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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Integrations

Conectar HubSpot y Microsoft Teams

Última actualización: marzo 18, 2022

Requisitos

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Conecta tu cuenta de Microsoft Teams con HubSpot para enviar a tus contactos enlaces de reuniones de Microsoft Teams y recibir notificaciones de HubSpot en Microsoft Teams. Una vez que Microsoft Teams esté conectado a HubSpot, el bot de HubSpot se agregará a tu cuenta de Microsoft Teams.

Si tienes algún comentario sobre esta integración, utiliza este formulario para enviar cualquier sugerencia, solicitud o idea.

Nota: no es posible conectar una versión personal de una cuenta de Microsoft Teams a HubSpot

Requisitos de integración

Hay dos tipos de instalación para Microsoft Teams. Independientemente del tipo de instalación que elijas, instalarás la integración para todos los usuarios de tu portal de HubSpot.

Nota: debes ser superadministrador o tener permisos del mercado de aplicaciones en tu cuenta de HubSpot. Debes ser administrador global de Microsoft Teams para instalar la versión de instalación completa

Cuando conectes tu cuenta de Microsoft Teams a HubSpot, se te pedirá que autorices los siguientes permisos de la aplicación. 
  • Para la instalación completa:
    • Leer información de la organización: necesario para que la integración obtenga el nombre de la organización.
    • Leer los perfiles completos de todos los usuarios: necesario para que la integración obtenga información básica sobre los usuarios.
    • Leer todos los grupos: necesario para que la integración recupere una lista de los equipos.
    • Leer y crear reuniones en línea: necesario para que la integración cree reuniones en línea.
    • Leer todos los miembros del grupo: necesario para que la integración lea la información básica sobre los miembros de un equipo.
    • Crear canales: necesario para que la integración cree canales como parte de la función de creación de canales del workflow.
    • Leer y escribir los nombres, descripciones y configuraciones de todos los canales: necesario para que la integración lea una lista de canales.
    • Permitir que la aplicación Teams se autogestione para todos los equipos: necesario para que la integración instale el bot de HubSpot en los equipos.
    • Permitir que la aplicación se autogestione para todos los usuarios: necesario para que la integración instale el bot de HubSpot a los usuarios.
    • Iniciar sesión y leer el perfil de usuario: necesario para que la integración lea el ID de usuario de Microsoft Teams y el correo electrónico del usuario que inicia sesión.
  • Para una instalación limitada:
    • Leer y crear tus reuniones en línea: necesario para que la integración cree reuniones en línea.
    • Permitir que la aplicación de Teams se autogestione por ti: necesario para que la integración instale el bot de HubSpot al usuario.
    • Iniciar sesión y leer tu perfil: necesario para que la integración pueda leer la identificación y el correo electrónico del usuario que se registra.

Nota: HubSpot accederá al ID de usuario de Microsoft Teams, a los ID de equipo y al chat privado al que el bot de HubSpot envía las notificaciones.

Instalar la aplicación Microsoft Teams

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de Mercados marketplace en la barra de navegación principal, luego, selecciona Mercado de aplicaciones.
  • Busca la integración de Microsoft Teams y selecciona Microsoft Teams en los resultados.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación.
  • Antes de seleccionar una opción de instalación, revisa las diferencias en el cuadro de diálogo. 
  • Selecciona la opción Instalación completa o Instalación limitada y luego haz clic en Instalar la aplicación.
teams-

Nota: los workflows no están disponibles si se elige la instalación limitada.

  • Se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de Microsoft Teams. Introduce tus credenciales de Microsoft Teams.
Si seleccionaste Instalación limitada, serás redirigido a la configuración de la aplicación conectada a Microsoft Teams y podrás comenzar a usar la aplicación con HubSpot. Para cambiar la cuenta de usuario de Microsoft Teams que está conectada a tu usuario de HubSpot, haz clic en la pestaña Cuenta de usuario y luego en el menú desplegable Editar cuenta conectada.  

edit-connected-teams-account

Si seleccionaste Instalación completa, revisa los permisos necesarios y luego haz clic en Permitir. Serás redirigido a la configuración de la aplicación conectada de Microsoft Teams, donde podrás terminar de conectar los equipos a HubSpot y configurar tu cuenta de usuario
  • Para seleccionar los equipos que se van a sincronizar con HubSpot, haz clic en la pestaña Equipos conectados .
    • Para sincronizar todos los equipos de Microsoft Teams con HubSpot, haz clic en Conectar todos los equipos.
    • Para conectar un equipo específico a HubSpot, junto al nombre del equipo, haz clic para activar el interruptor Conectar.
  • Si eres el usuario que instaló la integración, puedes restringir qué equipos pueden ver los usuarios de HubSpot seleccionando la casilla de comprobación Mostrar. Para permitir que todos los usuarios vean los equipos recién creados por opción predeterminada, selecciona la casilla de comprobación Activa la visibilidad para equipos creados recientemente por opción predeterminada.

msteams

  • Para conectar tu cuenta de usuario de Microsoft Teams con tu cuenta de usuario de HubSpot, haz clic en la pestaña Cuenta de usuario. Debes completar este paso para agregar enlaces de reuniones de Microsoft Teams a tus enlaces de reuniones de HubSpot, recibir notificaciones de HubSpot en Microsoft Teams y crear acciones de workflow personalizadas para los equipos.

Nota: cada usuario deberá completar los siguientes pasos para vincular su cuenta de usuario de Microsoft Teams con su cuenta de usuario de HubSpot.

    • Haz clic en Conectar cuenta.
    • En el panel derecho, en el campo Cuenta de Microsoft Teams, introduce tu dirección de correo electrónico de Microsoft Teams y luego haz clic en Actualizar cuenta enlazada. link-microsoft-teams-account
    • Se enviará un mensaje de verificación a tu cuenta de Microsoft Teams. Navega a Microsoft Teams, localiza el mensaje de HubSpot y luego haz clic en Verificarverify-teams-account
    • Una vez verificada tu cuenta, recibirás un mensaje de bienvenida de HubSpot en tu cuenta de Microsoft Teams y podrás empezar a utilizar la integración microsoft-teams-welcome-from-hubspot

Es posible que encuentres el siguiente error al intentar vincular tu usuario de Microsoft Teams con HubSpot:

Algo salió mal al actualizar tu cuenta de Microsoft Teams enlazada.

Para solucionar este error:

  • Comprueba que la aplicación de HubSpot no está bloqueada en Microsoft Teams.

msft-teams-status

    • Vuelve a navegar a Microsoft Teams.
    • En la parte inferior izquierda, haz clic en Aplicaciones.
    • Busca HubSpot y haz clic en la aplicación.
    • Haz clic en Agregar para agregar manualmente la aplicación de HubSpot a tu cuenta de Microsoft Teams.

msft-teams-add-hubspot

Agregar enlaces de reuniones de Microsoft Teams a tus reuniones

Puedes agregar enlaces a reuniones de Microsoft Teams al programar una reunión en el CRM o al utilizar la herramienta de reuniones

Nota: cada usuario debe asignar su usuario de Microsoft Teams a HubSpot para utilizar la funcionalidad de los enlaces de reunión.

  • Para agregar un enlace de Microsoft Teams a un evento de reunión que programes desde un registro en el CRM, en tu cuenta de HubSpot, navega a tus registros.
    • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
    • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
    • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
    • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
  • Haz clic en el nombre del registro.
  • En el panel izquierdo, haz clic en meeting Reuniones. En la ventana que se abre en la parte inferior de la pantalla, configura tu reunión.
  • Haz clic en el insertVideo ícono Insertar enlace a la conferencia de video y selecciona Microsoft Teams. Se agregará un enlace de Microsoft Teams a tu reunión programada.

msoft-teams-meeting

También puedes incluir un enlace de Microsoft Teams en una página de programación que hayas creado en la herramienta de reuniones.

Nota: aunque no es obligatorio conectar el calendario de Office 365 a la herramienta de reuniones, se recomienda hacerlo para asegurarse de que se aprovecha al máximo la integración de Microsoft Teams. 

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
  • Coloca el cursor sobre una reunión y haz clic en Editar.
  • En la página Resumen, haz clic en el menú desplegable Agregar enlace de videoconferencia y selecciona Microsoft Teams.

add-team-link-to-scheduling-page

  • Haz clic en Guardar.

Nota: no es posible actualizar los enlaces de las reuniones una vez que se ha creado un enlace de Microsoft Team en HubSpot. Para actualizar el enlace en HubSpot, se debe crear una nueva reunión.

Recibir Notificaciones de actividad de HubSpot en Microsoft Teams

Una vez que hayas conectado la aplicación Microsoft Teams a HubSpot y hayas conectado tu cuenta de usuario, los siguientes tipos de notificaciones de HubSpot se enviarán al bot de HubSpot en Microsoft Teams de forma predeterminada:

  • Asignar
  • Comentario
  • Seguir
  • Mención
  • Atrasado
  • Recordatorio
  • Responder
  • Envío
  • Ver (es decir, vista del documento)

microsoft-teams-notifications

Nota:

  • Después de conectar uno de tus equipos a HubSpot, todos los usuarios que forman parte del equipo recibirán notificaciones en Microsoft Teams.
  • Las notificaciones pueden retrasarse hasta 5 minutos.

 

Para desactivar todas las notificaciones, un tipo de notificación o notificaciones específicas que se enviarán a Microsoft Teams:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
  • Haz clic en la pestaña Otras aplicaciones.
  • Para desactivar todas las notificaciones de HubSpot en Microsoft Teams, haz clic para desactivar el interruptor de Microsoft Teams.

microsoft-teams-notifications-settings

  • Para desactivar determinados tipos de notificaciones, en la sección Lo que se te notifica, haz clic para ampliar el tema de las notificaciones y desactiva las casillas de comprobación junto a las notificaciones que no deseas recibir.

Utilizar las acciones de workflow de Microsoft Teams (sólo Pro y Enterprise)

Una vez que hayas conectado Microsoft Teams a HubSpot, puedes crear canales de Microsoft Teams a partir de workflows basados en empresa o en negocio en HubSpot y enviar notificaciones a Microsoft Teams.

  • En tu cuenta de HubSpot, navega a Automatización > Workflows.
  • Haz clic en el nombre de tu workflow.
  • Haz clic en el icono + más.
  • En el panel derecho, selecciona una acción de Microsoft Teams:
    • Para crear un canal, haz clic en Crear canal de Microsoft Teams.
      • Para seleccionar el equipo al que deseas enviar la notificación, haz clic en el menú desplegable Equipo.
      • Introduce el nombre del canal en el campo Canal.
      • Para seleccionar la configuración de privacidad del canal, haz clic en el menú desplegable de Privacidad.
      • Haz clic en Guardar
msteams-create-team-channel
    • Para enviar notificaciones, haz clic en Enviar notificaciones de Microsoft Teams
    • Para seleccionar el equipo al que deseas enviar la notificación, haz clic en el menú desplegable Equipo.
    • Para seleccionar a qué canal enviar la notificación, haz clic en el menú desplegable Canal.
    • Introduce el mensaje en el campo Mensaje
    • Haz clic en Guardar

msteams-workflow-channel

La notificación se enviará al canal de Microsoft Teams especificado en la acción del workflow.

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