Gevoelige gegevens scannen en redigeren in HubSpot

Scan en verberg gevoelige gegevens om gevoelige informatie te identificeren die is opgeslagen in CRM-activiteiten, zoals notities, telefoongesprekken, taken, e-mails en vergaderingen. Superbeheerders kunnen scans uitvoeren om gemarkeerde waarden op te sporen en deze te verbergen wanneer ‘Gevoelige gegevens’ in het account is geconfigureerd. Dit vermindert het nalevingsrisico dat gepaard gaat met onbedoeld opgeslagen financiële of gezondheidsgegevens. Als 'Gevoelige gegevens ' niet is ingeschakeld in uw account, kunt u de scanresultaten bekijken.

Voordat u begint

Zorg ervoor dat u, voordat u met deze functie aan de slag gaat, volledig begrijpt welke stappen u vooraf moet nemen, evenals de beperkingen van de functie en de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan.

Zorg dat u de vereisten begrijpt

• U moet 'Gevoelige gegevens ' in het accountinschakelen om gedetecteerde waarden te kunnen redigeren.
• Als u 'Gevoelige gegevens' niet configureert, kunt u nog steeds scannen en de resultaten bekijken, maar de gemarkeerde waarden kunnen niet worden gemaskeerd.

Beperkingen en aandachtspunten

• Scans op gevoelige gegevens analyseren CRM-activiteiten van de afgelopen 60 dagen.
• Elk account is beperkt tot één scan per 30 dagen.
• Bij het redigeren worden gedetecteerde waarden vervangen door plaatshouders.

Scannen op gevoelige gegevens

Scan op gevoelige gegevens om gevoelige waarden in CRM-activiteiten van de afgelopen 60 dagen te detecteren. Alleen gebruikers met Super Admin-rechten kunnen scans uitvoeren.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Beveiliging.
3. Klik op het tabblad Gevoelige gegevens.
4. Klik in het gedeelte 'Scan op gevoelige gegevens ' op 'Scan starten'. Als u al eerder een scan hebt uitgevoerd, klikt u op 'Opnieuw scannen'.
   
   
   
   
5. Vink in het rechterpaneel de selectievakjes aan naast de soorten gegevens die u wilt scannen (bijv. PII of gezondheidsinformatie).
6. Voer in het gedeelte 'Trefwoorden uitsluiten van uw scan' de trefwoorden in die u wilt uitsluiten. Druk na elk trefwoord op Enter om het toe te voegen.
7. Klik rechtsonder op Volgende.
8. Controleer de informatie en vink het selectievakje aan om akkoord te gaan.
9. Klik op 'Scan starten'. Terwijl de scan wordt uitgevoerd, wordt in het gedeelte'Scan van gevoelige gegevens'de banner 'Scan bezig' weergegeven . Er wordt een e-mailmelding verzonden zodra de scanresultaten beschikbaar zijn.

Bekijk de scanresultaten voor gevoelige gegevens

Bekijk de scanresultaten om de gedetecteerde waarden te onderzoeken en te bepalen of er actie moet worden ondernomen. Alleen gebruikers met 'Super Admin'-rechten kunnen de resultaten bekijken en actie ondernemen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Beveiliging.
3. Klik op het tabblad 'Gevoelige gegevens '.
4. Klik in het gedeelte 'Sensitive Data Scan ' op 'View results'.
5. Om de resultaten te filteren, klikt u op de vervolgkeuzemenu's bovenaan. Om op recordnaam te filteren, voert u recordnamen in de zoekbalk ' searchIcon ' in.
6. Om een activiteit te bekijken, beweeg je de muis over de activiteit en klik je op 'Details bekijken'.
7. Klik in het rechterpaneel op 'Bekijken in CRM' om de volledige activiteitsdetails te bekijken. Klik op 'Waarde #' om de specifieke waarde te bekijken die is gemarkeerd.

Waarden markeren als niet-gevoelig

Markeer waarden als niet-gevoelig om aan te geven dat gemarkeerde informatie niet hoeft te worden bewerkt. Nadat u waarden als niet-gevoelig hebt gemarkeerd, blijven ze in het account staan.

1. Schakel in het rechterpaneel het selectievakje ‘Markeren als niet-gevoelig’ in.
2. Klik op Volgende.
3. Klik nogmaals op Volgende.
4. Klik op Bevestigen.

Waarden uit een account verwijderen

Als 'Gevoelige gegevens' is ingeschakeld in uw account, kunt u waarden uit uw account verwijderen. Hierdoor worden waarden definitief verwijderd uit CRM-activiteiten. De oorspronkelijke waarde wordt vervangen door plaatshoudende tekst.

1. Klik in het rechterpaneel op Volgende.
2. Vink het selectievakje aan naast de waarde die u wilt verwijderen en klik op Volgende.
3. Klik op Bevestigen.

Na het redigeren wordt de oorspronkelijke waarde vervangen door plaatshouderstekst, zoals REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.