Automatiser handlinger ved innsending av skjemaer

Bruk skjemaautomatiseringer til å utløse handlinger som skal utføres etter at en besøkende har sendt inn et skjema. Når en kontakt for eksempel har sendt inn et skjema for å be om en demo, kan du sende en bekreftelses-e-post eller legge kontakten til et segment.

Skjemautomatiseringer hjelper deg med å svare potensielle kunder umiddelbart og standardisere oppfølgingsprosesser direkte i skjemaredigereren. For mer avansert automatisering kan du lese mer om hvordan du oppretter arbeidsflyter.

Før du begynner

Før du begynner å bruke automatiseringer med skjemaer, bør du ta hensyn til hvordan enkle arbeidsflyter fungerer og abonnementsbegrensninger.

Forstå enkel arbeidsflyt

Sett opp en enkel arbeidsflyt direkte fra skjemaeditoren for å automatisere oppfølgingshandlinger, for eksempel å sende en e-post eller opprette en oppgave. Når du oppretter en enkel arbeidsflyt:

• Som standard vil den enkle arbeidsflytens registreringsutløser være satt til innsending av skjemaet. Denne registreringsutløseren kan ikke endres.
• Kontakter blir registrert i den enkle arbeidsflyten hver gang skjemaet sendes inn, selv om de har blitt registrert tidligere.
• Hvis du har et Marketing Hub -abonnement som inkluderer markedsføringskontakter, må kontaktene dine være angitt som markedsføringskontakter for å motta e-poster sendt fra arbeidsflyter. Les mer om hvordan du angir kontakter som markedsføringskontakter.

Når en kontakt har sendt inn et skjema, utløses handlingene du har konfigurert. Du kan for eksempel sette opp en arbeidsflyt for automatisk å sende en intern e-postmelding til et teammedlem.

Forstå begrensningene for enkle arbeidsflyter

Antallet enkle arbeidsflyter du kan opprette, antallet handlinger og typen handlinger du kan legge til, avhenger av abonnementet ditt. Les mer om begrensninger for automatisering av skjemaer i HubSpot-produkt- og tjenestekatalogen.

• Hvis du bruker HubSpots gratisverktøy, kan du opprette én enkel arbeidsflyt av typen«Send en e-post etter innsending av skjema» for hvert skjema. Det er en begrensning på én handling for hver enkel arbeidsflyt.
• Hvis du har en Starter-, Professional- eller Enterprise-konto som ikke inkluderer Marketing Hub, kan du opprette én enkel arbeidsflyt for hvert skjema. Det er en begrensning på tre handlinger for hver enkel arbeidsflyt.
• I en Marketing Hub Starter -konto kan du legge til opptil 10 handlinger i en enkel arbeidsflyt og opprette én enkel arbeidsflyt for hvert skjema.
• I en Marketing Hub Professional- eller Enterprise-konto kan du legge til så mange handlinger som du trenger i den enkle arbeidsflyten og legge til flere enkle arbeidsflyter for hvert skjema. Hvis du har tillatelser for visning av arbeidsflyter, kan du også se enkle arbeidsflyter på indekssiden for arbeidsflyter. Du kan filtrere disse enkle arbeidsflytene på indekssiden for arbeidsflyter ved å bruke filteret Opprettet i og velge Skjemaer.

Hvis du trenger å opprette flere arbeidsflyter eller legge til flere handlinger og har et Marketing Hub Professional- eller Enterprise-abonnement , kan du lage tilpassede arbeidsflyter i arbeidsflytverktøyet.

Velg handlingene i den enkle arbeidsflyten

• Kommunikasjon: send en markedsførings-e-post, intern e-postvarsling eller en intern markedsførings-e-post.
• CRM: opprett en ny post, oppgave eller tilordne den registrerte kontakten til et valgt team eller mellom spesifiserte brukere. Denne handlingen er kun kompatibel med aktiverte, betalende brukere.
• Markedsføring: legg til eller fjern fra en annonsemålgruppe eller statisk liste.
• Dataops: send en webhook til en ekstern applikasjon. Webhooks kan for eksempel sende informasjon om et HubSpot-selskap (formatert i JSON) til et eksternt CRM-system. Lær mer om å utløse webhooks.

Hvis du har et Marketing Hub Professional- eller Enterprise-abonnement , kan du få tilgang til flere handlinger ved å bygge en arbeidsflyt ved hjelp av arbeidsflytverktøyet. Lær mer om de tilgjengelige arbeidsflythandlingene.

Opprett en enkel arbeidsflyt i skjemaeditoren

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Markedsføring > Skjemaer. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Markedsføring > Skjemaer.
2. Hold musepekeren over navnet på et eksisterende skjema, og klikk på Rediger. Eller opprett et nytt skjema.
3. I skjemaeditoren klikker du på automatiseringsikonet workflows i venstre panel. Hvis du redigerer et eldre skjema, navigerer du til fanen Automatisering.
4. Opprett en arbeidsflyt for å sende en e-post etter at et skjema er sendt inn, eller opprett en tilpasset arbeidsflyt og velg hvilke handlinger som skal utføres etter at et skjema er sendt inn.

• • For å automatisk utløse en oppfølgings-e-post etter hver innsending av skjema, klikker du på Opprett denne arbeidsflyten under Send en e-post etter innsending av skjema.
  • For å opprette din egen arbeidsflyt fra en tom mal, klikker du på Opprett ny arbeidsflyt under Opprett din egen enkle arbeidsflyt. I det høyre uttrekkbare panelet, under Utløs handlingen(e) når, velger du alternativet En kontakt har sendt inn et skjema.

5. For å legge til andre arbeidsflyt-handlinger, klikk på pluss-ikonet ( +) ved siden av« ».
   • For å redigere en handling klikker du på arbeidsflyt-handlingen og gjør endringer i panelet til venstre.

• For å slette arbeidsflyt-handlinger, klikk på sletteikonet ( delete ) på den aktuelle handlingen. Velg Denne handlingen for å slette kun den valgte handlingen, eller velg Denne handlingen og alle etter den for å slette den valgte handlingen og alle påfølgende handlinger.

• For å legge igjen en merknad på en arbeidsflyt-handling som referanse for deg selv eller teamet ditt, hold musepekeren over handlingen og klikk på ikonet for kommentarer( comments ). Lær hvordan du legger til kommentarer til arbeidsflyt-handlinger.

6. For å redigere navnet på arbeidsflyten, klikk påredigeringsikonet ( edit ) i overskriften til arbeidsflyten.
7. For å slette en arbeidsflyt klikker du på Handlinger øverst. Velg deretter Slett arbeidsflyt.
8. For å aktivere en arbeidsflyt, slå på bryteren ved siden av arbeidsflytens navn. Klikk deretter på «Got it». Etter at du har publisert den enkle arbeidsflyten, vil eventuelle endringer i arbeidsflyten automatisk gjelde for kontakter som er registrert for øyeblikket.

Legg til en ny enkel arbeidsflyt

Slik legger du til en ny enkel arbeidsflyt i skjemaet ditt:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Markedsføring > Skjemaer. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Markedsføring > Skjemaer.
2. Klikk på navnet på et eksisterende skjema, og klikk på Rediger. Hvis du ikke har et eksisterende skjema, kan du lære hvordan du oppretter et nytt skjema.
3. I skjemaeditoren klikker du på automatiseringsikonet « workflows » i venstre panel. Hvis du redigerer et eldre skjema, går du til fanen «Automatisering ».
4. Øverst til høyre klikker du på + Legg til en ny enkel arbeidsflyt.
5. I høyre panel, under Utløs handlingen(e) når, velger du alternativet En kontakt har sendt inn et skjema .
6. Klikk på Opprett, og konfigurer deretter arbeidsflyten din.