Skann og rediger sensitive data i HubSpot

Skann og rediger Sensitive data for å identifisere sensitiv informasjon som er lagret i CRM-aktiviteter som notater, samtaler, oppgaver, e-post og møter. Superadministratorer kan kjøre skanninger for å oppdage flaggede verdier og redigere dem når Sensitive data er konfigurert i kontoen. Dette reduserer samsvarsrisikoen forbundet med utilsiktet lagring av økonomiske data eller helsedata. Hvis Sensitive data ikke er slått på i kontoen din, kan du se gjennom skanneresultatene.

Før du kommer i gang

Før du begynner å bruke denne funksjonen, må du sette deg godt inn i hvilke tiltak som bør iverksettes, samt begrensningene ved funksjonen og de potensielle konsekvensene av å bruke den.

Forstå kravene

• Du må slå på Sensitive data i kontoen for å redigere oppdagede verdier.
• Når du ikke konfigurerer Sensitive data, kan du fortsatt skanne og se gjennom resultatene, men de merkede verdiene kan ikke redigeres.

Forstå begrensninger og hensyn

• Sensitive data-skanninger analyserer CRM-aktiviteter fra de siste 60 dagene.
• Hver konto er begrenset til én skanning hver 30. dag.
• Redaksjon erstatter oppdagede verdier med plassholdertekst.

Skann etter sensitive data

Skann etter sensitive data for å oppdage sensitive verdier i CRM-aktiviteter fra de foregående 60 dagene. Bare brukere med Super Admin-tillatelse kan kjøre skanninger.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Sikkerhet i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på Sensitive data-fanen.
4. I delen Skanning av sensitive data klikker du på Start skanning. Hvis du har utført en skanning før, klikker du på Skann igjen.
   
   
   
   
   
   
   
5. I høyre panel merker du av i avmerkingsboksene ved siden av datatypene du ønsker å skanne (f .eks . PII eller helseinformasjon).
6. I delen Ekskluder nøkkelord fra skanningen skriver du inn de nøkkelordene du ønsker å ekskludere. Trykk på Enter etter hvert nøkkelord for å legge det til.
7. Klikk på Neste nederst til høyre.
8. Gå gjennom informasjonen, og merk av i avmerkingsboksen for å godta.
9. Klikk på Start skanning. Mens skanningen pågår, vises banneret Skanning pågår i delenSkanning avsensitive data. En e-postmelding sendes når skanneresultatene er tilgjengelige.

Se gjennom skanneresultatene for Sensitive data

Gjennomgå skanneresultatene for å undersøke oppdagede verdier og avgjøre om det er nødvendig å iverksette tiltak. Bare brukere med Super Admin-rettigheter kan se gjennom resultatene og iverksette tiltak. Alle handlinger som utføres under gjennomgangen, registreres i kontoens revisjonslogger.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Sikkerhet i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på Sensitive data-fanen.
4. I delen Skanning av sensitive data klikker du på Vis resultater.
5. Klikk på rullegardinmenyene øverst for å filtrere resultatene. Hvis du vil filtrere etter postnavn, skriver du inn postnavn i søkefeltet på searchIcon .
6. Hvis du vil se gjennom en aktivitet, holder du musepekeren over aktiviteten og klikker på Vis detaljer.
7. I høyre panel klikker du på Vis i CRM for å vise alle aktivitetsdetaljene. Klikk på Verdi # for å vise den spesifikke verdien som ble flagget.

Merk verdier som ikke-sensitive

Merk verdier som ikke-sensitive for å indikere at flagget informasjon ikke krever redigering. Når du har merket verdier som ikke-sensitive, forblir de i kontoen.

1. Merk av for Merk som ikke-sensitiv i avmerkingsboksen i høyre panel.
2. Klikk på Neste.
3. Klikk på Neste igjen.
4. Klikk på Bekreft.

Redigere verdier fra en konto

Hvis du har aktivert Sensitive data i kontoen din, kan du redigere verdier fra kontoen din. Dette vil fjerne verdier fra CRM-aktiviteter permanent. Den opprinnelige verdien erstattes med en plassholdertekst.

1. Klikk på Neste i panelet til høyre.
2. Merk av i avmerkingsboksen ved siden av verdien du vil fjerne, og klikk på Neste.
3. Klikk på Bekreft.

Etter redigering erstattes den opprinnelige verdien med en generisk plassholdertekst, for eksempel REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.