Om bezoekers te helpen begrijpen waar ze voor kiezen als ze een formulier versturen, kun je informatie over kennisgeving en toestemming toevoegen. Hiermee kun je ook de toestemming van een bezoeker voor de verwerking van zijn persoonlijke gegevens vastleggen, evenals zijn toestemming om communicatie vanje HubSpot-account te ontvangen.
Voordat je begint
Houd rekening met het volgende:
- Hoewel HubSpot deze functies biedt, is je juridische team de beste bron om je compliance-advies te geven voor jouw specifieke situatie.
- Standaard wordt er een optie in je formulieren en pop-upformulieren weergegeven met de naam Data privacy options. Deze wordt zelfs weergegeven als de instellingen voor gegevensprivacy niet zijn ingeschakeld in je HubSpot-account.
- Als je de instellingen voor gegevensprivacy inschakelt, worden alle selectievakjes voor gegevensprivacy op nieuwe formulieren verplicht.
- Wanneer een contactpersoon een formulier invult met informatie over kennisgeving en toestemming:
- De eigenschap Rechtsgrondslag voor het verwerken van gegevens van contactpersonen wordt ingesteld op Vrij gegeven toestemming van contactpersoon.
- De rechtsgrondslag voor communicatie wordt weergegeven in de abonnementensectie van het contactrecord.
- Als je de standaardtekst voor de kennisgeving en toestemming voor zowel formulieren als pop-upformulieren wilt bewerken, kun je dit doen in de instellingenvoor Privacy en toestemming. De standaardtekst die is ingesteld voor de opties voor kennisgeving en toestemming is van toepassing op alle abonnementstypen. Als u de standaardtekst wijzigt:
- De nieuwe standaardtekst wordt toegevoegd aan elk nieuw formulier of pop-upformulier dat je maakt.
- Bestaande formulieren worden niet automatisch bijgewerkt met deze nieuwe standaardtekst. Als u een bestaand formulier wilt bijwerken, verwijdert u het huidige veld voor gegevensprivacyopties van het formulier en voegt u het opnieuw toe met de bijgewerkte tekst.
Kennisgeving en toestemming toevoegen aan een formulier
De optie voor kennisgeving en toestemming toevoegen aan uw formulier:
- Ga met de muis over de naam van het formulier en klik op Bewerken, of maak een nieuw formulier.
- Klik linksboven op het pictogram + toevoegen.
- Klik in het linkerpaneel op Overig.
- Klik en sleep het Gegevensprivacyveldtype naar het formuliervoorbeeld aan de rechterkant om het op te nemen in je formulier.
- Configureer in het linkerpaneel onder Gegevensprivacyopties je toestemmings- en abonnementsinstellingen en kies of je een privacyverklaring wilt opnemen.
- U kunt extra selectievakjes voor abonnementstypen toevoegen zodat bezoekers toestemming kunnen geven voor communicatie van meerdere abonnementstypen op één formulier:
- Klik onder Welke toestemmingen wilt u verzamelen op Nog een abonnement toevoegen.
- Selecteer of wis de abonnementstypen voor elke communicatie die u op dit formulier wilt aanbieden. Als een contactpersoon een communicatie selecteert, wordt hij of zij daarop geabonneerd.
- Klik rechtsboven op Bekijken en bijwerken om de updates van uw formulier te publiceren.
Opties voor kennisgeving en toestemming
Bij het maken van uw formulier kunt u kiezen uit de volgende opties voor kennisgeving en toestemming:
Impliciete toestemming voor verwerking en individuele selectievakjes voor communicatie
- Met deze optie kunt u toestemming verzamelen voor communicatie door middel van een bevestigende opt-in met behulp van een selectievakje dat het communicatie-/abonnementstype specificeert.
- U kunt meer dan één selectievakje toevoegen zodat bezoekers toestemming kunnen geven voor communicatie voor meer dan één abonnementsvorm.
- Met deze optie wordt de toestemming voor het verwerken van persoonlijke gegevens impliciet verzameld wanneer de contactpersoon op de verzendknop klikt.
- Als een contactpersoon die het formulier verzendt het selectievakje voor toestemming voor communicatie niet inschakelt, wordt de formulierverzending toch verwerkt. De contactpersoon wordt echter niet geabonneerd op communicatie.
- Het is niet mogelijk om het selectievakje voor toestemming voor communicatie vooraf in te schakelen. Als u echter de instellingen voor gegevensprivacy inschakelt, worden alle selectievakjes voor gegevensprivacy op nieuwe formulieren verplicht.
- Als de contactpersoon zich in het verleden heeft ingeschreven en vervolgens het selectievakje voor toestemming om te communiceren niet aanvinkt, betekent dit niet dat de contactpersoon zijn toestemming intrekt.
Afzonderlijke toestemmingen (afzonderlijke selectievakjes per toestemming)
- Met deze optie kunt u toestemming voor communicatie verzamelen door middel van een bevestigende opt-in met behulp van een selectievakje dat het communicatie-/abonnementstype specificeert.
- Je kunt meer dan één selectievakje toevoegen zodat bezoekers toestemming kunnen geven voor communicatie voor meer dan één abonnementsvorm.
- Met deze optie wordt de toestemming voor het verwerken van persoonlijke gegevens expliciet verzameld:
- De contactpersoon moet het selectievakje toestemming voor het verwerken van gegevens inschakelen om toestemming te geven. U kunt de gegevens van een bezoeker niet verwerken en het ingevulde formulier niet accepteren als deze geen expliciete toestemming heeft gegeven.
- Zonder dit selectievakje kunnen bezoekers uw formulier niet verzenden. Als u bezoekers toegang wilt geven tot uw inhoud zonder hun gegevens te verwerken, voeg dan de voettekst met toestemming voor verwerking toe met een hyperlink naar uw inhoud.
- Als een contactpersoon die het formulier verzendt geen toestemming voor communicatie aanvinkt, wordt de verzending van het formulier toch verwerkt en wordt de contactpersoon niet geabonneerd op enige communicatie.
- Het is niet mogelijk om het selectievakje voor toestemming voor communicatie vooraf in te schakelen. Als u echter de instellingen voor gegevensprivacy inschakelt, worden alle selectievakjes voor gegevensprivacy op nieuwe formulieren verplicht.
- Als de contactpersoon zich in het verleden al heeft ingeschreven en vervolgens het selectievakje voor toestemming om te communiceren niet aanvinkt, betekent dit niet dat de contactpersoon zijn toestemming intrekt.
Gerechtvaardigd belang
- Als uw wettelijke verwerkingsgrondslag legitiem belang is in plaats van toestemming, geeft deze optie op uw formulier een bericht weer waarin u bezoekers laat weten dat u hun gegevens nodig hebt om contact met hen op te nemen over uw producten en diensten en dat zij zich op elk gewenst moment voor deze communicatie kunnen afmelden.
- Met deze optie hoeft de contactpersoon u geen toestemming te geven en krijgt hij alleen een melding te zien.