Escanear y redactar datos sensibles en HubSpot

Escanee y redacte datos sensibles para identificar información sensible almacenada en actividades de CRM como notas, llamadas, tareas, correos electrónicos y reuniones. Los superadministradores pueden ejecutar escaneos para detectar valores marcados y redactarlos cuando se configuraDatos sensibles en la cuenta. Esto reduce el riesgo de cumplimiento asociado a los datos financieros o sanitarios almacenados involuntariamente. Si la opción Datos sensibles no está activada en su cuenta, puede revisar los resultados del análisis.

Antes de comenzar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla. 

Comprender los requisitos

• Debe activar Datos sensibles en la cuenta para redactar los valores detectados.
• Si no configura Datos sensibles, podrá seguir escaneando y revisando los resultados, pero los valores marcados no podrán redactarse.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Las exploraciones de datos sensibles analizan las actividades de CRM de los últimos 60 días.
• Cada cuenta está limitada a una exploración cada 30 días.
• La redacción sustituye los valores detectados por texto de marcador de posición.

Búsqueda de datos sensibles

Búsqueda de datos sensibles para detectar valores sensibles en las actividades de CRM de los 60 días anteriores. Sólo los usuarios con permiso de superadministrador de pueden realizar escaneos.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Seguridad.
3. Haga clic en la pestaña Datos sensibles. 
4. En la sección Análisis de datos sensibles , haga clic en Iniciar análisis. Si ya ha realizado un escaneo anteriormente, haga clic en Escanear de nuevo.
   
   
   
   
   
   
   
5. En el panel derecho, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los tipos de datos que desea escanear (por ejemplo, IIP o información sanitaria). 
6. En la sección Excluir palabras clave del análisis , introduzca las palabras clave que desee excluir. Introducir cada palabra clave pulsando Intro.
7. En la parte inferior derecha, haz clic en Siguiente. 
8. Revise la información y seleccione la casilla de verificación para aceptar. 
9. Haga clic en . Mientras se ejecuta el escaneado, aparece un banner de Escaneado en curso en la secciónEscaneado de datos sensibles . Se enviará una notificación por correo electrónico cuando estén disponibles los resultados del escaneado.

Revisar los resultados de la exploración de datos sensibles

Revise los resultados del escaneo para examinar los valores detectados y determinar si es necesario actuar. Sólo los usuarios con permiso de Superadministrador pueden revisar los resultados y tomar medidas. Todas las acciones realizadas durante la revisión se registran enlos registros de auditoría de la cuenta .

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Seguridad.
3. Haga clic en la pestaña Datos sensibles. 
4. En la sección Análisis de datos sensibles , haga clic en Ver resultados.
5. Para filtrar los resultados, haga clic en los desplegables de la parte superior. Para filtrar por nombre de registro, introduzca los nombres de los registros en la searchIcon barra de búsqueda.
6. Para revisar una actividad, pase el cursor sobre ella y haga clic en Ver detalles.
7. En el panel derecho, haga clic en Ver en CRM para ver todos los detalles de la actividad. Para ver el valor específico que se ha marcado, haga clic en Valor #. 

Marcar valores como no sensibles 

Marque los valores como no sensibles para indicar que la información marcada no requiere redacción. Después de marcar los valores como no sensibles, permanecen en la cuenta.

1. En el panel derecho, seleccione la casilla de verificación Marcar como no sensible .
2. Haz clic en Siguiente.
3. Vuelva a pulsar Siguiente.
4. Haz clic en Confirmar.

Redactar valores de una cuenta 

Si tiene activada la opción Datos sensibles en su cuenta, puede eliminar valores de su cuenta. Esto eliminará permanentemente los valores de las actividades de CRM. El valor original se sustituirá por el texto del marcador de posición.

1. En el panel derecho, haga clic en Siguiente.
2. Seleccione la casilla de verificación situada junto al valor que desea eliminar y haga clic en Siguiente.
3. Haz clic en Confirmar. 

Después de la redacción, el valor original se sustituye por un texto genérico de marcador de posición, como REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.