Vertrauliche Daten in HubSpot scannen und schwärzen

Scannen und schwärzen Sie vertrauliche Daten , um vertrauliche Informationen zu identifizieren, die in CRM Aktivitäten gespeichert sind, wie Notizen, Anrufe, Aufgaben, E-Mails und Meetings. Super-Admins können Scans durchführen, um gekennzeichnete Werte zu erkennen und sie zu schwärzen, wenn vertrauliche Daten im Account konfiguriert sind. Dies reduziert das Compliance-Risiko im Zusammenhang mit unbeabsichtigt gespeicherten Finanz- oder Gesundheitsdaten. Wenn vertrauliche Daten in Ihrem Account nicht aktiviert sind, können Sie die Scanergebnisse überprüfen.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dieser Funktion beginnen, sollten Sie sich im Voraus darüber im Klaren sein, welche Schritte unternommen werden sollten und welche Einschränkungen die Funktion mit sich bringt und welche Konsequenzen sich daraus ergeben können. 

Dies sind die Voraussetzungen:

• Sie müssen vertrauliche Daten im Account aktivieren, um erkannte Werte zu schwärzen.
• Wenn Sie vertrauliche Daten nicht konfigurieren, können Sie die Ergebnisse dennoch scannen und überprüfen, aber die gekennzeichneten Werte können nicht geschwärzt werden.

Einschränkungen und Wissenswertes

• Scans für vertrauliche Daten analysieren CRM Aktivitäten der letzten 60 Tage.
• Jeder Account ist auf einen Scan alle 30 Tage beschränkt.
• Die Schwärzung ersetzt erkannte Werte durch Platzhaltertext. 

Nach vertraulichen Daten suchen

Nach vertraulichen Daten suchen, um vertrauliche Werte in CRM Aktivitäten der letzten 60 Tage zu erkennen. Nur Benutzer mit Super-Admin-Berechtigung können Scans durchführen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Sicherheit.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Vertrauliche Daten. 
4. Klicken Sie im Abschnitt Scan vertraulicher Daten auf Scan starten. Wenn Sie bereits einen Scan durchgeführt haben, klicken Sie auf Scannen erneut.
   
   
   
   
5. Aktivieren Sie im rechten Bereich die Kontrollkästchen neben den Datentypen, die Sie scannen möchten (z. B. personenbezogene Daten oder Gesundheitsinformationen). 
6. Geben Sie im Abschnitt Keywords von Ihrem Scan ausschließen alle Keywords ein, die Sie ausschließen möchten. Drücken Sie nach jedem Keyword die Eingabetaste , um es hinzuzufügen.
7. Klicken Sie unten rechts auf Weiter. 
8. Überprüfen Sie die Informationen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen , um zuzustimmen. 
9. Klicken Sie auf Scan starten. Während der Überprüfung wird im Abschnitt Scan für vertrauliche Daten das Banner Scan in Bearbeitung angezeigt. Es wird eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet, wenn Scanergebnisse verfügbar sind.

Ergebnisse von Scans für vertrauliche Daten überprüfen

Überprüfen Sie die Scanergebnisse, um erkannte Werte zu untersuchen und festzustellen, ob Maßnahmen erforderlich sind. Nur Benutzer mit Super-Admin-Berechtigung können die Ergebnisse überprüfen und Maßnahmen ergreifen. Alle während der Überprüfung durchgeführten Aktionen werden in den Audit-Protokollen des Accounts festgehalten.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Sicherheit.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Vertrauliche Daten. 
4. Klicken Sie im Abschnitt Scan vertraulicher Daten auf Ergebnisse anzeigen.
5. Um die Ergebnisse zu filtern, klicken Sie oben auf die Dropdown-Menüs . Um nach Datensatznamen zu filtern, geben Sie die Namen der Datensätze in die searchIcon Suchleiste ein.
6. Um eine Aktivität zu überprüfen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aktivität und klicken Sie auf Details anzeigen.
7. Klicken Sie im rechten Bereich auf Im CRM anzeigen , um die vollständigen Details der Aktivität anzuzeigen. Um den spezifischen Wert anzuzeigen, der markiert wurde, klicken Sie auf Wert #. 

Werte als nicht vertraulich markieren 

Markieren Sie Werte als nicht vertraulich, um anzugeben, dass gekennzeichnete Informationen nicht geschwärzt werden müssen. Nachdem Sie Werte als nicht vertraulich markiert haben, verbleiben sie im Account.

1. Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen Als nicht sensibel markieren .
2. Klicken Sie auf Weiter.
3. Klicken Sie erneut auf Weiter.
4. Klicken Sie auf Bestätigen.

Werte von einem Konto schwärzen 

Wenn Sie in Ihrem Account vertrauliche Daten aktiviert haben, können Sie Werte in Ihrem Account schwärzen. Dadurch werden die Werte dauerhaft aus CRM Aktivitäten entfernt. Der ursprüngliche Wert wird durch Platzhaltertext ersetzt.

1. Klicken Sie im rechten Bereich auf Weiter.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Wert, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Weiter.
3. Klicken Sie auf Bestätigen. 

Nach der Schwärzung wird der ursprüngliche Wert durch allgemeinen Platzhaltertext ersetzt, z. B. REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.