Skannaa ja poista arkaluonteiset tiedot HubSpotissa.

Skannaa ja poista arkaluonteiset tiedot tunnistamalla CRM-toimintoihin, kuten muistiinpanoihin, puheluihin, tehtäviin, sähköposteihin ja kokouksiin, tallennetut arkaluonteiset tiedot. Ylipääkäyttäjät voivat suorittaa skannauksia merkittyjen arvojen havaitsemiseksi ja redusoida ne, kun tilille on määritetty Arkaluonteiset tiedot. Tämä vähentää tahattomasti tallennettuihin talous- tai terveystietoihin liittyvää vaatimustenmukaisuusriskiä. Jos Sensitive Data ei ole käytössä tililläsi, voit tarkastella skannaustuloksia.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat työskentelyn tämän ominaisuuden kanssa, varmista, että ymmärrät täysin, mitä vaiheita on toteutettava etukäteen, sekä ominaisuuden rajoitukset ja sen käytön mahdolliset seuraukset.

Vaatimusten ymmärtäminen

• Sinun on otettava tilillä Sensitive Data käyttöön , jotta voit redusoida havaitut arvot.
• Kun et määritä Sensitive Data-asetusta, voit silti skannata ja tarkastella tuloksia, mutta merkittyjä arvoja ei voi redusoida.

Rajoitusten ja näkökohtien ymmärtäminen

• Sensitive Data -skannauksissa analysoidaan CRM-toimintoja viimeisten 60 päivän ajalta.
• Kullekin tilille on rajoitettu yksi skannaus 30 päivän välein.
• Redaction korvaa havaitut arvot tekstillä.

Arkaluonteisten tietojen skannaus

Scan for Sensitive Data (Etsi arkaluonteiset tiedot) havaitsee arkaluonteiset arvot CRM-toiminnoissa edellisen 60 päivän ajalta. Vain käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat suorittaa tarkistuksia.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Security.
3. Napsauta Sensitiiviset tiedot -välilehteä.
4. Napsauta Sensitive Data Scan -osiossa Start scan (Aloita skannaus). Jos olet tehnyt skannauksen aiemmin, valitse Skannaa uudelleen.
   
   
   
   
   
   
   
5. Valitse oikeassa paneelissa valintaruudut niiden tietotyyppien vieressä, jotka haluat skannata (esim. PII- tai terveystiedot).
6. Kirjoita Exclude keywords from your scan -osioon kaikki avainsanat, jotka haluat jättää skannauksen ulkopuolelle. Lisää avainsanat painamalla Enter-näppäintä kunkin avainsanan jälkeen.
7. Valitse oikeassa alakulmassa Seuraava.
8. Tarkista tiedot ja hyväksy ne valitsemalla valintaruutu.
9. Napsauta Start scan (Aloita skannaus ).Kun tarkistus on käynnissä, Sensitiivisten tietojen tarkistus -osiossa näkyy Scan in progress -banneri. Sähköposti-ilmoitus lähetetään, kun skannaustulokset ovat saatavilla.

Tarkista arkaluonteisten tietojen skannauksen tulokset

Tarkastele tarkistustuloksia tarkastellaksesi havaittuja arvoja ja määrittääksesi, tarvitaanko toimenpiteitä. Vain käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeus, voivat tarkastella tuloksia ja ryhtyä toimenpiteisiin. Kaikki tarkistuksen aikana tehdyt toimet kirjataan tilin tarkastuslokeihin.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Security.
3. Napsauta Sensitiiviset tiedot -välilehteä.
4. Valitse Sensitiivisten tietojen tarkistus -osiossa Näytä tulokset.
5. Voit suodattaa tuloksia napsauttamalla yläreunan pudotusvalikoita. Jos haluat suodattaa tietueen nimen mukaan, kirjoita tietueiden nimet tin searchIcon hakupalkkiin.
6. Jos haluat tarkastella toimintoa, siirrä hiiren kursori toiminnon päälle ja valitse View details (Näytä tiedot).
7. Valitse oikeassa paneelissa Näytä CRM:ssä, jos haluat tarkastella toiminnan kaikkia tietoja. Voit tarkastella tiettyä merkittyä arvoa valitsemalla Arvo #.

Arvojen merkitseminen ei-herkiksi

Merkitse arvot ei-herkiksi osoittaaksesi, että merkittyjä tietoja ei tarvitse muokata. Kun olet merkinnyt arvot ei-herkiksi, ne pysyvät tilillä.

1. Valitse oikeassa paneelissa Merkitse ei-herkiksi -valintaruutu.
2. Napsauta Seuraava.
3. Napsauta uudelleen Seuraava.
4. Valitse Vahvista.

Tilin arvojen vähentäminen

Jos tililläsi on käytössäsi Arkaluonteiset tiedot, voit muokata arvoja tililtäsi. Tämä poistaa arvot pysyvästi CRM-toiminnoista. Alkuperäinen arvo korvataan sijoittimella.

1. Napsauta oikeassa paneelissa Seuraava.
2. Valitse poistettavan arvon vieressä oleva valintaruutu ja napsauta Seuraava.
3. Napsauta Vahvista.

Redusoinnin jälkeen alkuperäinen arvo korvataan yleisellä sijoitustekstillä, kuten REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.