สแกนและแก้ไขข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใน HubSpot

สแกนและแก้ไขข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเพื่อระบุข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่จัดเก็บไว้ในกิจกรรม CRM เช่นบันทึกการโทรงานอีเมลและการประชุม ซูเปอร์แอดมินสามารถเรียกใช้การสแกนเพื่อตรวจหาค่าที่ถูกตั้งค่าสถานะและแก้ไขเมื่อมีการกำหนดค่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในบัญชี ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทางการเงินหรือสุขภาพที่จัดเก็บโดยไม่ได้ตั้งใจ หากไม่มีการเปิดข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ในบัญชีของคุณคุณสามารถตรวจสอบผลการสแกนได้

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับฟีเจอร์นี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าควรดำเนินการขั้นตอนใดล่วงหน้ารวมถึงข้อจำกัดของฟีเจอร์และผลที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้ฟีเจอร์นี้ 

ทำความเข้าใจข้อกำหนด

• คุณต้องเปิดข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ในบัญชีเพื่อแก้ไขค่าที่ตรวจพบ
• เมื่อคุณไม่ได้กำหนดค่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนคุณยังสามารถสแกนและตรวจสอบผลลัพธ์ได้แต่ไม่สามารถเขียนค่าที่ตั้งค่าสถานะได้

ทำความเข้าใจข้อจำกัดและข้อพิจารณา

• การสแกนข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะวิเคราะห์กิจกรรม CRM จาก 60 วันที่ผ่านมา
• แต่ละบัญชีจะถูกจำกัดไว้ที่การสแกนหนึ่งครั้งทุกๆ 30 วัน
• การเขียนจะแทนที่ค่าที่ตรวจพบด้วยข้อความตัวยึดตำแหน่ง 

สแกนหาข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

สแกนหาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเพื่อตรวจหาค่าที่ละเอียดอ่อนในกิจกรรม CRM จาก 60 วันที่ผ่านมา เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตจากผู้ดูแลระบบระดับสูงเท่านั้นที่สามารถเรียกใช้การสแกนได้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ความปลอดภัย
3. คลิกแท็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อน 
4. ในส่วนการสแกนข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้คลิกเริ่มการสแกน หากคุณเคยสแกนมาก่อนให้คลิกสแกนอีกครั้ง
   
   
   
   
5. ในแผงด้านขวาให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากประเภทข้อมูลที่คุณต้องการสแกน (เช่นข้อมูล PII หรือ Health) 
6. ในส่วนยกเว้นคำหลักจากการสแกนของคุณให้ป้อนคำหลักที่คุณต้องการยกเว้น กด Enter หลังจากแต่ละคำหลักเพื่อเพิ่ม
7. ที่ด้านล่างขวาให้คลิกถัดไป 
8. ตรวจสอบข้อมูลและเลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อยอมรับ 
9. คลิกเริ่มการสแกนในขณะที่การสแกนกำลังทำงานแบนเนอร์การสแกนกำลังดำเนินการจะปรากฏในส่วนการสแกนข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การแจ้งเตือนทางอีเมลจะถูกส่งเมื่อผลการสแกนพร้อมใช้งาน

ตรวจสอบผลการสแกนข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

ตรวจสอบผลการสแกนเพื่อตรวจสอบค่าที่ตรวจพบและพิจารณาว่าจำเป็นต้องดำเนินการหรือไม่ เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตจากผู้ดูแลระบบระดับสูงเท่านั้นที่สามารถตรวจสอบผลลัพธ์และดำเนินการได้ การดำเนินการทั้งหมดที่ดำเนินการระหว่างการตรวจสอบจะถูกบันทึกไว้ในบันทึกการตรวจสอบของบัญชี

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ความปลอดภัย
3. คลิกแท็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อน 
4. ในส่วนการสแกนข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้คลิกดูผลลัพธ์
5. หากต้องการกรองผลลัพธ์ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านบน หากต้องการกรองตามชื่อระเบียนให้ป้อนชื่อระเบียนในsearchIcon ค้นหา searchIcon
6. หากต้องการตรวจสอบกิจกรรมให้วางเมาส์เหนือกิจกรรมแล้วคลิกดูรายละเอียด
7. ในแผงด้านขวาให้คลิกดูใน CRM เพื่อดูรายละเอียดกิจกรรมทั้งหมด หากต้องการดูค่าเฉพาะที่ถูกตั้งค่าสถานะให้คลิกค่า # 

ทำเครื่องหมายค่าเป็นไม่อ่อนไหว 

ทำเครื่องหมายค่าเป็นไม่อ่อนไหวเพื่อระบุว่าข้อมูลที่ถูกตั้งค่าสถานะไม่จำเป็นต้องเขียน หลังจากที่คุณทำเครื่องหมายค่าว่าไม่ละเอียดอ่อนค่าเหล่านั้นจะยังคงอยู่ในบัญชี

1. ในแผงด้านขวาให้เลือกทำเครื่องหมายเป็นช่องทำเครื่องหมายที่ไม่ไวต่อแสง
2. คลิกถัดไป
3. คลิกถัดไปอีกครั้ง
4. คลิก ยืนยัน

แก้ไขค่าจากบัญชี 

หากคุณเปิดข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไว้ในบัญชีของคุณคุณสามารถเปลี่ยนค่าจากบัญชีของคุณได้ การดำเนินการนี้จะลบค่าออกจากกิจกรรม CRM อย่างถาวร ค่าเดิมจะถูกแทนที่ด้วยข้อความตัวยึดตำแหน่ง

1. ในแผงด้านขวาให้คลิกถัดไป
2. เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากค่าที่คุณต้องการลบแล้วคลิกถัดไป
3. คลิก ยืนยัน 

หลังจากเขียนค่าเดิมจะถูกแทนที่ด้วยข้อความตัวยึดตำแหน่งทั่วไปเช่น REDACTED-ACCOUNT-NUMBER