sequenties maken en bewerken

Met de sequenties-tool kunt u een reeks gerichte, getimede e-mailsjablonen versturen om contacten na verloop van tijd te koesteren. U kunt ook automatisch taken aanmaken om u eraan te herinneren uw contacten op te volgen.

Wanneer contacten de e-mail beantwoorden of een vergadering boeken, worden ze automatisch uit de reeks verwijderd . Nadat u sequenties hebt ingesteld en gebruikt, kunt u uw contacten segmenteren met de inschrijfeigenschappen van de sequentie.

Workflows zijn een ander automatiseringshulpmiddel dat u kunt gebruiken om records automatisch in te schrijven in een reeks acties. Bij het maken van uw reeks kuntu ook workflows maken op het tabblad Automatiseringom contactpersonen automatisch in deze reeks in te schrijven. Meer informatie over het gebruik van workflows.

Voordat u begint

Om sequenties te maken en uit te voeren, moet het HubSpot gebruikersaccount aan de volgende vereisten voldoen:

• Het gebruikersaccount heeft een toegewezen Sales Hub Professional of Enterprise of Service Hub Professional of Enterprise seat.
• Het gebruikersaccount heeft een gekoppeld persoonlijk e-mailadres. Een team e-mailadres gekoppeld aan de gesprekken inbox kan niet worden gebruikt om sequentie e-mails te versturen.
• Het gebruikersaccount heeft rechten voor sequenties .

Let bij het gebruik van sequenties ook op het volgende:

• Er is een limiet aan het aantal sequenties dat u in uw account kunt aanmaken. Je kunt het totale aantal sequenties dat in je account is aangemaakt bekijken in de rechterbovenhoek van het sequences dashboard. Lees meer over deze limieten in de HubSpot Product & Services catalogus.
• Als je HubSpot's integratie met LinkedIn Sales Navigator gebruikt, kun je taken aanmaken om je eraan te herinneren een InMail of connectieverzoek te sturen. Deze taken worden niet automatisch uitgevoerd en moeten handmatig worden ingevuld.
• Alle taken in een reeks worden toegewezen aan de gebruiker die het contact in de reeks heeft ingeschreven.
  

Reeksen aanmaken

Maak een reeks met behulp van e-mailsjablonen en taakherinneringen. U kunt ook de vertraging tussen sequentiestappen aanpassen, zodat e-mails en taken worden uitgevoerd wanneer u dat wilt.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Sequenties.
• Klik rechtsboven op Sequence maken.
• Selecteer in het linkerpaneel Beginvanaf nul of selecteer een vooraf gemaakte sequentiesjabloon.
• Klik rechtsboven op Sequentie maken.

• Klik in de sequentie-editor op hetbewerkingspotlood-pictogram en voer een naam in voor uw sequentie.

Stappen toevoegen aan uw sequentie

• Om een stap toe te voegen, klikt u op hetplus-pictogram .
• In het rechterpaneel selecteert u een actie. U kunt geautomatiseerde e-mails toevoegen, of herinneringen per e-mail, oproep of algemene taak maken.
  • Om een geautomatiseerde e-mail toe te voegen, klikt u op Geautomatiseerde e-mail.
    • Om een nieuwe sjabloon te maken, klikt u op Sjabloon maken.
    • Om uw bestaande sjablonen te filteren, klikt u op het keuzemenu Bestaande e-mailsjablonen , of gebruikt u de zoekbalk om een sjabloon te vinden. Selecteer vervolgens een sjabloon uit de lijst.
      
      
      
      
    • Als de geautomatiseerde e-mail niet de eerste stap in de reeks is, klikt u op [aantal] werkdagen naast Vertraging om het aantal dagen in te stellen voordat de e-mail wordt verzonden.
      
      

• • Zo voegt u een taakherinnering toe:
    • Klik in het rechterpaneel op Handmatige e-mailtaak, Oproeptaak of Algemene taak.
    • Klik onder Taakdetails op het vinkje om de reeks te pauzeren totdat de taak is voltooid.

• • • Voer een titel voor de taak in.
      • Om personalisatietekens in de titel toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Personaliseren.
    • Om de prioriteit van de taak in te stellen, klikt u op het keuzemenu Prioriteit .
    • Om de taak aan een wachtrij toe te voegen, klikt u op het keuzemenu Wachtrij.
    • Voer de details van de taak in het veld Notities in. Gebruik de werkbalk onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen, een knipsel in te voegen of personalisatietekens toe te voegen.

• • • Als u een e-mailtaakherinnering maakt, kunt u een e-mailsjabloon toevoegen aan de vervolgtaak. Bij het voltooien van de taak in het contactrecord wordt de e-mailsjabloon automatisch ingevuld in het venster E-mailcompositie.
      
      • Klik op E-mailsjabloon toevoegen.
      • Om uw bestaande sjablonen te filteren, klikt u op het keuzemenu Bestaande e-mailsjablonen , of gebruikt u de zoekbalk om een sjabloon te vinden. Selecteer vervolgens een sjabloon uit de lijst.
        
        
      

Let op: om automatisch het venster E-mail composer te openen op een contactrecord en het te vullen met de sjabloon die is geselecteerd in de reeks e-mailtaken, moet u de e-mailtaak toevoegen aan een taakwachtrij. Anders moet u de e-mail handmatig bekijken en verzenden vanuit de contactpersoon nadat de taak is gemaakt.

• • Klik op Toevoegen.
  • Om te configureren wanneer de taak wordt uitgevoerd:
    • Om een vertraging in te stellen, klikt u op [aantal] werkdagen naast Vertraging om het aantal dagen in te stellen voordat de taak wordt uitgevoerd.

• • • Om een taak onmiddellijk na de vorige stap te maken, schakelt u het selectievakje Tijdvertraging uit.
      

• Als je de integratie van HubSpot met LinkedIn Sales Navigator gebruikt, kun je een taakherinnering maken om een InMail te versturen of een connectieverzoek te sturen. Wanneer u de taak in een wachtrij voltooit, wordt de LinkedIn Sales Navigator geopend op het record van de contactpersoon, zodat u de InMail of het connectieverzoek kunt versturen.

• • Klik in het rechterpaneel op Sales Navigator - InMail taak of Sales Navigator - Verbindingsverzoek taak.
  • Klik onder Taakdetails op het vinkje om de reeks te pauzeren totdat de taak is voltooid.

• • Voer een titel voor de taak in.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Personaliseren om personalisatietekens in de titel toe te voegen.

• • Om de prioriteit van de taak in te stellen, klikt u op het keuzemenu Prioriteit .
  • Om de taak aan een wachtrij toe te voegen, klikt u op het keuzemenu Wachtrij.
  • Voer de details van de taak in het veld Notities in. Je kunt dit veld gebruiken om het bericht in te voeren dat je in je InMail of connectieverzoek zou opnemen. Dit bericht wordt niet automatisch ingevuld in het pop-upvenster van LinkedIn Sales Navigator bij het voltooien van de taak. Gebruik de werkbalk onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen, een knipsel in te voegen of personalisatietekens toe te voegen.

• Voeg stappen toe totdat uw reeks compleet is en klik op Opslaan. Elke reeks is beperkt tot 10 e-mailsjablonen, hoewel u zoveel taakherinneringen kunt toevoegen als nodig is.
• Selecteer in het rechterpaneel het keuzerondje naast de gewenste instelling voor delen. Standaard worden nieuwe of gekloonde reeksen ingesteld op Alleen ik. Meer informatie over het delen van verkoopinhoud en het in bulk delen van sequenties.
  
• Klik opOpslaan.

Instellingen voor sequenties bewerken

Nadat u stappen aan uw sequentie hebt toegevoegd, kunt u de sequentie-instellingen bewerken, waaronder de verzendtijden voor follow-up e-mails en de standaardtijden voor het aanmaken van taken. Deze instellingen gelden alleen voor de e-mails en taken die worden uitgevoerd na de eerste stap in uw reeks.

Let op: als uw reeks is ingesteld om alleen e-mails te verzenden op werkdagen, tellen de vertragingen alleen de werkdagen tussen elke stap. Als bijvoorbeeld een e-mail op donderdag om 17.00 uur wordt verzonden en de volgende e-mail drie dagen later moet worden verzonden, wordt de e-mail op dinsdag om 17.00 uur verzonden.

Om uw sequentie-instellingen te configureren:

• Klik boven in de sequentie-editor op het tabblad Instellingen .
• Standaard worden follow-up e-mails in een reeks alleen op werkdagen verzonden. Om e-mails op zaterdag en zondag te verzenden, klikt u op om de optie E-mails verzenden en taken maken alleen op werkdagen uit te schakelen.
• Om de e-mails in de reeks in het Postvak IN van de ontvanger te plaatsen, schakelt u de optie E-mails in rijgen als antwoorden in.
• Om de timing van elke follow-up e-mail aan te passen, stel je een tijdsbereik in met behulp van de Automated email send window time pickers. HubSpot zal eerdere e-mailopeningen en de ingestelde tijdzone bekijken om automatisch het beste tijdstip te bepalen om in dit bereik te verzenden.
• Sequentietaken worden gemaakt aan het begin van de kalenderdag van je account, die is gebaseerd op de tijdzone die is geselecteerd bij het inschrijven van contactpersonen. Deze taken worden opgenomen in de dagelijkse verzamelmail Taken . U kunt een extra e-mailherinnering ontvangen telkens wanneer een taak in een reeks wordt gemaakt:
  • Klik om de schakelaar Ontvang een e-mailherinnering voor elke taak aan te zetten.
  • Gebruik de tijdkiezer om het standaard tijdstip te selecteren waarop u de taakherinnering ontvangt. De taak moet om 17.00 uur op die kalenderdag worden uitgevoerd in de tijdzone die is geselecteerd bij het inschrijven van de contactpersoon in de reeks.
    
    

• Nadat u de instellingen voor de reeks hebt bewerkt, klikt u op Opslaan.

Automatisering van de sequentie-inschrijving bewerken

Bewerk de triggers voor automatische afmelding of stel ingesloten workflows in om contacten in de reeks automatisch aan of af te melden. Standaard worden contactpersonen automatisch uitgeschreven als ze een e-mail in de reeks beantwoorden of een vergadering boeken op een planningspagina. Deze triggers kunnen niet worden uitgeschakeld.

• Zo bewerkt u de triggers voor het uitschrijven van de reeks:
  • Klik boven in de sequentie-editor op het tabblad Automatisering .
  • Om alle contactpersonen bij hetzelfde bedrijf uit deze reeks in te schrijven wanneer een contactpersoon op een e-mail in de reeks antwoordt, klikt u op om de optie Inschrijven uit te schakelen : Alle contacten bij hetzelfde bedrijf uit deze reeks aan te zetten.
    
  • Nadat u de automatisering van de reeksaanmelding hebt bewerkt, klikt u op Opslaan.
    

• U kunt op het tabblad Automatisering ook workflows maken om contacten uit deze reeks automatisch in of uit te schrijven op basis van andere triggers. Deze workflows kunnen worden in- en uitgeschakeld vanaf het tabblad Automatisering , of worden beheerd in de tool Workflows. Zo maakt u een workflow:

• • Klik rechtsboven op Werkstroom maken.

• • Zo activeert u een workflow op basis van een ingediend formulier:
    • Selecteer in het rechterpaneel Formulierindiening om een contactpersoon in de workflow in te schrijven wanneer deze een formulier indient.

• • • SelecteerContact verzendt elk formulier om contacten in te schrijven die elk formulier op uw website indienen, ofContact verzendt een specifiek formulier en selecteer een formulier uit het vervolgkeuzemenu.
      
      

• • Zo activeert u een workflow op basis van paginaweergaven:
    • Selecteer in het rechterpaneel Paginaweergave om een contactpersoon in de workflow in te schrijven wanneer dezeeen pagina op uw websitebekijkt.

• • • Selecteer eenoptie voor paginaweergaveom de criteria voor paginaweergave per URL te verfijnen. Een jokerteken (*) werkt niet.
      
      

• Klik op Volgende: Workflowactie instellen.
• Selecteer in de sectieSequence actionseen actie die moet plaatsvinden wanneer contactpersonen aan de triggercriteria voldoen:
• Om een contactpersoon uit te schrijven uit de reeks wanneer deze voldoet aan de workflowinschrijvingscriteria, selecteert u Contact uitschrijven uit deze reeks.

• • Om een contactpersoon in de reeks in te schrijven als deze aan de inschrijvingscriteria van de workflow voldoet, selecteert u Contactpersoon in deze reeks inschrijven. Gebruik de vervolgkeuzemenu's Afzender en Van e-mailadres om een afzender te selecteren.
    
    

• Klik linksonder op Maken.
• Klik in het dialoogvenster op Inschakelen om de workflow onmiddellijk in te schakelen of op Opslaan als concept. De nieuwe workflow verschijnt in de lijst met triggers op het tabblad Automatisering .
• Om de werkstroom in de tool Werkstromen te bewerken, een trigger te bewerken, een actie te bewerken of een werkstroom te verwijderen, gaat u met de muis naast de werkstroom staan en klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties.
  

Volgordes bewerken

U kunt uw sequentiesjablonen bewerken, de taken in uw sequentie bijwerken en uw sequentie-instellingen aanpassen. Als u contactpersonen hebt die momenteel actief zijn in een reeks, leest u meer over hoe wijzigingen in een actieve reeks uw contactpersonen kunnen beïnvloeden.

• Om de volgorde van de stappen in de reeks te wijzigen, klikt u in de rechterbovenhoek van de reeksstap op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Omhoog of Omlaag verplaatsen .

• U kunt ook geautomatiseerde e-mails of handmatige e-mailsjablonen rechtstreeks vanuit de reeks bewerken:
  • Om een geautomatiseerde e-mail te bewerken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties voor de stap Geautomatiseerde e-mail in de reeks en vervolgens op E-mail bewerken. U kunt dan de inhoud van de e-mail bewerken en opslaan als een nieuwe sjabloon.

• • Als u een handmatige e-mailsjabloon wilt bewerken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties voor de stap Handmatige e-mailtaak in de reeks en vervolgens op Taak bewerken. Klik op de naam van de e-mailsjabloon en vervolgens op Bewerken in het vervolgkeuzemenu.

• • Om alle andere taken te bewerken, klikt u in de rechterbovenhoek van de stap in de reeks op het vervolgkeuzemenu Acties en vervolgens op Taak bewerken.
• Om een stap uit uw reeks te verwijderen, klikt u rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Acties en vervolgens op Verwijderen.
• Wanneer u klaar bent met het bewerken van uw sequentiestappen:
  • Om de zojuist aangebrachte wijzigingen toe te passen op de bestaande sequentie, klik je rechtsboven op Bestaand opslaan.
  • Om een geheel nieuwe sequentie te maken die de zojuist gemaakte wijzigingen bevat:
    • Klik rechtsboven op Maak kopie.
    • Voer in het dialoogvenster een naam in voor de nieuwe reeks en selecteer desgewenst een map.
    • Klik op Opslaan.

Ontdek hoe u uw contactpersonen in een reeks kunt opnemen.