sequenties maken en bewerken

Met de sequentietool kun je een reeks gerichte, getimede e-mailsjablonen versturen om contacten na verloop van tijd te voeden. Je kunt ook automatisch taken aanmaken om je eraan te herinneren je contacten op te volgen.

Als contactpersonen de e-mail beantwoorden of een afspraak maken, worden ze automatisch uit de reeks verwijderd . Nadat je sequenties hebt ingesteld en gebruikt, kun je je contacten segmenteren met sequentie-inschrijfeigenschappen.

Workflows zijn een ander automatiseringshulpmiddel dat je kunt gebruiken om records automatisch in te schrijven in een reeks acties. Bij het maken van je reeks kun je ook workflows maken op het tabbladAutomatisering om contactpersonen automatisch in te schrijven in deze reeks. Meer informatie over het gebruik van workflows.

Voordat je begint

Om sequenties te maken en uit te voeren, moet het HubSpot-gebruikersaccount aan de volgende vereisten voldoen:

• Het gebruikersaccount heeft een toegewezen Sales Hub Professional of Enterprise of Service Hub Professional of Enterprise seat.
• Het gebruikersaccount heeft een gekoppeld persoonlijk e-mailadres. Een team e-mailadres dat is gekoppeld aan de conversatie inbox kan niet worden gebruikt om sequentie e-mails te verzenden.
• Het gebruikersaccount heeft rechten voor sequenties .

Let bij het gebruik van sequenties ook op het volgende:

• Er is een limiet aan het aantal sequenties dat in je account kan worden aangemaakt door alle gebruikers. Je kunt het totale aantal sequenties dat in je account is gemaakt bekijken in de rechterbovenhoek van het sequences dashboard. Meer informatie over deze limieten vind je in de HubSpot Product & Services catalogus.
• Alle taken in een reeks worden toegewezen aan de gebruiker die de contactpersoon heeft ingeschreven in de reeks.

Reeksen maken

Maak een reeks met e-mailsjablonen en taakherinneringen. Je kunt ook de vertraging tussen sequentiestappen aanpassen, zodat e-mails en taken worden uitgevoerd wanneer jij dat wilt.

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Sequenties.
• Klik rechtsboven op Sequence maken.
• Selecteer in het linkerpaneel Beginvanaf nul of selecteer een kant-en-klaar sequentiesjabloon.
• Klik rechtsboven op Sequentie maken.

• Klik in de sequentie-editor op het edit potloodpictogram en voer een naam in voor je sequentie.

Stappen aan je sequentie toevoegen

• Klik op hetplus-pictogram om een stap toe te voegen.

• Selecteer een actie in het rechterpaneel. Je kunt automatische e-mails toevoegen of e-mail-, bel- of algemene taakherinneringen maken.
  • Klik op Geautomatiseerde e-mail om een geautomatiseerde e-mail toe te voegen.
    • Kies je e-mailtype om een nieuwe thread te starten of een antwoord te geven op een vorige e-mail.
    • Om een nieuwe sjabloon te maken, klikt u op Sjabloon maken.
    • Als u uw bestaande sjablonen wilt filteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Bestaande e-mailsjablonen of gebruikt u de zoekbalk om een sjabloon te zoeken. Selecteer vervolgens een sjabloon uit de lijst.
      
      
      
      
    • Als de geautomatiseerde e-mail niet de eerste stap in de reeks is, klik dan op [aantal] werkdagen naast Vertraging om het aantal dagen in te stellen voordat de e-mail wordt verzonden.

• • Een taakherinnering toevoegen:
    • Klik in het rechterpaneel op Handmatige e-mailtaak, Oproeptaak of Algemene taak.
    • Klik onder Taakdetails op het vinkje om de reeks te pauzeren totdat de taak is voltooid.

• • • Voer een titel in voor de taak.
      • Klik op het vervolgkeuzemenu Personaliseren om personalisatietekens toe te voegen aan de titel.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Prioriteit om de prioriteit van de taak in te stellen.
    • Om de taak aan een wachtrij toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Wachtrij.
    • Voer de details van de taak in het veld Opmerkingen in. Gebruik de werkbalk onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen, een knipsel in te voegen of personalisatietokens toe te voegen.

• • • Als je een herinnering voor een e-mailtaak maakt, kun je een e-mailsjabloon aan de vervolgtaak toevoegen. Bij het voltooien van de taak in de contactrecord wordt de e-mailsjabloon automatisch ingevuld in het venster voor het samenstellen van e-mails.
      
      • Klik op E-mailsjabloon toevoegen.
      • Om je bestaande sjablonen te filteren, klik je op het keuzemenu Bestaande e-mailsjablonen of gebruik je de zoekbalk om een sjabloon te zoeken. Selecteer vervolgens een sjabloon uit de lijst.
        
        
      

Let op: om automatisch het venster E-mailsamensteller te openen op een contactrecord en deze in te vullen met de sjabloon die is geselecteerd in de reeks e-mailtaken, moet je de e-mailtaak toevoegen aan een taakwachtrij. Anders moet u de e-mail handmatig bekijken en verzenden vanuit de contactrecord nadat de taak is gemaakt.

• • Klik op Toevoegen.
  • Configureer wanneer de taak wordt uitgevoerd:
    • Om een vertraging in te stellen, klikt u op [aantal] werkdagen naast Vertraging om het aantal dagen in te stellen voordat de taak wordt uitgevoerd.

• • • Als u een taak onmiddellijk na de vorige stap wilt maken, schakelt u het selectievakje Tijdvertraging uit.

• Als je HubSpot's integratie met LinkedIn Sales Navigator gebruikt, kun je een taakherinnering aanmaken om een InMail of connectieverzoek te versturen. Als je de taak in een wachtrij hebt voltooid, wordt de LinkedIn Sales Navigator geopend op het record van de contactpersoon, zodat je de InMail of het connectieverzoek kunt versturen.

• • Klik in het rechterpaneel op Sales Navigator - InMail taak of Sales Navigator - Connectieverzoek taak.
  • Klik onder Taakdetails op het vinkje om de reeks te pauzeren totdat de taak is voltooid.

• • Voer een titel in voor de taak.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Personaliseren om personalisatietekens aan de titel toe te voegen.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu Prioriteit om de prioriteit van de taak in te stellen.
  • Om de taak aan een wachtrij toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Wachtrij.
  • Voer de details van de taak in het veld Notities in. Je kunt dit veld gebruiken om het bericht in te vullen dat je in je InMail of connectieverzoek zou zetten. Dit bericht wordt niet automatisch ingevuld in het LinkedIn Sales Navigator pop-upvenster wanneer je de taak voltooit. Gebruik de werkbalk onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen, een knipsel in te voegen of personalisatietokens toe te voegen.

• Voeg stappen toe tot je reeks compleet is en klik op Opslaan. Elke reeks is beperkt tot 10 e-mailsjablonen, hoewel je zoveel taakherinneringen kunt toevoegen als nodig is.
• Selecteer in het rechterpaneel het keuzerondje naast de gewenste instelling voor delen. Standaard worden nieuwe of gekloonde reeksen ingesteld op Alleen ik. Meer informatie over het delen van verkoopinhoud en het in bulk delen van sequenties.
  
• Klik op Opslaan.

Instellingen voor sequenties bewerken

Nadat je stappen aan je sequentie hebt toegevoegd, kun je de sequentie-instellingen bewerken, waaronder de verzendtijd van follow-up e-mails en de standaard tijd voor het aanmaken van taken. Deze instellingen zijn alleen van toepassing op de e-mails en taken die worden uitgevoerd na de eerste stap in je reeks.

Let op: als je reeks is ingesteld om alleen e-mails op werkdagen te verzenden, tellende vertragingen alleen de werkdagen tussen elke stap. Als bijvoorbeeld een e-mail op donderdag om 17.00 uur wordt verzonden en de volgende e-mail drie dagen later moet worden verzonden, wordt de e-mail op dinsdag om 17.00 uur verzonden.

Om uw instellingen voor de reeks te configureren:

• Klik boven in de sequentie-editor op het tabblad Instellingen .
• Standaard worden follow-up e-mails in een reeks alleen op werkdagen verzonden. Om e-mails op zaterdag en zondag te verzenden, klikt u op om de optie Stappen alleen op werkdagen uitvoeren uit te schakelen.
• Om de timing van elke follow-up e-mail aan te passen, stel je een tijdsbereik in met behulp van de Automated email send window time pickers. HubSpot bekijkt eerdere geopende e-mails en de ingestelde tijdzone om automatisch de beste tijd voor verzending in dit bereik te bepalen.
• Sequentietaken worden gemaakt aan het begin van de kalenderdag van je account, die is gebaseerd op de tijdzone die is geselecteerd bij het inschrijven van contactpersonen. Deze taken worden opgenomen in de dagelijkse verzamelmail Taken . U kunt een extra e-mailherinnering ontvangen telkens wanneer een taak in een reeks wordt gemaakt:
  • Klik om de schakelaar E-mailherinneringen aan te zetten.
  • Gebruik de tijdkiezer om de standaardtijd te selecteren waarop je de taakherinnering ontvangt. De taak moet om 17.00 uur op die kalenderdag worden uitgevoerd in de tijdzone die je hebt geselecteerd toen je de contactpersoon in de reeks registreerde.

• Nadat je de instellingen voor de reeks hebt bewerkt, klik je op Opslaan.

Automatisering voor registratie van sequenties bewerken

Bewerk de triggers voor automatische afmelding of stel ingesloten workflows in om contactpersonen automatisch aan of af te melden voor de reeks. Standaard worden contactpersonen automatisch uitgeschreven als ze een e-mail in de reeks beantwoorden of een vergadering boeken op een planningspagina. Deze triggers kunnen niet worden uitgeschakeld.

• Zo bewerk je de triggers voor het afmelden van de reeks :
  • Klik bovenin de sequentie-editor op het tabblad Automatisering .
  • Om alle contactpersonen bij hetzelfde bedrijf uit deze reeks in te schrijven als een contactpersoon reageert op een e-mail in de reeks, klikt u op om de optie Inschrijven uit te schakelen : Alle contactpersonen bij hetzelfde bedrijf in deze reeks aan te zetten.
    
  • Klik op Opslaan nadat je de automatisering voor de registratie van je reeks hebt bewerkt.

• Je kunt ook workflows maken op het tabblad Automatisering om contactpersonen automatisch in of uit te schrijven voor deze reeks op basis van andere triggers. Deze workflows kunnen worden in- en uitgeschakeld op het tabblad Automatisering of worden beheerd in de tool Workflows. Zo maak je een workflow:

• • Klik rechtsboven op Workflow maken.

• • Zo activeert u een workflow op basis van het indienen van een formulier:
    • Selecteer in het rechterpaneel Indienen van een formulierom een contactpersoon in de workflow in te schrijven wanneer deze een formulier indient.

• • • Selecteer Contact verzendt een willekeurig formulier om contactpersonen op te nemen die een willekeurig formulier op uw website verzenden, of Contact verzendt een specifiek formulier en selecteer een formulier in het vervolgkeuzemenu.
      
      

• • Een workflow activeren op basis van paginabezoeken:
    • Selecteer in het rechterpaneel Paginaweergave om een contactpersoon in de workflow in te schrijven wanneer deze een pagina op uw website bekijkt.

• • • Selecteer een optie voor paginabezichtiging om de criteria voor paginabezichtiging per URL te verfijnen. Een jokerteken (*) werkt niet.
      
      

• Klik op Volgende: Workflowactie instellen.
• Selecteer in het gedeelte Acties van de reeks een actie die moet plaatsvinden wanneer contactpersonen aan de triggercriteria voldoen:
• Om een contactpersoon uit de reeks in te schrijven wanneer deze voldoet aan de inschrijvingscriteria van de workflow, selecteert u Contact uit deze reeks inschrijven.

• • Om een contactpersoon in de reeks in te schrijven als deze voldoet aan de inschrijvingscriteria van de workflow, selecteert u Contact in deze reeks inschrijven. Gebruik de vervolgkeuzemenu's Afzender en Van e-mailadres om een e-mailafzender te selecteren.
    
    

• Klik linksonder op Maken.
• Klik in het dialoogvenster op Inschakelen om de workflow onmiddellijk in te schakelen of op Opslaan als concept. De nieuwe workflow verschijnt in de lijst met triggers op het tabblad Automatisering .
• Als u de workflow in de tool Workflows wilt bewerken, een trigger wilt bewerken, een actie wilt bewerken of een workflow wilt verwijderen, gaat u met de muisaanwijzer naast de workflow staan en klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties.

Volgordes bewerken

Je kunt je sequentiesjablonen bewerken, de taken in je sequentie bijwerken en je sequentie-instellingen aanpassen. Als u contactpersonen hebt die momenteel actief zijn in een reeks, lees dan meer over hoe wijzigingen in een actieve reeks uw contactpersonen kunnen beïnvloeden.

• Om de volgorde van de stappen in de reeks te wijzigen, klik je in de rechterbovenhoek van de stap in de reeks op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer je Omhoog of Omlaag verplaatsen .

• Je kunt ook e-mail threading, automatische e-mails of handmatige e-mailsjablonen rechtstreeks vanuit de reeks bewerken:
  • Leer hoe je e-mail threading bewerkt.
  • Om een geautomatiseerde e-mail te bewerken, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties voor de stap Geautomatiseerde e-mail in de reeks en klik je vervolgens op E-mail bewerken. Je kunt dan de inhoud van de e-mail bewerken en deze opslaan als een nieuwe sjabloon.

• • Als je een handmatige e-mailsjabloon wilt bewerken, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties voor de stap Handmatige e-mailtaak in de reeks en klik je vervolgens op Taak bewerken. Klik op de naam van de e-mailsjabloon en klik vervolgens op Bewerken in het vervolgkeuzemenu.

• • Om alle andere taken te bewerken, klik je in de rechterbovenhoek van de stap in de reeks op het vervolgkeuzemenu Acties en vervolgens op Taak bewerken.
• Om een stap uit je reeks te verwijderen, klik je rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Acties en vervolgens op Verwijderen.
• Wanneer je klaar bent met het bewerken van je sequentiestappen:
  • Om de wijzigingen die je net hebt gemaakt toe te passen op de bestaande sequentie, klik je rechtsboven op Bestaand opslaan.
  • Om een geheel nieuwe reeks te maken met de wijzigingen die je zojuist hebt aangebracht:
    • Klik rechtsboven op Maak kopie.
    • Voer in het dialoogvenster een naam in voor de nieuwe reeks en selecteer desgewenst een map.
    • Klik op Opslaan.

Ontdek hoe u uw contactpersonen in een reeks kunt registreren.