Scansione e correzione dei dati sensibili in HubSpot

Scansione e correzione dei dati sensibili per identificare le informazioni sensibili memorizzate nelle attività del CRM come note, chiamate, attività, e-mail e riunioni. I superamministratori possono eseguire scansioni per individuare i valori segnalati e cancellarli quando Dati sensibili è configurato nell'account. In questo modo si riduce il rischio di conformità associato alla memorizzazione involontaria di dati finanziari o sanitari. Se i Dati sensibili non sono attivati nell'account, è possibile esaminare i risultati della scansione.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a lavorare con questa funzione, assicuratevi di aver compreso appieno i passi da compiere in anticipo, nonché i limiti della funzione e le potenziali conseguenze del suo utilizzo.

Comprendere i requisiti

• È necessario attivare i Dati sensibili nell'account per eliminare i valori rilevati.
• Se non si configurano i Dati sensibili, è comunque possibile eseguire la scansione e rivedere i risultati, ma i valori segnalati non possono essere eliminati.

Limitazioni e considerazioni

• Le scansioni dei dati sensibili analizzano le attività del CRM degli ultimi 60 giorni.
• Ogni account è limitato a una scansione ogni 30 giorni.
• La reattività sostituisce i valori rilevati con un testo segnaposto.

Scansione dei dati sensibili

Scansione dei dati sensibili per rilevare i valori sensibili nelle attività CRM dei 60 giorni precedenti. Solo gli utenti con autorizzazione di Super Admin possono eseguire le scansioni.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Sicurezza.
3. Fare clic sulla scheda Dati sensibili.
4. Nella sezione Scansione dati sensibili, fare clic su Avvia scansione. Se è già stata eseguita una scansione in precedenza, fare clic su Scansione di nuovo.
   
   
   
   
5. Nel pannello di destra, selezionare le caselle di controllo accanto ai tipi di dati da scansionare (ad esempio, PII o Informazioni sanitarie).
6. Nella sezione Escludi parole chiave dalla scansione, inserire le parole chiave che si desidera escludere. Premere Invio dopo ogni parola chiave per aggiungerla.
7. In basso a destra, fare clic su Avanti.
8. Esaminare le informazioni e selezionare la casella di controllo per accettare.
9. Fare clic su Avvia scansione. Durante l'esecuzione della scansione, nella sezioneScansione dati sensibili viene visualizzato un banner Scansione in corso. Quando i risultati della scansione sono disponibili, viene inviata una notifica via e-mail.

Esaminare i risultati della scansione dei dati sensibili

Esaminare i risultati della scansione per esaminare i valori rilevati e determinare se è necessario intervenire. Solo gli utenti con autorizzazione di Super Admin possono esaminare i risultati e prendere provvedimenti. Tutte le azioni intraprese durante la revisione vengono registrate nei registri di controllo dell 'account .

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Sicurezza.
3. Fare clic sulla scheda Dati sensibili.
4. Nella sezione Scansione dati sensibili, fare clic su Visualizza risultati.
5. Per filtrare i risultati, fare clic sui menu a tendina in alto. Per filtrare in base al nome del record, inserire i nomi dei record nella barra di ricerca searchIcon .
6. Per esaminare un'attività, passare il mouse sull'attività e fare clic su Visualizza dettagli.
7. Nel pannello di destra, fare clic su Visualizza in CRM per visualizzare tutti i dettagli dell'attività. Per visualizzare il valore specifico che è stato contrassegnato, fare clic su Valore #.

Contrassegnare i valori come non sensibili

Contrassegnare i valori come non sensibili per indicare che le informazioni contrassegnate non richiedono la rielaborazione. Una volta contrassegnati come non sensibili, i valori rimangono nell'account.

1. Nel pannello di destra, selezionare la casella di controllo Segna come non sensibile.
2. Fare clic su Avanti.
3. Fare nuovamente clic su Avanti.
4. Fare clic su Conferma.

Ridurre i valori di un account

Se i Dati sensibili sono attivati nell'account, è possibile eliminare i valori dall'account. Questa operazione rimuove in modo permanente i valori dalle attività del CRM. Il valore originale sarà sostituito da un testo segnaposto.

1. Nel pannello di destra, fare clic su Avanti.
2. Selezionare la casella di controllo accanto al valore che si desidera rimuovere e fare clic su Avanti.
3. Fare clic su Conferma.

Dopo la rielaborazione, il valore originale viene sostituito da un testo segnaposto generico, ad esempio REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.