Skanowanie i redagowanie wrażliwych danych na koncie

Działania CRM, takie jak notatki, połączenia, zadania, wiadomości e-mail i spotkania, mogą czasami zawierać poufne informacje. Użytkownicy z uprawnieniami Super Admin mogą skanować działania CRM w celu zidentyfikowania wartości, które mogą zawierać dane wrażliwe.

Jeśli Dane wrażliwe nie są włączone na Twoim koncie, możesz przejrzeć wyniki skanowania. Jeśli dane wrażliwe są włączone, można również zredagować oflagowane wartości, aby trwale je usunąć. Pomaga to zmniejszyć ryzyko związane ze zgodnością, gdy poufne informacje, takie jak dane finansowe lub zdrowotne, są nieumyślnie przechowywane w działaniach CRM.

Zanim zaczniesz

Zanim rozpoczniesz pracę z tą funkcją, upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także ograniczenia funkcji i potencjalne konsekwencje jej używania.

Zrozumienie wymagań

• Wrażliwe dane muszą być włączone na koncie, aby można było redagować wartości z konta.
• Jeśli nie masz włączonych Danych wrażliwych na swoim koncie, możesz przeskanować je w poszukiwaniu Danych wrażliwych i przejrzeć wyniki.

Poznaj ograniczenia i uwagi

• Można skanować informacje z ostatnich 60 dni.
• Konto można skanować raz na 30 dni.

Skanowanie w poszukiwaniu danych wrażliwych

Jeśli jesteś super administratorem, możesz przeskanować swoje konto w celu wykrycia wrażliwych danych w działaniach z ostatnich 60 dni.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Bezpieczeństwo.
3. Przejdź do karty Dane wraż liwe.
4. W sekcji Skanowanie danych wrażliwych kliknij przycisk Rozpocznij skanowanie. Jeśli skanowanie zostało wykonane wcześniej, kliknij przycisk Skanuj ponownie.
   
   
   
   
5. W prawym panelu zaznacz pola wyboru obok typów danych, które chcesz przeskanować.
6. W sekcji Wyklucz słowa kluczowe ze skanowania wprowadź słowa kluczowe, które chcesz wykluczyć. Naciśnij Enter po każdym słowie kluczowym, aby je dodać.
7. W prawym dolnym rogu kliknij przycisk Dalej.
8. Zapoznaj się z informacjami i zaznacz pole wyboru, aby wyrazić zgodę.
9. Kliknij Rozpocznij skanowanie.

Po rozpoczęciu skanowania w sekcji Skanowanie wrażliwych danych pojawi się baner Skanowanie w toku. Otrzymasz wiadomość e-mail, gdy wyniki będą gotowe.

Przeglądanie skanowania wrażliwych danych

Jeśli jesteś super administratorem, po przeskanowaniu konta możesz przejrzeć wyniki i usunąć wrażliwe dane ze swojego konta. Wszystkie podjęte działania zostaną zapisane w dziennikach audytu.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Bezpieczeństwo.
3. Przejdź do karty Dane wraż liwe.
4. W sekcji Skanowanie wrażliwych danych kliknij Wyświetl wyniki.
5. Kliknij listy rozwijane u góry, aby filtrować według typu aktywności, typu danych i stanu. Aby filtrować według nazwy rekordu, wprowadź nazwy rekordów na pasku wyszukiwania searchIcon .
6. Aby przejrzeć aktywność, najedź na nią kursorem i kliknij Wyświetl szczegóły.
   
   
7. W prawym panelu przejrzyj dane.

• • Kliknij Wyświetl w CRM , aby wyświetlić pełne szczegóły aktywności.
  • Kliknij wartość #, aby przejść do konkretnej wartości, która została oznaczona.

Oznaczanie wartości jako niewrażliwych

Po sprawdzeniu, jeśli zdecydujesz, że nie musisz redagować informacji, możesz oznaczyć wartości jako niewrażliwe, aby nie zostały usunięte. Aby oznaczyć wartości jako niewrażliwe:

1. W prawym panelu zaznacz pole wyboru Oznacz jako niewrażliwe.
2. Kliknij przycisk Dalej.
3. Kliknij ponownie przycisk Dalej.
4. Kliknij Potwierdź.

Redagowanie wartości z konta

Jeśli masz włączoną opcję Dane wrażliwe na swoim koncie, możesz zredagować wartości ze swojego konta. Po sprawdzeniu, jeśli zdecydujesz, że chcesz usunąć te informacje z konta, możesz usunąć wartości. Aby usunąć wartości:

1. W prawym panelu kliknij przycisk Dalej.
2. Zaznacz pole wyboru obok wartości, którą chcesz usunąć, i kliknij przycisk Dalej.
3. Kliknij przycisk Potwierdź.

Po usunięciu informacji zostaną one zastąpione ogólnym językiem. Na przykład konkretny numer konta zostanie zastąpiony przez "REDACTED-ACCOUNT-NUMBER".