Gegevensbeschermings- en toestemmingsinformatie toevoegen aan een HubSpot-formulier

Om bezoekers duidelijk te maken waarvoor ze zich aanmelden wanneer ze een formulier indienen, kun je informatie over de kennisgeving en toestemming toevoegen. Zo kun je ook de toestemming van een bezoeker vastleggen voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens, evenals zijn of haar toestemming om berichten te ontvangen vanuit je HubSpot-account.

Voordat je aan de slag gaat

Houd rekening met het volgende:

• Hoewel HubSpot deze functies aanbiedt, is uw juridische afdeling de beste bron voor advies over naleving in uw specifieke situatie.
• Standaard is er in uw formulieren en pop-upformulieren een optie met de naam 'Gegevensprivacy opties'. Deze wordt weergegeven, zelfs als de instellingen voor gegevensprivacy niet zijn ingeschakeld in uw HubSpot-account.
• Als u de instellingen voor gegevensprivacy inschakelt, worden alle selectievakjes voor gegevensprivacy op nieuwe formulieren verplicht.
• Wanneer een contactpersoon een formulier invult met informatie over kennisgeving en toestemming:
  • wordt de eigenschap 'Rechtsgrondslag voor de verwerking van de gegevens van de contactpersoon ' ingesteld op 'Vrijelijk gegeven toestemming van de contactpersoon'.
  • De toestemming voor communicatie verschijnt in het gedeelte ‘Abonnementen’ van het contactrecord.
• Als u de standaardtekst voor de kennisgeving en toestemming voor zowel formulieren als pop-upformulieren wilt bewerken, kunt u dit doen in de instellingenvoor privacy en toestemming. De standaardtekst die is ingesteld voor uw kennisgevings- en toestemmingsopties is van toepassing op alle abonnementstypen. Als u de standaardtekst wijzigt:
  • wordt de nieuwe standaardtekst toegevoegd aan elk nieuw formulier of pop-upformulier dat u aanmaakt.
  • Bestaande formulieren worden niet automatisch bijgewerkt met deze nieuwe standaardtekst. Om een bestaand formulier bij te werken, verwijdert u het huidige veld 'Gegevensprivacyopties' uit het formulier en voegt u het opnieuw toe met de bijgewerkte tekst.
• De optie om toestemming via een formulier te vragen, is alleen beschikbaar voor marketing-e-mails, niet voor sms-berichten.

Een kennisgeving en toestemming aan een formulier toevoegen

Om de optie voor de kennisgeving en toestemming aan uw formulier toe te voegen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Marketing > Formulier. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Marketing > Formulier.
2. Beweeg de muis over de naam van het formulier en klik op Bewerken, of maak een nieuw formulier aan.
3. Klik linksboven op het pictogram + Toevoegen.
4. Klik in het linkerpaneel op 'Overig'.
5. Klik op het veldtype 'Gegevensbescherming' en sleep het naar het formuliervoorbeeld aan de rechterkant om het aan uw formulier toe te voegen.

6. Configureer in het linkerpaneel, onder 'Gegevensprivacyopties', je instellingen voor toestemming en abonnementen, en kies of je een privacyverklaring wilt opnemen.
7. Om extra selectievakjes voor abonnementstypen toe te voegen, zodat bezoekers via één formulier toestemming kunnen geven voor communicatie van meerdere abonnementstypen:
   • Klik onder 'Welke toestemmingen wilt u verzamelen?' op 'Nog een abonnement toevoegen'.
   • Selecteer of deselecteer de abonnementstypen voor elke communicatie die u op dit formulier wilt aanbieden. Wanneer een contactpersoon een communicatie selecteert, wordt hij of zij daarop geabonneerd.

8. Klik rechtsboven op 'Controleren en bijwerken' om de wijzigingen in uw formulier te publiceren.

Opties voor kennisgeving en toestemming

Bij het opstellen van uw formulier kunt u kiezen uit de volgende opties voor kennisgeving en toestemming:

• Impliciete toestemming voor verwerking en afzonderlijke selectievakjes voor communicatie

• Afzonderlijke toestemmingen (afzonderlijke selectievakjes per toestemming)

• Gerechtvaardigd belang

Impliciete toestemming voor verwerking en afzonderlijke selectievakjes voor communicatie

• Met deze optie kunt u toestemming verzamelen voor communicatie via een bevestigende opt-in met behulp van een selectievakje waarin het type communicatie/abonnement wordt gespecificeerd.
• U kunt meer dan één selectievakje toevoegen, zodat bezoekers toestemming kunnen geven voor communicatie voor meer dan één abonnementsvorm.
• Met deze optie wordt toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens impliciet verkregen wanneer de contactpersoon op de verzendknop klikt.
• Als een contactpersoon die het formulier indient het selectievakje voor toestemming voor communicatie niet aanvinkt, wordt het ingediende formulier toch verwerkt. De contactpersoon wordt echter niet geabonneerd op enige vorm van communicatie.
• Het is niet mogelijk om het selectievakje voor toestemming voor communicatie vooraf aan te vinken. Als u echter de instellingen voor gegevensprivacy inschakelt, worden alle selectievakjes voor gegevensprivacy op nieuwe formulieren verplicht.
• Als de contactpersoon zich in het verleden al had aangemeld en vervolgens het selectievakje voor toestemming voor communicatie niet aanvinkt, betekent dit niet dat de contactpersoon zijn of haar toestemming intrekt.

Afzonderlijke toestemmingen (afzonderlijke selectievakjes per toestemming)

• Met deze optie kunt u toestemming voor communicatie verzamelen via een bevestigende opt-in met behulp van een selectievakje waarin het type communicatie/abonnement wordt gespecificeerd.
• U kunt meer dan één selectievakje toevoegen, zodat bezoekers toestemming kunnen geven voor communicatie voor meer dan één abonnementsvorm.
• Met deze optie wordt de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens expliciet verkregen:
  • De contactpersoon moet het selectievakje voor toestemming tot gegevensverwerking aanvinken om toestemming te geven. U kunt de gegevens van een bezoeker niet verwerken en het ingevulde formulier niet accepteren als deze geen expliciete toestemming heeft gegeven.
  • Zonder dit selectievakje aan te vinken, kunnen bezoekers uw formulier niet verzenden. Als u bezoekers toegang tot uw inhoud wilt bieden zonder hun gegevens te verwerken, voeg dan de voettekst ‘toestemming voor verwerking’ toe met een hyperlink naar uw inhoud.
• Als een contactpersoon die het formulier indient het selectievakje ‘toestemming voor communicatie ’ niet aanvinkt, wordt de formulierinzending toch verwerkt en wordt de contactpersoon niet aangemeld voor enige communicatie.
• Het is niet mogelijk om het selectievakje 'toestemming voor communicatie' vooraf aan te vinken. Als u echter de instellingen voor gegevensprivacy inschakelt, worden alle selectievakjes voor gegevensprivacy op nieuwe formulieren verplicht.
• Als de contactpersoon zich in het verleden al heeft aangemeld en vervolgens het selectievakje voor toestemming voor communicatie niet aanvinkt, betekent dit niet dat de contactpersoon zijn of haar toestemming intrekt.

Gerechtvaardigd belang

• Als uw rechtsgrond voor de verwerking 'gerechtvaardigd belang' is , wordt op uw formulier een melding weergegeven waarin bezoekers worden geïnformeerd dat u hun gegevens nodig hebt om contact met hen op te nemen over uw producten en diensten. Ze kunnen zich op elk moment afmelden voor deze berichten.
• Met deze optie hoeft de contactpersoon geen toestemming aan u te geven en krijgt hij of zij alleen een mededeling te zien.