Utilizzare le firme elettroniche con le virgolette

La firma elettronica, o firma elettronica, è l'espressione elettronica di una persona che accetta i termini di un particolare documento. Le firme elettroniche sono valide e legali negli Stati Uniti, in Canada, nell'Unione Europea, nel Regno Unito e in molti altri Paesi. Hanno lo stesso peso legale delle firme scritte. La funzione di firma elettronica di HubSpot è gestita da Dropbox Sign (ex HelloSign). Consultate il vostro team legale per capire la validità dell'uso delle firme elettroniche con i vostri clienti.

Di seguito, ulteriori informazioni sulle firme elettroniche e su come firmare elettronicamente un preventivo.

Comprendere le limitazioni e le considerazioni

• Non è necessario creare un account con Dropbox Sign per utilizzare la firma elettronica come parte del normale processo di creazione di preventivi in HubSpot.
• Un utente con unposto a pagamento in Commerce Hub può configurare un preventivo per includere un'opzione di firma elettronica.
• Gli utenti con una sede principale non possono configurare un preventivo, ma possono essere impostati come mittente del preventivo da un altro utente o come controfirmatario.

Capire i limiti di firma elettronica

• È possibile verificare i limiti di firma elettronica per il proprio abbonamento nel catalogo Prodotti e servizi di HubSpot e controllando l'utilizzo delle firme elettroniche del proprio account.
• È possibile acquistare firme aggiuntive contattando il team commerciale di HubSpot.

Ad esempio:

• Gli utenti con un posto assegnato a Commerce Hub, che fanno parte di un account con un abbonamento a Commerce Hub Professional, hanno a disposizione 25 cinque firme elettroniche da utilizzare. Si noti che si tratta di 25 firme elettroniche per ogni sede Commerce Hub. Se l'account ha due utenti, ciascuno con una sede Commerce Hub assegnata, l'account avrà un limite di base di 50 firme elettroniche al mese, perché il limite è condiviso tra tutti gli utenti con sede. Un utente potrebbe utilizzare 30 firme elettroniche in un mese, lasciandone 20 agli altri utenti con sede. Gli utenti con un posto centrale non possono configurare un preventivo, ma possono essere impostati come mittente del preventivo da un altro utente o come controfirmatario.
• Gli utenti con un posto assegnato a Commerce Hub , che fanno parte di un account con un abbonamento a Commerce Hub Enterprise, hanno a disposizione 50 firme elettroniche da utilizzare. Si noti che si tratta di 50 firme elettroniche per sede Commerce Hub. Se l'account ha cinque utenti, ciascuno con una sede Commerce Hub assegnata, l'account avrà un limite di base di 250 firme elettroniche al mese, perché il limite è condiviso tra tutti gli utenti con sede. Un utente potrebbe utilizzare 30 firme elettroniche in un mese, con il risultato di 220 rimanenti per gli altri utenti con sede. Gli utenti con un posto centrale non possono configurare un preventivo, ma possono essere impostati come mittente del preventivo da un altro utente o come controfirmatario.
  
  • Una firma elettronica viene conteggiata ai fini del limite non appena viene attivata l'opzione di firma elettronica per un preventivo pubblicato. Non è necessario che il preventivo sia firmato per rientrare nel limite di firme. Un preventivo che richiede più firme viene conteggiato come un solo utilizzo ai fini del limite.
  • Ad esempio, se un preventivo pubblicato con l'opzione di firma elettronica attivata richiede tre firme, viene conteggiato come un solo utilizzo ai fini del limite, indipendentemente da chi ha firmato il preventivo.
  • Se un preventivo con richiesta di firma elettronica scade o viene richiamato, il reinvio del preventivo conterà come firma elettronica aggiuntiva per il vostro limite (una firma elettronica per il primo invio del preventivo e un'altra quando il preventivo viene reinviato).

Abilitare le firme elettroniche su un preventivo

Per includere un campo di firma elettronica in un preventivo, gli utenti di HubSpot possono selezionare la firma elettronica come opzione di accettazione del preventivo.

Disclaimer: l'implementazione di Dropbox Sign da parte di HubSpot dovrebbe essere conforme a eIDAS, in quanto Dropbox Sign è conforme a eIDAS. Questa non è da intendersi come consulenza legale e non deve sostituire la consulenza legale professionale, per la quale è necessario consultare un avvocato abilitato.

Dropbox Sign si avvale di un partner di fiducia per la conformità alla firma elettronica nell'UE e non compare esplicitamente sul sito web eIDAS dei partner di fiducia.

Firma elettronica di un preventivo

Quando la firma elettronica è abilitata per un preventivo, gli acquirenti e i controfirmatari possono aggiungere le loro firme al preventivo.

Per maggiore sicurezza, è possibile attivare la verifica dell'identità, in modo che HubSpot includa una fase preliminare di verifica via e-mail per confermare l'identità del firmatario prima di consentirgli di firmare il preventivo. Se non avete bisogno della verifica dell'identità, potete disattivare questo requisito oppure i controfirmatari possono avviare il processo di firma dall'interno dell'account HubSpot, eliminando così la necessità di verifica.

Sia gli acquirenti che i controfirmatari possono iniziare il processo di firma elettronica da un preventivo condiviso:

1. Se la verifica dell'identità è attivata, verificate la vostra identità via e-mail:
   • Nel preventivo condiviso, scorrere fino alla sezione Firma, quindi fare clic su Verifica e-mail in fondo al preventivo. Verrà inviata un'e-mail con i passi successivi per la firma del preventivo. Avrete un'ora di tempo per completare il processo di firma dopo aver fatto clic su Verifica e-mail.

Nota bene: se non si firma il preventivo entro un'ora dal clic sul pulsante Verifica e-mail, sarà necessario tornare al preventivo condiviso e cliccare nuovamente su Verifica e-mail per generare una nuova e-mail di verifica.

• • Accedere alla casella di posta elettronica e cercare un'e-mail con l'oggetto Verifica la tua identità per firmare il preventivo. Fare clic suVerifica identità e firma preventivo per avviare il processo di firma.

1. • Si aprirà una nuova scheda del browser con una finestra di dialogo che conferma la vostra identità. Fare clic su Inizia a firmare.
2. Per firmare, fare clic su Inizia nell' angolo in alto a destra o fare clic su Clicca per firmare nella casella della firma.
   
   
   • Fare clic su Clicca per firmare accanto al proprio nome nella parte inferiore del preventivo.
3. Nella finestra di dialogo, aggiungere la firma facendo clic sulle schede Disegna, Tipo o Carica per selezionare il metodo di firma. Quindi fare clic su Inserisci per aggiungere la firma.
4. In alto a destra, fare clic su Continua.
5. Fare clic su Accetto per salvare la firma sul preventivo, oppure fare clic su Modifica per modificare la firma.
6. Fare clic su Chiudi.
7. I controfirmatari riceveranno un'e-mail di notifica dell'avvenuta firma del preventivo e faranno clic su Rivedi e controfirma preventivo per avviare il processo di controfirma.

I controfirmatari possono anche controfirmare un preventivo dalla pagina dell'indice dei preventivi:

1. Vedrete il vostro preventivo elencato con lo stato di In attesa di firma. Passare il mouse sul preventivo e fare clic su Anteprima.
2. In alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare Controfirma.
   
   
3. Continuare con i passaggi della firma.

Dalla pagina dell'indice dei preventivi, è possibile rivedere lo stato della firma:

1. Passare il mouse su un preventivo con firme in sospeso e fare clic su Anteprima.
2. Nel pannello di destra, visualizzare l'attività di firma sotto la voce Firmatari.
   
   
3. Per stampare una copia scaricata del preventivo, fare clic su Anteprima accanto al preventivo, quindi in alto a destra su Azioni e selezionare Scarica.

Nota bene: se si scarica un preventivo firmato, Dropbox Sign rimuove i link da qualsiasi testo ipertestuale incluso nelle sezioni Lettera di presentazione, Riepilogo esecutivo o Termini dalla versione PDF del preventivo. Si consiglia di includere l'URL completo del testo collegato, in modo che il link sia ancora cliccabile dopo il download del preventivo.

Il cliente riceverà una copia del documento che ha firmato una volta completate tutte le firme e le controfirme richieste. La notifica che riceve include un link al documento firmato, che scade alla scadenza del preventivo, e una copia in PDF del documento completamente firmato per i suoi archivi.

Monitoraggio dell'utilizzo della firma elettronica

Nelle impostazioni del preventivo, è possibile visualizzare il numero di firme elettroniche utilizzate finora nel mese e il limite mensile raggiunto. Il limite mensile si ripristina il primo di ogni mese.

Per controllare l'utilizzo della firma elettronica:

1. Nella barra laterale sinistra, andare su Oggetti > Citazioni.
2. Fare clic sulla scheda Firma elettronica.

Gestione delle impostazioni di verifica dell'identità della firma elettronica

Per impostazione predefinita, le firme elettroniche non richiedono la verifica dell'identità durante il processo di firma del preventivo, ma è possibile attivare questo requisito. Se volete richiedere la verifica dell'acquirente ma non quella del controfirmatario, potete attivare l'impostazione e far firmare i controfirmatari dall'interno di HubSpot.

Per attivare o disattivare la verifica dell'identità:

1. Nella barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
2. Fare clic sulla scheda Firma elettronica.
3. Per attivare la verifica e richiederla quando si firma un preventivo, in Impostazioni firma elettronica, attivare l'interruttore Verifica identità. In futuro, la verifica dell'identità sarà richiesta quando si firma un preventivo.
4. Per disattivare la verifica, spegnere l'interruttore Verifica identità. In futuro, la verifica dell'identità non sarà più richiesta quando si firma un preventivo.