Gebruik automatiseringen met formulieren

Eenvoudig workflowgedrag begrijpen

Stel direct vanuit de formuliereditor een eenvoudige workflow in om vervolgacties te automatiseren, zoals het verzenden van een e-mail of het aanmaken van een taak. Bij het maken van een eenvoudige workflow:

• Standaard wordt de trigger voor het aanmelden van de eenvoudige workflow ingesteld op het indienen van het formulier. Deze trigger kan niet worden gewijzigd.
• Contactpersonen worden ingeschreven in de eenvoudige workflow elke keer dat het formulier wordt ingediend, zelfs als ze zich al eerder hebben ingeschreven.
• Contactpersonen moeten als marketingcontactpersonen worden ingesteld om e-mails te ontvangen die vanuit workflows worden verzonden. Meer informatie over het instellen van contactpersonen als marketingcontactpersonen.

Nadat een contactpersoon een formulier heeft verzonden, worden de acties geactiveerd die u hebt geconfigureerd. U kunt bijvoorbeeld een workflow instellen om automatisch een interne e-mailmelding naar een teamlid te sturen.

Eenvoudige workflowbegrenzingen begrijpen

Het aantal eenvoudige workflows dat u kunt maken, het aantal acties en het soort acties dat u kunt toevoegen , is afhankelijk van uw abonnement:

• Accounts die geen Marketing Hub abonnement hebben, kunnen alleen een Verzend een e-mail na het indienen van een formulier eenvoudige workflow maken.
• In een Marketing Hub Starter account kunt u maximaal 10 acties in een eenvoudige workflow toevoegen en één eenvoudige workflow per formulier maken.
• In een Marketing Hub Professional of Enterprise account kunt u zoveel acties aan uw eenvoudige workflow toevoegen als u nodig hebt en meerdere eenvoudige workflows per formulier toevoegen.

Als je meer workflows wilt maken of meer acties wilt toevoegen en een Marketing Hub Professional of Enterprise abonnement hebt, bouw dan aangepaste workflows in de workflows tool.

Kies uw eenvoudige workflow acties

• Communicatie: verstuur een marketing e-mail, interne e-mail notificatie of een interne marketing e-mail.
• CRM: maak een nieuw record, taak of wijs de ingeschreven contactpersoon toe binnen een geselecteerd team of tussen gespecificeerde gebruikers. Deze actie is alleen compatibel met geactiveerde, betaalde gebruikers.
• Marketing: toevoegen aan of verwijderen uit een advertentiepubliek of statische lijst.
• Datum ops: stuur een webhook naar een externe toepassing. Webhooks kunnen bijvoorbeeld de informatie van een HubSpot-bedrijf (geformatteerd in JSON) naar een extern CRM sturen. Meer informatie over het triggeren van webhooks.

Als je een Marketing Hub Professional of Enterprise abonnement hebt, heb je toegang tot meer acties door een workflow te bouwen met de workflows tool. Meer informatie over de beschikbare workflowacties.

Maak een eenvoudige workflow in de formuliereditor

1. Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
2. Beweeg de muis over de naam van een bestaand formulier en klik op Bewerken. Of maak een nieuw formulier.
3. Klik in de formuliereditor op het workflows automatiseringspictogram in het linkerpaneel. Als u een bestaand formulier bewerkt, gaat u naar het tabblad Automatisering.
4. Maak een workflow aan om een e-mail te versturen na het verzenden van een formulier of maak een aangepaste workflow aan en selecteer welke acties er ondernomen moeten worden na het verzenden van een formulier.

• • Om automatisch een vervolg e-mail te starten na het verzenden van een formulier, klikt u onder Stuur een e-mail na verzenden van een formulier op Maak deze workflow.
  • Om uw eigen workflow te maken vanuit een lege sjabloon, klikt u onder Maak uw eigen eenvoudige workflow, op Maak nieuwe workflow. Selecteer in het rechter schuifvenster onder De actie(s) activeren wanneer de optie Een contactpersoon heeft een formulier verzonden.

5. Als u andere workflowacties wilt toevoegen, klikt u op het pluspictogram+ .
• Als u een actie wilt bewerken, klikt u op de workflowactie en maakt u wijzigingen in het linker paneel.

• Om workflowacties te verwijderen, klikt u op de workflowactie op het pictogram delete verwijderen. Selecteer Deze actie om alleen de geselecteerde actie te verwijderen, of selecteer Deze actie en alles erna om de geselecteerde actie en alle volgende acties te verwijderen.

• Om een notitie achter te laten bij een workflow actie voor uzelf of uw team, gaat u met de muis over de actie en klikt u op het pictogram comments opmerkingen. Leer hoe u opmerkingen aan workflow acties kunt toevoegen.

6. Om de naam van de workflow te bewerken, klikt u in de kop van de workflow op hetpotloodpictogram edit .
7. Als u een workflow wilt verwijderen, klikt u bovenin op Acties. Selecteer vervolgens Werkstroom verwijderen.
8. Als u een workflow wilt inschakelen, schakelt u naast de workflownaam de schakelaar in. Klik vervolgens op Heb het. Nadat u uw eenvoudige workflow hebt gepubliceerd, worden alle wijzigingen in de workflow automatisch toegepast op de contactpersonen die op dat moment zijn ingeschreven.

Nog een eenvoudige workflow toevoegen

U kunt nog een eenvoudige workflow aan uw formulier toevoegen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
2. Klik op de naam van een bestaand formulier en klik op Bewerken. Als u geen bestaand formulier hebt, lees dan hoe u een nieuw formulier maakt.
3. Klik in de formuliereditor op het workflows automatiseringspictogram in het linkerpaneel. Als je een bestaand formulier bewerkt, ga dan naar het tabblad Automatisering.
4. Klik rechtsboven op + Een nieuwe eenvoudige workflow toevoegen.
5. Selecteer in het rechterpaneel onder Trigger the action(s) when de optie A contact submitted a form .
6. Klik op Maken en stel uw workflow in.

Als u een Marketing Hub Professional- of Enterprise-account hebt, kunnen gebruikers met weergavetoegang tot workflows de eenvoudige workflow bekijken op de indexpagina met workflows door het filter Hulpmiddel gemaakt van toe te passen en Formulieren te selecteren.

Je kunt eenvoudige workflows ook gebruiken met Facebook-, Google- of LinkedIn-advertentiecampagnes. Meer informatie over het gebruik van automatisering met de advertentietool van HubSpot.