Analyse et suppression des données sensibles dans HubSpot

Analyser et caviarder les données sensibles pour identifier les informations sensibles stockées dans les activités du CRM telles que les notes, les appels, les tâches, les e-mails et les réunions. Les super administrateurs peuvent exécuter des analyses pour détecter les valeurs signalées et les caviarder lorsque des données sensibles sont configurées dans le compte. Cela réduit les risques de conformité associés au stockage involontaire de données financières ou de santé. Si les données sensibles ne sont pas activées dans votre compte, vous pouvez consulter les résultats de l’analyse.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l'avance, ainsi que les limites de la fonctionnalité et les conséquences potentielles de son utilisation. 

Compréhension des exigences

• Vous devez activer les données sensibles dans le compte pour caviarder les valeurs détectées.
• Si vous ne configurez pas les données sensibles, vous pouvez toujours analyser et examiner les résultats, mais les valeurs indicatrices ne peuvent pas être caviardées.

Compréhension des limites et des considérations

• L’analyse des données sensibles analyse les activités du CRM au cours des 60 derniers jours.
• Chaque compte est limité à une analyse tous les 30 jours.
• La biffure remplace les valeurs détectées par du texte d’espace réservé. 

Recherche de données sensibles

Rechercher des données sensibles pour détecter les valeurs sensibles dans les activités CRM des 60 derniers jours. Seuls les utilisateurs disposant de l’autorisation de super administrateur peuvent exécuter des analyses.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sécurité.
3. Cliquez sur l’onglet Données sensibles. 
4. Dans la section Analyse des données sensibles , cliquez sur Démarrer l’analyse. Si vous avez déjà effectué une analyse, cliquez sur Analyser à nouveau.
   
   
   
   
   
   
   
5. Dans le panneau de droite, sélectionnez les cases à cocher à côté des types de données que vous souhaitez analyser (par exemple, PII ou informations sur l’état de santé). 
6. Dans la section Exclure les mots-clés de votre analyse , saisissez les mots-clés que vous souhaitez exclure. Appuyez sur Entrée après chaque mot-clé pour l’ajouter.
7. Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Suivant. 
8. Vérifiez les informations et cochez la case pour accepter. 
9. Cliquez sur Démarrer l’analyse. Pendant l’analyse, une bannière Analyse en cours s’affiche dans la section Analyse des données sensibles. Une notification par e-mail est envoyée lorsque les résultats de l’analyse sont disponibles.

Examiner les résultats de l’analyse des données sensibles

Examiner les résultats de l’analyse pour examiner les valeurs détectées et déterminer si une action est nécessaire. Seuls les utilisateurs disposant de l’autorisation Super administrateur peuvent vérifier les résultats et agir. Toutes les actions entreprises pendant la révision sont enregistrées dans les journaux d’audit du compte.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sécurité.
3. Cliquez sur l’onglet Données sensibles. 
4. Dans la section Analyse des données sensibles , cliquez sur Afficher les résultats.
5. Pour filtrer les résultats, cliquez sur les menus déroulants en haut. Pour filtrer par nom de fiche d’informations, saisissez les noms de fiches d’informations dans la barre de searchIcon recherche.
6. Pour consulter une activité, passez le curseur de la souris sur l’activité et cliquez sur Afficher les détails.
7. Dans le panneau de droite, cliquez sur Afficher dans le CRM pour afficher tous les détails de l’activité. Pour afficher la valeur spécifique qui a été signalée, cliquez sur Valeur #. 

Marquer des valeurs comme non sensibles 

Marquez les valeurs comme non sensibles pour indiquer que les informations signalées ne nécessitent pas de caviardage. Une fois que vous avez marqué des valeurs comme non sensibles, elles restent dans le compte.

1. Dans le panneau de droite, cochez la case Marquer comme non sensible .
2. Cliquez sur Suivant.
3. Cliquez à nouveau sur Suivant.
4. Cliquez sur Confirmer.

Biffer des valeurs d’un compte 

Si les données sensibles sont activées dans votre compte, vous pouvez en expurger des valeurs. Cela entraînera la suppression définitive de valeurs des activités CRM. La valeur d’origine sera remplacée par du texte d’espace réservé.

1. Dans le panneau de droite, cliquez sur Suivant.
2. Sélectionnez la case à cocher à côté de la valeur que vous souhaitez supprimer et cliquez sur Suivant.
3. Cliquez sur Confirmer. 

Après la biffure, la valeur d’origine est remplacée par du texte d’espace réservé générique, tel que NUMÉRO-DE-COMPTE-SUPPRIMÉ.