Conectar HubSpot y Microsoft Teams

Conecta tu cuenta de Microsoft Teams con HubSpot para enviar a tus contactos enlaces de reuniones de Microsoft Teams y recibir notificaciones de HubSpot en Microsoft Teams. Una vez que Microsoft Teams esté conectado a HubSpot, el bot de HubSpot se agregará a tu cuenta de Microsoft Teams.

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Antes de comenzar

Antes de conectar HubSpot y Microsoft Teams, asegúrate de que la aplicación de HubSpot no esté bloqueada en Microsoft Teams y de que HubSpot esté en la lista blanca.

• Ve al centro de administración de Microsoft Teams.
• En la barra lateral izquierda, haz clic en Aplicaciones para equipo > Administrar aplicaciones.
• Busca HubSpot.
• Haz clic en la aplicación HubSpot y cambia el Estado a Permitido. 

• A continuación, en la barra lateral izquierda, haz clic en Políticas de permisos. 
• Comprueba que la aplicación HubSpot está permitida por la política de permisos de tu organización. 

Requisitos de la aplicación

Hay dos tipos de instalación para Microsoft Teams. Independientemente del tipo de instalación que elijas, instalarás la integración para todos los usuarios de tu portal de HubSpot.

Nota: debes ser superadministrador o tener permisos del Mercado de aplicaciones en tu cuenta de HubSpot. Debes ser administrador global de Microsoft Teams para instalar la versión de instalación completa

• Para la instalación completa:
  • Leer información de la organización: necesario para que la integración obtenga el nombre de la organización.
  • Leer los perfiles completos de todos los usuarios: necesario para que la integración obtenga información básica sobre los usuarios.
  • Leer todos los grupos: necesario para que la integración recupere una lista de los equipos.
  • Leer y crear reuniones en línea: necesario para que la integración cree reuniones en línea.
  • Leer todos los miembros del grupo: necesario para que la integración lea la información básica sobre los miembros de un equipo.
  • Crear canales: necesario para que la integración cree canales como parte de la función de creación de canales del workflow.
  • Leer y escribir los nombres, descripciones y configuraciones de todos los canales: necesario para que la integración lea una lista de canales.
  • Permitir que la aplicación Teams se autogestione para todos los equipos: necesario para que la integración instale el bot de HubSpot en los equipos.
  • Permitir que la aplicación se autogestione para todos los usuarios: necesario para que la integración instale el bot de HubSpot a los usuarios.
  • Iniciar sesión y leer el perfil de usuario: necesario para que la integración lea el ID de usuario de Microsoft Teams y el correo electrónico del usuario que inicia sesión.
• Para una instalación limitada:
  • Leer y crear tus reuniones en línea: necesario para que la integración cree reuniones en línea.
  • Permitir que la aplicación de Teams se autogestione por ti: necesario para que la integración instale el bot de HubSpot al usuario.
  • Iniciar sesión y leer tu perfil: necesario para que la integración pueda leer la identificación y el correo electrónico del usuario que se registra.

Nota: HubSpot accederá al ID de usuario de Microsoft Teams, a los ID de equipo y al chat privado al que el bot de HubSpot envía las notificaciones.

Instalar la aplicación Microsoft Teams

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de marketplace Mercados situado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de aplicaciones.
• Busca la integración de Microsoft Teams y selecciona Microsoft Teams en los resultados.
• En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación.
• Antes de seleccionar una opción de instalación, revisa las diferencias en el cuadro de diálogo. 
• Selecciona la opción Instalación completa o Instalación limitada y luego haz clic en Instalar la aplicación.

Nota: los workflows no están disponibles si se elige la instalación limitada.

• Se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de Microsoft Teams. Introduce tus credenciales de Microsoft Teams.

• Para seleccionar los equipos que se van a sincronizar con HubSpot, haz clic en la pestaña Equipos conectados .
• Para conectar un equipo específico a HubSpot, junto al nombre del equipo, haz clic para activar el interruptor Conectar.

• Si eres el usuario que instaló la integración, puedes restringir qué equipos pueden ver los usuarios de HubSpot seleccionando la casilla de comprobación Mostrar. Para permitir que todos los usuarios vean los equipos recién creados por opción predeterminada, selecciona la casilla de comprobación Activa la visibilidad para equipos creados recientemente por opción predeterminada.
• Para conectar tu cuenta de usuario de Microsoft Teams con tu cuenta de usuario de HubSpot, haz clic en la pestaña Cuenta de usuario. Debes completar este paso para agregar enlaces de reuniones de Microsoft Teams a tus enlaces de reuniones de HubSpot, recibir notificaciones de HubSpot en Microsoft Teams y crear acciones de workflow personalizadas para los equipos. Los usuarios pueden instalar el bot manualmente (desde Microsoft Teams) o actualizar su cuenta vinculada en HubSpot para instalar automáticamente el bot de HubSpot. 

Nota: cada usuario deberá completar los siguientes pasos para vincular su cuenta de usuario de Microsoft Teams con su cuenta de usuario de HubSpot.

• • Haz clic en Conectar cuenta.
  • En el panel derecho, en el campo Cuenta de Microsoft Teams, introduce tu dirección de correo electrónico de Microsoft Teams y luego haz clic en Actualizar cuenta enlazada.
  • Se enviará un mensaje de verificación a tu cuenta de Microsoft Teams. Navega a Microsoft Teams, localiza el mensaje de HubSpot y luego haz clic en Verificar
  • Una vez verificada tu cuenta, recibirás un mensaje de bienvenida de HubSpot en tu cuenta de Microsoft Teams y podrás empezar a utilizar la integración

Es posible que encuentres el siguiente error al intentar vincular tu usuario de Microsoft Teams con HubSpot:

Algo salió mal al actualizar tu cuenta de Microsoft Teams enlazada.

Para solucionar este error:

• Comprueba que la aplicación de HubSpot no está bloqueada en Microsoft Teams.
  • Navega a tu Centro de administración de Microsoft Teams. 
  • En el panel de la izquierda, haz clic en Aplicaciones de equipo > Administrar aplicaciones.
  • Busca HubSpot. 
  • Comprueba que el estado es Permitido. 

• • Vuelve a navegar a Microsoft Teams.
  • En la parte inferior izquierda, haz clic en Aplicaciones.
  • Busca HubSpot y haz clic en la aplicación.
  • Haz clic en Agregar para agregar manualmente la aplicación de HubSpot a tu cuenta de Microsoft Teams.

Agregar enlaces de reuniones de Microsoft Teams a tus reuniones

Puedes agregar enlaces a reuniones de Microsoft Teams al programar una reunión en el CRM o al utilizar la herramienta de reuniones. Los enlaces a las reuniones se crearán en el idioma predeterminado configurado en tu cuenta de HubSpot. 

Nota: cada usuario debe asignar su usuario de Microsoft Teams a HubSpot para utilizar la funcionalidad de los enlaces de reunión.

• Para agregar un enlace de Microsoft Teams a un evento de reunión que programes desde un registro en el CRM, en tu cuenta de HubSpot, navega a tus registros.
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.

• • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
• Haz clic en el nombre del registro.
• En el panel izquierdo, haz clic en meetings Reunirse. En la ventana que se abre en la parte inferior de la pantalla, configura tu reunión.
• Haz clic en Seleccionar ubicación > Microsoft Teams. 

También puedes incluir un enlace de Microsoft Teams en una página de programación que hayas creado en la herramienta de reuniones.

Nota: aunque no es obligatorio conectar el calendario de Office 365 a la herramienta de reuniones, se recomienda hacerlo para asegurarse de que se aprovecha al máximo la integración de Microsoft Teams. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Biblioteca > Programador de reuniones.
• Coloca el cursor sobre una reunión y haz clic en Editar.
• En la página Resumen, haz clic en el menú desplegable Agregar enlace de videoconferencia y selecciona Microsoft Teams.

• Haz clic en Guardar.

Nota: no es posible actualizar los enlaces de las reuniones una vez que se ha creado un enlace de Microsoft Team en HubSpot. Para actualizar el enlace en HubSpot, se debe crear una nueva reunión.

Recibir notificaciones de actividad de HubSpot en Microsoft Teams

Una vez que hayas conectado la aplicación Microsoft Teams a HubSpot y hayas conectado tu cuenta de usuario, los siguientes tipos de notificaciones de HubSpot se enviarán al bot de HubSpot en Microsoft Teams de forma predeterminada:

• Asignar
• Comentario
• Seguir
• Mención
• Atrasado
• Recordatorio
• Responder
• Envío
• Ver (es decir, vista del documento)

Para desactivar todas las notificaciones, un tipo de notificación o notificaciones específicas que se enviarán a Microsoft Teams:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
• Haz clic en la pestaña Otras aplicaciones.
• Para desactivar todas las notificaciones de HubSpot en Microsoft Teams, haz clic para desactivar el interruptor de Microsoft Teams.

• Para desactivar determinados tipos de notificaciones, en la sección Lo que se te notifica, haz clic para ampliar el tema de las notificaciones y desactiva las casillas de comprobación junto a las notificaciones que no deseas recibir.

Asociar empresas y negocios de HubSpot con canales de Microsoft Teams

Para asociar un registro de empresa o de negocio a un canal de Microsoft Teams:

• Navega hasta los registros de tu empresa o negocio:
  • Empresas: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
  • Negocios: en tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
• En la barra lateral derecha, en la tarjeta Microsoft Teams, haz clic en Asociar el canal de Microsoft Teams.
• En el cuadro emergente, haz clic en el menú desplegable Seleccionar un equipo y selecciona un equipo para asociarlo con el registro de HubSpot.
  • Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un canal y selecciona un canal de Microsoft Teams existente para asociarlo con el registro de HubSpot. 
  • Haz clic en Crear nuevo canal de MS Teams para crear un nuevo canal.
  • Selecciona las casillas de verificación tipos de actividad para sincronizar esas alertas con el canal de Microsoft Teams.
• Haz clic en Asociar canal. 

Una vez asociado, recibirás alertas de actividad relevantes para el canal de Microsoft Teams asociado. Puedes asociar varios registros a un canal. 

Utilizar las acciones de workflow de Microsoft Teams (solo Pro y Enterprise)

Una vez que hayas conectado Microsoft Teams a HubSpot, puedes utilizar las siguientes acciones de workflow:

• Crear canal de Microsoft Teams: crea un nuevo canal de Microsoft Teams en un workflow basado en la empresa o en un negocio.
• Enviar notificaciones de Microsoft Teams: envía una notificación a un propietario de HubSpot y a un canal de Teams. Disponible en todos los tipos de workflow excepto los de objetos personalizados y los basados en objetivos. 

Nota: no es posible enviar notificaciones a canales privados en Microsoft Teams.

• En tu cuenta de HubSpot, navega a Automatización > Workflows.
• Haz clic en el nombre de tu workflow.
• Haz clic en el +icono de más.
• En el panel derecho, selecciona una acción de Microsoft Teams:
  • Para crear un canal, selecciona Crear canal de Microsoft Teams.
    • Para seleccionar en qué equipo deseas crear el canal, haz clic en el menú desplegable Equipo .
    • Introduce el nombre del canal en el campo Canal.
    • Para seleccionar la configuración de privacidad del canal, haz clic en el menú desplegable de Privacidad.
    • Haz clic en Guardar. 

• • Para enviar notificaciones, selecciona Enviar notificaciones de Microsoft Teams. 
    • Para seleccionar los usuarios específicos a los que se enviará la notificación, haz clic en el menú desplegable Usuarios.
    • Para seleccionar el equipo al que se enviará la notificación, haz clic en el menú desplegable Equipo.
    • Para seleccionar a qué canal enviar la notificación, haz clic en el menú desplegable Canal.
    • Introduce el mensaje en el campo Mensaje.
      • Puedes dar formato al mensaje utilizando asteriscos para poner el texto en negrita, guiones bajos para ponerlo en cursiva y el botón de retorno para una nueva línea.
      • Para etiquetar a alguien en la notificación, escribe @ seguido de su nombre de usuario de Microsoft Teams.
      • Para incluir un hipervínculo en la notificación, pon el texto del hipervínculo entre corchetes, seguido de la URL entre paréntesis. Por ejemplo: [HubSpot](www.hubspot.com).
    • Haz clic en el menú desplegable Seleccionar acciones para incluir con el mensaje y selecciona acciones para incluir con la notificación. 
    • Haz clic en Guardar. 

La notificación se enviará al canal de Microsoft Teams especificado en la acción del workflow. El usuario que recibe la notificación puede hacer clic en cualquiera de los botones de acción para ejecutar la acción. 

Responder a conversaciones de HubSpot en Microsoft Teams

Nota: esta funcionalidad solo está disponible si has seleccionado Instalación completa al instalar la integración.

Después de conectar HubSpot y Microsoft Teams, puedes enviar y recibir mensajes de chat en vivo de HubSpot, Facebook Messenger, WhatsApp, envíos de formularios y mensajes de la bandeja de entrada directamente dentro de los canales de Microsoft Teams. Para ello, un usuario con Acceso a cuenta o permisos de Superadministrador deberá aumentar de nivel el equipo para poder utilizarlo en las conversaciones de HubSpot. Cada equipo debe ser actualizado para esta funcionalidad.

Para actualizar un equipo Microsoft Team:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes y datos > Integraciones.
• Busca la integración de Microsoft Teams y selecciona Microsoft Teams en los resultados.
• En la pestaña Equipos conectados, en la columna Aumento de nivel de bot, haz clic en Actualizar junto al equipo que quieras actualizar. A continuación, serás redirigido a tu cuenta de Microsoft Teams.
• En tu cuenta de Microsoft Teams, aparecerá un cuadro de diálogo con los detalles de la integración de HubSpot. Junto a Abrir, haz clic en el icono de la flecha y selecciona Agregar a un equipo. Utilizando el menú desplegable, selecciona el equipo que deseas actualizar y, luego, haz clic en Configurar un bot. 
• Con el equipo actualizado, navega de nuevo a HubSpot. Ahora podrás seleccionar el equipo que se utilizará en la bandeja de entrada de Conversaciones.

Para seleccionar el equipo que se utilizará en la bandeja de entrada de Conversaciones:

• En la página de integración de Microsoft Teams en HubSpot, haz clic en la pestaña Bandeja de entrada de Conversaciones, que muestra todas las bandejas de entrada de conversaciones que has creado en tu cuenta de HubSpot. 
• Junto a la bandeja de entrada de Conversaciones, haz clic en el botón Activado/Desactivado para activarlo y enviar y recibir mensajes desde la bandeja de entrada de Conversaciones directamente en los canales de Microsoft Teams. 
• Haga clic en el menú desplegable Equipo para seleccionar el equipo que recibirá los mensajes.
• Haga clic en el menú desplegable Canal para seleccionar el canal de Microsoft Team que recibirá los mensajes entrantes.

Después de conectar la bandeja de entrada, recibirás una notificación automática en Microsoft Teams cuando tengas un nuevo mensaje en tu bandeja de entrada de Conversaciones de HubSpot. También podrás responder directamente desde Microsoft Teams.