Het verzenden van formulieren automatiseren

Gebruik formulierautomatiseringen om acties te activeren die plaatsvinden nadat een bezoeker een formulier heeft verzonden. Nadat een contactpersoon bijvoorbeeld een aanvraagformulier voor een demo heeft verzonden, kun je een bevestigingsmail sturen of de contactpersoon aan een segment toevoegen.

Formulierautomatiseringen helpen u om direct op leads te reageren en follow-upprocessen te standaardiseren, rechtstreeks in de formuliereditor. Voor geavanceerdere automatisering kunt u meer lezen over het maken van workflows.

Voordat u aan de slag gaat

Voordat u automatiseringen met formulieren gaat gebruiken, dient u rekening te houden met het gedrag van eenvoudige workflows en de limieten voor abonnementen.

Zorg dat u het eenvoudige workflowgedrag begrijpt

Stel rechtstreeks vanuit de formulier-editor een eenvoudige workflow in om vervolgacties te automatiseren, zoals het verzenden van een e-mail of het aanmaken van een taak. Bij het maken van een eenvoudige workflow:

• Standaard is de inschrijvingstrigger van de eenvoudige workflow ingesteld op het verzenden van het formulier. Deze inschrijvingstrigger kan niet worden gewijzigd.
• Contacten worden elke keer dat het formulier wordt verzonden, ingeschreven in de eenvoudige workflow, zelfs als ze al eerder zijn ingeschreven.
• Als u een Marketing Hub -abonnement hebt dat marketingcontacten omvat, moeten uw contacten zijn ingesteld als marketingcontacten om e-mails te ontvangen die vanuit workflows worden verzonden. Meer informatie over het instellen van contacten als marketingcontacten.

Nadat een contactpersoon een formulier heeft ingediend, worden de acties die u hebt geconfigureerd geactiveerd. U kunt bijvoorbeeld een workflow instellen om automatisch een interne e-mailmelding naar een teamlid te sturen.

Inzicht in de beperkingen van eenvoudige workflows

Het aantal eenvoudige workflows dat je kunt maken, het aantal acties en het type acties dat je kunt toevoegen, is afhankelijk van je abonnement. Lees meer over de abonnementslimieten voor formulierautomatisering in de HubSpot Product & Services Catalog.

• Als je de gratis tools van HubSpot gebruikt, kun je voor elk formulier één eenvoudige workflow'Een e-mail verzenden na het indienen van het formulier' maken . Er geldt een limiet van één actie per eenvoudige workflow.
• Als je een Starter-, Professional - of Enterprise-accounthebt zonder Marketing Hub, kun je voor elk formulier één eenvoudige workflow maken. Er geldt een limiet van drie acties per eenvoudige workflow.
• In een Marketing Hub Starter-account kun je maximaal 10 acties toevoegen aan een eenvoudige workflow en één eenvoudige workflow per formulier maken.
• In een Marketing Hub Professional- of Enterprise-account kunt u zoveel acties aan uw eenvoudige workflow toevoegen als u nodig hebt en meerdere eenvoudige workflows voor elk formulier toevoegen. Als u Workflows View- machtigingen hebt, kunt u ook eenvoudige workflows bekijken op de indexpagina van workflows. U kunt deze eenvoudige workflows op de indexpagina van de workflows filteren door het filter 'Aangemaakt in' toe te passen en 'Formulieren' te selecteren.

Als u meer workflows moet maken of meer acties moet toevoegen en een Marketing Hub Professional- of Enterprise-abonnement hebt, kunt u aangepaste workflows bouwen in de tool Workflows.

Kies uw acties voor eenvoudige workflows

• Communicatie: verstuur een marketing-e-mail, interne e-mailmelding of een interne marketing-e-mail.
• CRM: maak een nieuw record of een nieuwe taak aan, of wijs het geregistreerde contact toe aan een geselecteerd team of aan bepaalde gebruikers. Deze actie is alleen compatibel met geactiveerde, betalende gebruikers.
• Marketing: toevoegen aan of verwijderen uit een advertentiepubliek of statische lijst.
• Data ops: stuur een webhook naar een externe applicatie. Webhooks kunnen bijvoorbeeld de informatie van een HubSpot-bedrijf (opgemaakt in JSON) naar een extern CRM sturen. Lees meer over het activeren van webhooks.

Als je een Marketing Hub Professional- of Enterprise-abonnement hebt, kun je toegang krijgen tot meer acties door een workflow te bouwen met de workflow-tool. Lees meer over de beschikbare workflow-acties.

Maak een eenvoudige workflow in de formulier-editor

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Marketing > Formulier. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Marketing > Formulier.
2. Beweeg de muis over de naam van een bestaand formulier en klik op Bewerken. Of maak een nieuw formulier aan.
3. Klik in de formulier-editor op het automatiseringspictogram ' workflows ' in het linkerpaneel. Als u een oud formulier bewerkt, gaat u naar het tabblad 'Automatisering '.
4. Maak een workflow om een e-mail te verzenden nadat een formulier is ingediend, of maak een aangepaste workflow en selecteer welke acties worden uitgevoerd nadat een formulier is ingediend.

• • Om automatisch een follow-up-e-mail te activeren na elke verzending van een formulier, klikt u onder Een e-mail verzenden na het verzenden van een formulier op Deze workflow maken.
  • Om uw eigen workflow te maken vanuit een leeg sjabloon, klikt u onder Maak uw eigen eenvoudige workflow op Nieuwe workflow maken. Selecteer in het uitschuifbare paneel aan de rechterkant, onder De actie(s) activeren wanneer, de optie Een contactpersoon heeft een formulier ingediend.

5. Om andere workflowacties toe te voegen, klikt u op het pluspictogram (+)' '.
   • Om een actie te bewerken, klikt u op de workflowactie en brengt u vervolgens wijzigingen aan in het linkerpaneel.

• Om workflowacties te verwijderen, klikt u op het verwijderingspictogram delete bij de workflowactie. Selecteer Deze actie om alleen de geselecteerde actie te verwijderen, of selecteer Deze actie en alle daaropvolgende om de geselecteerde actie en alle daaropvolgende acties te verwijderen.

• Om een notitie achter te laten bij een workflowactie ter referentie voor uzelf of uw team, beweegt u de muisaanwijzer over de actie en klikt u op het pictogram ' comments comments'. Lees hoe u opmerkingen toevoegt aan workflowacties.

6. Om de naam van de workflow te bewerken, klikt u in de workflowkop op hetpictogram ' edit ' (bewerken).
7. Om een workflow te verwijderen, klikt u bovenaan op 'Acties '. Selecteer vervolgens 'Workflow verwijderen'.
8. Om een workflow in te schakelen, zet u de schakelaar naast de naam van de workflow aan . Klik vervolgens op Oké. Nadat u uw eenvoudige workflow hebt gepubliceerd, worden alle wijzigingen die in de workflow worden aangebracht automatisch toegepast op de momenteel ingeschreven contactpersonen.

Voeg nog een eenvoudige workflow toe

Om nog een eenvoudige workflow aan uw formulier toe te voegen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Marketing > Formulier. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Marketing > Formulier.
2. Klik op de naam van een bestaand formulier en klik op Bewerken. Als u nog geen formulier hebt, lees dan hoe u een nieuw formulierkunt maken.
3. Klik in de formulier-editor op het automatiseringspictogram ' workflows ' in het linkerpaneel. Als u een ouder formulier bewerkt, gaat u naar het tabblad 'Automatisering '.
4. Klik rechtsboven op + Een nieuwe eenvoudige workflow toevoegen.
5. Selecteer in het rechterpaneel, onder 'Trigger de actie(s) wanneer', de optie 'Een contactpersoon heeft een formulier ingediend '.
6. Klik op Maken en stel vervolgens uw workflow in.