

• • Naviger tilbake til Microsoft Teams.
  • Klikk på Apper nederst til venstre.
  • Søk etter HubSpot og klikk på appen.
  • Klikk på Legg til for å legge til HubSpot-appen manuelt i Microsoft Teams-kontoen din.

Legg til Microsoft Teams-møtekoblinger i møtene dine

Du kan legge til Microsoft Teams-møtekoblinger når du planlegger et møte i CRM-systemet eller når du bruker møteverktøyet. Møtekoblinger opprettes på standardspråket som er angitt i HubSpot-kontoen din.

Merk: Hver bruker må tilordne sin Microsoft Teams-bruker til HubSpot for å kunne bruke møtekoblingsfunksjonaliteten .

• For å legge til en Microsoft Teams-lenke til en møtehendelse du planlegger fra en post i CRM, navigerer du til postene dine i HubSpot-kontoen din.
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.

• • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
  • Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • Billetter: Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten.
• Klikk på meetings Meet i panelet til venstre. Konfigurer møtet i vinduet som åpnes nederst på skjermen.
• Klikk på Velg sted > Microsoft Teams.

Du kan også inkludere en Microsoft Teams-lenke på en planleggingsside som du har opprettet i møteverktøyet.

Merk: Selv om det ikke er nødvendig å koble Office 365-kalenderen din til møteverktøyet, anbefales det for å sikre at du får mest mulig ut av Microsoft Teams-integrasjonen.

• Gå til Bibliotek > Møter i HubSpot-kontoen din.
• Hold musepekeren over et møte, og klikk på Rediger.
• På oversiktssiden klikker du på rullegardinmenyen Legg til videokonferansekobling og velger Microsoft Teams.

• Klikk på Lagre.

Merk: Det er ikke mulig å oppdatere møtekoblinger når koblingen til et Microsoft Team er opprettet i HubSpot. For å oppdatere koblingen i HubSpot må det opprettes et nytt møte.

Motta HubSpot-aktivitetsvarsler i Microsoft Teams

Når du har koblet Microsoft Teams-appen til HubSpot og koblet til brukerkontoen din, vil følgende HubSpot-varslingstyper bli sendt til HubSpot-boten i Microsoft Teams som standard:

• Tilordne
• Kommentar
• Følg
• Omtale
• Forfalt
• Påminnelse
• Svar
• Send inn
• Vis (f.eks. dokumentvisning)

Slik slår du av alle varslinger, en varslingstype eller spesifikke varslinger fra å bli sendt til Microsoft Teams:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Varsler i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Andre apper .
• Hvis du vil slå av alle HubSpot-varsler i Microsoft Teams, klikker du på for å slå Microsoft Teams-bryteren av.

• Hvis du vil slå av bestemte varslingstyper, klikker du i delen Hva du blir varslet om for å utvidevarslingsemnet og fjerne merket i avmerkingsboksene ved siden av varslene du ikke ønsker å motta.

Knytt HubSpot-selskaper og -avtaler til Microsoft Teams-kanaler

Slik knytter du en bedrifts- eller avtalepost til en Microsoft Teams-kanal:

• Naviger til bedrifts- eller avtalepostene dine:
  • Bedrifter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til Kontakter > Bedrifter.
  • Avtaler: I HubSpot-kontoen din navigerer du til Salg > Avtaler.
• Klikk på Tilknytt Microsoft Teams-kanal i Microsoft Teams-kortet i høyre sidefelt.
• I popup-boksen klikker du på rullegardinmenyen Velg et team og velger et team som skal knyttes til HubSpot-posten.
  • Klikk på rullegardinmenyen Velg en kanal, og velg en eksisterende Microsoft Teams-kanal som skal knyttes til HubSpot-posten.
  • Klikk på Opprett ny MS Teams -kanal for å opprette en ny kanal.
  • Merk av i avmerkingsboksene for aktivitetstyper for å synkronisere disse varslene til Microsoft Teams-kanalen.
• Klikk på Tilknytt kanal.

Når kanalen er tilknyttet, vil du motta relevante aktivitetsvarsler til den tilknyttede Microsoft Teams-kanalen. Du kan knytte flere poster til én kanal.

Bruk Microsoft Teams-arbeidsflythandlinger (kunProfessional og Enterprise )

Når du har koblet Microsoft Teams til HubSpot, kan du bruke følgende arbeidsflythandlinger:

• OpprettMicrosoft Teams-kanal: opprett en ny Microsoft Teams-kanal i en bedrifts- eller avtalebasert arbeidsflyt.
• Send Microsoft Teams-varsler: send et varsel til en HubSpot-eier og en Teams-kanal. Tilgjengelig i alle arbeidsflyt-typer unntatt egendefinerte objekt- og målbaserte arbeidsflyter.

Merk: Det er ikke mulig å sende varsler til private kanaler i Microsoft Teams .

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Automatisering > Arbeidsflyter.
• Klikk på navnet på arbeidsflyten din.
• Klikk på + pluss-ikonet.
• Velg en Microsoft Teams-handling i panelet til høyre:
  • Hvis du vil opprette en kanal, velger du Opprett Microsoft Teams-kanal.
    • Klikk på nedtrekksmenyen Team for å velge hvilket team du vil opprette kanalen i.
    • Skriv inn navnet på kanalen i Kanal-feltet .
    • Klikk på nedtrekksmenyen Personvern for å velge personverninnstillingene for kanalen.
    • Klikk på Lagre.

• • Hvis du vil sende varsler, velger du Send Microsoft Teams-varsler.
    • Klikk på rullegardinmenyen Brukere for å velge hvilke brukere du vil sende varselet til.
    • Klikk på rullegardinmenyen Team for å velge hvilket team du vil sende varselet til.
    • Klikk på rullegardinmenyen Kanal for å velge hvilken kanal du vil sende varselet til.
    • Skriv inn meldingen i feltet Melding .
      • Du kan formatere meldingen ved å bruke stjerner for fet skrift, understrek for kursiv skrift og returknappen for en ny linje.
      • Du kan tagge noen i varselet ved å skrive @ etterfulgt av brukernavnet til vedkommende i Microsoft Teams.
      • Hvis du vil inkludere en hyperkobling i varselet, setter du den hyperkoblede teksten i hakeparenteser, etterfulgt av URL-adressen i parentes. For eksempel [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Klikk på rullegardinmenyen Velg handlinger som skal inkluderes i meldingen, og velg handlinger som skal inkluderes i varselet.
    • Klikk på Lagre.

Varselet sendes til Microsoft Teams-kanalen som er angitt i arbeidsflythandlingen. Brukeren som mottar varselet, kan klikke på en av handlingsknappene for å utføre handlingen.

Svar på HubSpot-samtaler i Microsoft Teams

Merk: Denne funksjonaliteten er bare tilgjengelig hvis du valgte Full Install når du installerte integrasjonen.

Når du har koblet HubSpot og Microsoft Teams, kan du sende og motta HubSpot live chat, Facebook Messenger, WhatsApp, skjemainnleveringer og innboksmeldinger direkte i Microsoft Teams-kanaler. For å gjøre dette må en bruker med kontotilgang eller superadministratorrettigheter oppgradere teamet for å kunne bruke det i HubSpot-samtaler. Hvert team må oppgraderes for å få denne funksjonaliteten.

Slik oppgraderer du et Microsoft Team:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Integrasjoner.
• Søk etter Microsoft Teams-integrasjonen, og velg Microsoft Teams i resultatene.
• I fanen Tilkoblede team, under kolonnen Bot-oppgradering , klikker du på Oppgrader ved siden av teamet du vil oppgradere. Du blir deretter omdirigert til Microsoft Teams-kontoen din.
• I Microsoft Teams-kontoen din vises en dialogboks med detaljer om HubSpot-integrasjonen. Klikk på pilikonet ved siden av Åpne, og velg Legg til i et team. Bruk rullegardinmenyen til å velge teamet du vil oppgradere, og klikk deretter på Sett opp en bot.

• Når teamet er oppgradert, navigerer du tilbake til HubSpot. Du vil nå kunne velge teamet for bruk i innboksen for samtaler.

Slik velger du teamet for bruk i innboksen for samtaler:

• På Microsoft Teams-integreringssiden i HubSpot klikker du på fanen Samtaleinnboks, som viser alle samtaleinnboksene du har opprettet i HubSpot-kontoen din.
• Ved siden av innboksen for samtaler klikker du på På/Av for å sende og motta meldinger fra innboksen for samtaler direkte i Microsoft Teams-kanaler.
• Klikk på nedtrekksmenyen Team for å velge teamet som skal motta meldingene.
• Klikk på rullegardinmenyen Channel for å velge Microsoft Team-kanalen som skal motta innkommende meldinger.

Når du har koblet til innboksen, blir du automatisk varslet i Microsoft Teams når du har en ny melding i innboksen for HubSpot-samtaler. Du vil også kunne svare direkte fra Microsoft Teams.