Sequenties maken en bewerken

Met de tool Sequenties kun je een reeks gerichte, getimede e-mailsjablonen versturen om contactpersonen na verloop van tijd te voeden. Je kunt ook automatisch taken aanmaken om je eraan te herinneren je contactpersonen op te volgen.

Als contactpersonen de e-mail beantwoorden of een vergadering boeken, worden ze automatisch uit de sequentie verwijderd . Na het instellen en gebruiken van sequenties, kun je je contacten segmenteren met de eigenschappen van sequenties inschrijven.

Workflows zijn een ander automatiseringshulpmiddel dat je kunt gebruiken om records automatisch in te schrijven in een reeks acties. Bij het maken van je sequentie kun je ook workflows maken op het tabbladAutomatisering om contactpersonen automatisch in te schrijven in deze sequentie. Meer informatie over het gebruik van workflows.

Voordat je begint

Om sequenties te maken en uit te voeren, moet het HubSpot gebruikersaccount aan de volgende eisen voldoen:

• Het gebruikersaccount heeft een toegewezen Sales Hub Professional of Enterprise of Service Hub Professional of Enterprise-seat.
• Het gebruikersaccount heeft een gekoppeld persoonlijk e-mailadres. Een team-e-mailadres dat is gekoppeld aan de inbox voor gesprekken kan niet worden gebruikt voor het verzenden van sequentie e-mails.
• Het gebruikersaccount heeft rechten voorSequenties .

Let bij het gebruik van sequenties ook op het volgende:

• Er is een limiet aan het aantal sequenties dat door alle gebruikers in je account kan worden aangemaakt. Je kunt het totale aantal sequenties dat in je account is gemaakt bekijken in de rechterbovenhoek van het dashboard met sequenties. Meer informatie over deze limieten vind je in de HubSpot Product & Services catalogus.
• Alle taken in een sequentie worden toegewezen aan de gebruiker die de contactpersoon heeft ingeschreven in de sequentie.

Creëer sequenties

Maak een sequentie met e-mailsjablonen en taakherinneringen. Je kunt ook de vertraging tussen sequentiestappen aanpassen, zodat e-mails en taken worden uitgevoerd wanneer jij dat wilt.

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Sequenties.
• Klik rechtsboven op Sequentie maken.
• Selecteer in het linkerpaneel Beginvanaf nul of selecteer een kant-en-klaar sequentiesjabloon.
• Klik rechtsboven op Sequentie maken.

• Klik in de sequentie-editor op het edit potloodpictogram en voer een naam in voor je sequentie.

Stappen aan je sequentie toevoegen

• Klik op het + plus-pictogram om een stap toe te voegen.

• Selecteer een actie in het rechterpaneel. Je kunt automatische e-mails toevoegen of herinneringen per e-mail, oproep of algemene taak aanmaken.
  • Klik op Geautomatiseerde e-mail om een geautomatiseerde e-mail toe te voegen.
    • Kies je e-mailtype om een nieuwe thread te starten of een antwoord te geven op een vorige e-mail.
    • Om een nieuwe sjabloon te maken, klikt u op Sjabloon maken.
    • Als u uw bestaande sjablonen wilt filteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Bestaande e-mailsjablonen of gebruikt u de zoekbalk om een sjabloon te zoeken. Selecteer vervolgens een sjabloon uit de lijst.
      
      
      
      
    • Als de geautomatiseerde e-mail niet de eerste stap in de sequentie is, klik dan op [aantal] werkdagen naast Vertraging om het aantal dagen in te stellen voordat de e-mail wordt verzonden. Je kunt een e-mail maximaal 90 werkdagen vertragen.

• • Een taakherinnering toevoegen:
    • Klik in het rechterpaneel op Handmatige e-mailtaak, Calling taak of Algemene taak.
    • Klik onder Taakdetails op het vinkje om de sequentie te pauzeren totdat de taak is voltooid.

• • • Voer een titel in voor de taak.
      • Om personalisatietoken in de titel toe te voegen, klik je op het vervolgkeuzemenu Personaliseren.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Prioriteit om de prioriteit van de taak in te stellen.
    • Om de taak aan een wachtrij toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Wachtrij.
    • Voer de details van de taak in het veld Opmerkingen in. Gebruik de werkbalk onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen, een snippet in te voegen of personalisatietoken toe te voegen.

• • • Als je een herinnering voor een e-mailtaak maakt, kun je een e-mailsjabloon toevoegen aan de vervolgtaak. Bij het voltooien van de taak in het Contactpersoonrecord wordt de e-mailsjabloon automatisch ingevuld in het venster E-mail Editor.
      
      • Klik op E-mailsjabloon toevoegen.
      • Om je bestaande sjablonen te filteren, klik je op het keuzemenu Bestaande e-mailsjablonen of gebruik je de zoekbalk om een sjabloon te zoeken. Selecteer vervolgens een sjabloon uit de lijst.
        
        
      

• • Klik op Toevoegen.
  • Om te configureren wanneer de taak wordt uitgevoerd:
    • Om een vertraging in te stellen, klikt u op [aantal] werkdag naast Vertraging om het aantal dagen in te stellen voordat de taak wordt uitgevoerd. Als u een taak onmiddellijk na de vorige stap wilt maken, stelt u [aantal] werkdagen in op nul.

• Als je HubSpot's integratie met LinkedIn Sales Navigator gebruikt, kun je een taakherinnering aanmaken om een InMail of connectieverzoek te versturen. Wanneer je de taak in een wachtrij hebt voltooid, wordt de LinkedIn Sales Navigator geopend op het record van de contactpersoon zodat je de InMail of het connectieverzoek kunt versturen.

• • Klik in het rechterpaneel op Sales Navigator - taak InMail of Sales Navigator - taak Verbindingsverzoek.
  • Klik onder Taakdetails op het vinkje om de sequentie te pauzeren totdat de taak is voltooid.

• • Voer een titel in voor de taak.
    • Om personalisatietoken in de titel toe te voegen, klik je op het vervolgkeuzemenu Personaliseren.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu Prioriteit om de prioriteit van de taak in te stellen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Wachtrij om de taak aan een wachtrij toe te voegen.
  • Voer de details van de taak in het veld Notities in. Je kunt dit veld gebruiken om het bericht in te vullen dat je in je InMail of connectieverzoek zou zetten. Dit bericht wordt niet automatisch ingevuld in het pop-upvenster van LinkedIn Sales Navigator bij het voltooien van de taak. Gebruik de werkbalk onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen, een snippet in te voegen of personalisatietoken toe te voegen.

• Voeg stappen toe tot je sequentie compleet is en klik op Opslaan. Elke sequentie is beperkt tot 10 e-mailsjablonen, hoewel je zoveel taakherinneringen kunt toevoegen als nodig is.
• Selecteer in het rechterpaneel het keuzerondje naast de gewenste instelling voor delen. Nieuwe of gekloonde sequenties worden standaard ingesteld op Alleen mij. Meer informatie over het delen van verkoopinhoud en sequenties in bulk delen.
  
• Klik op Opslaan.

Instellingen voor sequenties bewerken

Nadat je stappen aan je sequentie hebt toegevoegd, kun je de instellingen voor de sequentie bewerken, waaronder de tijden voor het verzenden van follow-up e-mails en de standaardtijden voor het aanmaken van taken. Deze instellingen zijn alleen van toepassing op de e-mails en taken die worden uitgevoerd na de eerste stap in je sequentie.

Let op: als je sequentie zo is ingesteld dat e-mails alleen op werkdagen worden verzonden, tellen de vertragingen alleen de werkdagen tussen elke stap. Als een e-mail bijvoorbeeld op donderdag om 17.00 uur wordt verzonden en de volgende e-mail drie dagen later moet worden verzonden, wordt de e-mail op dinsdag om 17.00 uur verzonden. Houd er rekening mee dat de timing van de vervolg-e-mail afhankelijk is van het venster voor het automatisch verzenden van e-mails.

De instellingen voor de sequentie configureren:

• Klik boven aan de sequentie-editor op het tabblad Instellingen .
• Standaard worden follow-up e-mails in een sequentie alleen op werkdagen verzonden. Om e-mails op zaterdag en zondag te verzenden, klikt u op om de optie Stappen alleen op werkdagen uitvoeren uit te schakelen.
• Om de timing van elke follow-up e-mail aan te passen, stel je een tijdsbereik in met behulp van de tijdkiezers voor het geautomatiseerde venster voor het verzenden van e-mails . HubSpot bekijkt eerdere geopende e-mails en de ingestelde tijdzone om automatisch de beste tijd te bepalen om te verzenden binnen dit bereik.
• Sequentietaken worden gemaakt aan het begin van de kalenderdag van je account, die is gebaseerd op de tijdzone die is geselecteerd bij het inschrijven van contactpersonen. Deze taken worden opgenomen in de dagelijkse verzamelmail Taken . U kunt een extra e-mailherinnering ontvangen telkens wanneer een taak in een sequentie wordt gemaakt:
  • Klik om de schakelaar E-mailherinneringen aan te zetten.
  • Gebruik de tijdkiezer om de standaardtijd te selecteren waarop je de taakherinnering ontvangt. De taak moet om 17.00 uur op die kalenderdag worden uitgevoerd in de tijdzone die je hebt geselecteerd toen je de contactpersoon inschreef in de sequentie.
• Als u een abonnement op Marketing Hub Professional of Enterprise hebt, klikt u op het vervolgkeuzemenu Toevoegen aan marketingcampagne en selecteert u een campagne om uw sequentie aan een campagne te koppelen.
  
  • Contactpersonen die zijn ingeschreven in de sequentie worden beschouwd als beïnvloede contactpersonen. Meer informatie over beïnvloede contactpersonen in campagnes.
  • Inkomstenattributie van de sequentie wordt gebaseerd op het in- en uitschrijven in de sequentie, geboekte vergaderingen en beantwoorde e-mails.

• Klik op Opslaan nadat je de instellingen van je sequentie hebt bewerkt.
  
  

Automatisering sequentie inschrijven bewerken

Bewerk de automatische registratietriggers of stel geïntegreerde workflows in om contactpersonen in de sequentie automatisch in of uit te schrijven. Standaard worden contactpersonen automatisch uitgeschreven als ze een e-mail beantwoorden in de sequentie of een vergadering boeken op een planningspagina. Deze triggers kunnen niet worden uitgeschakeld.

• Klik boven in de sequentie-editor op het tabblad Automatisering .
• Als u alle contactpersonen bij hetzelfde bedrijf wilt afmelden voor deze sequentie wanneer een contactpersoon reageert op een e-mail in de sequentie, klikt u op om de optie Afmelden aan te zetten: Alle contactpersonen bij hetzelfde bedrijf in deze sequentie aan te zetten.
  
• Klik op Opslaan nadat je de automatisering van het inschrijven in de sequentie hebt bewerkt.

• Je kunt ook workflows maken op het tabblad Automatisering om contactpersonen automatisch in of uit te schrijven voor deze sequentie op basis van andere triggers. Deze workflows kunnen worden in- en uitgeschakeld op het tabblad Automatisering of worden beheerd in de tool Workflows. Zo maak je een workflow:

• • Klik in de sectie Aangepaste automatisering op Een automatisering maken.

• • Een workflow starten op basis van formulierverzending:
    • Selecteer in het rechterpaneel Formulierverzending om een contactpersoon in de workflow in te schrijven wanneer deze een formulier indient.

• • • Selecteer Contactpersoon dient een willekeurig formulier in om contactpersonen in te schrijven die een willekeurig formulier op uw website indienen, of Contactpersoon dient een specifiek formulier in en selecteer een formulier in het vervolgkeuzemenu.
      
      

• • Een workflow starten op basis van paginabezoeken:
    • Selecteer in het rechterpaneel Paginaweergave om een contactpersoon in de workflow in te schrijven wanneer deze een pagina op uw website bekijkt.

• • • Selecteer een paginaview-optie om de criteria voor paginaview te verfijnen op URL. Een jokerteken (*) werkt niet.
      
      

• Klik op Volgende: Workflowactie instellen.
• Selecteer in het gedeelte Sequentie-acties een actie die moet plaatsvinden wanneer contactpersonen aan de triggercriteria voldoen:
• Om een contactpersoon uit de sequentie in te schrijven wanneer deze voldoet aan de inschrijvingscriteria van de workflow, selecteert u Contactpersoon uit deze sequentie inschrijven .

• • Om een contactpersoon in te schrijven in de sequentie wanneer deze voldoet aan de inschrijvingscriteria van de workflow, selecteer Contactpersoon inschrijven in deze sequentie. Gebruik het veld Voeg optionele vertraging toe voordat u inschrijft om aan te geven hoeveel minuten u wilt wachten voordat u de contactpersonen inschrijft. Gebruik de vervolgkeuzemenu's Afzender en Van e-mailadres om een e-mailafzender te selecteren.
    
    

• Klik linksonder op Maken.
• Klik in het dialoogvenster op Turn on (Aanzetten) om de workflow onmiddellijk in te schakelen of op Save as draft (Opslaan als concept). De nieuwe workflow verschijnt in de lijst met triggers op het tabblad Automatisering .
• Als u de workflow in de tool Workflows wilt bewerken, een trigger wilt bewerken, een actie wilt bewerken of een workflow wilt verwijderen, gaat u met de muisaanwijzer naast de workflow staan en klikt u op het vervolgkeuzemenu Actions (Acties).

Je kunt de automatiseringen voor het inschrijven van sequenties ook beheren vanaf de overzichtspagina met sequenties. Om dit te doen, Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Sequenties. Klik vervolgens op het tabblad Automatiseren.

Gebruikers met een Sales Hub of Service Hub Enterpise account kunnen ook contactpersonen inschrijven in een sequentie met behulp van workflows. Meer informatie over het inschrijven van contactpersonen in een sequentie met behulp van workflows.

Sequenties bewerken

Je kunt je sequentiesjablonen bewerken, de taken in je sequentie bijwerken en je sequentie-instellingen aanpassen. Als je contactpersonen hebt die momenteel actief zijn in een sequentie, lees dan meer over hoe wijzigingen in een actieve sequentie je contactpersonen kunnen beïnvloeden.

• Om de volgorde van de stappen in de sequentie te wijzigen, klik je in de rechterbovenhoek van de stap in de sequentie op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer je Omhoog of Omlaag verplaatsen .

• Je kunt ook e-mail threading, automatische e-mails of handmatige e-mailsjablonen rechtstreeks vanuit de sequentie bewerken:
  • Hier vindt u informatie over het bewerken van e-mail threading.
  • Om een geautomatiseerde e-mail te bewerken, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties voor de stap Geautomatiseerde e-mail in de sequentie en klik je vervolgens op E-mail bewerken. Je kunt dan de inhoud van de e-mail bewerken en deze opslaan als een nieuwe sjabloon.

• • Om een handmatige e-mailsjabloon te bewerken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties voor de stap Handmatige e-mailtaak in de sequentie en klikt u vervolgens op Taak bewerken. Klik op de naam van de e-mailsjabloon en klik vervolgens op Bewerken in het vervolgkeuzemenu.

• • Om alle andere taken te bewerken, klik je rechtsboven in de stap van de sequentie op het vervolgkeuzemenu Acties en vervolgens op Taak bewerken.
• Om een stap uit je sequentie te verwijderen, klik je rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Acties en vervolgens op Verwijderen.
• Als je klaar bent met het bewerken van je sequentie stappen:
  • Om de wijzigingen die je net hebt gemaakt toe te passen op de bestaande sequentie, klik je rechtsboven op Bestaand opslaan.
  • Om een geheel nieuwe sequentie te maken met de wijzigingen die je zojuist hebt gemaakt:
    • Klik rechtsboven op Maak kopie.
    • Voer in het dialoogvenster een naam in voor de nieuwe sequentie en selecteer desgewenst een map.
    • Klik op Opslaan.

Leer hoe je contactpersonen kunt inschrijven in een sequentie.