Sequenties aanmaken en bewerken

Samenvatting

Met de tool ‘Sequenties’ kun je een reeks gerichte, getimede e-mailsjablonen versturen om contacten in de loop van de tijd te koesteren. Je kunt ook automatisch taken aanmaken om je eraan te herinneren contact op te nemen met je contacten.

Je kunt ervoor kiezen om contacten uit de sequentie te verwijderen wanneer ze op een e-mail reageren of een afspraak boeken. Lees hoe je triggers voor automatische uitschrijving kunt aanpassen. Nadat je sequenties hebt ingesteld en gebruikt, kun je je contacten segmenteren op basis van de inschrijvingskenmerken van de sequentie.

Workflows zijn een andere automatiseringstool die u kunt gebruiken om records automatisch in te schrijven voor een reeks acties. Bij het aanmaken van uw reeks kunt u ook workflows aanmaken via het tabblad ‘Automatisering’ om contacten automatisch in deze reeks in te schrijven. Lees meer over het gebruik van workflows.

Voordat u aan de slag gaat

Om sequenties te maken en uit te voeren, moet een gebruiker aan alle volgende vereisten voldoen:

• De gebruiker heeft een toegewezen Sales-of Service-licentie.
• De gebruiker heeft machtigingen voor sequenties.
• De gebruiker heeft een gekoppeld persoonlijk e-mailadres. (Eenteam-e-mailadres dat is gekoppeld aan de inbox voor gesprekken kan niet worden gebruikt om e-mails in het kader van sequenties te versturen.)

Houd bij het gebruik van sequenties rekening met het volgende:

• Er geldt een limiet voor het aantal sequenties dat door alle gebruikers in je account kan worden aangemaakt. Je kunt het totale aantal aangemaakte sequenties in je account bekijken in de rechterbovenhoek van het sequenties-dashboard. Lees meer over deze limieten in de Product- en dienstencatalogus van HubSpot.
• Alle taken in een reeks worden toegewezen aan de gebruiker die de contactpersoon in de reeks heeft ingeschreven.
• Wanneer u een workflow gebruikt om sequentie-e-mails te versturen, moet de geselecteerde afzender een toegewezen Sales-of Service-licentie hebben.

Een reeks aanmaken

Maak een reeks aan met behulp van e-mailsjablonen en taakherinneringen, die aan het contact worden gekoppeld. Je kunt ook de vertraging tussen de stappen in de reeks aanpassen, zodat e-mails en taken worden uitgevoerd wanneer jij dat wilt.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sequenties. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sequenties.
2. Klik rechtsboven op 'Sequentie aanmaken'.
3. Selecteer in het linkerpaneel'Vanaf nul beginnen'of kies een kant-en-klare sequentiesjabloon.
4. Klik rechtsboven op 'Sequentie aanmaken'.
5. Klik in de sequentie-editor op hetpotloodpictogram edit en voer een naam in voor je sequentie.

Stappen toevoegen aan een reeks

1. Om een stap toe te voegen, klikt u op hetplusteken (+) .
2. Selecteer in het rechterpaneel een actie. U kunt geautomatiseerde e-mails toevoegen of herinneringen voor e-mails, telefoontjes of algemene taken aanmaken.

3. Klik op 'Geautomatiseerde e-mail' om een geautomatiseerde e-mail toe te voegen.
   • Kies het e-mailtype om een nieuwe thread te starten of op een eerdere e-mail te reageren.
   • Klik op 'Sjabloon maken' om een nieuw sjabloon te maken.
   • Om je bestaande sjablonen te filteren, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Bestaande e-mailsjablonen' of gebruik je de zoekbalk om een sjabloon te vinden. Selecteer vervolgens een sjabloon uit de lijst.

• • Als de geautomatiseerde e-mail niet de eerste stap in de reeks is, klik dan op [aantal] werkdagen naast 'Vertraging' om het aantal dagen in te stellen voordat de e-mail wordt verzonden. U kunt een e-mail maximaal 90 werkdagen uitstellen.

4. Om een taakherinnering toe te voegen:
   • Klik in het rechterpaneel op ‘Handmatige e-mailtaak’, ‘Beltaken’ of ‘Algemene taak’.
   • Klik onder 'Taakdetails' op hetvinkje om de reeks te pauzeren totdat de taak is voltooid.
   • Voer een titel voor de taak in. Om personalisatietokens aan de titel toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Personaliseren '.
   • Om de prioriteit van de taak in te stellen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Prioriteit '.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Wachtrij' om de taak aan een wachtrij toe te voegen.
   • Voer de taakdetails in het veld 'Opmerkingen' in. Gebruik de werkbalk onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen, een fragment in te voegen of personalisatietokens toe te voegen.
   • Als u een herinnering voor een e-mailtaak aanmaakt, kunt u een e-mailsjabloon toevoegen aan de vervolgtaak. Wanneer u de taak in het contactrecord voltooit, wordt het e-mailsjabloon automatisch ingevuld in het venster voor het opstellen van e-mails.
     • Klik op E-mailsjabloon toevoegen.
     • Om uw bestaande sjablonen te filteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Bestaande e-mailsjablonen’ of gebruikt u de zoekbalk om een sjabloon te vinden. Selecteer vervolgens een sjabloon uit de lijst.

4. • Klik op Toevoegen.
   • Om in te stellen wanneer de taak wordt uitgevoerd:
     • • Om een vertraging in te stellen, klikt u op [aantal] werkdagen naast Vertraging om het aantal dagen in te stellen voordat de taak wordt uitgevoerd. Om een taak onmiddellijk na de vorige stap te maken, stelt u [aantal] werkdagen in opnul.
5. Als je de integratie van HubSpot met LinkedIn Sales Navigator gebruikt, kun je een taakherinnering aanmaken om een InMail te versturen of een connectieverzoek te sturen. Wanneer je de taak in een wachtrij voltooit, wordt LinkedIn Sales Navigator geopend op het contactrecord, zodat je de InMail of het connectieverzoek kunt versturen.
   • Klik in het rechterpaneel op ‘Sales Navigator – InMail-taak’ of ‘Sales Navigator – Verbindingsverzoek-taak’.
   • Klik onder Taakdetails op hetvinkje om de reeks te pauzeren totdat de taak is voltooid.
   • Voer een titel voor de taak in. Als je personalisatietokens aan de titel wilt toevoegen, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Personaliseren '.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Prioriteit' om de prioriteit van de taak in te stellen.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Wachtrij' om de taak aan een wachtrij toe te voegen.
   • Voer de taakdetails in het veld 'Opmerkingen' in. U kunt dit veld gebruiken om het bericht in te voeren dat u in uw InMail of connectieverzoek wilt opnemen. Dit bericht wordt niet automatisch ingevuld in het pop-upvenster van LinkedIn Sales Navigator wanneer u de taak voltooit. Gebruik de werkbalk onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen, een fragment in te voegen of personalisatietokens toe te voegen.
   • Voeg stappen toe totdat je reeks compleet is en klik op ‘Opslaan’. Elke reeks is beperkt tot 10 e-mailsjablonen, maar je kunt zoveel taakherinneringen toevoegen als je wilt.
   • Selecteer in het rechterpaneel het keuzerondje naast de gewenste instelling voor delen. Standaard worden nieuwe of gekloonde reeksen ingesteld op ‘Alleen ik’. Lees meer over het delen van verkoopcontent en het in bulk delen van reeksen.
     
     
     
6. Klik op‘Opslaan’.

De instellingen van een reeks bewerken

Nadat u stappen aan uw reeks hebt toegevoegd, kunt u de instellingen van de reeks bewerken, waaronder de verzendtijden van de follow-up-e-mails en de standaardtijden voor het aanmaken van taken. Deze instellingen zijn alleen van toepassing op de e-mails en taken die na de eerste stap in uw reeks worden uitgevoerd. 

Let op: wanneer uw reeks is ingesteld om alleen op werkdagen e-mails te verzenden, worden bij de vertragingen alleen de werkdagen tussen elke stap meegeteld. Als er bijvoorbeeld op donderdag om 17.00 uur een e-mail wordt verzonden en de volgende e-mail is gepland voor drie dagen later, wordt de e-mail op dinsdag om 17.00 uur verzonden. Houd er rekening mee dat het tijdstip van de follow-up-e-mail afhankelijk is van uw automatische verzendvenster voor e-mails. 

Om je sequentie-instellingen te configureren:

1. Klik bovenaan de sequentie-editor op het tabblad Instellingen .
2. Standaard worden follow-up-e-mails in een reeks alleen op werkdagen verzonden. Om e-mails op zaterdag en zondag te verzenden, klik je op de schakelaar ‘Stappen alleen op werkdagen uitvoeren’ om deze uit te schakelen .
3. Om het tijdstip van elke follow-up-e-mail aan te passen, stelt u een tijdsbereik in met behulp van de tijdkiezers voor het automatische verzendvenster voor e-mails . HubSpot bekijkt eerdere e-mailopeningen en de ingestelde tijdzone om automatisch het beste verzendtijdstip binnen dit bereik te bepalen. 
4. Sequentietaken worden aangemaakt aan het begin van de kalenderdag van je account, die is gebaseerd op de tijdzone die is geselecteerd bij het aanmelden van contacten. Deze taken worden opgenomen in de dagelijkse takenoverzicht-e-mail . Om elke keer dat er een taak in een sequentie wordt aangemaakt een extra e-mailherinnering te ontvangen:
   • Klik om deschakelaar 'E-mailherinneringen 'in te schakelen. 
   • Gebruik de tijdkiezer omhet standaardtijdstip te selecteren waarop je de taakherinnering wilt ontvangen. De taak moet om 17.00 uur op die kalenderdag worden uitgevoerd in de tijdzone die is geselecteerd bij het aanmelden van het contact in de reeks.
5. Als u een Marketing Hub Professional- of Enterprise-abonnement hebt en uw reeks aan een campagne wilt koppelen, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Toevoegen aan marketingcampagne’ en selecteert u een campagne. 
   
   • Contacten die in de reeks zijn ingeschreven, worden beschouwd als beïnvloede contacten. Lees meer over beïnvloede contacten in campagnes. 
   • De omzettoewijzing vanuit de reeks is gebaseerd op aanmeldingen en afmeldingen voor de reeks, geboekte afspraken en beantwoorde e-mails. 
6. Nadat u de instellingen van uw reeks hebt bewerkt, klikt u op 'Opslaan'.

De automatisering van de inschrijving voor de reeks bewerken

Bewerk de triggers voor automatische uitschrijving of stel ingebouwde workflows in om contactpersonen automatisch in te schrijven voor of uit te schrijven uit de reeks.

Standaard worden contactpersonen automatisch uitgeschreven wanneer ze op een e-mail in de reeks reageren of een vergadering boeken via een vergaderlink die in een stap van de reeks is opgenomen.

1. Klik bovenaan de sequentie-editor op het tabblad ‘Automatisering ’.
2. Onder het gedeelte ‘Automatiseer je reeks’ kun je de volgende schakelaars in- of uitschakelen:
   • Wanneer een contactpersoon op een e-mail reageert → Uitschrijven ... uit deze reeks
   • Wanneer een contactpersoon een vergadering boekt → Uitschrijven ... uit deze reeks
3. Gebruik voor elke ingeschakelde schakelaar het vervolgkeuzemenu om te kiezen of de actie moet leiden tot uitschrijving:
   • Het contact: alleen het specifieke contact dat de actie heeft uitgevoerd, wordt uit de reeks verwijderd.
   • Alle contactpersonen bij het bedrijf: de specifieke contactpersoon die de actie heeft uitgevoerd en alle andere contactpersonen bij hetzelfde bedrijf worden uit de reeks verwijderd.
4. Nadat u de automatisering voor inschrijving in de reeks hebt bewerkt, klikt u op Opslaan.
5. U kunt ook workflows maken via het tabblad 'Automatisering' om contactpersonen automatisch aan te melden of af te melden voor deze reeks op basis van andere triggers. Deze workflows kunnen worden in- en uitgeschakeld via hettabblad 'Automatisering'of worden beheerd in de workflow-tool. Om een workflow te maken: 
   • Klik in het gedeelte Aangepaste automatisering op Een automatisering maken. 
   • Om een workflow te activeren op basis van het indienen van een formulier:
     • Selecteer in het rechterpaneel 'Formulierinzending ' om een contactpersoon in de workflow in te schrijven wanneer deze een formulier indient.
     • Selecteer‘Contactpersoon dient een willekeurig formulier in’ om contactpersonen in te schrijven die een willekeurig formulier op uw website indienen, of selecteer‘Contactpersoon dient een specifiek formulier in ’ en kies een formulier uit het vervolgkeuzemenu.

• • Om een workflow te activeren op basis van paginaweergaven:
    • Selecteer in het rechterpaneel 'Paginaweergave' om een contactpersoon aan de workflow toe te voegen wanneer dezeeen paginaop uw websitebekijkt.
    • Selecteer eenoptie voor paginaweergave omde criteria voor paginaweergave op basis van de URL te verfijnen. Een jokerteken (*) werkt niet. 

5. Klik opVolgende: Workflowactie instellen. 
6. Selecteer in hetgedeelte 'Sequentieacties'een actie die moet worden uitgevoerd wanneer contacten aan de triggercriteria voldoen:
   • Om een contactpersoon uit de reeks te verwijderen wanneer deze voldoet aan de inschrijvingscriteria van de workflow, selecteert u 'Contactpersoon uit deze reeks verwijderen '.
   • Om een contactpersoon in de reeks op te nemen wanneer deze voldoet aan de inschrijvingscriteria van de workflow, selecteert u 'Contactpersoon in deze reeks opnemen'. Gebruik het veld 'Optionele vertraging toevoegen vóór inschrijving'om aan te geven hoeveel minuten u wilt wachten voordat de contactpersonen worden ingeschreven. Gebruik de vervolgkeuzemenu's 'Afzender' en 'E-mailadres van afzender' om een e-mailafzender te selecteren. 

7. Klik linksonder op'Aanmaken'.
8. Klik in het dialoogvensterop 'Inschakelen' omde workflow onmiddellijkinte schakelen ofop'Opslaan als concept'. De nieuwe workflow verschijnt in de lijst met triggers op het tabblad 'Automatisering '.
9. Om de workflow in de workflowtool te bewerken, een trigger te bewerken, een actie te bewerken of een workflow te verwijderen, beweeg je de muisaanwijzer naast de workflow en klik je op het vervolgkeuzemenu‘Acties ’.

Je kunt je automatiseringen voor het inschrijven in sequenties ook beheren vanaf de overzichtspagina van de sequentie. Om dit te doen, Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sequenties. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sequenties. Klik vervolgens op het tabblad ‘Automatiseren ’.

Gebruikers met een Sales- of Service Hub Enterprise-account kunnen contactpersonen ook via workflows in een sequentie inschrijven. Lees meer over het inschrijven van contactpersonen in een sequentie met behulp van workflows.

Sequenties bewerken

U kunt uw sequentiesjablonen bewerken, de taken in uw sequentie bijwerken en uw sequentie-instellingen aanpassen. Terwijl u uw sequentie bewerkt, kunt u voor elke stap de statistieken bekijken in hetrapport ‘Stapprestaties ’. Als u contacten hebt die momenteel actief zijn in een sequentie, lees dan meer over hoe wijzigingen in een actieve sequentie van invloed kunnen zijn op uw contacten. 

1. Om de volgorde van de stappen in de reeks te wijzigen, klik je in de rechterbovenhoek van de stap in de reeks op het vervolgkeuzemenu ‘Acties ’ en selecteer je ‘Omhoog verplaatsen’ of ‘Omlaag verplaatsen’.

2. U kunt ook e-mailthreading, geautomatiseerde e-mails of handmatige e-mailsjablonen rechtstreeks vanuit de sequentie bewerken:
   • Lees hoe je e-mailthreads kunt bewerken.
   • Om een geautomatiseerde e-mail te bewerken, klik je op het threeDotsIcon met de drie puntjes bij de stap 'Geautomatiseerde e-mail' in de reeks en vervolgens op 'E-mail bewerken'. Je kunt dan de tekst van de e-mail bewerken en deze opslaan als een nieuw sjabloon.

• • Om een handmatig e-mailsjabloon te bewerken, klikt u op het threeDotsIcon met de drie puntjes bij de stap 'Handmatige e-mailtaak' in de reeks en vervolgens op 'Taak bewerken'. Klik op denaam van het e-mailsjabloon en vervolgens op'Bewerken' in het vervolgkeuzemenu.

2. • Om alle andere taken te bewerken, klik je in de rechterbovenhoek van de stap in de reeks op het vervolgkeuzemenu ‘Acties ’ en vervolgens op ‘Taak bewerken’.
   • Om een stap uit je reeks te verwijderen, klik je rechtsboven op het vervolgkeuzemenu 'Acties' en vervolgens op'Verwijderen'.
3. Wanneer u klaar bent met het bewerken van uw sequentiestappen:
   • Om de wijzigingen die je zojuist hebt aangebracht toe te passen op de bestaande reeks, klik je rechtsboven op ‘Bestaande opslaan’.
   • Om een geheel nieuwe reeks aan te maken met de wijzigingen die u zojuist hebt aangebracht:
     • Klik rechtsboven op 'Kopie maken'.
     • Voer in het dialoogvenster een naam in voor de nieuwe reeks en selecteer desgewenst een map.
     • Klik op 'Opslaan'.

Lees hier hoe u uw contactpersonen aan een reeks kunt toevoegen.