Du kan oprette en opkaldskanal i helpdesken for at starte en samtaletråd, der kan bruges sammen med chat, e-mail og andre delte kanaler. Du kan tildele specifikke brugere og teams og tilpasse beskeder i forhold til arbejdstiden. For Sales Hub og Service Hub Professional- og Enterprise-brugere understøtter indgående opkald samtidig ringning for op til 100 brugere.
Du kan kun oprette forbindelse:
- Tre opkaldskanaler til Professional-konti.
- Fem opkaldskanaler for Enterprise-konti.
Bemærk: Hvis du er superadministrator på din HubSpot-konto, kan du tilmelde din konto til en betafunktion, du gerne vil prøve , på siden Produktopdateringer.
Opsæt en opkaldskanal
For at foretage og modtage opkald i helpdesken skal du have et HubSpot-telefonnummer.
Sådan konfigurerer du din kanal:
- Klik på Indbakke og helpdesk > Helpdesk i menuen i venstre side under Værktøjer .
- Klik på Tilslut en kanal øverst til højre .
- For at vælge, hvordan du vil forbinde et telefonnummer, kan du enten generere et nyt nummer eller bruge et eksisterende HubSpot-nummer:
Bemærk: Hvis du vælger et eksisterende nummer, fjernes alle brugere, der er tildelt det pågældende nummer.
-
- Sådan genererer du et nyt nummer:
- Klik på Generer et nyt nummer.
- Brug rullemenuerne Land og Områdekode/præfiks til at generere dit nummer . HubSpot-telefonnumre genereres af tredjepartstjenesten Twilio og skal opfylde landespecifikke regler.
- Klik på Generer et nummer. Dit nye telefonnummer vises nedenfor.
-
-
- Klik på Hent dette nummer nederst til højre.
- Klik på Fortsæt til opsætning.
- For at bruge et eksisterende nummer:
- Klik på Brug et eksisterende HubSpot-nummer.
- Klik på et telefonnummer fra tabellen.
-
-
- Klik på Fortsæt til opsætning nederst til højre.
- På siden Opsæt billetautomatisering skal du indstille, hvilke egenskaber nye billetter fra denne kanal skal have. Hvis du ikke indstiller kanalspecifikke egenskaber, gælder dine indstillinger for helpdesk-billetter. Klik på Næste.
- På siden Routing & Configuration skal du udfylde kanalnavnet .
- Under Channel operating hours skal du klikke på + Add hours for at konfigurere timerne for din opkaldskanal.
- Under Routing during operating hours skal du klikke på rullemenuen Specific users and teams og markere afkrydsningsfelterne ud for hver bruger eller team, du vil route opkald til i arbejdstiden. Se, hvordan du opsætter arbejdstider.
- Klik derefter på Opsæt telefonsvarer. I højre panel skal du indtaste en besked for at oprette en lydversion af din besked. Klik på Gem.
- Klik på Setup Voicemail under Routing after hours for at indtaste en besked til opkald, der ikke besvares efter arbejdstid. Klik på Gem.
- Klik på Afslut.
Modtagelse af opkald i din opkaldskanal
Når din opkaldskanal er konfigureret, kan du modtage opkald sammen med andre kanaler, der er forbundet med din helpdesk. Klik her for at få mere at vide om de forskellige funktioner i helpdesk-værktøjet, og hvordan du bruger dem til at styre kommunikationen med dine kontakter.
Bemærk venligst:
- Din enhedsringning skal være indstillet til Ring i HubSpot for at modtage indgående opkald i HubSpot-browseren.
- Når en bruger har fået tildelt et nummer, der er forbundet med en opkaldskanal, skal vedkommende besøge helpdesken mindst én gang for at kunne modtage opkald i den pågældende kanal.
- Opkaldsvinduet skal forblive åbent for at modtage indgående opkald.
For at modtage opkald i din opkaldskanal:
- Klik øverst til venstre for at slå kontakten Du er tilgængelig til . Hvis denne kontakt ikke er slået til, kan du ikke modtage indgående opkald i din delte opkaldskanal.
- Når en bruger besvarer et opkald, holder det op med at ringe for alle andre brugere. I opkaldsfjernbetjeningen skal du klikke på Tag noter for at komme til samtaletråden for din opkaldskanal.
- Der vises en ny tråd i helpdesken, som er tildelt den bruger, der besvarede opkaldet.
- Brug svareditoren til at skrive en e-mail, eller brug fanen Kommentar til at give et andet teammedlem besked om sagen. Fanen Kommentar vises kun, hvis der udarbejdes eller sendes en udgående e-mail.
- Hvis opkaldet ikke besvares, oprettes der en ny ikke-tildelt tråd, og alle brugere, der er tildelt opkaldskanalen, får besked. Klik på rullemenuen Ejer for at tildele ejeren af det ubesvarede opkald.
- Du kan foretage udgående opkald fra eksisterende billettråde, der er knyttet til en kontakt eller virksomhed.
Hold og overfør opkald i din opkaldskanal
Når du har besvaret et opkald, kan du sætte den, der ringer op, i venteposition. Du kan også viderestille opkaldet til andre brugere i samme opkaldskanal, som i øjeblikket er tilgængelige og har deres opkaldsfane åben.
- For at sætte opkaldet på hold skal du klikke på Hold i dialogboksen Call Remote eller på fanebladet Opkald. Mens opkaldet er i venteposition, vil opkalderne høre ventemusik.
- Klik på Hold igen for at ophæve ventetiden.
- Hvis du vil viderestille et opkald, når du har sat opkaldet i venteposition, skal du klikke på Overfør og vælge den bruger, du vil viderestille opkaldet til. Når du er klar, kan du lægge røret på. Den bruger, der overfører, kan klikke på Hold for at fjerne opkaldet fra hold og genoptage samtalen.
Administrer opkaldskanaler
Sådan redigerer, sletter eller slukker du for en opkaldskanal:
- Klik på Indbakke og helpdesk > Helpdesk i menuen i venstre side under Værktøjer .
- Hold musen over kanalen, og gør derefter et af følgende:
- Klik på Rediger for at redigere en kanal. Du kan administrere billetindstillinger, routing og konfiguration og redigere dine voicemails. Klik derefter på Gem.
- Klik på Slet for at slette en kanal. I dialogboksen skal du skrive telefonnummeret for at bekræfte sletningen. Klik derefter på Slet tilsluttet kanal.
- For at slukke for en kanal skal du klikke for at slå statuskontakten fra. Klik på Sluk i dialogboksen.