BetaSincronizar los datos de HubSpot con Amazon S3

Utiliza la integración con Amazon S3 para sincronizar los datos del CRM de HubSpot con un bucket de Amazon S3 del que seas propietario. Puedes elegir qué objetos, asociaciones y eventos sincronizar, configurar una programación de sincronización periódica y supervisar el estado de la sincronización desde HubSpot.

Cada sincronización exporta una instantánea completa de los datos seleccionados en formato Parquet a tu depósito de Amazon S3. A continuación, puedes utilizar los datos sincronizados con herramientas de análisis y tratamiento de datos, como AWS Glue, Amazon Athena, Amazon EMR, Spark, Databricks o cuadernos de Python.

Nota: la integración con Amazon S3 está disponible para los nuevos usuarios de Amazon S3 que no utilicen la integración anterior de Amazon S3. Si eres superadministrador, puedes inscribir tu cuenta en la nueva versión beta de la integración con Amazon S3.

Antes de empezar

Antes de empezar a sincronizar datos con Amazon S3, revisa los siguientes requisitos y limitaciones.

Comprender los requisitos

• Si eres superadministrador, inscribe tu cuenta en la versión beta de la integración con Amazon S3.
• Debes crear un rol de AWS Identity and Access Management (IAM) asociado a tu cuenta de HubSpot.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Durante la fase beta, los datos solo se sincronizan en formato Parquet.
• Cada sincronización crea una instantánea completa de los datos seleccionados.
• HubSpot crea una nueva carpeta para cada sincronización y no elimina las sincronizaciones anteriores de tu depósito de S3.
• No se admite la sincronización de datos sensibles .

Crear el rol IAM en AWS

Para configurar los permisos de acceso para HubSpot en la consola de administración de AWS:

1. Inicie sesión en la consola de administración de AWS.
2. En el panel de control de inicio, haz clic en «Servicios» > «Seguridad», «Identidad» & «Cumplimiento normativo» > «IAM».
3. En la barra lateral izquierda, haz clic en «Roles».
4. Haz clic en «Crear rol».
5. En la sección «Tipo de entidad de confianza» , selecciona tu cuenta de AWS.
6. En la sección «Cuenta de AWS» , selecciona «Otra cuenta de AWS» e introduce el ID de tu propia cuenta de AWS. Más tarde cambiarás la relación de confianza para dar acceso a HubSpot.
7. Selecciona «Requerir ID externo » e introduce un ID provisional, como 0000. Más adelante cambiará la relación de confianza para su rol de IAM y especificará el ID externo para su integración de almacenamiento. Un ID externo se utiliza para conceder acceso a sus recursos de AWS a una aplicación de terceros como HubSpot.

8. Haz clic en Siguiente.
9. En la sección «Detalles del rol », introduce un nombre y una descripción para identificar el rol.
10. Haz clic en «Crear rol».
11. En la página «Resumen» , copia el valor del ARN. Utilizará este valor en el siguiente paso.

Conectar HubSpot y AWS S3

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono Mercado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de HubSpot.
2. En la barra de búsqueda, busca y selecciona Amazon S3.
3. Haz clic en Instalar.
4. Selecciona tu rol de IAM de AWS y, a continuación, haz clic en «Instalar».
5. Haz clic en Siguiente.
6. Introduce el valor del ARN del rol de IAM de AWS en el campo «ARN del rol ».
7. Haz clic en «Conectar a Amazon S3».

Configurar los permisos del depósito

HubSpot necesita los siguientes permisos en un bucket y carpeta de AWS S3 para acceder a los archivos de la carpeta y subcarpetas:

• s3:GetBucketLocation
• s3:GetObject
• s3:GetObjectVersion
• s3:ListaCubo
• s3:PonerObjeto
• s3:EliminarObjeto

Una vez conectada la aplicación, concede a HubSpot permiso para sincronizar datos con tu depósito de S3.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en «Amazon S3».
3. En el panel de la derecha, haz clic en «Seleccionar» junto a la cuenta de Amazon S3 con la que quieras sincronizar los datos.
4. En la página «Permisos» , haz clic en «Copiar» para copiar la política de permisos de ejemplo y adjuntarla al rol de AWS IAM que has creado anteriormente. Ten en cuenta que debes actualizar la política de permisos con los nombres de tus buckets.

5. Inicie sesión en la consola de administración de AWS.
6. En el panel de control de inicio, haz clic en «Servicios» > «Seguridad», «Identidad» & «Cumplimiento normativo» > «IAM».
7. En la barra lateral izquierda, haz clic en «Configuración de la cuenta».
8. En la sección «Security Token Service (STS)», busca la región de AWS que corresponda a la región en la que se encuentra tu cuenta de AWS. Haga clic para activar el interruptor en para activar la región.
9. En el panel lateral izquierdo, haz clic en «Políticas».
10. Haz clic en «Crear política».
11. En la pestaña «JSON» , haz clic en «Añadir nueva instrucción».
12. Añade la política que has copiado en el paso 4, que otorgará a HubSpot los permisos necesarios para cargar o descargar datos utilizando una única ruta de bucket y carpeta.

13. Haz clic en Siguiente.
14. En la sección «Revisar y crear» , introduce el nombre de la política y una descripción(opcional).
15. Haz clic en «Crear política».

Configurar el depósito de destino

1. Vuelve a la página «Permisos» de HubSpot y, en el campo «Bucket» , introduce el nombre del bucket.
2. Haz clic en «Probar conexión».

3. Si la prueba de conexión se realiza correctamente, haz clic en «Siguiente».

Configurar la sincronización

1. En la página «Fuente de datos» , selecciona los datos que quieras sincronizar.
2. Marca las casillas de verificación correspondientes a los objetos, las asociaciones y los eventos que quieras sincronizar desde HubSpot a Amazon S3.

3. Haz clic en Siguiente.
4. En la página «Detalles» , haz clic en el menú desplegable «Frecuencia de sincronización» y selecciona la frecuencia con la que deseas que se sincronicen los datos de HubSpot a Amazon S3.

5. Haz clic en «Iniciar sincronización».

Gestionar la sincronización

Una vez configurada la sincronización y cuando los datos empiecen a sincronizarse desde HubSpot a Amazon S3, podrás consultar su estado, detectar errores, actualizar la configuración o archivar la sincronización.

Para revisar y gestionar la sincronización:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Integración de datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Integración de datos.
2. Ve a la pestaña «Sincronizaciones de aplicaciones » y busca tu sincronización con Amazon S3 en la tabla.
3. Revisa el estado de la sincronización:

• • Sincronización: hay una sincronización en curso.
  • Sincronizado: la última sincronización se ha realizado correctamente.
  • Fallido: la última sincronización ha encontrado un error.
  • Archivado: se ha eliminado la configuración de sincronización.

4. Haga clic en el nombre de la sincronización para ver más detalles, incluidos los registros sincronizados correctamente y los que han fallado.

Para editar o eliminar una sincronización:

1. En la tabla, haz clic en «Sincronización con Amazon S3 ».
2. En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona una de las siguientes opciones:

• • Editar sincronización: actualiza los ajustes de sincronización.
  • Sincronización de archivos: elimina la configuración de sincronización.

Formato de datos para la sincronización entre HubSpot y Amazon S3

Datos disponibles para la sincronización

Puedes sincronizar los siguientes datos desde HubSpot a AWS S3:

• Objetos: objetos estándar y personalizados, como contactos, empresas, tickets o productos.
• Registros: registros de objetos individuales.
• Propiedades: propiedades y sus valores en los registros de objetos, incluido el historial de propiedades.
• Asociaciones: todos los tipos de asociaciones y registros asociados.
• Eventos: eventos estándar seleccionados de HubSpot y eventos de comportamiento personalizados, incluidas determinadas propiedades de los eventos.

Los datos de los objetos de diferentes tipos están organizados y disponibles de dos maneras:

• Individual: cada tipo de objeto se almacena en su propia tabla y solo contiene registros del mismo tipo de objeto. Por ejemplo, objects_contacts solo contiene registros de contactos.
• Combinados: todos los registros de todos los tipos de objetos se combinan en un único objeto de base de datos. Por lo tanto, al consultar, tienes que especificar un filtro como "WHERE objectTypeId='0-1'

A los objetos personalizados se les asignará un ID en el momento de su creación, y se identificarán como 2-ID_único. Por ejemplo, 2-12345.

Estructura de carpetas de S3

HubSpot guarda cada sincronización realizada con éxito en un prefijo gestionado por HubSpot dentro de tu depósito de Amazon S3, utilizando la siguiente estructura:

s3://<bucket-name>/hubspot-dataout/<account-id>/<run-id>/<table-name>/<file-name>

Por ejemplo:

s3://my-company-hubspot-data/hubspot-dataout/12345678/98765/OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES/part-000.parquet

s3://my-company-hubspot-data/hubspot-dataout/12345678/98765/EVENTS_VISITED_PAGE/part-000.parquet

s3://my-company-hubspot-data/hubspot-dataout/12345678/98765/ASSOCIATIONS_CONTACTS_TO_COMPANIES/part-000.parquet

Cada sincronización crea una nueva run-id carpeta. HubSpot no elimina los datos de las sincronizaciones anteriores.

Si quieres eliminar automáticamente las sincronizaciones más antiguas, configura una política de ciclo de vida de Amazon S3 para el bucket o el prefijo.

HubSpot genera nombres de archivo para cada ejecución de sincronización, y estos nombres pueden variar de una ejecución a otra. No configures los procesos posteriores para que dependan de nombres de archivo concretos. En su lugar, lee todos los archivos de la table-name carpeta correspondiente a la exportación que desee procesar.

Archivos objeto

Si seleccionas los datos de los objetos, HubSpot exporta las siguientes carpetas.

PROPIEDADES_DE_LOS_OBJETOS

Una fila por cada valor de propiedad del objeto.

OBJETO_CON_PROPIEDADES_DE_OBJETO

Una fila por cada registro de objeto, con los valores de las propiedades seleccionadas agrupados en una única columna denominada «PROPERTIES ».

Para leer un tipo de objeto concreto de esta carpeta, aplica un filtro por OBJECTTYPEID.

Archivos de la asociación

Si seleccionas datos de asociación, HubSpot sincroniza los registros y las definiciones de asociación.

ASOCIACIONES

Una fila por cada asociación seleccionada entre dos registros de objetos.

DEFINICIONES DE ASOCIACIONES

Una fila por cada definición de asociación seleccionada.

ASOCIACIONES_<FROM_OBJECT_TYPE>_A_<TO_OBJECT_TYPE>

En el caso de determinados pares de asociaciones, HubSpot también sincroniza las carpetas correspondientes a esos pares específicos, como ASSOCIATIONS_CONTACTS_TO_COMPANIES. Estas carpetas contienen registros de asociación y los metadatos de definición correspondientes.

Archivos de eventos

Si seleccionas datos de eventos, HubSpot exporta una carpeta por cada tipo de evento. Los nombres de las carpetas siguen el formato EVENTS_<EVENT_NAME>, como por ejemplo EVENTS_VISITED_PAGE.

Cada carpeta de eventos contiene las columnas estándar de los eventos y una columna para cada propiedad del evento seleccionada durante la configuración.