Utilisation conjointe des réunions, des modèles et des séquences

Dernière mise à jour: August 14, 2017

Disponible avec :

Produit: HubSpot Sales
Abonnement: Starter

Les réunions, les modèles et les séquences sont des outils distincts. Ils sont toutefois prévus pour fonctionner ensemble. Cet article offre un aperçu de chacun de ces outils et présente des exemples courants de fonctionnement conjoint. Les thèmes suivants sont abordés :

Vue d'ensemble des réunions

Avec l'outil Réunions, vous créez une page personnalisée sur laquelle vos prospects et vos clients peuvent voir vos disponibilités et réserver un créneau pour une réunion , tout cela en évitant d'interminables échanges d'e-mails. Vous trouverez ci-dessous des informations sur le fonctionnement de cet outil.

Mise en place

Pour pouvoir utiliser l'outil Réunions, vous devez avoir intégré votre calendrier Google ou Office 365 avec HubSpot, et avoir choisi vos disponibilités par défaut. Les disponibilités sont les moments de la journée où il vous est possible d'assister à des réunions. Tout événement de votre calendrier marqué comme Occupé est automatiquement retiré des créneaux ouverts à la réservation.

Pour commencer, accédez à HubSpot Sales > Outils de vente > Réunions.

  • Un message vous demande d'abord de connecter votre calendrier. Avec l'intégration du calendrier, vous ne risquerez plus de planifier deux réunions à la même heure. D'autre part, les réunions que vous acceptez sont ainsi directement affichées dans votre calendrier.
  • Vous êtes ensuite guidé dans la configuration de vos disponibilités par défaut. Une fois cette opération terminée, vous pouvez partager des liens de prise de rendez-vous.
HubSpot Help article screenshot

Liens et prises de rendez-vous

Maintenant que vous avez configuré vos disponibilités, vous voilà prêt à réserver des créneaux pour des réunions. Pour ce faire, partagez le lien de prise de rendez-vous ou intégrez ce lien dans un widget sur votre site.

Accédez au tableau de bord de vos réunions : Outils de vente > Réunions. Sur cette page, vous pouvez partager les liens par défaut, ou créer votre propre lien. Pour partager le lien d'une réunion, sélectionnez l'option Copier le lien. Voici des exemples courants d'endroits où ces liens peuvent être utilisés :

  • Signature d'e-mails
  • Modèles d'e-mails commerciaux
  • E-mails marketing
  • Sur votre site web, rattaché à un bouton call-to-action
HubSpot Help article screenshot

Lorsqu'un utilisateur clique sur le lien de prise de rendez-vous, il est redirigé vers une page où sont répertoriés tous les créneaux horaires disponibles. Il peut ainsi choisir l'heure qui lui convient le mieux.

HubSpot Help article screenshot

Vous avez également la possibilité d'intégrer le widget de l'outil Réunions directement sur votre site web. Les internautes qui consultent votre site pourront ainsi prendre rendez-vous avec vous. Accédez à Outils de vente > Réunions. Passez le curseur de la souris sur le widget Réunions que vous voulez intégrer à votre site, puis sélectionnez Intégrer. Choisissez le style de votre widget, puis copiez le code dans le code HTML de votre site web.

Lorsqu'un prospect sélectionne une heure, via le lien de votre réunion ou via le widget Réunions intégré à votre site, la réunion est ajoutée à votre calendrier et vous en êtes averti par e-mail.

Guide complet

Pour obtenir des informations plus détaillées sur les réunions, consultez le guide utilisateur relatif à l'outil Réunions. Ce guide couvre les sujets suivants :

  • Intégrer votre calendrier avec HubSpot pour utiliser l'outil Réunions
  • Configuration des paramètres de l'outil Réunions
  • Réception d'une réservation avec l'outil Réunions

Vue d'ensemble des modèles

HubSpot Sales vous permet de concevoir une bibliothèque de modèles partagée par tous les membres de votre équipe. Ces modèles sont accessibles directement depuis votre messagerie. Vous pouvez même y inclure un lien dynamique vers une réunion. Vous trouverez ci-dessous des informations sur le fonctionnement de cet outil.

Créer un modèle

Pour créer un modèle d'e-mail commercial, procédez comme suit :

  • Dans HubSpot Sales, accédez à Outils de vente > Modèles.
  • Dans le tableau de bord des modèles, sélectionnez Créer un modèle > Créer de toutes pièces. Si vous préférez partir d'un modèle déjà existant, sélectionnez Créer un modèle > À partir de la bibliothèque de modèles.
HubSpot Help article screenshot

Lors de la création du modèle, il est possible d'ajouter des jetons de personnalisation dynamiques pour n'importe quelle propriété de contact ou d'entreprise de votre CRM. Vous pouvez également ajouter directement un lien vers une réunion. Il existe deux types de liens :

  • Lien de prise de rendez-vous avec l'expéditeur : le lien de prise de rendez-vous de la personne qui utilise le modèle est automatiquement ajouté
  • Lien de prise de rendez-vous du propriétaire : le lien de prise de rendez-vous du propriétaire du destinataire est automatiquement ajouté

Pour éviter tout problème de mise en forme, nous vous recommandons de créer le modèle avec notre éditeur et de ne pas faire de copier/coller. Si vous souhaitez quand même effectuer des copier/coller, vérifiez que vous utilisez bien le texte brut, puis effectuez les mises en forme nécessaires dans notre éditeur de modèles.

Lorsque le modèle vous convient, enregistrez-le dans le dossier de votre choix, puis décidez si vous souhaitez ou non le partager avec les membres de votre équipe. Enfin, cliquez sur Enregistrer le modèle.

Envoyer un modèle

Les modèles peuvent être envoyés dans le CRM, depuis le dossier d'un contact, ou bien directement depuis votre boîte de messagerie. Ces deux méthodes sont détaillées ci-dessous.

Pour envoyer un modèle depuis le dossier d'un contact, dans le CRM :

  • Accédez à HubSpot Sales > Contacts.
  • Sélectionnez le contact à qui vous souhaitez envoyer le modèle.
  • Dans le dossier du contact, cliquez sur l'onglet E-mail.
  • Cliquez sur la liste déroulante Modèles.
  • Sélectionnez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer.
  • Adaptez le contenu à vos besoins, puis cliquez sur Envoyer l'e-mail.
  • Le suivi de l'e-mail est effectué automatiquement et les informations le concernant sont enregistrées dans les rapports de votre modèle.
HubSpot Help article screenshot

Pour envoyer un modèle depuis Gmail :

  • Vérifiez que l'extension HubSpot Sales est bien installée et activée.
  • Ouvrez Gmail, rédigez un nouvel e-mail et ajoutez le destinataire.
  • En haut de la fenêtre de rédaction, sélectionnez Documents.
  • Une boîte de dialogue s'affiche alors pour vous permettre de sélectionner le modèle de votre choix.
  • Adaptez l'e-mail selon vos besoins, puis cliquez sur Envoyer.
  • Si vous souhaitez effectuer le suivi de l'e-mail, assurez-vous que l'option correspondante est bien cochée.
HubSpot Help article screenshot

Pour envoyer un modèle depuis Outlook : 

  • Créez un e-mail dans Outlook et ajoutez un destinataire.
  • Dans la section HubSpot Sales de la barre d'outils du message, cliquez sur Modèles.
  • Sélectionnez l'un des modèles récents ou choisissez l'option Tous les modèles pour parcourir l'ensemble de vos modèles. Une fois que vous avez sélectionné votre modèle, cliquez sur Insérer.
  •  Le cas échéant, personnalisez votre modèle, puis cliquez sur Envoyer.

Rapports sur les modèles

En haut du tableau de bord des modèles figurent des indicateurs sur l'envoi des modèles. Il s'agit d'un aperçu du taux d'ouverture, du taux de clics, du nombre total d'envois, ainsi qu'un récapitulatif des utilisateurs de votre portail qui offrent les meilleurs résultats.

Vous pouvez filtrer cette vue d'ensemble par utilisateur ou par période. Si vous voulez approfondir le sujet et voir d'autres rapports sur des modèles spécifiques, sélectionnez Afficher tous les rapports.

HubSpot Help article screenshot

Vue d'ensemble des séquences

Les séquences permettent de mettre en place une série d'e-mails personnalisés qui sont transmis à votre prospect au fil du temps. Elles permettent de rassembler les liens vers les réunions, ainsi que les modèles créés dans les sections précédentes de ce guide. Vous trouverez ci-dessous des informations sur le fonctionnement de cet outil.

Créer une séquence

Pour créer une séquence, procédez comme suit :

  • Dans HubSpot Sales, accédez à Outils de vente > Séquences.
  • Dans le tableau de bord des séquences, sélectionnez Créer une séquence.
HubSpot Help article screenshot

Lors de la création d'une séquence, vous avez la possibilité d'ajouter des modèles d'e-mail, ainsi que des rappels des tâches à effectuer. Une séquence peut compter cinq e-mails maximum, mais vous pouvez ajouter autant de tâches que vous le souhaitez.

Ajoutez des étapes à votre séquence :

  • Dans le menu latéral situé sur la gauche de la page de création des séquences, sélectionnez l'onglet Modèles.
  • Cliquez sur un modèle et faites-le glisser dans la séquence.
  • Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi cliquer sur un rappel de tâche et le faire glisser entre deux modèles d'e-mail.
  • Lorsque la séquence vous convient, attribuez-lui un nom en haut de la page.
  • Enfin, cliquez sur Enregistrer.
HubSpot Help article screenshot

Après avoir ajouté un modèle, vous pouvez personnaliser le contenu de l'e-mail, puis sélectionner le délai entre chaque envoi. Si un contact répond à l'un des e-mails que vous lui avez envoyés, la séquence s'interrompt automatiquement (les messages d'absence automatiques ne sont pas pris en compte).

Si vous souhaitez que chaque e-mail de votre séquence soit envoyé en réponse au premier message, cochez l'option Activer le mode conversation à côté du bouton Enregistrer.

Intégrer un contact à une séquence

Vous pouvez intégrer un contact à une séquence à partir du dossier de ce dernier ou directement dans Gmail. Ces deux méthodes sont détaillées ci-dessous.

Intégrer un contact à une séquence depuis le CRM

  • Dans le CRM, accédez à Contacts.
  • Sélectionnez le contact de votre choix pour ouvrir son dossier.
  • Dans le dossier du contact, cliquez sur l'onglet E-mail.
  • Dans l'onglet E-mail, sélectionnez la liste déroulante Séquences.
  • Cliquez sur le nom de la séquence de votre choix pour y intégrer le contact.
HubSpot Help article screenshot

Intégrer un contact à une séquence à partir de Gmail

  • Vérifiez que l'extension HubSpot Sales est bien installée et activée.
  • Dans Gmail, rédigez un nouvel e-mail.
  • Ajoutez le destinataire que vous souhaitez intégrer à la séquence.
  • Cliquez sur Séquence en haut de la fenêtre de rédaction.
  • Une boîte de dialogue s'ouvre pour vous permettre de sélectionner la séquence par son nom.
  • Après avoir sélectionné la séquence, vous pouvez sélectionner l'e-mail de première prise de contact. Vous pouvez ainsi commencer la séquence à l'étape de votre choix dans le cas où le premier e-mail ne serait pas adapté.
  • Enfin, sélectionnez Enregistrer et envoyer l'étape n°.
HubSpot Help article screenshot

Intégrer un contact à une séquence à partir d'Outlook

Dans Outlook, procédez comme suit :

  • Rédigez un e-mail et ajoutez un destinataire dans le champ À.
  • Dans la section HubSpot Sales de la barre d'outils du message, cliquez sur Séquences.

  • Sélectionnez l'une des séquences récentes ou choisissez l'option Toutes les séquences pour parcourir l'ensemble de vos séquences.
  • Cliquez sur Sélectionner
  • Le premier e-mail de la séquence s'affiche dans le corps du message. Envoyez l'e-mail pour intégrer le contact à la séquence. 

Article précédent:

Article suivant: