Organizar, excluir e exportar propriedades

Para ajudar a manter dados de qualidade em seu CRM, é importante manter suas propriedades organizadas. Você pode separar as propriedades em grupos ou arquivar e excluir propriedades não utilizadas. Para exibir informações de propriedade de vários objetos, você também pode exportar todas as propriedades ou dados históricos de uma única propriedade.

Criar e editar grupos de propriedades

Os grupos de propriedades podem ajudá-lo a identificar propriedades relacionadas em um objeto. Existem grupos de propriedades padrão, mas você também pode criar grupos personalizados. Esses grupos só aparecem nas configurações de propriedades. Para agrupar propriedades em um registro, use as barras laterais.

Para criar um novo grupo ou editar um grupo existente:

1. No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.
2. Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e, em seguida, selecione as Propriedades de [objeto] para o objeto cujos grupos você deseja editar.
3. Clique na guia Grupos.

4. Para criar um novo grupo, no canto superior direito, clique em Criar grupo. Para editar um grupo existente, passe o mouse sobre o grupo e clique em Editar.

5. Na caixa de diálogo, insira o nome do grupo e clique em Salvar.

6. Para exibir as propriedades de um grupo, passe o mouse sobre ele e clique em Exibir propriedades.

7. Para excluir um grupo, passe o mouse sobre o grupo e clique em Excluir.

Adicionar propriedades a um grupo

Para adicionar uma propriedade a um grupo:

1. Passe o mouse sobre a propriedade, clique no menu suspenso Mais e clique em Mover para o grupo.
2. Na caixa de diálogo, selecione um grupo no menu suspenso e clique em Salvar.

Para adicionar várias propriedades ao mesmo grupo:

1. Marque as caixas de seleção ao lado das propriedades.
2. Na parte superior da tabela, clique em + Adicionar ao grupo.
3. Na caixa de diálogo, selecione um grupo no menu suspenso e clique em Salvar.

Arquivar propriedades

Uma vez arquivadas, as propriedades são armazenadas na guia Arquivados e serão excluídas permanentemente após 90 dias.

Arquivar propriedades que não estão em uso na sua conta da HubSpot

Você pode arquivar uma propriedade se ela não estiver sendo usada em nenhum registro ou ativo (por exemplo, lista, página de índice ou filtros de relatório). Você também pode excluir permanentemente sem arquivá-lo primeiro.

2. No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

3. Clique no menu suspenso Selecione um objeto e selecione as Propriedades de [objeto] do objeto cujas propriedades você deseja arquivar.

4. Clique no menu suspenso Mais e clique em Arquivar.
5. No painel direito, clique em Excluir permanentemente ou Arquivar.

Arquivar propriedades em uso na sua conta da HubSpot

2. No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

3. Clique no menu suspenso Selecione um objeto e selecione as Propriedades de [objeto] do objeto cujas propriedades você deseja arquivar.

4. Para arquivar uma propriedade individual, passe o mouse sobre a propriedade, clique no menu suspenso Mais e clique em Arquivar.
5. No painel direito, revise onde as propriedades são usadas antes de arquivá-las:
   
   • Taxa de preenchimento para essa propriedade: a porcentagem de registros que têm um valor para a propriedade. Clique em Revisar [registros] para exibir registros com um valor. As propriedades podem ser arquivadas mesmo que os registros tenham valores.
   • Ativos que impedem o arquivamento: ferramentas, como fluxos de trabalho ou cartões de propriedade, para as quais uma propriedade em uso não poderá ser arquivada até que seja removida. Clique em Revisar [ativos] para navegar até a ferramenta para exibir e atualizar onde a propriedade é usada.
     • Por exemplo, você vê que um fluxo de trabalho impede um arquivamento de propriedade. Navegue até o fluxo de trabalho e observe uma ação Editar registro que usa a propriedade. Exclua a ação para que a propriedade possa ser arquivada.
   • Outros ativos que utilizam essa propriedade: ferramentas adicionais nas quais a propriedade é utilizada. As propriedades podem ser arquivadas se usadas por recursos nesta seção. Uma vez arquivada, a propriedade será removida do ativo (por exemplo, removida como uma coluna em uma exibição de página de índice).

6. Clique em Arquivar propriedade para confirmar.
7. Para arquivar várias propriedades, marque as caixas de seleção ao lado das propriedades e clique em Arquivar na parte superior da tabela. 
8. Na caixa de diálogo:
   • Clique em Arquivar.

Restaurar ou excluir permanentemente as propriedades arquivadas

Observação: as propriedades arquivadas há 90 dias ou mais foram excluídas e não podem ser restauradas.

2. No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

3. Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e, em seguida, selecione as Propriedades de [objeto] para o objeto cuja propriedade você deseja restaurar ou excluir.

4. Clique na guia Arquivados.

5. Localize as propriedades que deseja restaurar ou excluir permanentemente.

   • Clique no menu suspenso Filtrar por e selecione o tipo de propriedade.

   • Use os campos de data para filtrar as propriedades com base em quando foram arquivadas.

6. Marque as caixas de seleção ao lado das propriedades que você deseja restaurar ou excluir permanentemente. Você pode marcar a caixa de seleção no canto superior esquerdo da tabela para selecionar todas as propriedades na lista.

7. No canto superior da tabela, clique em Restaurar ou Excluir.

   • Se estiver excluindo, na caixa de diálogo, digite o número de propriedades que você está excluindo e clique em Excluir para confirmar.

Exportar todas as propriedades

Usuários com permissões para Exportar podem exportar uma lista de todas as propriedades em todos os objetos da conta. O arquivo exportado conterá informações básicas incluindo: nome de cada propriedade, nome interno, tipo, descrição, grupo, suas opções (se aplicável), usuário que o criou, usos e taxa de preenchimento. O arquivo também incluirá a hora da última atualização e a origem da atualização das propriedades de contato, empresa, negócio e ticket. Não é possível exportar propriedades individuais.

Para exibir valores de propriedade, você pode exportar o histórico de uma propriedade individual ou exibir dados históricos de uma propriedade em um registro.

1. No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.
2. No canto superior direito, clique em Exportar todas as propriedades.
3. Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Formato de arquivo e selecione o formato em que você deseja exportar o arquivo.
4. Clique em Exportar. Quando a exportação for processada, você receberá um link de download por e-mail e no centro de notificações. Se você não vir o email, verifique se as notificações estão ativadas.