Aggiungere dati a Fogli Google tramite i flussi di lavoro

Utilizza l'azione "Crea riga in Google Sheet " o "Aggiorna dati in Google Sheet" per inviare dati dalle proprietà di HubSpot al tuo foglio di calcolo. Ad esempio, puoi utilizzare questa azione per inviare i dati dei contatti relativi ai nuovi lead a un foglio di calcolo destinato al tuo team di vendita.

Prima di poter aggiungere dati a Fogli Google tramite i flussi di lavoro, dovrai collegare Fogli Google al tuo account HubSpot. Puoi collegare l’app dall’App Marketplace o dall’interno di un flusso di lavoro.

Prima di iniziare

Tieni presente quanto segue quando invii dati da HubSpot a Fogli Google:

• Per impostazione predefinita, HubSpot invia i valori delle proprietà interne a Fogli Google. Per le date, HubSpot invia i timestamp Unix in millisecondi.
  
  • Se disponi di un abbonamento a Data Hub Professional, puoi formattare la proprietà data nel formato desiderato aggiungendo un’azione“Formatta dati ” prima dell’azione “Crea riga in Fogli Google ”. Quindi, nel menu a tendina “Proprietà ” dell’azione Fogli Google, seleziona l’output della data proveniente dall’azione “Formatta dati ”.
  • È inoltre possibile convertire le date da millisecondi in Google Sheets aggiungendo la seguente formula a una colonna separata del foglio di calcolo: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Sostituisci A1 con la colonna in cui si trova il timestamp Unix.

• Quando si utilizza l’azione “Crea riga in Foglio di lavoro Google”, i dati non vengono aggiunti alle righe esistenti. L’azione inserisce invece una nuova riga nel foglio. Ciò può influire sulle celle a cui si fa riferimento e sulle formule utilizzate. Per evitare questo problema, assicurati di fare riferimento solo a righe esistenti e già compilate. Per aggiungere dati alle righe esistenti, utilizza l’azione “Aggiorna righe esistenti in Foglio di lavoro Google ”.

• Evita di aggiungere manualmente dati al foglio a cui HubSpot sta inviando i dati. Se devi aggiungere manualmente dati al foglio di calcolo, dovresti creare un nuovo foglio e fare riferimento ai dati esistenti dal primo foglio.
• In generale, si sconsiglia di utilizzare formule nei fogli di calcolo Google che stai aggiornando. L’aggiornamento di celle in fogli di calcolo Google con un numero elevato di formule può comportare tempi di esecuzione delle azioni più lenti o errori nel flusso di lavoro.
  • Google Sheets ricalcola automaticamente tutte le formule dipendenti ogni volta che le celle vengono modificate. Più il foglio di calcolo diventa grande e ricco di formule, più tempo richiederà il completamento di ogni operazione di aggiornamento.
  • Si consiglia invece di utilizzare il minor numero possibile di formule o di applicare le formule solo dopo aver completato tutti gli aggiornamenti al foglio di calcolo.
• Non è consigliabile aggiornare lo stesso foglio in più flussi di lavoro, poiché ciò può causare la duplicazione dei dati. Si consiglia invece di utilizzare un solo flusso di lavoro per ciascun foglio.
• Quando si seleziona un foglio di calcolo nell’editor del flusso di lavoro, i fogli disponibili sono legati ai fogli a cui l’utente che effettua la connessione ha accesso. Affinché un foglio appaia come opzione, deve soddisfare almeno uno dei seguenti requisiti:
  • Appartenere all’unità di archiviazione dell’utente che effettua la connessione.
  • Essere stato precedentemente condiviso con l’utente che effettua la connessione.
  • Appartenere a un'unità condivisa a cui l'utente che effettua la connessione ha accesso.
• Se si disconnette l'integrazione con Google Sheets e ci si ricollega con un altro utente, i fogli disponibili potrebbero essere diversi. Si consiglia di verificare eventuali flussi di lavoro dipendenti prima di disconnettersi e ricollegarsi.

Nota: a volte, durante l’aggiunta di dati, una richiesta può andare in timeout e potrebbe essere creata una riga duplicata. Per risolvere il problema, è possibile eliminare i dati duplicati dal proprio account.

Configurazione del foglio di calcolo

• La riga di intestazione deve iniziare nella prima colonna della prima riga.
• Ogni intestazione di colonna deve essere etichettata in modo che HubSpot possa identificarla e inviarle i dati. HubSpot non può inviare dati a colonne senza etichetta.
• Assicurati che tutte le colonne nell’intervallo della tabella abbiano un’intestazione. Evita di lasciare intestazioni vuote tra le colonne, poiché ciò può causare problemi e impedire l’aggiornamento corretto del foglio di calcolo. Ad esempio, se il foglio di calcolo utilizza le colonne da A a C, non lasciare vuota l’intestazione della colonna B.
• Il foglio di calcolo non può superare i 5.000.000 di celle.

Collega Google Sheets a HubSpot

Prima di poter aggiungere dati a Fogli Google tramite i flussi di lavoro, dovrai collegare Fogli Google al tuo account HubSpot.

Puoi collegare l'app dall'App Marketplace.

Aggiungi nuove righe a Google Fogli

Quando si utilizza l'azione "Crea riga in Google Sheet " per aggiungere dati al proprio foglio di lavoro Google, assicurarsi che il foglio di lavoro sia stato formattato correttamente. A parte la riga di intestazione, non includere altri dati nel foglio di lavoro a cui si stanno inviando i dati.

Questa azione non aggiunge dati alle righe esistenti. L'azione inserisce invece una nuova riga nel foglio. Ciò può influire sulle celle a cui si fa riferimento e sulle formule utilizzate. Per evitare questo problema, assicurati che vengano referenziate solo righe esistenti e già compilate.

Per aggiungere nuove righe a un foglio di lavoro Google:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Per modificare un flusso di lavoro esistente, passare il mouse sul flusso di lavoro, quindi fare clic su Modifica. In alternativa, creare un nuovo flusso di lavoro.
3. Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull'icona " +" per aggiungere un'azione.
4. Nel pannello di sinistra, sotto " Fogli Google", seleziona "Crea riga in Fogli Google".
5. Fai clic sul menu a discesa "Foglio di calcolo " e seleziona il foglio di calcolo a cui desideri inviare i dati. Puoi scegliere tra i fogli di calcolo di proprietà dell'utente che ha collegato Fogli Google a HubSpot o che sono stati condivisi con lui.
6. Fai clic sul menu a discesa Foglio e seleziona il foglio a cui desideri inviare i dati. Il campo Foglio si riferisce alle schede nella parte inferiore del foglio di calcolo.
7. Configura l’intestazione della colonna del foglio di lavoro di Google e la proprietà HubSpot corrispondente. HubSpot aggiungerà i dati alle righe vuote sotto i dati esistenti nel foglio di lavoro. Ogni azione può aggiungere fino a 20 celle di dati per riga.
   1. Fai clic sul menu a discesa " Intestazione " e seleziona l’intestazione della colonna del foglio Google a cui inviare i dati.
   2. Fai clic sul menu a discesa " Proprietà " e seleziona la proprietà HubSpot corrispondente da cui invierai i dati.
8. Dopo aver configurato l’azione del flusso di lavoro, clicca su “Salva”.

Aggiornare le righe esistenti di un foglio di lavoro Google Sheets

Quando utilizzi l'azione "Aggiorna le righe esistenti di Google Sheet ", assicurati che il foglio di calcolo sia stato formattato correttamente.

Questa azione aggiornerà i dati presenti nel foglio di calcolo Google. Per impostazione predefinita, non verranno aggiunte righe aggiuntive al foglio di calcolo Google, ma verranno aggiornate solo le righe esistenti.

Per aggiornare le righe esistenti del foglio di calcolo Google:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Per modificare un flusso di lavoro esistente, passa il mouse sul flusso di lavoro, quindi fai clic su Modifica. In alternativa, crea un nuovo flusso di lavoro.
3. Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull'icona " +" per aggiungere un'azione.
4. Nel pannello di sinistra, seleziona " Aggiorna dati in un foglio di lavoro di Google".
5. Fai clic sul menu a discesa "Foglio di calcolo " e seleziona il foglio di calcolo a cui desideri inviare i dati. Puoi scegliere tra i fogli di calcolo di proprietà dell'utente che ha collegato Google Sheets a HubSpot o che sono stati condivisi con lui.
6. Fai clic sul menu a discesa "Foglio" e seleziona il foglio a cui desideri inviare i dati. Il campo "Foglio" si riferisce alle schede nella parte inferiore del foglio di calcolo.
7. Configura identificatori univoci per abbinare i dati in Fogli Google a quelli in HubSpot. Quando il valore di una cella nell’intestazione della colonna "Ricerca" selezionata corrisponde al valore della proprietà HubSpot selezionata per il record registrato, la riga contenente la cella corrispondente verrà aggiornata. Se sono presenti più righe con valori corrispondenti, verrà aggiornata solo la prima riga contenente la cella corrispondente.
   • Fai clic sul menu a discesa dell’intestazione della colonna di ricerca e seleziona un’intestazione di colonna nel foglio di calcolo. Questa dovrebbe corrispondere a una proprietà di HubSpot da utilizzare come identificatore univoco per l’aggiornamento. Ad esempio, un identificatore univoco potrebbe essere l’indirizzo email di un contatto, poiché è unico per quel contatto.
   • Fai clic sul menu a tendina "Proprietà colonna di ricerca " e seleziona una proprietà corrispondente all’intestazione della colonna di ricerca da utilizzare come identificatore per l’aggiornamento.
8. Nel menu a tendina “Crea una nuova riga se non ci sono corrispondenze ”:
   • Se desideri creare una nuova riga qualora non vi siano corrispondenze tra l’intestazione della colonna di ricerca e la proprietà della colonna di ricerca, clicca su “Sì”. In questo modo verrà creata una nuova riga contenente solo le proprietà impostate nella sezione “Seleziona colonne da aggiornare ”.
   • Se non si desidera creare una nuova riga in assenza di corrispondenza tra l’intestazione della colonna di ricerca e la proprietà della colonna di ricerca, fare clic su No.
9. Configurare le colonne del foglio di calcolo che si desidera aggiornare:
   
   • Fare clic sul menu a discesa " Seleziona colonne da aggiornare ": verrà visualizzato un elenco delle intestazioni delle colonne del foglio di calcolo selezionato. Quindi, selezionare la colonna che si desidera aggiornare.
   • Fare clic sul menu a discesa sotto l’intestazione della colonna e selezionare un’opzione. È possibile scegliere di aggiornare i dati con un valore di proprietà esistente dal record registrato oppure con il risultato di un’azione precedente del flusso di lavoro.
   • Per aggiungere un'altra colonna da aggiornare, clicca su " Aggiungi una colonna".
   • Per eliminare una colonna, cliccasull’icona di eliminazione “ delete dete” accanto all’intestazione della colonna.
10. Fai clic su " Salva".
    

Risoluzione dei problemi relativi all'utilizzo di Fogli Google con HubSpot

Se non riesci a individuare un foglio specifico o riscontri un errore durante la configurazione delle azioni del flusso di lavoro, è probabile che si tratti di un problema relativo agli account utente utilizzati per connettersi a Google Sheets. Ad esempio, se l’utente è stato disattivato in HubSpot, potresti ricevere il seguente errore: Impossibile caricare le opzioni del “foglio di calcolo” a causa di un errore dell’API di terze parti.

Per risolvere questo problema, si consiglia di disconnettere l’integrazione con Google Sheets e ricollegarla utilizzando un utente HubSpot attivo e un account Google che abbia accesso ai fogli di calcolo che desideri aggiornare.