Gevoelige gegevens scannen en bewerken in HubSpot

Scan en verwijder gevoelige gegevens om gevoelige informatie te identificeren die is opgeslagen in CRM-activiteiten zoals notities, gesprekken, taken, e-mails en vergaderingen. Superadmins kunnen scans uitvoeren om gemarkeerde waarden te detecteren en deze te bewerken wanneer Gevoelige gegevens in de account zijn geconfigureerd. Dit vermindert het nalevingsrisico in verband met onbedoeld opgeslagen financiële of gezondheidsgegevens. Als Sensitive Data niet is ingeschakeld in je account, kun je de scanresultaten bekijken.

Voordat u aan de slag gaat

Voordat je met deze functie aan de slag gaat, moet je goed begrijpen welke stappen je van tevoren moet nemen, wat de beperkingen van de functie zijn en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.

Vereisten begrijpen

• Je moet Gevoelige gegevens inschakelen in de account om gedetecteerde waarden te redigeren.
• Als u Gevoelige gegevens niet configureert, kunt u nog steeds scannen en de resultaten bekijken, maar de gemarkeerde waarden kunnen niet worden bewerkt.

Begrijp beperkingen en overwegingen

• Scans van gevoelige gegevens analyseren CRM-activiteiten van de afgelopen 60 dagen.
• Elke account is beperkt tot één scan per 30 dagen.
• Redigeren vervangt gedetecteerde waarden door placeholder-tekst.

Scannen op gevoelige gegevens

Scan op gevoelige gegevens om gevoelige waarden te detecteren in CRM-activiteiten van de afgelopen 60 dagen. Alleen gebruikers met Super Admin rechten kunnen scans uitvoeren.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Beveiliging.
3. Klik op het tabblad Gevoelige gegevens.
4. Klik in de sectie Scan gevoelige gegevens op Scan starten. Als u al eerder een scan hebt uitgevoerd, klikt u opnieuw op Scannen.
   
   
   
   
   
   
   
5. Schakel in het rechterpaneel de selectievakjes in naast de typen gegevens die u wilt scannen (bijv. PII of Gezondheidsinformatie).
6. Voer in het gedeelte Trefwoorden uitsluiten van uw scan trefwoorden in die u wilt uitsluiten. Druk op Enter na elk trefwoord om het toe te voegen.
7. Klik rechtsonder op Volgende.
8. Bekijk de informatie en schakel het selectievakje in om akkoord te gaan.
9. Klik op Scan starten. Terwijl de scan wordt uitgevoerd, wordt er een scanbanner weergegeven in het gedeelteScan gevoelige gegevens. Er wordt een e-mailbericht verzonden wanneer de scanresultaten beschikbaar zijn.

Scanresultaten van gevoelige gegevens bekijken

Bekijk scanresultaten om gedetecteerde waarden te onderzoeken en te bepalen of actie nodig is. Alleen gebruikers met Super Admin rechten kunnen resultaten bekijken en actie ondernemen. Alle acties die tijdens het onderzoek worden ondernomen, worden vastgelegd in de auditlogboeken van de account .

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Beveiliging.
3. Klik op het tabblad Gevoelige gegevens.
4. Klik in de sectie Scan gevoelige gegevens op Resultaten weergeven.
5. Klik op de vervolgkeuzelijsten bovenaan om de resultaten te filteren. Om op recordnaam te filteren, voert u recordnamen in tin de zoekbalk searchIcon .
6. Als u een activiteit wilt bekijken, gaat u met de muis over de activiteit en klikt u op Details weergeven.
7. Klik in het rechterpaneel op Bekijken in CRM om de volledige details van de activiteit te bekijken. Klik op Waarde # om de gemarkeerde waarde te bekijken.

Waarden markeren als niet-gevoelig

Markeer waarden als niet-gevoelig om aan te geven dat gemarkeerde informatie niet hoeft te worden bewerkt. Nadat u waarden als niet-gevoelig hebt gemarkeerd, blijven ze in de account staan.

1. Schakel in het rechterpaneel het selectievakje Markeren als niet-gevoelig in.
2. Klik op Volgende.
3. Klik nogmaals op Volgende.
4. Klik op Bevestigen.

Waarden van een account verlagen

Als u Gevoelige gegevens hebt ingeschakeld in uw account, kunt u waarden uit uw account verwijderen. Hierdoor worden waarden permanent verwijderd uit CRM-activiteiten. De oorspronkelijke waarde wordt vervangen door een plaatshouder.

1. Klik in het rechterpaneel op Volgende.
2. Schakel het selectievakje in naast de waarde die u wilt verwijderen en klik op Volgende.
3. Klik op Bevestigen.

Na het redigeren wordt de oorspronkelijke waarde vervangen door een algemene plaatsaanduiding, zoals REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.