Per memorizzare nell'account HubSpot informazioni sensibili, come dati di identificazione personale, informazioni finanziarie, sanitarie o mediche, gli utenti con permessi di Super Admin possono attivare l'impostazione Dati sensibili. Una volta attivata l'impostazione, è possibile creare proprietà personalizzate che memorizzano i dati sensibili, quindi limitare l'accesso degli utenti alle proprietà utilizzando i permessi a livello di campo.
Prima di iniziare a memorizzare i dati sensibili, è necessario esaminare le seguenti informazioni, compresi i requisiti, le limitazioni e le raccomandazioni relative alla funzionalità dei dati sensibili.
Prima di creare le proprietà dei Dati sensibili, è necessario attivare i Dati sensibili nelle impostazioni di Privacy e consenso e accettare i relativi termini e condizioni. Gli utenti devono avere i permessi di Super Admin per attivare i Dati sensibili.
Attenzione: una volta attivati i Dati sensibili, non è più possibile disattivarli. Una volta selezionata una categoria di dati, non è possibile rimuoverla, ma è possibile aggiungere categorie in base alle esigenze.
Nota bene: sebbene HubSpot offra un solido programma di sicurezza per proteggere i vostri dati personali e sensibili, indipendentemente dal loro contenuto, questi processi di identificazione del tipo di dati aiutano a garantire che le vostre esigenze HIPAA e normative siano supportate. Identificandosi come HIPAA Covered Entity o Business Associate, HubSpot può seguire l'applicazione del Business Associate Agreement (BAA) e adempiere agli obblighi normativi.
Una volta attivata l'impostazione per l'archiviazione dei Dati sensibili, potrebbe essere necessario intraprendere azioni o aggiornare alcune impostazioni per proteggere meglio i dati. Per esaminare le raccomandazioni per la gestione dei Dati sensibili:
I superamministratori possono contrassegnare una proprietà come sensibile. È anche possibile indicare se la proprietà memorizzerà informazioni sanitarie protette. Per impostazione predefinita, i dati in HubSpot sono crittografati in transito e a riposo. Contrassegnando una proprietà come sensibile si aggiunge un ulteriore livello di crittografia, la crittografia a livello di applicazione, che offre ai singoli account e ai loro dati sensibili una maggiore protezione e isolamento. I dati sensibili necessari per la ricerca e la reportistica sono archiviati in ambienti protetti con accesso altamente limitato. L'accesso ai valori non criptati delle proprietà dei dati sensibili è limitato alle applicazioni HubSpot designate e alle applicazioni private collegate approvate dall'utente.
Nota bene: durante la creazione delle proprietà si prevede quanto segue:
Nelle sezioni che seguono vengono fornite ulteriori informazioni sull'uso delle proprietà dei Dati sensibili e sulla gestione dei Dati sensibili negli strumenti di HubSpot.
Una volta creata una proprietà per memorizzare i Dati sensibili:
Nota bene: se si effettua il downgrade da un abbonamento Enterprise con i Dati sensibili attivati:
Grazie alla possibilità di memorizzare i Dati sensibili in HubSpot, è possibile utilizzare i moduli di HubSpot e i moduli non HubSpot per raccogliere informazioni sensibili dai visitatori in tutta sicurezza. I dati sensibili raccolti tramite i moduli saranno crittografati e sincronizzati nel CRM in modo sicuro. Anche i file caricati tramite l'invio di moduli associati a una proprietà di Dati sensibili saranno considerati sensibili.
Solo gli utenti con le autorizzazioni appropriate per visualizzare i dati sensibili potranno vedere i valori di invio dei moduli e i file contrassegnati come sensibili. Anche tutte le notifiche di invio dei moduli rispetteranno i requisiti di autorizzazione degli utenti per i dati sensibili.
Gli sviluppatori possono utilizzare la documentazione API per creare integrazioni che sincronizzino i Dati sensibili. In base ai termini di Dati sensibili, se si sceglie di integrarsi con prodotti di terze parti o di utilizzarli in altro modo in relazione al Servizio in abbonamento, si riconosce che i Dati del cliente ospitati o elaborati da tali prodotti di terze parti saranno ospitati in conformità alle politiche mantenute da tali terze parti.
Se state memorizzando dati sensibili protetti dall'HIPAA, l'integrazione Snowflake Data Share è supportata solo per le seguenti regioni: AWS US_EAST_1 e AWS EU_CENTRAL_1.
Grazie alla possibilità di archiviare i Dati sensibili, è possibile archiviare file contenenti informazioni sensibili negli strumenti di HubSpot. Una volta attivata l'impostazione Dati sensibili, gli allegati caricati nei modi indicati di seguito saranno protetti da un ulteriore livello di crittografia nel database di HubSpot. In questo modo si elimina anche la possibilità di condividere i file all'esterno senza autenticazione e si impedisce ai dipendenti di HubSpot di accedere agli allegati.
Quando vengono aggiunti tramite i seguenti metodi, i file saranno protetti:
È possibile controllare l'accesso degli utenti agli allegati attraverso le autorizzazioni per ogni strumento. Ad esempio, è possibile limitare l'accesso ai contatti per utenti specifici che non dovrebbero avere accesso ai file di contatto.
Nota bene: i file non saranno protetti nei seguenti scenari:
Una volta attivati i Dati sensibili nell'account, alcune notifiche non includeranno le anteprime (ad esempio, l'anteprima del corpo di una nota) per evitare di visualizzare i Dati sensibili. Attualmente questo avviene per le seguenti notifiche: si viene citati con @ in un record o in un commento, si riceve un'assegnazione o un promemoria per un'attività, c'è un'attività su un record che si segue o c'è un commento su un'attività in cui si è coinvolti.
Gli strumenti di intelligenza artificiale di HubSpot possono aiutare ad automatizzare le attività, a raccogliere dati, a redigere contenuti e altro ancora in tutta la piattaforma clienti di HubSpot. Solo gli utenti con permessi di Super Admin possono attivare alcuni strumenti di intelligenza artificiale, come gli assistenti AI.
Se si attiva l'opzione Dati sensibili, le proprietà dei Dati sensibili create non saranno utilizzate per addestrare i modelli di IA di HubSpot. Tuttavia, altri Dati del cliente all'interno del suo account possono essere utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale di HubSpot. L'utente può rinunciare all'utilizzo dei propri Dati del cliente per l'apprendimento automatico inviando un'e-mail a privacy@hubspot.com. Per ulteriori informazioni, consultare i Termini di servizio di HubSpot e l'Informativa sulla privacy di HubSpot.
Attenzione: evitate di condividere informazioni sensibili nei vostri messaggi. Per migliorare il prodotto, HubSpot registra e memorizza i vostri messaggi, la lingua generata e le metriche di utilizzo quando utilizzate i prodotti AI. HubSpot condivide le richieste dell'utente con i fornitori di servizi di intelligenza artificiale per consentire l'utilizzo dei prodotti di intelligenza artificiale e i fornitori di servizi di intelligenza artificiale memorizzano le richieste dell'utente ai fini della moderazione dei contenuti. Le richieste dell'utente saranno attribuibili all'utente stesso. L'utilizzo dei Prodotti AI beta di HubSpot sarà regolato dalle nostre Condizioni Beta e i Prodotti AI incorporati nei nostri Servizi in abbonamento saranno regolati dalle nostre Condizioni Specifiche di Prodotto.
I Prodotti AI di HubSpot non fanno parte delle caratteristiche dei Dati Sensibili. Alcuni Prodotti AI possono elaborare Dati Sensibili che l'utente potrebbe non aver inteso includere nella generazione di risultati basati sulla richiesta inserita. Questi strumenti includono:
Ad esempio, se si parla di Dati sensibili durante una conversazione, non si dovrebbe utilizzare lo strumento Riepilogo conversazioni. Anche se non si intendeva inserire dati sensibili nella richiesta, lo strumento Riepilogo conversazioni elaborerebbe tutti i contenuti della conversazione.
Per ulteriori informazioni sugli strumenti di intelligenza artificiale di HubSpot, consultare le schede dei modelli di intelligenza artificiale. Evitate di utilizzare gli strumenti di IA se non volete che questi elaborino i vostri Dati sensibili.
È possibile archiviare i dati sensibili in qualsiasi Centro dati utilizzato. Tuttavia, una volta attivata l'impostazione Dati sensibili, non sarà più possibile migrare a un altro Centro dati.