Analyser et expurger les données sensibles dans votre compte

Les activités CRM telles que les notes, les appels, les tâches, les e-mails et les réunions peuvent parfois inclure des informations sensibles. Les utilisateurs disposant d’autorisations de super administrateur peuvent analyser les activités du CRM pour identifier les valeurs pouvant contenir des données sensibles.

Si les données sensibles ne sont pas activées dans votre compte, vous pouvez consulter les résultats de l’analyse. Si les données sensibles sont activées, vous pouvez également biffer des valeurs marquées pour les supprimer définitivement. Cela permet de réduire les risques de conformité lorsque des informations sensibles, telles que des données financières ou de santé, sont stockées involontairement dans des activités de CRM.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l'avance, ainsi que les limites de la fonctionnalité et les conséquences potentielles de son utilisation. 

Compréhension des exigences

• Données sensibles doit être activé dans votre compte pour que des valeurs soient purgées de votre compte.
• Si les données sensibles ne sont pas activées dans votre compte, vous pouvez effectuer une analyse à la recherche de données sensibles et examiner les résultats.

Compréhension des limites et des considérations

• Vous pouvez analyser les informations des 60 derniers jours.
• Vous pouvez analyser un compte une fois tous les 30 jours. 

Recherche de données sensibles

Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez analyser votre compte pour détecter des données sensibles dans les activités des 60 derniers jours.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sécurité.
3. Accédez à l’onglet Données sensibles. 
4. Dans la section Analyse des données sensibles , cliquez sur Démarrer l’analyse. Si vous avez déjà effectué une analyse, cliquez sur Analyser à nouveau.
   
   
   
   
5. Dans le panneau de droite, sélectionnez les cases à cocher à côté des types de données que vous souhaitez analyser. 
6. Dans la section Exclure les mots-clés de votre analyse , saisissez les mots-clés que vous souhaitez exclure. Appuyez sur Entrée après chaque mot-clé pour l’ajouter.
7. Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Suivant. 
8. Vérifiez les informations et cochez la case pour accepter. 
9. Cliquez sur Démarrer l’analyse.

Une fois l’analyse lancée, il y aura une bannière Analyse en progrèsdans la section Analyse des données sensibles . Vous recevrez un e-mail lorsque les résultats seront prêts.

Analysez votre analyse des données sensibles

Si vous êtes un super administrateur, une fois votre compte scanné, vous pouvez vérifier vos résultats et supprimer les données sensibles de votre compte. Toutes vos actions sont enregistrées dans vos journaux d’audit.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sécurité.
3. Accédez à l’onglet Données sensibles. 
4. Dans la section Analyse des données sensibles , cliquez sur Afficher les résultats.
5. Cliquez sur les menus déroulants en haut pour filtrer par Type d’activité, Type de données et Statut. Pour filtrer par nom de fiche d’informations, saisissez des noms de fiches d’informations dans la barre de searchIcon recherche.
6. Pour consulter une activité, passez le curseur de la souris sur l’activité et cliquez sur Afficher les détails.
   
   
7. Dans le panneau de droite, examinez les données.

• • Cliquez sur Afficher dans le CRM pour afficher les détails complets de l’activité.
  • Cliquez sur Valeur # pour accéder à la valeur spécifique qui a été signalée.

Marquer des valeurs comme non sensibles 

Après examen, si vous décidez que vous n’avez pas besoin de purger les informations, vous pouvez marquer les valeurs comme non sensibles afin qu’elles ne soient pas supprimées. Pour marquer des valeurs comme non sensibles :

1. Dans le panneau de droite, cochez la case Marquer comme non sensible .
2. Cliquez sur Suivant.
3. Cliquez à nouveau sur Suivant.
4. Cliquez sur Confirmer.

Biffer des valeurs de votre compte 

Si les données sensibles sont activées dans votre compte, vous pouvez en expurger des valeurs. Après examen, si vous décidez de supprimer ces informations de votre compte, vous pouvez supprimer les valeurs. Pour supprimer les valeurs :

1. Dans le panneau de droite, cliquez sur Suivant.
2. Sélectionnez la case à cocher à côté de la valeur que vous souhaitez supprimer et cliquez sur Suivant.
3. Cliquez sur Confirmer. 

Une fois les informations expurgées, elles seront remplacées par un langage générique. Par exemple, un numéro de compte spécifique sera remplacé par « REDACTED-ACCOUNT-NUMBER ».