HubSpotのセンシティブデータをスキャンして墨消しする

センシティブデータをスキャンして墨消し メモ、コール、タスク、Eメール、ミーティングなどのCRMアクティビティーに格納されている機密情報を特定できます。スーパー管理者はスキャンを実行してフラグ付きの値を検出し、センシティブデータ がアカウントで設定されている場合にその値を編集することができます。これにより、意図せずに保存された財務データや健全性データに関連するコンプライアンスリスクが軽減されます。アカウントで センシティブデータがオンになっていない場合は、スキャン結果を確認できます。

始める前に

この機能を使い始める前に、あらかじめ必要となる手順と、この機能の使用に伴う制限事項と潜在的な結果について十分に理解しておいてください。 

要件を理解する

• 検出された値を編集するには、アカウントでセンシティブデータを有効にする必要があります 。
• センシティブ データを設定しない場合でも、結果をスキャンして確認することはできますが、フラグが付けられた値は編集できません。

制限事項と考慮事項について

• センシティブ データ スキャンでは、過去60日間のCRMアクティビティーを分析します。
• 各アカウントでは、30日に1回のスキャンに制限されています。
• 墨消しにより、検出された値がプレースホルダーテキストに置き換えられます。 

センシティブデータのスキャン

センシティブデータをスキャンして、過去60日間のCRMアクティビティーのセンシティブバリューを検出します。 スキャンを実行できるのは スーパー管理者権限を持つユーザーのみです。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、[ セキュリティー]に移動します。
3. [ センシティブデータ]タブをクリックします。 
4. [センシティブ データ スキャン ]セクションで、[ スキャンを開始]をクリックします。以前にスキャンを実行したことがある場合は、[ もう一度スキャン]をクリックします。
   
   
   
   
   
   
   
5. 右側のパネルで、スキャンするデータのタイプ( PIIや健全性情報など)の横にある チェックボックスをオンにします 。 
6. [ スキャンからキーワードを除外] セクションで、除外する キーワード を入力します。キーワード を追加する場合は 、Enterキーを押してください。
7. 右下の［次へ］をクリックします。 
8. 情報を確認し、 同意するチェックボックスをオンにします 。 
9. [ スキャンを開始]をクリックします。スキャンの実行中は、[機密データのスキャン]セクションに[スキャンが進行中]バナーが表示されます。スキャン結果が使用できる場合は、電子メール通知が送信されます。

センシティブデータのスキャン結果を確認する

スキャン結果を確認して検出された値を調べ、アクションが必要かどうかを判断します。結果を確認してアクションを起こすことができるのはスーパー管理者 権限を持つユーザーのみです。レビュー中に実行されたすべてのアクションは、アカウントの 監査ログに記録されます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、[ セキュリティー]に移動します。
3. [ センシティブデータ]タブをクリックします。 
4. [センシティブ データ スキャン ]セクションで、[ 結果を表示]をクリックします。
5. 結果を絞り込むには、上部の ドロップダウン をクリックします。レコード名で絞り込むには、 searchIcon 検索バーに レコード名 を入力します。
6. アクティビティーを確認するには、アクティビティーの上にマウスポインターを置き、[ 詳細を表示]をクリックします。
7. 右側のパネルで、[ CRMで表示]をクリックして 、アクティビティーの全詳細を表示します。フラグが付けられた特定の値を表示するには、[ 値 #] をクリックします。 

値を非機密としてマークする 

値を機密でないとマークして、フラグが付けられた情報に編集が不要であることを示します。値を非機密としてマークすると、値はアカウントに残ります。

1. 右側のパネルで、[ 非機密としてマーク ]チェックボックスをオンにします。
2. ［次へ］をクリックします。
3. もう一度[次へ]をクリックします。
4. ［確認］をクリックします。

アカウントの値を墨消しする 

アカウントで センシティブデータ をオンにしている場合、アカウントの値をリダクトすることができます。これにより、CRMアクティビティーから値が完全に削除されます。元の値はプレースホルダーテキストに置き換えられます。

1. 右側のパネルで[ 次へ]をクリックします。
2. 削除する値の横にある チェックボックス を選択し、[ 次へ]をクリックします。
3. ［確認］をクリックします。 

墨消し後、元の値は「REDACTED-ACCOUNT-NUMBER」などの汎用プレースホルダーテキストに置き換えられます。