Skanna och redigera känslig data i HubSpot

Skanna och redigera Sensitive Data för att identifiera känslig information som lagras i CRM-aktiviteter som anteckningar, samtal, uppgifter, e-postmeddelanden och möten. Super Admins kan köra skanningar för att upptäcka flaggade värden och redigera dem när Sensitive Data konfigureras i kontot. Detta minskar efterlevnadsrisken i samband med oavsiktligt lagrade finansiella data eller hälsodata. Om Känsliga data inte är aktiverat i ditt konto kan du granska skanningsresultaten.

Innan du börjar

Innan du börjar arbeta med den här funktionen ska du se till att du förstår vilka steg som bör vidtas i förväg, samt funktionens begränsningar och potentiella konsekvenser av att använda den.

Förstå kraven

• Du måste aktivera Känsliga data i kontot för att kunna redigera upptäckta värden.
• Om du inte konfigurerar Känsliga data kan du fortfarande skanna och granska resultaten, men de flaggade värdena kan inte redigeras.

Förstå begränsningar och överväganden

• Skanningar av känsliga data analyserar CRM-aktiviteter från de senaste 60 dagarna.
• Varje konto är begränsat till en skanning var 30:e dag.
• Redaction ersätter upptäckta värden med platshållartext.

Skanna efter känsliga data

Scan for Sensitive Data för att upptäcka känsliga värden i CRM-aktiviteter från de senaste 60 dagarna. Endast användare med behörigheten Super Admin kan köra skanningar.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Säkerhet i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på fliken Känsliga data.
4. I avsnittet Skanning av känsliga data klickar du på Starta skanning. Om du har gjort en skanning tidigare klickar du på Skanna igen.
   
   
   
   
5. I den högra panelen markerar du kryssrutorna bredvid de typer av data som du vill skanna (t. ex . PII eller hälsoinformation).
6. I avsnittet Exkludera nyckelord från din skanning anger du de nyckelord du vill utesluta. Tryck på Enter efter varje nyckelord för att lägga till det.
7. Klicka på Nästa längst ned till höger.
8. Granska informationen och markera kryssrutan för att godkänna.
9. Klicka på Starta skanning. Medan skanningen pågår visas en banner med texten Skanning pågår i avsnittetSkanning av känsliga data. Ett e-postmeddelande skickas när skanningsresultaten är tillgängliga.

Granska resultat från skanning av känsliga data

Granska skanningsresultaten för att undersöka upptäckta värden och avgöra om åtgärder krävs. Endast användare med behörigheten Superadministratör kan granska resultat och vidta åtgärder. Alla åtgärder som vidtas under granskningen registreras i kontots granskningsloggar.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Säkerhet i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på fliken Känsliga data.
4. I avsnittet Skanning av känsliga data klickar du på Visa resultat.
5. Filtrera resultaten genom att klicka på rullgardinsmenyerna längst upp. Filtrera efter postnamn genom att ange postnamn i sökfältet på searchIcon .
6. Om du vill granska en aktivitet håller du muspekaren över aktiviteten och klickar på Visa detaljer.
7. I den högra panelen klickar du på Visa i CRM för att visa alla detaljer om aktiviteten. Klicka på Värde # om du vill visa det specifika värde som flaggades.

Markera värden som icke-känsliga

Markera värden som icke-känsliga för att ange att flaggad information inte behöver redigeras. När du har markerat värden som icke-känsliga ligger de kvar i kontot.

1. Markera kryssrutan Markera som icke -känslig i den högra panelen.
2. Klicka på Nästa.
3. Klicka på Nästa igen.
4. Klicka på Confirm (Bekräfta).

Redigera värden från ett konto

Om du har aktiverat Känsliga data i ditt konto kan du redigera värden från ditt konto. Detta tar permanent bort värden från CRM-aktiviteter. Originalvärdet ersätts med en platshållartext.

1. Klicka på Nästa i den högra panelen.
2. Markera kryssrutan bredvid det värde som du vill ta bort och klicka på Nästa.
3. Klicka på Bekräfta.

Efter redigeringen ersätts det ursprungliga värdet med en generisk platshållartext, t.ex. REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.