Scan og rediger følsomme data i HubSpot

Scan og rediger følsomme data for at identificere følsomme oplysninger, der er gemt i CRM-aktiviteter som f.eks. noter, opkald, opgaver, e-mails og møder. Superadministratorer kan køre scanninger for at opdage markerede værdier og redigere dem, når Sensitive Data er konfigureret på kontoen. Det reducerer compliance-risikoen i forbindelse med utilsigtet lagring af finansielle data eller sundhedsdata. Hvis Sensitive Data ikke er slået til på din konto, kan du gennemgå scanningsresultaterne.

Før du går i gang

Før du begynder at arbejde med denne funktion, skal du sørge for fuldt ud at forstå, hvilke skridt der skal tages på forhånd, samt funktionens begrænsninger og potentielle konsekvenser af at bruge den.

Forstå kravene

• Du skal slå Sensitive Data til på kontoen for at redigere registrerede værdier.
• Når du ikke konfigurerer Sensitive Data, kan du stadig scanne og gennemgå resultaterne, men de markerede værdier kan ikke redigeres.

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Sensitive Data-scanninger analyserer CRM-aktiviteter fra de sidste 60 dage.
• Hver konto er begrænset til én scanning hver 30. dag.
• Redaction erstatter registrerede værdier med pladsholdertekst.

Scan efter følsomme data

Scan efter følsomme data for at opdage følsomme værdier i CRM-aktiviteter fra de foregående 60 dage. Kun brugere med Super Admin-tilladelse kan køre scanninger.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Naviger til Sikkerhed i menuen i venstre side.
3. Klik på fanen Følsomme data.
4. Klik på Start scanning i afsnittet Scanning af følsomme data. Hvis du har foretaget en scanning før, skal du klikke på Scan igen.
   
   
   
   
   
   
   
5. I højre panel skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de typer data, du vil scanne (f .eks. PII eller sundhedsoplysninger).
6. I afsnittet Ekskluder nøgleord fra din scanning skal du indtaste de nøgleord, du gerne vil ekskludere. Tryk på Enter efter hvert søgeord for at tilføje det.
7. Klik på Næste nederst til højre.
8. Gennemgå oplysningerne, og marker afkrydsningsfeltet for at acceptere.
9. Klik på Start scanning. Mens scanningen kører, vises banneret Scanning i gang i afsnittetScanning affølsomme data. Der sendes en e-mail, når scanningsresultaterne er tilgængelige.

Gennemgå scanningsresultater for følsomme data

Gennemgå scanningsresultater for at undersøge fundne værdier og afgøre, om der er behov for handling. Kun brugere med Super Admin-tilladelse kan gennemgå resultater og træffe foranstaltninger. Alle handlinger, der foretages under gennemgangen, registreres i kontoens revisionslogfiler.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Naviger til Sikkerhed i menuen i venstre side.
3. Klik på fanen Sensitive Data.
4. Klik på Vis resultater i afsnittet Scanning af følsomme data.
5. Klik på rullemenuerne øverst for at filtrere resultaterne. For at filtrere efter postnavn skal du indtaste postnavne i søgefeltet på searchIcon .
6. For at gennemgå en aktivitet skal du holde musen over aktiviteten og klikke på Vis detaljer.
7. Klik på Vis i CRM i højre panel for at se de fulde aktivitetsdetaljer. Klik på Værdi # for at se den specifikke værdi, der blev markeret.

Marker værdier som ikke-følsomme

Marker værdier som ikke-følsomme for at angive, at markerede oplysninger ikke kræver redigering. Når du har markeret værdier som ikke-følsomme, forbliver de på kontoen.

1. Marker afkrydsningsfeltet Markér som ikke- følsom i højre panel.
2. Klik på Næste.
3. Klik på Næste igen.
4. Klik på Bekræft.

Redigér værdier fra en konto

Hvis du har slået Sensitive Data til på din konto, kan du redigere værdier fra din konto. Dette vil permanent fjerne værdier fra CRM-aktiviteter. Den oprindelige værdi erstattes af en pladsholdertekst.

1. Klik på Næste i højre panel.
2. Marker afkrydsningsfeltet ud for den værdi, du vil fjerne, og klik på Næste.
3. Klik på Bekræft.

Efter redigeringen erstattes den oprindelige værdi med en generisk pladsholdertekst, f.eks. REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.