Gebruik automatiseringen met formulieren

Je kunt kiezen wat er gebeurt nadat een formulier is verzonden door eenvoudige automatiseringsfuncties in te schakelen. Denk hierbij aan het versturen van een follow-up e-mail naar een contactpersoon of het versturen van automatische interne e-mailmeldingen naar andere HubSpot-gebruikers wanneer een formulier is verzonden.

Voordat je begint

Voordat je automatiseringen met formulieren gaat gebruiken, moet je eerst weten welke stappen je moet nemen en wat de beperkingen van de functie zijn.

Vereisten begrijpen

• Om een eenvoudige workflow in de formulieren-tool te maken of te bewerken, moeten gebruikers bewerkingstoegang hebben tot workflows.
• Om eenvoudige workflows op de workflows-indexpagina te bekijken, moeten gebruikers met een Marketing Hub Professional of Enterprise-account toegang hebben tot workflows. U kunt deze eenvoudige workflows filteren op de indexpagina met workflows door het filter Aangemaakt in toe te passen en Formulieren te selecteren.

Het gedrag van eenvoudige workflows begrijpen

U kunt rechtstreeks vanuit de formuliereditor een eenvoudige workflow instellen om vervolgacties te automatiseren, zoals het verzenden van een e-mail of het aanmaken van een taak. Wanneer u een eenvoudige workflow maakt:

• Standaard wordt de trigger voor het aanmelden van de eenvoudige workflow ingesteld op het indienen van het formulier. Deze trigger kan niet worden gewijzigd.
• Contactpersonen worden ingeschreven in de eenvoudige workflow elke keer dat het formulier wordt verzonden, zelfs als ze al eerder zijn ingeschreven.
• Contactpersonen moeten als marketingcontactpersonen worden ingesteld om e-mails te ontvangen die vanuit workflows worden verzonden. Meer informatie over het instellen van contactpersonen als marketingcontactpersonen.

Nadat een contactpersoon een formulier heeft verzonden, worden de acties geactiveerd die u hebt geconfigureerd. U kunt bijvoorbeeld een workflow instellen om automatisch een interne e-mailmelding naar een teamlid te sturen.

Eenvoudige workflowbegrenzingen begrijpen

Het aantal eenvoudige workflows dat u kunt maken, het aantal acties en het soort acties dat u kunt toevoegen , is afhankelijk van uw abonnement:

• Accounts die geen Marketing Hub abonnement hebben, kunnen alleen een Verzend een e-mail na het indienen van een formulier eenvoudige workflow maken.
• In een Marketing Hub Starter account kunt u maximaal 10 acties toevoegen in een eenvoudige workflow en één eenvoudige workflow maken voor elk formulier.
• In een Marketing Hub Professional of Enterprise account kunt u zoveel acties aan uw eenvoudige workflow toevoegen als u nodig hebt. U kunt ook meerdere eenvoudige workflows toevoegen voor elk formulier.

Als je meer workflows wilt maken of meer acties wilt toevoegen en een Marketing Hub Professional of Enterprise abonnement hebt, bouw dan aangepaste workflows in de workflows tool.

Kies uw eenvoudige workflow acties

• Communicatie: stuur een marketinge-mail, een interne e-mailmelding of een interne marketinge-mail.
• CRM: maak een nieuw record, taak of wijs de ingeschreven contactpersoon toe binnen een geselecteerd team of tussen gespecificeerde gebruikers. Deze actie is alleen compatibel met geactiveerde, betaalde gebruikers.
• Marketing: toevoegen aan of verwijderen uit een advertentiepubliek of statische lijst.
• Data ops: stuur een webhook naar een externe applicatie. Webhooks kunnen bijvoorbeeld de informatie van een HubSpot-bedrijf (geformatteerd in JSON) naar een extern CRM sturen. Meer informatie over het triggeren van webhooks.

Als je een Marketing Hub Professional of Enterprise abonnement hebt, heb je toegang tot meer acties door een workflow te bouwen met de workflows tool. Meer informatie over de beschikbare workflowacties.

Maak een eenvoudige workflow in de formuliereditor

1. Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
2. Beweeg de muis over de naam van een bestaand formulier en klik op Bewerken. Of maak een nieuw formulier.
3. Klik in de formuliereditor op het workflows automatiseringspictogram in het linkerpaneel. Als u een bestaand formulier bewerkt, gaat u naar het tabblad Automatisering.
4. Maak een workflow om een e-mail te versturen na het verzenden van een formulier of maak een aangepaste workflow en selecteer welke acties er moeten worden ondernomen na het verzenden van een formulier.

• • Om automatisch een vervolg e-mail te starten na het verzenden van een formulier, klikt u onder Stuur een e-mail na verzenden van een formulier op Maak deze workflow.
  • Om uw eigen workflow te maken op basis van een lege sjabloon, klikt u onder Maak uw eigen eenvoudige workflow, op Maak nieuwe workflow. Selecteer in het rechter schuifvenster onder De actie(s) activeren wanneer de optie Een contactpersoon heeft een formulier verzonden.

5. Als u andere workflowacties wilt toevoegen, klikt u op het pluspictogram+ .
   • Als u een actie wilt bewerken, klikt u op de workflowactie en maakt u wijzigingen in het linker paneel.

• Om workflowacties te verwijderen, klikt u op de workflowactie op het pictogram delete verwijderen. Selecteer Deze actie om alleen de geselecteerde actie te verwijderen, of selecteer Deze actie en alles erna om de geselecteerde actie en alle volgende acties te verwijderen.

• Om een notitie achter te laten bij een workflow actie voor uzelf of uw team, gaat u met de muis over de actie en klikt u op het pictogram comments opmerkingen. Leer hoe u opmerkingen aan workflow acties kunt toevoegen.

6. Om de naam van de workflow te bewerken, klikt u in de kop van de workflow op hetpictogram edit bewerken.
7. Als u een workflow wilt verwijderen, klikt u bovenin op Acties. Selecteer vervolgens Werkstroom verwijderen.
8. Als u een workflow wilt inschakelen, schakelt u naast de workflownaam de schakelaar in. Klik vervolgens op Heb het. Nadat u uw eenvoudige workflow hebt gepubliceerd, worden alle wijzigingen in de workflow automatisch toegepast op de contactpersonen die op dat moment zijn ingeschreven.

Nog een eenvoudige workflow toevoegen

U kunt nog een eenvoudige workflow aan uw formulier toevoegen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
2. Klik op de naam van een bestaand formulier en klik op Bewerken. Als u geen bestaand formulier hebt, lees dan hoe u een nieuw formulier maakt.
3. Klik in de formuliereditor op het workflows automatiseringspictogram in het linkerpaneel. Als je een bestaand formulier bewerkt, ga dan naar het tabblad Automatisering.
4. Klik rechtsboven op + Een nieuwe eenvoudige workflow toevoegen.
5. Selecteer in het rechterpaneel onder Trigger the action(s) when de optie A contact submitted a form .
6. Klik op Maken en stel uw workflow in.

Je kunt eenvoudige workflows ook gebruiken voor Facebook-, Google- of LinkedIn-advertentiecampagnes. Meer informatie over het gebruik van automatisering met de advertentietool van HubSpot.